Améliorez vos formations grâce à nos ressources

Grâce aux logiciels de questionnaire en ligne, vous êtes en mesure non seulement d’analyser efficacement et rapidement tous types de données récoltés (questions ouvertes, questions fermées, questions spécifiques…) mais surtout vous pouvez désormais analyser l’efficacité et les performances de votre questionnaire dans sa globalité.

➡️ Votre sondage en demande-t-il trop à vos participants ?

➡️ Comment améliorer la performance de vos prochains sondages ?

➡️ Devez-vous faire le tri de certaines réponses dites “non pertinentes” ? Et surtout, comment les repérer ?

C’est ce que nous allons voir dans cet article !

Aujourd’hui, tous les outils en ligne de sondage vous permettent en un coup d'œil de visualiser les performances statistiques de vos sondages. Vous pouvez donc voir sans difficulté les temps de réponse individuels ou même moyens de vos participants.

Votre sondage en demande-t-il trop à vos participants ?

Vos apprenants sont déjà très sollicités et tous ne vont pas aller au bout du questionnaire que vous leur avez envoyé.

Il existe plusieurs raisons à cela :

• Un questionnaire trop long
• Des questions compliquées ou trompeuses
• Des apprenants qui s’ennuient ou qui ne sont pas intéressés par les sujets évoqués

Comment faire pour avoir un meilleur taux de complétion ?

Nous avons déjà abordé ce sujet en détail dans l’article : 3 astuces pour augmenter le taux de complétion de vos questionnaires post-formation.

Dans cet article, nous avons vu que le temps moyen de complétion des sondages réalisés à 100% est d’environ 1min30.

Si la durée moyenne pour répondre à une question est d’environ 10 secondes, dans ce cas le nombre de questions idéal à poser serait de 10 questions maximum.

Comment vous situez-vous par rapport à ces moyennes ?

Besoin d’aide avec vos enquêtes ? Vous souhaitez mettre en place un système de gestion qualité sur-mesure et automatisé ? Remplissez notre formulaire, c’est gratuit !

Comment améliorer la performance de vos prochains sondages ?

Essayez également de voir grâce à quel outil vos apprenants remplissent le plus vos sondages. Le font-ils majoritairement sur téléphone ? Si tel est le cas, essayez d'adapter au mieux votre moyen de diffusion ainsi que la structure de votre sondage à cet outil afin d’améliorer votre taux de participation.

En effet, le taux de participation est la clé du succès de vos enquêtes de satisfaction. Pas assez de réponses = pas de données pertinentes à analyser = impossible de mener des actions correctrices qui ont du sens !

Alors, comment faire pour augmenter le taux de réponses de vos questionnaires ? L’A/B testing. Dans cet article, nous allons vous présenter cette technique efficace empruntée du web marketing pour augmenter votre taux de participation.

Et pour tout savoir des canaux de diffusion pour atteindre vos apprenants : lisez cet article !

Comment repérer les réponses dites “non pertinentes” ?

Grâce à toutes ces informations, vous allez également être en mesure de repérer plus rapidement les apprenants qui ne jouent pas le jeu, ceux qui remplissent votre sondage uniquement pour le remplir. Pour tous les participants, la patience a ses limites. Et lorsque cette patience est mise à l'épreuve par un sondage trop long, ils sont tentés d'abandonner le sondage ou d'adopter un comportement dit “suffisant”.

Ce comportement, dans le contexte de sondage, représente tous les participants qui répondent rapidement aux questions sans que cela ne corresponde vraiment à leur opinion et dans le but final de se "débarrasser" de l’enquête pour pouvoir arriver plus vite à la fin du sondage.

Ce comportement est à éviter à tout prix !

En effet, cela aura pour conséquence de biaiser votre analyse et vous empêchera de tirer des conclusions utiles pour votre établissement. Toutefois, repérer ce type de participants n'est pas facile. C’est pour cette raison que nous allons voir ensemble les 3 comportements susceptibles de fausser votre analyse.

1 - Comparer le temps de réponse individuel au temps moyen

Premièrement, essayez de voir si vous observez des différences suspectes d’un point de vue du temps moyen consacré au sondage. Plus précisément, si un participant passe beaucoup de temps sur votre sondage ou bien s'il le termine très rapidement. Par exemple, si vous vous apercevez qu’un apprenant n’a pris que 12 secondes pour remplir votre enquête là où la moyenne de complétion est aux alentours d’une minute, vous êtes en mesure de douter de la qualité des réponses fournies.

