4 moyens d’administrer un questionnaire efficacement

Il existe plusieurs manières d’administrer un questionnaire et de toucher vos parties prenantes : téléphone, en ligne, en face-à-face…

Quelles sont les différentes manières d’administrer une enquête ? Quels sont leurs avantages et inconvénients ? Quelle méthode privilégier ?

Choisir le meilleur mode d’administration d’un questionnaire, c’est maximiser le taux de retours de vos enquêtes. Résultat : les actions qui en découleront seront véritablement frappantes et utiles. C’est pourquoi une bonne administration de vos enquêtes formation est primordiale pour mettre en place des processus d’amélioration continue pérennes.

D’autant plus que la sollicitation des appréciations des parties prenantes d’organismes concourant au développement des compétences et souhaitant bénéficier de fonds publics est obligatoire (RNQ).

Responsables qualité et directeurs formation, cet article est fait pour vous 👇

Élaboration d’une stratégie de diffusion :

La méthode d’administration des questionnaires choisie dépend de plusieurs critères :

• La cible/population à étudier
• La typologie d’enquête : à chaud, à froid…
• La taille de l’audience
• Les informations relevées
• Les délais de réalisation
• Budget en temps et en argent

Pour ce faire, on vous conseille de bien connaître en amont :

• Votre cible : qui est-elle ? Sur quels canaux de diffusion passe-t-elle le plus de temps ? Quels sont ses usages ?
• L’objectif de vos enquêtes : souhaitez-vous collecter du feedback à chaud/à froid ?
• Les différentes méthodes d’administration : on vous les présente plus bas dans l’article 👇
• Les méthodes d’administration des concurrents de votre secteur : dans le domaine de la formation professionnelle, la plupart des prestataires utilisent des questionnaires en ligne, simples d’utilisation et permettant de sonder un large échantillon de répondants.

Une fois que vous avez tous ces éléments en tête, vous allez pouvoir choisir la méthode d’administration la plus appropriée pour vos enquêtes. L’objectif de cet article est de vous donner les avantages et les inconvénients de chaque mode d’administration pour vous permettre de faire le meilleur choix possible pour vos formations !

Les 4 modes d’administration les plus utilisés

Les méthodes d’administration les plus connues sont les suivantes :

• L’administration par téléphone
• l’administration en face-à-face
• L’administration d’un questionnaire en ligne
• L’administration d’un questionnaire par courriel

Dans cet article, nous nous focaliserons sur l’administration en ligne et en face-à-face. En effet, les deux autres modes d’administration ne sont absolument pas adaptés au secteur de la formation professionnelle et aux exigences du Référentiel National Qualité (critère 7) :

• Administrer un questionnaire par téléphone : vous passez suffisamment de temps avec vos parties prenantes durant la journée pour éviter de les questionner en dehors du cadre de la formation… Avec cette méthode, vos taux de retours seront très faibles et les réponses bâclées.
• Administrer un questionnaire par courrier : cette méthode a le mérite de donner un caractère officiel à vos enquêtes. Or, elle n’aura que très peu d’effet quand vos apprenants se rendront compte qu’il s’agit d’une simple sollicitation d’avis facultative… À éviter.

Focus sur les deux modes d’administration utiles pour vos formations 👇

1. Administrer un questionnaire en face-à-face

Cette méthode de collecte s’adresse à une population très ciblée :

• Usagers d’un service
• Promotion de stagiaires après une action de formation

La collecte des appréciations en face-à-face permet notamment d’échanger en direct avec les interlocuteurs, de nuancer certaines réponses, de comprendre leurs commentaires et réclamations. Or, sa mise en place régulière et systématique nécessite la formation d’une large équipe d’enquêteurs…

Pour bénéficier de fonds publics, les formateurs et organismes concourant au développement des compétences doivent recueillir les appréciations de toutes les parties prenantes à une fréquence pertinente. Or, en sachant que la récolte des appréciations est un processus extrêmement chronophage, en plus d’être coûteux en temps et en argent, il semble illusoire d’administrer l’ensemble de vos questionnaires formation de cette manière. Néanmoins, cela ne vous empêche pas d’utiliser cette méthode épisodiquement pour répondre à certaines situations particulières, par exemple :

• Une demande de la part des financeurs eux-mêmes
• Une vérification de l’impact de vos actions correctives suite à une réclamation d’un stagiaire

Les avantages de l’administration en face-à-face :

• Permet d’administrer un long questionnaire
• Très bonne qualité de recueil

Les inconvénients :

• Coûteux
• Nécessité d’une grande équipe d’enquêteurs
• Long

1. Administrer un questionnaire en ligne 💌

Il s’agit sûrement de la meilleure méthode d’administration d’un questionnaire, particulièrement dans le secteur de la formation professionnelle ! Les questionnaires en ligne sont particulièrement plébiscités par les acteurs de l’écosystème pour recueillir l’avis de clients ou d’usagers d’un service. Pourquoi ? Les questionnaires en ligne ont des nombreux avantages 😎

Avantages :

• Peu coûteux.
• Mise en œuvre rapide et efficace.
• Connaissance et contrôle de l’échantillon ciblé.
• Disponibilité de l’enquête : les stagiaires peuvent répondre quand ils le souhaitent.
• Possibilité de centralisation et visualisation automatique des données.
• Traitements et accès des résultats en temps réel.
• Permet la dispersion géographique des apprenants.
• Adapté aux nouveaux usages numériques.

