Comment mieux impliquer vos apprenants / stagiaires dans votre démarche qualité ?

Dans le domaine de la formation professionnelle / éducation, mettre en place des processus et des moyens pour viser la qualité est primordial afin de garantir l'efficacité et la satisfaction des apprenants / stagiaires.

L’un des problèmes majeurs que rencontrent les Responsables Qualité / Formation concerne le manque d’engagement de leurs parties prenantes, notamment les bénéficiaires. En effet, ils peinent à les engager dans leurs processus qualité et manquent donc de données pour prendre des décisions percutantes, qui répondent à leurs objectifs.

Impliquer les apprenants / stagiaires dans une démarche qualité est donc une nécessité. Cela vous permet non seulement d’obtenir des retours pertinents et représentatifs, mais aussi de renforcer l’engagement et la motivation de vos bénéficiaires.

Dans cet article, Edko vous présente des stratégies à mettre en place (ou à tester) pour (re)engager vos apprenants / stagiaires et vous permettre d’améliorer votre qualité et votre efficacité.

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Pourquoi impliquer les apprenants / stagiaires ?

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Les systèmes de management de la qualité dans le secteur de l’éducation reposent, entre autres, sur la collecte des appréciations des apprenants (bénéficiaires de vos formations). Leurs retours et avis sont primordiaux pour améliorer vos formations, qui doivent les satisfaire et avoir un impact sur leur vie professionnelle. Les feedbacks de vos apprenants sont donc le socle de vos actions et améliorations.

La collecte et l’analyse des feedbacks de vos stagiaires sont nécessaires pour vous améliorer et mettre en place des actions. Mais, il y a un « mais ».

Collecter des feedbacks ne s’improvise pas. Beaucoup d’organismes de formation peinent à engager leurs apprenants dans leurs démarches qualité.

Cela peut s’expliquer par plusieurs raisons :

• Manque de réactivité : les bénéficiaires constatent que leurs avis n’ont très peu d’impact. Ils ne visualisent pas l’intérêt de leurs réponses. Des processus de décision lents ou inefficaces peuvent frustrer les parties prenantes et les amener à se désengager…

• Manque de communication : les bénéficiaires ne comprennent pas l’intérêt de vos questions ou l’objectif de vos enquêtes. Dans ce cas, il s’agit d’un problème de communication ou encore d’une absence de clarté dans les objectifs annoncés, ce qui fait chuter leur engagement.

• Manque de reconnaissance : lorsque les contributions et les efforts ne sont pas reconnus ou valorisés, les parties prenantes peuvent se sentir sous-estimées.

• Résistance aux changements : certains stagiaires / apprenants peuvent être réticents aux changements, surtout s’ils ne voient pas les bénéfices personnels ou organisationnels rapidement..

• Manque de confiance : une perte de confiance dans le leadership ou dans les processus peut décourager les parties prenantes de s'impliquer activement.

• Manque d'implication dans les décisions : Lorsque les parties prenantes ne sont pas impliquées dans les décisions qui les concernent, elles peuvent se sentir exclues et moins motivées à participer.

• Manque de transparence : Sans communication sur les résultats ou lorsque les priorités changent trop souvent, de la méfiance peut naître chez vos répondants, qui n’arrivent plus à détecter le vrai du faux et se désengagent…

Les raisons peuvent être multiples. Or, un désengagement de vos apprenants peut vous être fatal. C’est pourquoi il est nécessaire de travailler sur des stratégies d’engagement afin de rendre vos démarches d’amélioration continue pérennes et efficaces.

Avoir des parties prenantes engagées, c’est collecter des feebacks de plus grande qualité, en plus grand nombre pour augmenter la qualité et péréniser votre activité de formation.

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Idées de stratégies à tester pour augmenter l’engagement vos apprenants / stagiaires

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1. Collectez leurs retours régulièrement et efficacement

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La collecte des feedbacks est la première étape de votre processus qualité. Pour engager vos stagiaires, soignez vos questionnaires d’évaluation !

Vos questionnaires doivent être courts et ciblés pour encourager une participation maximale. En effet, vos parties prenantes sont sensibles à la qualité de vos méthodes de collecte. Selon nos statistiques, les questionnaires courts et agréables à remplir peuvent augmenter le taux de réponse de 30%, ce n’est pas rien.

“Nous vivons dans un monde où l’attention est de plus en plus difficile à capter. Les enquêtes qualité ne doivent pas uniquement servir à cocher les cases de la conformité (Qualiopi, qui n’impose qu’une exigence de moyens et non de résultats), mais véritablement servir l’amélioration continue. Tant qu’à mettre en conformité ses processus (ce qui n’est pas une mince affaire), autant qu’ils soient efficaces et fournissent des résultats. C’est pourquoi il est nécessaire de porter une réelle attention à la construction des enquêtes et leur administration” - Gaspard David, co-fondateur d’Edko.