2 - Repérer les questionnaires dont les réponses sont toutes les mêmes

Deuxième comportement suspect qui va souvent de paire avec le comportement ci-dessus : le participant qui sélectionne la même option de réponse pour chacune des questions. Ici, vous l’aurez compris, le participant ne fait aucun effort pour remplir correctement l’enquête. Si toutefois vous observez ce genre de données, il est conseillé de ne pas en tenir compte pour votre analyse. Pour se faire, consultez simplement l’ensemble des réponses du sondage d’un même participant. S'il a par exemple sélectionné l'option A pour chaque question, on peut logiquement s'interroger sur la pertinence de ses réponses...

3 - Identifier les apprenants qui évitent les questions ouvertes

Enfin troisième et dernier comportement à repérer : Les participants qui ignorent les questions ouvertes ou y répondent très voire trop brièvement. Il est facile de repérer les questions ouvertes ignorées mais, définir si une réponse est “correcte” ou ne l’est pas est extrêmement difficile. En effet, le nombre de questions ouvertes ignorées est en général élevé car elles font partie des questions qui demandent le plus de temps mais aussi de réflexion à votre cible. Évitez donc dans la mesure du possible d'inclure plus de deux ou trois questions ouvertes dans vos enquêtes.

N’hésitez pas à faire le tri dans vos réponses afin d’assurer une analyse cohérente de vos questionnaires.

Vous avez désormais 3 outils en main pour mesurer et améliorer l’efficacité de vos sondages. Grâce à ces notions importantes vous allez pouvoir recevoir plus de réponses et surtout des réponses plus pertinentes pour vos enquêtes de satisfaction.

Il ne vous reste plus qu’à passer aux étapes suivantes :

• Analyser vos questionnaires
• Mener des actions d’amélioration

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Les biais cognitifs sont des distorsions de notre pensée qui peuvent influencer notre jugement et nos décisions de manière inadéquate.

Ils sont présents dans tous les aspects de notre vie et peuvent avoir un impact important sur notre vie personnelle et professionnelle. Comprendre comment ces biais fonctionnent et comment nous pouvons les surmonter peut nous aider à prendre de meilleures décisions et à mieux comprendre le monde qui nous entoure.

Dans cet article, nous allons explorer différents types de biais cognitifs qui peuvent impacter les résultats de vos questionnaires et voir comment les atténuer.

Il existe différents types de biais que nous pouvons rencontrer dans les questionnaires et pour chacun différents moyens de les atténuer.

Nous avons repéré pour vous les 3 biais les plus fréquents :

Les biais affectifs, en lien avec nos émotions et sentiments

Le biais affectif constitue une déformation de jugement orientée par un état affectif. En bref, l’état émotionnel prend le dessus sur le jugement rationnel et vient nuire à l’objectivité du répondant. Par exemple, si vous demandez à un étudiant de noter un module juste après que ce dernier ait eu un différend avec l'intervenant, alors il y a de grandes chances qu’il ne juge pas objectivement le module.

Comment atténuer les biais affectifs ?

• Il est important de poser des questions qui ne sont pas liées à un jugement affectif.
• Concernant l’exemple précédent, on peut par exemple faire remplir l’enquête à froid quelques jours après l’intervention plutôt qu'à chaud juste après l’incident.
• Et il est aussi nécessaire de prendre du recul lors de l’analyse des réponses !

💡 Pour mieux gérer le feedback négatif : Enquête de satisfaction de vos formations : comment gérer le feedback négatif de vos apprenants ?

Les biais méthodologiques, relatifs aux erreurs de méthodes utilisées pour recueillir les informations

Ce biais peut se traduire par un recueil d'informations insuffisant, complexe ou incomplet.

De mauvaises formulations ainsi qu’un trop grand nombre de questions peuvent provoquer une lassitude des apprenants qui ne rempliront pas le questionnaire de manière objective.

Par exemple une question du type “Pensez-vous que le formateur était performant et disponible ?” est une erreur méthodologique. Dans le cas où le formateur était performant mais pas disponible, ou l’inverse, il est impossible de répondre. Dans ce cas-là, nous ne pouvons pas attribuer les réponses “oui” ou “non” à l’une ou l’autre des options.

Il devient alors difficile d’interpréter les résultats. Par conséquent, dans ce cas-là il est nécessaire de séparer cette unique question en deux questions distinctes.

Besoin d’aide avec vos questionnaires ? Nos experts vous accompagnent à toutes les étapes de votre démarche qualité.

Comment atténuer les biais méthodologiques ?

