Formation en distanciel / présentiel : quel canal choisir pour les enquêtes à chaud ?

L'un des plus grands défis dans le secteur de la formation est d'obtenir des taux de réponse représentatifs aux enquêtes qualité. En effet, il devient de plus en plus difficile d'atteindre des taux de retour satisfaisants. Les établissements éducatifs peinent souvent à augmenter le nombre de réponses, perdant ainsi du temps et des ressources.

Bref, c’est la galère !

Mais rassurez-vous, atteindre un taux de réponse élevé n'est pas si compliqué. Il suffit de suivre des stratégies adaptées à votre public et à vos formations. Mais surtout… Savoir identifier les meilleurs canaux de diffusion pour vos enquêtes à chaud !

Ça tombe bien, Edko a ce qu’il vous faut ! Voici nos conseils pratiques pour améliorer vos taux de retours grâce à des méthodes de diffusion testées et approuvées par nos plus de 350 partenaires écoles, OFs et académies d’entreprise.

Curieux(se) de découvrir nos stratégies ?

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Formations en présentiel : envoyez vos enquêtes à chaud grâce à la méthode du QR Code !

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Les formations en présentiel sont une réelle opportunité d’engager vos parties prenantes dans vos processus d’évaluation à chaud. Pourquoi ? Car vos répondants sont face à vous, tout simplement. Les interactions sont immédiates, les enquêtes sont faciles à expliciter.

C’est pour cette raison que le QR Code est idéal pour évaluer vos formations en présentiel.

Voici nos conseils d’experts pour l'utiliser efficacement :

• Évaluation à chaud uniquement : Le QR Code permet aux participants de remplir le questionnaire en scannant un code affiché ou projeté en salle, directement après une action de votre part. Évitez d'envoyer le QR Code dans le cadre d’une évaluation à froid, cette méthode n’est pas du tout adaptée, au contraire.

• Accompagnement nécessaire : Prévoyez un moment dédié en fin de formation pour expliquer l'objectif du questionnaire et assister les participants dans le scannage du QR Code. Cela garantit un taux de réponse beaucoup plus élevé.

• Adaptation aux cibles : Assurez-vous que vos participants sont à l'aise avec la technologie. Si ce n'est pas le cas, mettez à disposition des tablettes ou prévoyez d’envoyer un lien par SMS ou WhatsApp (afin d’anticiper les “bugs”).

• Personnalisez vos QR Code : préremplissez les informations connues (formateurs, cursus, etc) dans le but de raccourcir vos questionnaires et permettre à vos répondants de répondre aux questions qui importent vraiment et améliorent votre qualité.

“Diffuser les questionnaires de la bonne manière, au bon moment, est indispensable. Vous formez en présentiel ? Utilisez un QR Code - 2 min pour remplir les sondages et le taux de participation frise les 100% !” rappelle Gaspard, cofondateur d’Edko, logiciel de gestion de la qualité 100% sur-mesure.

Évidemment, il ne s’agit pas de la seule et unique méthode. Mais, c’est celle qui apporte le plus de résultats pour les formations en présentiel.

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Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise. Nos experts vous accompagnent sur les meilleures stratégies, adaptées à vos enjeux. Envie d'en savoir plus ?

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Formations en distanciel : les meilleures méthodes de diffusion pour vos enquêtes à chaud !

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Là, ça se complique… Tout simplement parce que les formations en distanciel vous éloignent de facto de vos parties prenantes (notamment vos stagiaires / apprenants). Les formations à distance présentent des défis uniques, particulièrement l'absence de contrôle direct sur le remplissage des questionnaires.

Voici quelques méthodes d’administration à tester pour maximiser vos taux de réponse :

• Lien dans le chat / canal instantané : Utilisez le chat pour partager le lien du questionnaire après la session. Expliquez bien le contexte et encouragez la participation en temps réel. Et surtout : prévoyez un moment dédié au remplissage, avec des animations qui boostent les répondants. Exemple : affichage en live du pourcentage de remplissage des enquêtes…

• QR Code en visio : Projetez un QR Code pendant la visioconférence, en vous assurant que les participants ont un smartphone et une bonne connexion. Il peut s’agir d’un bon moyen, et assez ludique, de faire remplir vos questionnaires à distance.

• Mail : envoyer un premier mail suite à la formation en distanciel, avec le lien du questionnaire. Il est très important de prévenir vos répondants de vive-voix avant la réception de l’enquête, de cette manière, vous augmenterez vos taux de retours.

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Présentiel / distanciel : les autres canaux de diffusion à tester

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1. Le mail :

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L'email reste un canal privilégié pour l'envoi et les relances des enquêtes.