Voici quelques bonnes pratiques d’Edko pour concevoir des questionnaires simples et efficaces :

• Évitez les questionnaires à rallonge : 10 questions max.
• Soignez le design des questionnaires : logo, couleurs, références…
• Expliquez clairement l’objectif du questionnaire : mettez du contexte, valorisez l’intérêt de leurs réponses…
• Préremplissez certaines informations dont vous disposez pour éviter de leur faire perdre du temps à remplir des questions inutiles (nom, prénom, formation suivie….)
• Utilisez un outil de questionnaire en ligne intuitif et adaptatif
• Mettez en place des scénarios : en fonction des réponses, adaptez les questions. Cela ne sert à rien de demander à un apprenant satisfait pourquoi il n’apprécie pas vos formations… Demandez-lui plutôt ce qui pourrait être amélioré.
• Automatisez des relances (2 minimums) dès le début !

Ce sera déjà un bon début !

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2. Soyez réactifs dans le traitement des appréciations

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Ça paraît être du bon sens et pourtant, la réactivité est encore un gros problème pour beaucoup d’équipes Qualité. C’est compréhensible… En effet, les systèmes de management de la qualité sont très chronophages. La collecte, la centralisation et l’analyse des appréciations sont des étapes qui prennent du temps et décalent le traitement des appréciations.

La réactivité de traitement est un enjeu de taille. En réagissant et répondant rapidement aux appréciations dans les temps, vos bénéficiaires prendront d’autant plus conscience de l’impact de leurs feedbacks et de l’intérêt de vos évaluations. La réactivité renforce l’engagement, sans aucun doute.

Il n’y a pas 1000 solutions. Il est nécessaire d’AUTOMATISER certaines tâches : la collecte, la centralisation, le stockage des données, l’analyse… En automatisant vos processus, vous pouvez visualiser rapidement les dysfonctionnements / améliorations et les traiter en temps réel. Bingo, les technologies se développent et font gagner du temps aux équipes qualité. Autant en profiter !

“L’automatisation des processus est un des enjeux majeurs pour les professionnels de la qualité en 2025. Trop de personnes sont encore bloquées par des processus chronophages où nombre de tâches sont encore effectuées à la main, ce qui les empêchent de mener des actions efficaces. Confrontées à de nombreux autres défis (Qualiopi, suivi de l’insertion…), les personnes en charge de la qualité doivent, plus que jamais, simplifier leurs processus qualité afin de gagner en réactivité. Cela dans le but de mettre en place des systèmes efficaces, qui leur permettront d’améliorer vraiment leurs prestations” - Gaspard, cofondateur d’Edko.

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Edko est la seule solution de gestion de la qualité sur-mesure et spécialisée dans le secteur de l’éducation. Envie de digitaliser votre démarche qualité ? Parlez-en avec nos experts !

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3. La communication, le nerf de la guerre !

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Rares sont les organismes de formation qui communiquent vraiment (ou suffisamment) sur l’intérêt et l’impact des évaluations qualité. Or, une bonne communication, dès le début de la vie d’un apprenant / stagiaire, est indispensable pour l’engager durablement.

Voici quelques bonnes pratiques à tester :

• Explicitez l’intérêt des évaluations : en début d’année (réunion de rentrée, par exemple) prenez un moment pour présenter le rôle de l'équipe Qualité et son travail et surtout d'expliquer le rôle fondamental des apprenants dans vos processus qualité. De cette manière, les apprenants comprennent l’impact de leur contribution sur leur propre apprentissage.

• Communiquez les résultats et les actions régulièrement  : grâce à des rapports de synthèses ou des réunions d’informations, partagez auprès de vos apprenants vos résultats et actions prises grâce à leurs retours. C’est une excellence manière d’engager votre cible et de valoriser l’impact de leur contribution.

"Sur ce point, il faut adapter la communication en fonction de chaque partie prenante. Vous n’allez pas communiquer la même chose à vos apprenants / stagiaires qu’à votre direction ou votre équipe. Réfléchissez en amont comment et quoi communiquer, ce qui est pertinent à transmettre aux apprenants / stagiaires et pourquoi. Démarrez pas les réussites, en valorisant leur contribution grâce à des verbatims, puis échangez sur les sujets en cours, expliquez-leur comment ils peuvent contribuer à vous aider et à innover. Faites attention d'aller droit au but et de transmettre des informations utiles et pertinentes” - Gaspard David, co-fondateur d’Edko.

• Créez des moments de partage d’informations réguliers dans lesquels vous pouvez rappeler l’importance des évaluations, cela tout au long de l’année !