• Il est important d’utiliser différents moyens pour atténuer les biais méthodologiques. Tout d’abord, il faut mettre en place un vrai procédé de collecte, d’analyse et de traitement des informations.
• De plus, il faut veiller à ne pas poser des questions trop orientées ou qui pourraient être interprétées comme agressives ou sensibles.
• La longueur de votre questionnaire est une variable importante. Gardez à l’esprit que votre questionnaire doit être simple et qu’il doit pouvoir se remplir sans effort.

💡 Pour en apprendre plus sur comment poser les bonnes questions : Évaluation de vos formations : Les 5 types de questions indispensables (et comment les utiliser)

Les biais sociaux et culturels, relatifs à notre environnement ainsi qu’aux relations que nous entretenons (famille, classe sociale, éducation, milieu professionnel, ...)

Le biais social et culturel constitue une déformation de jugement orientée par les références culturelles et les expériences vécues par le répondant. En bref, un facteur social ou culturel peut biaiser la façon de répondre à une question. Par exemple, poser exactement la même question de la même manière à des étudiants américains ou français n'entraînera pas les mêmes résultats. Lors de l’analyse des résultats, il est nécessaire de contextualiser les réponses et prendre du recul pour les interpréter.

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Comment atténuer les biais sociaux et culturels ?

• Savoir poser les bonnes questions c’est être capable de questionner son auditoire sans lui imposer une manière de répondre. L’objectif n’est pas que les apprenants vous disent ce que vous leur soufflez, mais plutôt qu’il vous indique quelque chose que vous ne savez pas encore, quelque chose qui vous permettra de vous améliorer.
• Poser des questions neutres et sans biais est primordial pour obtenir de la data de qualité et prendre des décisions fondées.

💡 Pour bien prendre en compte les biais sociaux et culturels de vos apprenants : Comment bien préparer son enquête de satisfaction ! Tout ce que vous devez savoir !

En conclusion, il est important de prendre en compte les biais cognitifs lors de la conception et de l'interprétation de questionnaires de satisfaction. Les biais affectifs, méthodologiques ou sociaux culturels peuvent tous influencer la manière dont les répondants répondent aux questions et comment nous interprétons les résultats. En étant conscients de ces biais et en mettant en place des mesures pour les atténuer, nous pouvons obtenir des résultats de satisfaction plus précis et utiles.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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La méthodologie OKR, à la différence de la méthodologie SMART, pose des objectifs ambitieux à atteindre. Le but est de sortir de sa zone de confort, de se surpasser et de se motiver à atteindre un niveau supérieur. La méthodologie OKR est utilisée par de nombreuses entreprises à succès dont Google, Netflix ou encore LinkedIn, mais celle-ci s’adapte aussi très bien à des organismes de formation ou des écoles afin de mener à bien des actions d’amélioration.

Découvrez comment dans cet article !

OKR signifie, en anglais, Objective and Key Results, qu’on pourrait traduire par « Objectifs et Résultats-Clés ».

Mais avant de vous présenter des exemples d’OKRs, il est très important de comprendre comment ils fonctionnent et comment ils peuvent aider dans la modélisation des processus pour votre organisme de formations...

Qu’est-ce que les OKR ?

Dans les années 80, Andy Grove a inventé la méthode OKR, dans son livre High Output Management.

Andy Grove est parti du problème suivant : les plans stratégiques d’une entreprise peuvent sembler abstraits et détachés de la réalité terrain par les collaborateurs. Ceci peut même engendrer un découragement des équipes.

L’objectif de la méthode OKR du coup est de définir la stratégie de façon vraiment concrète, spécifique et orientée vers les résultats à réaliser.

Grâce aux OKR, chaque collaborateur a une visibilité sur l’impact de ses actions sur la stratégie de son entreprise.

Pour déterminer les OKR, il faut commencer par définir les deux mots de l’abréviation OKR :

• Les Objectifs
• Les Résultats-Clés

Prenons un exemple :

• Objectif : augmenter l’offre de formations proposées de 20%
• Résultats Clés :
• Sélectionner 20 nouveaux formateurs spécialisés avant février
• Développer 10 nouvelles formations avant juin

Cette citation de John Doerr permet de bien visualiser l’impact des OKR :

“Un objectif sans résultats clés ne reste qu’un désir. Et des résultats clés sans objectifs ne sont que des to do listes sans but. On a besoin des deux pour être efficace.” John Doerr, Measure What Matters

Les bénéfices de la méthode OKR

La méthode OKR présente de nombreux bénéfices pour votre organisation.

Alignement

La méthode OKR permet d’aligner chaque tâche quotidienne à des objectifs communs et stratégiques pour votre organisme de formation. Cela permet de donner du sens et de la cohésion dans le travail de chaque collaborateur.