Voici comment l'utiliser efficacement :

• Prévenir à l'oral : Informez vos participants qu'ils recevront une enquête par email et expliquez-leur son importance. N’hésitez pas à indiquer également quelques pistes de réflexion déjà en cours sur le sujet à évaluer, cela boostera sûrement vos répondants à répondre aux différents mails qui suivront.

• Relances : Utilisez l'email pour relancer les non-répondants. Même avec des canaux performants, il y aura toujours des personnes qui n'auront pas répondu. Alors ne lésinez pas sur les relances, il faut en faire et en refaire. A ce titre, nous vous conseillons de lire notre dernier article sur l’art de la relance, un bon moyen d’optimiser vos taux de retours.

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2. SMS / WhatsApp / Messenger

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Le SMS, WhatsApp / Messenger sont des moyens efficaces de relance. Ces canaux sont familiers et souvent consultés rapidement.

Concernant WhatsApp, Messenger, créez idéalement un groupe Whatsapp / Messenger dès le début de l’année, en prévoyant des animations (sondage, envoi de questionnaires, relances, mais aussi partage des résultats, statistiques, des plans d’action), afin d’utiliser avec précaution ces canaux. Assurez-vous que tous les répondants utilisent ces plateformes.

L’idéal est d’envoyer les questionnaires sur un groupe dans lequel d’autres éléments / informations sur la formation sont communiquées. De cette manière, les parties prenantes ne pourront pas se désabonner ou sortir du groupe, car elles doivent suivre les actualités qui concernent le programme, le planning et autres informations essentielles.

Voici quelques conseils :

• Travaillez bien vos introductions, il faut que votre cible comprenne en une phrase l’intérêt et l’impact de ses réponses.

• N’hésitez pas à créer un univers autour du questionnaire hebdo / mensuel : des phrases humoristiques, des gifs, émojis qui sont adaptées à votre cible.

• Créez un rendez-vous : vos cibles doivent savoir à quelle heure et quel jour le questionnaire sera envoyé ! C’est une technique qui génère de l’engagement et suscite l’attente..

“ C’était le premier test de la solution Edko. Avec Rayan, nous étions encore étudiants. À chaque fin de cours, notre école nous demandait de remplir des questionnaires qualité…  Or, peu de personnes les remplissaient… Et leurs effets étaient peu visibles. On avait donc l’impression d’être “spammés” pour rien. Pourtant, nos réponses semblaient précieuses pour notre école. Intrigués par ces campagnes de feedbacks, nous avons voulu tester quelque chose.  Nous avons donc demandé à notre directeur de Master, si nous pouvions nous occuper des questionnaires qualité de l’école. C’est là qu’est né Your Daily Dose of Ekko (l’ancien nom d’@Edko). Le concept était simple. Sur un groupe WhatsApp, nous envoyions chaque jour un questionnaire avec 3 types de questions :

• Une question sur l’humeur / bien-être de la personne
• Une question concernant les cours de la journée
• Une question fun, un peu déconnante

Le truc assez génial : tous les jours à 16h, nous partagions les résultats de l’enquête de la veille ! C’était devenu un rendez-vous. Au fur et à mesure des semaines, de plus en plus de monde a rejoint le groupe. Les résultats étaient de plus en plus pertinents. Avec cette expérience, nous avons vraiment réalisé la puissance des feedbacks et leur potentiel (sur lequel on a misé à 100% par la suite)” - Gaspard, cofondateur d’Edko

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En suivant ces conseils, vous augmenterez vos taux de réponse et obtiendrez des retours plus représentatifs, facilitant ainsi l'amélioration continue de vos formations.

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3. Les canaux de diffusion internes

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Les canaux de diffusion internes peuvent être intéressant à tester pour les évaluations à chaud, notamment lorsqu’ils sont instantanés.

• Les boîtes mail universitaires / d’écoles sont généralement très peu utilisées par les répondants, et encore moins de manière instantanée, ce qui n’a pas d’intérêt pour les évaluations à chaud. Une bonne pratique est de mettre en place des notifications PUSHS, qui permettent d’alerter directement les répondants de la sortie de votre enquête qualité.

• Les channels de discussion instantanée sont des bons canaux à tester : si vous utilisez Slack, Discord ou une plateforme du même type, vous pouvez créer un channel dédié à la qualité afin de transmettre les questionnaires à chaud simplement et rapidement (via un lien). Dans ce cas, il est nécessaire que votre cible télécharge l’application et soit en mesure d’y accéder simplement.

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4. Téléphone

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Cette méthode est un peu plus agressive, et surtout plus coûteuse en temps. C’est pourquoi elle est habituellement utilisée pour faire des relances, sur des enquêtes critiques et soumises à des réglementations (le suivi de l’insertion pour France Compétences est un bon exemple).

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

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