Tout comprendre sur l’audit de surveillance Qualiopi

Vous avez passé l’audit initial avec brio ? Vous êtes définitivement engagé dans le processus qualité Qualiopi ! Félicitations !

Mais, ce n’est que le début du processus qualité…

Le cycle Qualiopi vous engage dans un processus qualité de 3 ans, jusqu’à son potentiel renouvellement. Or, le processus de contrôle ne s’arrête pas à la délivrance du label Qualiopi (audit initial). Les actions de votre organisme de formation seront contrôlées au plus tôt 14 mois après la délivrance de la certification, lors d’un audit de surveillance.

Qu'est-ce que l'audit de surveillance ? Quand faut-il passer l'audit de surveillance Qualiopi ? Comme s’y préparer ?

Pour tout comprendre à l’audit de surveillance, restez avec nous 👇

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Qu’est-ce que l’audit de suivi Qualiopi ?

L’audit de suivi, nommé audit de surveillance, fait partie intégrante du processus qualité Qualiopi. Pour bénéficier d’aides publiques et de fonds mutualisés, les prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent s’inscrire dans une démarche qualité permanente et répondre aux exigences du Référentiel National Qualité, dont la certification Qualiopi atteste le respect, tout le long d’un cycle de 3 ans (renouvelable).

La certification Qualiopi, dont l’objectif est de garantir la qualité des actions concourant au développement des compétences, est délivrée après le passage d’un audit initial. Puis, votre processus qualité est de nouveau contrôlé lors d’un audit de surveillance (au milieu de la certification), qu’on vous décrit dans cet article 😉

🎯 Quel est l’objectif de l’audit de surveillance ?

Après l’audit initial et la délivrance de la certification, l’audit de surveillance permet de vérifier que le Référentiel National Qualité en vigueur est toujours appliqué par l’organisme certifié. L’objectif est d’éviter un relâchement après la délivrance de la certification et de pérenniser la démarche qualité Qualiopi dans le temps, notamment, car elle ouvre le droit à des financements publics (OPCO, Etats, Régions, CPF, …). 💸

Découvrons ensemble les modalités de passage de l’audit de surveillance, en décryptant l’article 2 du décret du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au Référentiel National Qualité 👇

📆 Quand passer l’audit de surveillance ?

L’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention de la certification.

📍 Quel est le lieu de l’audit ?

Contrairement à l’audit initial ou l’audit de renouvellement, l’audit de surveillance est réalisé à distance, excepté dans certains cas :

• S'il existe des signalements conformes aux règles de réclamations définies par l'organisme certificateur
• Selon les résultats d'une analyse de risque issue de l'audit précédent
• Concernant les organismes multi-sites : selon l’échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l'initiative de l'organisme certificateur et en fonction des deux cas précités ;
• À la demande expresse de l’organisme audité

💰 Quel est le coût de l’audit ?

Le coût de l’audit de surveillance dépend de la durée de l’audit de surveillance, qui est réglementée par l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019.

La durée dépend du Bilan pédagogique et financier de l’organisme certifié (son chiffre d’affaires), du nombre de sites et des catégories d’actions comprises dans le périmètre de la certification Qualiopi.

PS : pour les nouveaux entrants à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est majorée d’une demi-journée, pour permettre la vérification de certains indicateurs (dont la mise en œuvre n’a pas été contrôlée durant l’audit initial).

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Comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance est réalisé par un organisme certificateur, dont vous pouvez retrouver la liste mise à jour sur le site du Ministère du Travail.

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Déroulé de l’audit de surveillance

Avant l’audit, l’organisme certificateur collecte auprès du prestataire concerné :

• Les éléments permettant l’actualisation des données administratives : les coordonnés du dirigeant, organigramme, adresses des sites….
• Une description de l’activité de l’organisme depuis l’obtention de la certification : mention des catégories d’actions mises en œuvre, détails sur les formations (en présentiel ou à distance, en situation de travail, en alternance, certifiante), mention des modalités de sous-traitance…
• Le dernier bilan pédagogique et financier permettant de déterminer la durée de l’audit

L’organisme certificateur vous communiquera ensuite un plan d’audit qui déterminera le périmètre de l’audit, les noms des personnes à entendre en entretien et les indicateurs audités.

Le jour de l’audit, l’organisme certificateur vérifiera :

• Les éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme
• La conformité au RNQ via l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis l’audit initial (échantillonnage). Le prestataire audité doit disposer de toutes les preuves nécessaires permettant d’attester de la conformité au RNQ.
• Des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration

Après l’audit :

L’organisme audité reçoit les conclusions de l’audit datées et signées par l’organisme certificateur selon les délais prévus par ce dernier.

