Questionnaire de satisfaction : avez-vous pensé à la relance ?

Lors de la diffusion de votre questionnaire, même en ayant suivi toutes nos recommandations, vous allez malgré tout rencontrer des personnes qui ne vont pas répondre à votre enquête...

Ne désespérez pas !

Ce n’est en aucun cas un échec et cela peut s'expliquer de plusieurs manières :

• Un simple oubli
• Votre e-mail est tombé dans les spams
• L’apprenant était trop occupé la première fois que vous l’avez sollicité

C’est tout à fait normal et rappelez-vous qu’il n’existe malheureusement pas de baguette magique permettant d’obtenir 100% de retour sur vos sondages.

Néanmoins, il existe des solutions pour avoir plus de réponses : avez-vous pensé à la relance ?

La relance offre aux apprenants que vous sondez plusieurs chances de participer à un questionnaire en ligne.

Dans cet article, découvrez 5 astuces pour des relances réussies !

Il y a quelques jours, nous vous demandions pas sondage LinkedIn, si vous pratiquiez des relances pour vos sondages ! Découvrez les résultats :

Même si le taux de réponse obtenu initialement suite à un premier envoi vous permet une bonne représentativité des réponses, chaque réponse supplémentaire peut-être une nouvelle donnée très enrichissante :

• Un nouvel apprenant promoteur de la formation qu’il vient de suivre
• Un apprenant insatisfait, qui vous offre une occasion de progresser en faisant remonter un problème dont vous n’aviez peut-être pas conscience

Mais au fond, sommes-nous réellement certains de l’efficacité de la relance pour obtenir plus de réponses ?

L’efficacité de la relance

Yesware, logiciel d’e-mailing, a envoyé 10 relances à un même groupe de personnes et a ensuite analysé les résultats :

• Le taux de réponse diminue continuellement après chaque relance.
• Cependant, à la fin de la dixième relance, on remarque que le nombre de réponses cumulées n’a cessé d'augmenter.

Si, lors de cette expérience, Yesware avait décidé d’envoyer qu'un seul mail sans effectuer aucune relance, ils auraient obtenu 30 réponses au lieu de 141.

C’est donc au final 4,5 fois plus de réponses obtenues, ce qui est considérable !

Les bénéfices de la relance

Évidemment l’intérêt de ce graphique n’est pas de vous inciter à envoyer 10 relances à vos apprenants, (ces derniers risquent de se sentir oppressés) mais simplement de démontrer les bénéfices d’un système de relance dans le cadre ou votre message est clairement énoncé et que votre cible est au courant.

Les bénéfices de la relance dépassent donc généralement les risques de désagrément engagés envers votre cible.

D’autant plus que ces derniers, en cas de mécontentement, peuvent choisir de se désinscrire dès la réception de votre enquête s'ils ne souhaitent pas y répondre. Bien sûr, à chaque relance, il est important de rappeler pourquoi ils ont intérêt à participer, dans quel but vous collectez des informations et les mesures incitatives que vous proposez si toutefois vous en proposez.

Voici quelques exemples d’introduction de sondage visant à expliquer aux apprenants pourquoi vous les sollicitez :

Expliquer les raisons légales

Ici, l’organisme de formation évoque des raisons légales qui le poussent à récolter les appréciations de ses apprenants :

Expliquer la démarche d’amélioration continue

Ici en revanche, l’organisme de formation évoque des raisons différentes en demandant à ses apprenants de lui fournir des éléments d’amélioration pour son bon fonctionnement :

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Un e-mail de relance pour votre sondage peut donc s’avérer être un outil très puissant. Cependant il y a quelques notions à connaître pour commencer à l’utiliser efficacement. Vous l’aurez deviné, une fois de plus, la segmentation et l’analyse du comportement de votre cible est le chaînon essentiel qui vous permettra de maximiser vos résultats. Pas de panique, vous commencez à devenir de véritables professionnels en ce qui concerne l’analyse de votre cible ! En effet, si vous en êtes à vous poser des questions sur la relance c’est que vous avez dû au préalable bien étudier votre cible pour rédiger vos questions, construire le questionnaire et enfin le diffuser efficacement !

La clé d’une relance réussie

D’après les ressources fournies par l’entreprise actuellement leader dans le secteur des logiciels d’envoi d’e-mails, Lemlist, la clé d’une relance réussie résiderait entre autres dans la personnalisation de votre mail, d’après Guillaume Moubeche, fondateur de Lemlist.

“Tous les jours, nous recevons des dizaines (pour les plus chanceux), voire des centaines d’e-mails. Autant dire qu’il est impossible de tous les traiter. Il est donc impératif de se démarquer et de toucher vos prospects avec un message clair et percutant. Si votre prospect ne comprend pas ce qu'il en retire, ça ne marchera pas. Il existe de nombreuses façons de personnaliser une séquence de cold emailing et de parler à vos prospects à un niveau 1 contre 1.”

Voyons plus en détail comment appliquer ces règles dans notre contexte de formation et d’enquête de satisfaction :

#1 - Vos relances éveillent la curiosité :

Il est primordial que votre apprenant ait l’impression qu’il est le seul et unique destinataire de votre relance.

#2 - Vos relances sont courtes

2 ou 3 phrases maximum

Au format texte, sans templates ni images (vous augmenterez ainsi votre taux de délivrabilité). Il doit comporter un rappel du contexte de votre sollicitation ainsi qu’un appel clair à remplir votre sondage.

#3 - Vos relances sont personnalisées

Votre e-mail doit être rédigé de manière personnelle pour augmenter le taux de réponse de votre sondage.

#4 - Vos relances sont automatisées

Au-delà de la rédaction minutieuse de vos e-mails de relance, programmez des relances automatiques à des moments précis ! Vous gagnerez en temps et en efficacité.

#5 - Ils sont dilués dans le temps

Le timing est crucial pour mettre en place vos relances en masse ! Par exemple, évitez d’envoyer une relance en pleine période d’examens pour vos apprenants. Des facteurs comme le jour et l’heure sont importants à prendre en compte en fonction de vos cibles.

💡 Pour en apprendre plus sur les cibles : Comment bien préparer son enquête de satisfaction ! Tout ce que vous devez savoir !

En bref, si vous souhaitez maximiser votre taux de participation, voici les éléments que vous devez garder en tête :

• Apprenez-en un maximum sur votre cible.
• Optimiser la présentation et la structure de l’ensemble de votre questionnaire en fonction de cette cible.
• Cherchez à optimiser les canaux de diffusion de votre questionnaire en ligne.
• Mettez en place des relances personnalisées.

Rappel, si vous n’avez pas ou peu de réponses, ça ne veut pas dire que vos apprenants ne sont pas intéressés.

Parfois, ils oublient simplement de répondre à cause d’un millier d'autres raisons. Le succès de votre e-mail de relance dépend de la personnalisation et de la valeur que vous apportez à votre cible.

Enfin, rappelez-vous toujours de la règle d'or de l'envoi d'e-mails de relance : Plus il y a de suivis, plus il y a de réponses.

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