⇒ Les avantages du questionnaire en ligne le rendent particulièrement adapté au secteur de la formation : ils permettent de sonder rapidement, mais SURTOUT de pouvoir centraliser, analyser, trier, prioriser automatiquement vos réponses (avec l’aide d’un outil spécialisé comme Edko ou d’une stack d’outils). En résumé, c’est un gain de temps précieux pour vous concentrer sur l’essentiel : trouver des solutions/actions d’amélioration innovantes pour vos formations.

Inconvénients :

• Nécessite d’identifier et d’obtenir des adresses mail et/ou de maîtriser les codes de certaines plateformes web (réseaux sociaux, génération de QR Code).
• Nécessite de maîtriser des outils spécialisés et puissants.
• Nécessite une expertise pour s’assurer de la compréhension des questions de l’enquête par votre cible.
• Réponses basées sur le volontariat, ce qui biaise les analyses.
• Complexe de s’assurer du sérieux avec lequel le questionnaire est complété.

Pour que vos taux de réponse soient maximisés, il faut réfléchir à une stratégie d’envoi et de relance non agressive, adaptée à votre cible.

Découvrez nos conseils 👇

Top 4 des canaux d’envoi des questionnaires en ligne dans le domaine de la formation professionnelle

Bien que vous ayez l’ambition d’administrer un questionnaire en ligne, il ne suffit pas de l’envoyer n’importe comment sans mettre en place une stratégie d’envoi…

La diffusion des enquêtes formation est un élément fondamental du processus qualité d’une formation. Les méthodes de diffusion de vos enquêtes sont multiples. Or, un mauvais choix de canal de communication peut mettre à néant l’efficacité de votre choix d’administration en ligne.

On vous explique 👀

Communiquer vos enquêtes, c’est prendre le risque :

• de les diffuser au mauvais moment : le taux de réponse est le plus élevé en milieu de semaine, entre mardi et jeudi, entre 10h et 14h.
• de les diffuser via des canaux de communication non adaptés à votre cible : les meilleurs canaux d’envoi dans le secteur de la formation sont Le QR Code, le mail, les réseaux sociaux et les SMS pour les relances.
• de mal gérer vos relances : faites des courtes relances (3 phrases max) et personnalisées, que vous devez diluer dans le temps pour éviter de procurer à vos répondants un sentiment d’oppression.

Pour vous aider, voici un panorama des canaux les plus performants pour chaque type de questionnaire formation :

• L’email : il s’agit du canal de communication le plus utilisé dans le secteur de la formation. Il permet de grouper et d’automatiser les envois et relances. Il s’adapte à toutes les formes de questionnaires : à chaud, à froid,…
• Le QR Code : très plébiscité par les formateurs, le QR code se projette sur un tableau dans une salle de classe et permet de récolter l’avis de vos stagiaires à chaud, en maximisant les taux de participation… Parfait pour les questionnaires de satisfaction ou d’évaluation à chaud.
• Le SMS : généralement utilisé pour faire remonter des informations à chaud ou pour des relances personnalisées, le SMS est une bonne pratique de diffusion pour vos enquêtes formation.
• Les réseaux sociaux de type groupes Whatsapp ou Messenger : très utilisés par les jeunes générations (cibles bénéficiaires stagiaires), ils peuvent maximiser vos taux de retours.

Notre conseil : si vous n’avez pas d’information précise concernant les usages de votre cible, faites des A/B test.

Témoignages et études de cas

Découvrez le témoignage de Maëlle Villaret responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education, qui administre automatiquement ses questionnaires formation en ligne grâce à l’outil Edko :

“Le système d'envoi d'enquêtes automatisé nous a permis de gagner un temps précieux. Nous avons pu planifier et envoyer les enquêtes en quelques clics, sans avoir à nous soucier des détails techniques. De plus, le système de relance automatique nous a aidés à recueillir un nombre plus important de réponses et d'avoir une vision plus représentative de la satisfaction de nos apprenants.”

“L’impact d'Edko sur notre entreprise s'est traduit par une amélioration significative de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction”

L’automatisation de l’envoi pour augmenter vos taux de retours

La diffusion des enquêtes de satisfaction formation englobe une diversité de micro-tâches, invisibles en surface, mais très preneuses en termes de temps :

• Envoi des enquêtes de satisfaction à la main ou via un logiciel : mail, airdrop, excel, Hubspot, erp, etc.
• Gestion des listes de contacts
• Envoi des enquêtes au bon moment
• Pilotage des relances
• Connaissance et choix des meilleurs canaux de diffusion

Ces tâches n’ont pas une grande valeur ajoutée.

L’automatisation apparaît donc comme une réponse pertinente, qui vous fera gagner un temps précieux pour :

• Faire des A/B test et maximiser vos taux de réponses
• Rechercher des méthodes de diffusion innovantes

En plus de vous accompagner sur votre stratégie de diffusion, l’outil d’automatisation Edko vous permet :

• d’intégrer vos contacts à la main ou via le transfert direct de fichiers
• de personnaliser vos listes de contact pour piloter plus efficacement l’envoi de vos enquêtes de satisfaction
• de programmer l’envoi et les relances de vos enquêtes selon votre plan d’action d’action et vos impératifs Qualiopi

Rien que ça 😉

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

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