• Formez vos collaborateurs et notamment l’équipe encadrante / pédagogique à bien “pitcher” les évaluations qualité ! Prenez toujours un moment pour bien expliciter l’objectif de chaque enquête, mettre à disposition des verbatims afin d’accompagner vos collaborateurs à bien transmettre l’ADN des évaluations.

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4. Valorisez les contributions des apprenants

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Gardez en tête que vos bénéficiaires prennent du temps pour répondre à vos enquêtes. C’est vous qui avez besoin d’eux. Certes, leurs réponses ont un impact sur leur apprentissage, mais ils n’ont pas d’obligation vis-à-vis de vous. Ils sont vos clients et attendent un service à la hauteur.

En partant de ce constant, il devient fondamental de valoriser la contribution de vos apprenants. Cette reconnaissance a le pouvoir de décupler l’engagement de vos apprenants, qui seront d’autant plus soucieux de contribuer à vos prochaines évaluations de la qualité.

Comment valoriser leur engagement ? Voici quelques exemples :

• Reconnaissance publique : mettez en avant les contributions constructives des apprenants lors des réunions d’informations ou dans les communications internes. Cela peut se faire sous forme de remerciements ou de mentions spéciales.

• Récompenses symboliques : offrez des récompenses ou des certificats pour les idées les plus innovantes ou les retours les plus constructifs. Ces récompenses peuvent être symboliques, mais ont un impact significatif sur la motivation des apprenants.

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5. Impliquez les apprenants dans les décisions

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En impliquant davantage les apprenants dans vos processus de décisions, vous améliorerez considérablement votre qualité tout en élevant leur implication.

Pour ce faire, vous pouvez créer des moments d’intelligence collective entre l’équipe qualité et les apprenants / stagiaires afin d’échanger sur leurs expériences, creuser un sujet récurrent, co-construire des solutions, faire émerger des améliorations.

"Plus vos stagiaires seront impliqués dans vos processus de décision, plus ils verront l’impact de leurs feedbacks et visualiseront leur puissance. De ce fait, il est nécessaire de trouver des méthodes et astuces pour les intégrer dans vos processus d’amélioration continue et de faire éclore une volonté commune de faire mieux.” - Gaspard, cofondateur d’Edko

Ces sessions peuvent être organisées périodiquement pour aborder différents aspects de la formation.

Voici quelques idées à mettre en place pour intégrer vos apprenants dans vos décisions :

• Débriefings de fin de session : Organiser des sessions de débriefing à la fin de chaque module ou formation pour discuter des points positifs et des axes d'amélioration. C'est un moment privilégié pour échanger directement avec les apprenants.

• Focus groupe afin de traiter une appréciation prioritaire en profondeur et échanger avec les personnes concernées (à l’origine d’une appréciation réccurente) sur la meilleure solution à mettre en place pour y répondre.

• Comités d'amélioration : Créer des comités incluant des apprenants pour discuter des améliorations possibles. Ces comités peuvent se réunir régulièrement pour évaluer les retours et proposer des actions concrètes.

• Votes et sondages : Utiliser des votes ou des sondages pour permettre aux apprenants de choisir parmi différentes options d'amélioration, lorqque vous avez un doute sur la meilleure solution à prendre. Cela leur donne un rôle actif dans le processus décisionnel et renforce leur engagement.

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6. Favoriser une culture de l'amélioration continue en interne

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En tant que professionnel de la qualité, il est nécessaire d’accompagner les apprenants à prendre conscience de l’impact de la qualité sur leur parcours de formation, mais aussi de favoriser une culture d’amélioration en interne et de permettre à vos collaborateurs d’en parler aussi bien que vous.

• Formations à la qualité : Proposer des formations pour sensibiliser les apprenants / stagiaires à l'importance de la qualité. Ces formations peuvent être intégrées au programme principal ou proposées sous forme d'ateliers. Elles peuvent aussi être proposées à l’équipe encadrante / pédagogique pour les accompagner à valoriser la qualité et son rôle pour l’amélioration continue des programmes.

• Ateliers participatifs : Organiser des ateliers pour co-construire des solutions d'amélioration avec les apprenants. Ces ateliers permettent de mobiliser l'intelligence collective et trouver des solutions innovantes, tout en mettant la qualité au centre de la vie de l’établissement.

Il est aussi nécessaire de construire une culture d’amélioration continue en interne !

Impliquer les apprenants dans la démarche qualité est une démarche bénéfique pour tous et toutes. En mettant en place des stratégies, les organismes de formation peuvent non seulement améliorer la qualité de leurs programmes, mais aussi renforcer l'engagement et la satisfaction des apprenants.

En 2025, il est temps d'agir et de donner aux apprenants un rôle actif dans l'amélioration continue de leurs formations.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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