On évite aussi de perdre du temps et de l’énergie sur des choses qui ne servent aucun but.

Focus

La méthode OKR aide vos équipes (formateurs, administrative…) à rester concentrer. Les tâches connectées à un résultat clé et à un objectif sont prioritaires, les autres tâches doivent passer en second plan.

Les points de suivi régulier, qui sont aussi la clé du succès de la méthode OKR, permettent également de rester concentré et motivé sur la durée. Ces points doivent avoir lieu tous les 1 à 3 mois afin de suivre la progression.

Responsabilité

Les OKR responsabilisent vos équipes. Les objectifs et résultats clés étant exprimer très clairement, cela laisse peut de place à l’ambiguïté.

Cela permet notamment une plus grande transparence quand à la progression et aux résultats.

Ambition

La méthode OKR incite à définir des objectifs ambitieux et à sortir de sa zone de confort. Ces objectifs et résultats clés doivent être ambitieux et difficilement atteignables à 100%. Un objectif est considéré atteint lorsqu’il est rempli à 65-70%. S’il est pleinement atteint (à 100%) alors il n’était pas assez ambitieux et donc pas adapté à la méthode OKR.

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Comment ça marche ?

Voici les différentes étapes de cette méthodologie (Alcouffe, 2019) :

1. Définissez vos objectifs à atteindre

Vous devez vous fixer 1 à 3 objectifs prioritaires. Ils doivent être spécifiques, réalisable et limités dans le temps. D’ailleurs, nous vous recommandons de reprendre notre article sur les objectifs SMART pour cette partie !

2. Pour chaque objectif, choisissez entre 3 et 5 résultats clés que vous pouvez mesurer

Vous devez être capable d’évaluer si votre objectif a été atteint ou non. Choisir les bons résultats clés est une étape essentielle pour atteindre vos objectifs stratégiques.

3. Partager vos objectifs et mesures avec vos équipes

La transparence et la communication sont la clé d’une méthode OKR à succès ! Tous vos collaborateurs doivent avoir en tête vos objectifs.

4. Mettre en place des points de suivis régulier

Tous les mois ou tous les 3 mois, réunissez vos équipes pour faire le point de progression. Ces points sont nécessaires pour garder vos équipes engagées et concentrées vers un objectif commun.

5. Célébrer vos succès

Dans la méthode OKR, les objectifs sont considérés comme réussi lorsqu’ils sont remplis à 70%. N’hésitez pas à célébrer vos succès en équipe !

Exemple d’OKR pour un organisme de formation

Contexte : lors de vos questionnaires de satisfaction, vos apprenants ont remonté de manière significative les délais de réponses à leurs questions et le manque d’interaction avec eux.

Dans ce contexte, et dans le cadre de votre politique d’amélioration continue vous décider de mettre en place un plan d’actions suivant la méthode OKR.

Objectif : Répondre à chaque question dans un délai d’un jour ouvré

Résultats clés :

• Mettre en place un outil de gestions des questions et de suivi du temps de réponses (par exemple Zendesk)
• Mettre en place des outils collaboratifs pour que les apprenants puissent s’entraider à tout moment (par exemple Slack ou groupe LinkedIn)
• Recruter une personne dédiée aux relations avec les apprenants (et au suivi de ces questions)

Les objectifs SMART et OKR ont pour but de mener des actions à moyen et long terme. Le but étant de garder une ligne directrice d’amélioration tout en remplissant des objectifs clairs et mesurables au fur et à mesure. Ils sont un véritable atout pour continuer à faire grandir vos organismes de formation.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Lors de la diffusion de votre questionnaire, même en ayant suivi toutes nos recommandations, vous allez malgré tout rencontrer des personnes qui ne vont pas répondre à votre enquête...

Ne désespérez pas !

Ce n’est en aucun cas un échec et cela peut s'expliquer de plusieurs manières :

• Un simple oubli
• Votre e-mail est tombé dans les spams
• L’apprenant était trop occupé la première fois que vous l’avez sollicité

C’est tout à fait normal et rappelez-vous qu’il n’existe malheureusement pas de baguette magique permettant d’obtenir 100% de retour sur vos sondages.

Néanmoins, il existe des solutions pour avoir plus de réponses : avez-vous pensé à la relance ?

La relance offre aux apprenants que vous sondez plusieurs chances de participer à un questionnaire en ligne.

Dans cet article, découvrez 5 astuces pour des relances réussies !