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Listes des indicateurs contrôlés durant l’audit de surveillance :

Selon l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au RNQ (mis à jour le 19 février 2024), l’organisme certificateur procède “à minima” à une revue des indicateurs suivants :

• Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial. Dans ce cas, il vérifiera l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mis en place pour répondre aux non-conformités détectées durant l’audit initial.
• Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures : 4,5,6,7,10,11,14,15,16,20,21,22,26,27,29, 31 et 32.
• Les indicateurs 1, 17, 19 et l’indicateur 3 pour les OF, CFA et VAE

PS : pour les organismes ayant bénéficié de conditions de durée aménagées à l’audit initial, l’organisme certificateur vérifiera les indicateurs n’ayant pas été contrôlés durant l’audit initial.

PS 2 : pour les nouveaux entrants à l’audit initial, l’organisme certificateur contrôlera l’ensemble des indicateurs qui concernent sa catégorie d’action.

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Les meilleures pratiques pour réussir son audit de surveillance Qualiopi

Quelques bonnes pratiques pour réussir l’audit de surveillance avec brio :

• Mentionner tous les changements survenus depuis l’audit initial à l’organisme certificateur : nouvelle formation, sous-traitance, changements organisationnels, déménagements….
• Relire le dernier rapport d’audit et faire un point sur vos démarches : quel était le plan d’action ? Avez-vous mis en place des actions correctives et préventives ? Quelles sont vos actions d’amélioration ?
• Suivre de près vos anciennes non-conformités : c’est un des contrôles essentiels de l’audit de surveillance. Vérifiez l’efficacité de vos actions correctives et d’amélioration prévues dans votre plan.
• Réaliser régulièrement un audit interne : à fréquence régulière, réalisez un audit en interne sur un échantillon d’action de formation. Sont-elles conformes au référentiel National Qualité ? Les audits internes/audits blancs externes vous permettront d’identifier certaines non-conformités ou/et actions d’amélioration et de maximiser vos chances de réussite de l’audit de surveillance.
• Vérifiez l’usage du logo Qualiopi et l’affichage du certificat. Pour cela, référez-vous à la charte d’usage.

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Témoignages sur l’audit de surveillance Qualiopi

Pour pérenniser leur démarche d’amélioration continue, certains prestataires optent pour des outils d’automatisation, qui permettent de simplifier leur processus qualité et d’être serein pour l’audit de surveillance.

Par exemple, l’outil Edko propose à ses partenaires d’automatiser la sollicitation, le traitement des appréciations et la mise en œuvre d’un système de gestion qualité efficace, afin d’être durablement conforme au critère 7 (indicateur 30 et super-indicateurs 31 et 32).

“L’impact d'Edko sur notre entreprise s'est traduit par une amélioration significative de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction, une reconnaissance positive de notre auditeur lors des audits Qualiopi et une contribution essentielle à notre processus d'amélioration continue. Les données concrètes recueillies grâce à l'utilisation d'Edko ont renforcé notre capacité à évaluer, mesurer et améliorer la qualité de nos formations, en garantissant une expérience d'apprentissage de haut niveau pour nos apprenants” explique Maëlle Villaret,  Responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education, utilisatrice de l’outil Edko.

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Foire aux Questions sur l’audit de surveillance Qualiopi

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Combien de temps dure l’audit de surveillance ?

La durée de l’audit de surveillance est encadrée juridiquement : elle se calcule en fonction du chiffre d’affaires, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles vous souhaitez être certifié :

• Pour un chiffre d’affaires inférieur à 750 000 euros, la durée de base est d’une demi-journée, excepté pour les actions de formation par apprentissage, dont la durée légale de l’audit est d’un jour. Une demi-journée est ajoutée pour chaque site échantillonné.
• Pour un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 750 000 euros, la durée de l’audit de surveillance est d’une journée, à laquelle s’ajoute une demi-journée pour les actions de formation, les bilans de compétences, les actions de VAE et les actions de formation par apprentissage. Une demi-journée est ajoutée également pour chaque site échantillonné.

Source : Legifrance, article 4 arrêté du 6 juin 2019 mis à jour.

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Quelle version du guide de lecture pour préparer l’audit de suivi ?

À compter du 8 mars 2024, il faudra appliquer la dernière version du guide de lecture Qualiopi, soit la version 9, qui s’accompagne des obligations concernant les sous-traitants.

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Que se passe-t-il si l’audit de surveillance n’est pas été réalisé pendant la période réglementaire ?

Le délai de l’audit de surveillance est réglementé. Il doit se dérouler entre le 14ᵉ mois et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention du certificat. Le contrat de certification engage les prestataires concernés à prendre toutes les dispositions nécessaires pour réaliser l’audit de surveillance dans les délais. Si l’audit de surveillance n’est pas réalisé dans les temps, le certificat sera suspendu.

Source : Certifopac.

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Comment s’effectue l’échantillonnage des actions ?

L'échantillonnage des actions par l'auditeur doit être représentatif de l'activité du prestataire sur la période de référence : entre l’audit initial et l’audit de surveillance. Cet échantillonnage est communiqué à l’organisme audité uniquement durant la réunion d’ouverture de l’audit de surveillance.

Source : Legifrance, article 2 arrêté du 6 juin 2019, mis à jour en 2024.

Sources générales :

• Legifrance, article 2 arrêté du 6 juin 2019, mis à jour en 2024.
• Certifopac

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