Il y a quelques jours, nous vous demandions pas sondage LinkedIn, si vous pratiquiez des relances pour vos sondages ! Découvrez les résultats :

Même si le taux de réponse obtenu initialement suite à un premier envoi vous permet une bonne représentativité des réponses, chaque réponse supplémentaire peut-être une nouvelle donnée très enrichissante :

• Un nouvel apprenant promoteur de la formation qu’il vient de suivre
• Un apprenant insatisfait, qui vous offre une occasion de progresser en faisant remonter un problème dont vous n’aviez peut-être pas conscience

Mais au fond, sommes-nous réellement certains de l’efficacité de la relance pour obtenir plus de réponses ?

L’efficacité de la relance

Yesware, logiciel d’e-mailing, a envoyé 10 relances à un même groupe de personnes et a ensuite analysé les résultats :

• Le taux de réponse diminue continuellement après chaque relance.
• Cependant, à la fin de la dixième relance, on remarque que le nombre de réponses cumulées n’a cessé d'augmenter.

Si, lors de cette expérience, Yesware avait décidé d’envoyer qu'un seul mail sans effectuer aucune relance, ils auraient obtenu 30 réponses au lieu de 141.

C’est donc au final 4,5 fois plus de réponses obtenues, ce qui est considérable !

Les bénéfices de la relance

Évidemment l’intérêt de ce graphique n’est pas de vous inciter à envoyer 10 relances à vos apprenants, (ces derniers risquent de se sentir oppressés) mais simplement de démontrer les bénéfices d’un système de relance dans le cadre ou votre message est clairement énoncé et que votre cible est au courant.

Les bénéfices de la relance dépassent donc généralement les risques de désagrément engagés envers votre cible.

D’autant plus que ces derniers, en cas de mécontentement, peuvent choisir de se désinscrire dès la réception de votre enquête s'ils ne souhaitent pas y répondre. Bien sûr, à chaque relance, il est important de rappeler pourquoi ils ont intérêt à participer, dans quel but vous collectez des informations et les mesures incitatives que vous proposez si toutefois vous en proposez.

Voici quelques exemples d’introduction de sondage visant à expliquer aux apprenants pourquoi vous les sollicitez :

Expliquer les raisons légales

Ici, l’organisme de formation évoque des raisons légales qui le poussent à récolter les appréciations de ses apprenants :

Expliquer la démarche d’amélioration continue

Ici en revanche, l’organisme de formation évoque des raisons différentes en demandant à ses apprenants de lui fournir des éléments d’amélioration pour son bon fonctionnement :

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Un e-mail de relance pour votre sondage peut donc s’avérer être un outil très puissant. Cependant il y a quelques notions à connaître pour commencer à l’utiliser efficacement. Vous l’aurez deviné, une fois de plus, la segmentation et l’analyse du comportement de votre cible est le chaînon essentiel qui vous permettra de maximiser vos résultats. Pas de panique, vous commencez à devenir de véritables professionnels en ce qui concerne l’analyse de votre cible ! En effet, si vous en êtes à vous poser des questions sur la relance c’est que vous avez dû au préalable bien étudier votre cible pour rédiger vos questions, construire le questionnaire et enfin le diffuser efficacement !

La clé d’une relance réussie

D’après les ressources fournies par l’entreprise actuellement leader dans le secteur des logiciels d’envoi d’e-mails, Lemlist, la clé d’une relance réussie résiderait entre autres dans la personnalisation de votre mail, d’après Guillaume Moubeche, fondateur de Lemlist.

“Tous les jours, nous recevons des dizaines (pour les plus chanceux), voire des centaines d’e-mails. Autant dire qu’il est impossible de tous les traiter. Il est donc impératif de se démarquer et de toucher vos prospects avec un message clair et percutant. Si votre prospect ne comprend pas ce qu'il en retire, ça ne marchera pas. Il existe de nombreuses façons de personnaliser une séquence de cold emailing et de parler à vos prospects à un niveau 1 contre 1.”

Voyons plus en détail comment appliquer ces règles dans notre contexte de formation et d’enquête de satisfaction :

#1 - Vos relances éveillent la curiosité :

Il est primordial que votre apprenant ait l’impression qu’il est le seul et unique destinataire de votre relance.

#2 - Vos relances sont courtes

2 ou 3 phrases maximum

Au format texte, sans templates ni images (vous augmenterez ainsi votre taux de délivrabilité). Il doit comporter un rappel du contexte de votre sollicitation ainsi qu’un appel clair à remplir votre sondage.

#3 - Vos relances sont personnalisées

Votre e-mail doit être rédigé de manière personnelle pour augmenter le taux de réponse de votre sondage.

#4 - Vos relances sont automatisées

Au-delà de la rédaction minutieuse de vos e-mails de relance, programmez des relances automatiques à des moments précis ! Vous gagnerez en temps et en efficacité.

#5 - Ils sont dilués dans le temps

Le timing est crucial pour mettre en place vos relances en masse ! Par exemple, évitez d’envoyer une relance en pleine période d’examens pour vos apprenants. Des facteurs comme le jour et l’heure sont importants à prendre en compte en fonction de vos cibles.

💡 Pour en apprendre plus sur les cibles : Comment bien préparer son enquête de satisfaction ! Tout ce que vous devez savoir !

En bref, si vous souhaitez maximiser votre taux de participation, voici les éléments que vous devez garder en tête :

• Apprenez-en un maximum sur votre cible.
• Optimiser la présentation et la structure de l’ensemble de votre questionnaire en fonction de cette cible.
• Cherchez à optimiser les canaux de diffusion de votre questionnaire en ligne.
• Mettez en place des relances personnalisées.

Rappel, si vous n’avez pas ou peu de réponses, ça ne veut pas dire que vos apprenants ne sont pas intéressés.

Parfois, ils oublient simplement de répondre à cause d’un millier d'autres raisons. Le succès de votre e-mail de relance dépend de la personnalisation et de la valeur que vous apportez à votre cible.

Enfin, rappelez-vous toujours de la règle d'or de l'envoi d'e-mails de relance : Plus il y a de suivis, plus il y a de réponses.

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À propos d’Edko

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Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Avant même de rédiger la moindre question de votre enquête de satisfaction, il est nécessaire de définir ses objectifs et de bien connaître ses apprenants.

Dans cet article, nous allons nous concentrer sur cette phase préparatoire qui va garantir le succès de vos enquêtes post-formation.

Définir ses objectifs

Pour bien démarrer sa démarche de feedback, il est nécessaire de savoir où on veut aller.

Voici les questions que vous devez vous poser :

• Qu’est-ce que vous souhaitez apprendre de vos étudiants ?
• Que souhaitez-vous mesurer ?
• Pourquoi voulez-vous recueillir l’avis de vos apprenants ?
• Quelles actions aimeriez-vous mettre en place à partir des données recueillies ?

Formaliser vos objectifs signifie définir ce que vous voulez réellement savoir. Gardez en tête qu’il est impossible de tout savoir sur ses apprenants. Un questionnaire court et simple aura un bien meilleur taux de complétion qu’un questionnaire long et compliqué. Dans le cadre d’une amélioration continue, vos objectifs doivent concerner des sujets où vous pouvez réellement enclencher des ajustements et changements. Il est inutile de poser une question sur un sujet sur lequel vous n’avez pas d’influence.

De plus, formaliser vos objectifs vous permettra de ne pas vous perdre dans vos questions et de rester concentré sur l’essentiel.

💡 Pour en apprendre plus sur les objectifs : Comment mener à bien des actions d’amélioration au sein de votre établissement de formation ? - Focus sur la méthode SMART

Connaître ses apprenants

Une fois les objectifs posés, il est important de se pencher sur les caractéristiques de vos apprenants qui devront remplir vos enquêtes. Plus vous affinerez ces caractéristiques, plus il sera simple de bâtir un questionnaire qui ressemblera à vos apprenants et donc qui sera efficace.

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1. Qui sont vos apprenants ?

Connaître ses apprenants c’est comprendre qui ils sont. On peut commencer ainsi par définir ses apprenants selon des caractéristiques sociodémographiques :

• Sont-ils principalement des hommes, des femmes ou un public mixte ?
• Quel âge ont-ils en moyenne ?
• Où habitent-ils ?
• Quelle est leur situation professionnelle ?
• Quelle langue parlent-ils ?

En définissant ces critères, vous pourrez mieux comprendre vos apprenants et adapter vos questions à cette cible.

Également, comprendre qui sont vos apprenants vous permettra de mieux analyser les résultats et de prendre du recul sur les réponses aux enquêtes.

2. Qu’est-ce qu’ils aiment ?

Pour répondre aux besoins de vos étudiants vous devez comprendre ce qu’ils aiment. Leurs centres d'intérêt, les valeurs qu’ils partagent ainsi que leur style de vie. Il est important de cerner ce que vos apprenants n’aiment pas, ne supportent pas. En sachant cela vous pouvez orienter vos questionnaires pour qu’ils représentent un moment agréable pour eux plutôt qu’une charge obligatoire.

Par exemple, si vous vous adressez à des étudiants en première année d’école de commerce, il est important de noter qu’ils n’aiment pas la monotonie et la répétition de tâches similaires. Il peut donc être judicieux de rajouter du “fun” dans vos questionnaires avec l’utilisation d'images, de GIF ou encore par l’ajout de questions ludiques pour booster la participation globale.

3. Que viennent-ils chercher en participant à votre formation ?

Étant un organisme de formation ou une école, votre tâche principale reste de former vos étudiants. Néanmoins, vous êtes également une entreprise et donc votre objectif est aussi de VENDRE : vous demander pour quelles raisons votre clientèle vient chez vous peut vous permettre d’accentuer votre avantage concurrentiel et donc de vendre plus.

Comprendre les attentes de vos apprenants est primordial pour leur offrir une formation qui répond à leurs besoins. En définissant ce que vos clients viennent chercher, vous pourrez à l’aide des questionnaires confirmer ou rectifier votre proposition commerciale.

Par exemple, mettre en place un questionnaire qui relève les besoins de vos étudiants avant l’action de formation vous permettra d’anticiper ce que veulent vos apprenants et de comprendre pourquoi ils vous ont choisi vous et non un autre organisme de formation.

4. Qu'est-ce que vos apprenants feraient à votre place ?

Mettre vos apprenants au cœur de votre processus d’amélioration est une tactique très pertinente pour votre organisme. Vous pouvez leur demander ce qu’ils amélioreraient dans la formation effectuée ou encore les modules qu’ils voudraient retrouver dans vos offres. Vos apprenants sont les mieux placés pour savoir ce qu’ils auraient aimé avoir en plus ou ce qu’ils changeraient de leur expérience dans votre établissement. Ils peuvent être force de proposition et vous apporter beaucoup d’idées intéressantes. En ayant connaissance de ces informations, vous pouvez très rapidement transformer votre organisation et vous améliorer de manière continue.

D’un autre côté, vos apprenants apprécieront que vous leur demandiez leurs avis. Ils se sentent écoutés et comprennent que vous êtes attentifs à leurs suggestions. Leurs évaluations deviennent alors précises et mesurées : il n’est plus question de plaintes mais plutôt de conseils.

5. Qu'est-ce que vos apprenants pensent de votre organisme ?

Au-delà de l’avis de vos apprenants sur la formation suivie, il est important de bien comprendre ce qu’ils pensent de votre organisation dans son ensemble. Pouvoir identifier les forces et faiblesses de votre organisation de manière générale vous permettra de prendre du recul et de vous améliorer de manière globale. Avant de choisir un module ou une formation précise, les apprenants choisissent leur organisme de formation.

En connaissant bien vos apprenants, vous pouvez adapter votre discours et rendre votre questionnaire efficace.

On en a déjà parlé dans plusieurs articles, bien connaître ses apprenants est la base pour mener des enquêtes de satisfaction réussie.

Maintenant que vous savez tout de vos apprenants, voici quelques cas d’application :

• Pour choisir les canaux de diffusion de votre enquête
• Pour augmenter le taux de participation de vos enquêtes, grâce à l’A/B testing
• Pour obtenir plus de réponses à vos questionnaires
• Pour mieux comprendre et gérer le feedback négatif

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

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Votre questionnaire post-formation est un succès !

• Vous avez défini un ensemble de questions claires et pertinentes (comme le recommande cet article).
• Vous avez diffusé de manière efficace votre questionnaire auprès de vos apprenants (grâce aux conseils de cet article).

Maintenant, viens le temps de l’analyse !

Quelles conclusions pouvaient vous tirer de vos questionnaires ? Quels apprentissages ?

Dans cet article, nous allons faire le point sur un type de données bien particulier (et le plus difficile à analyser) : les données qualitatives, aussi appelées “verbatim”.

Qu’est-ce qu’un verbatim ?

Selon les Dictionnaires Le Robert, un verbatim est un compte rendu écrit fournissant le mot à mot d’une déclaration. Dans le cadre de questionnaire, il s’agit d’une réponse à une question ouverte.

En donnant la possibilité à vos apprenants de s’exprimer pleinement et sans se référer à des options de réponses vous avez l’opportunité de mieux comprendre les notes attribuées et de profiter des suggestions et idées d'amélioration. Par exemple ici en utilisant une question ouverte nous pouvons obtenir plus de précisions à propos de la note de l’apprenant. De cette façon, nous pouvons rapidement définir le problème de l'apprenant et gérer l’incident :

💡 Pour en savoir plus sur les différents types de questions que vous pouvez utiliser dans vos questionnaires : Évaluation de vos formations : les 5 types de questions indispensables (et comment les utiliser)

Les verbatims de vos apprenants vos donc apparaître sous le format d’une donnée sémantique brute. Si ces informations sont précieuses, elles peuvent être un vrai casse-tête à traiter !

Comment analyser les verbatims ?

Dans le cas des données qualitatives, il est nécessaire de réaliser une analyse fine du contenu récolté afin d’interpréter correctement les résultats.

Analyse commentaire par commentaire

Une première analyse commentaire par commentaire est certes chronophage mais est indispensable puisqu’elle vous permettra d’immédiatement identifier d’éventuelles cohérences de réponses ou bien à l’inverse des contradictions notables.

En d’autres termes, le but d’une analyse qualitative est de faire ressortir l’homogénéité ou au contraire la diversité des points de vue afin de dégager des tendances. Ci-dessous, un exemple extrait de données qualitatives issues d’un organisme de formation d'audiovisuel et de cinéma à Paris :

On observe rapidement en lisant les commentaires que 50% d'entre eux font référence à la notion de temps. “J’aurais souhaité disposer de plus de temps” et “5 jours c’est presque trop court”.

Le directeur pédagogique de cet établissement sait donc qu’il aura certainement quelque chose à faire concernant la durée de ses sessions.

Attention toutefois à ne pas prendre quelques commentaires comme vérité générale. En effet, il est important d’identifier les commentaires qui dégagent réellement une tendance à travers le temps et non simplement à un moment donné. Cependant, cela ne signifie en aucun cas qu’un commentaire isolé qui sort du lot à un instant T ne doit pas être pris en compte. Bien au contraire !

Analyse des données qualitatives avec Excel

Grâce à des outils comme Excel ou Notion, vous pouvez facilement mettre en place une codification manuelle, appelée aussi post-codification.

Cette méthode consiste à traiter les données qualitatives une par une et à les étiquetter en fonction des sujets évoqués.

Important : le plan de codification doit être décidé et fixé avant d’effectuer l’analyse. Toute modification en cours de route rendrait l’analyse déjà effectuée incomplète, il faudra donc recommencer à zéro !

Ce travail est toujours très chronophage et laisse peu de possibilités d’automatisation, mais si le nombre de vos retours reste réduit alors cette une option envisageable.

Vers une analyse automatisée ?

Il est possible d’automatiser l’analyse des données qualitatives grâce à un outil d’analyse sémantique. Ce dernier est capable d’analyser un grand nombre de verbatims en quelques secondes et d’identifier les sujets et thématiques récurrents.

Ces logiciels utilisent des algorithmes de traitement du langage humain et regroupent automatiquement les verbatims en catégories en fonction des sujets abordés.

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Comment utiliser les verbatims de manière efficace pour votre organisme de formation ?

Il peut être extrêmement judicieux de faire remonter les réclamations et problèmes urgents et les séparer des retours apprenants qui se fondent dans la masse. Pour résoudre ces problèmes, il faut mettre en place un système d’alerte qui se déclenche en fonction des réponses des apprenants.

Par exemple ici on pose une première question à laquelle on associe une alerte selon la réponse :

En mettant une note inférieure ou égale à la moyenne (5) alors on pose une seconde question qualitative :

Par conséquent, en ayant mis une note de 3 ainsi qu’un commentaire explicatif, une alerte avec le nom de l’apprenant, sa note ainsi que son commentaire sont envoyés directement au formateur et/ou au responsable de l’école ou de l’organisme.

Voici un exemple d’alerte mail :

Cet exemple a été tiré d’un organisme de formation évoluant dans le secteur de l’audiovisuel. Son responsable qualité utilise Ekko pour être alerté en temps réel d’éventuels retours ou réclamations de ses apprenants.

💡 Dans la suite de ce sujet, nous vous recommandons vivement la lecture de cet article : Enquête de satisfaction de vos formations : comment gérer le feedback négatif de vos apprenants ?

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La clé pour réussir son analyse de données qualitatives réside dans la bonne interprétation des résultats en posant la question du pourquoi et du comment, et en les comparant avec d’autres données de l’enquête (dont des données de même type recueillies à une période antérieure) et/ou avec d’autres enquêtes.

Une fois ces vérifications de base réalisées, vous pouvez passer à l’analyse des réponses et donc comparer les résultats avec d’autres formations similaires pour contextualiser votre analyse. Pour cela il suffit de réaliser un benchmark des résultats de satisfaction d’autres formations et les garder proches de ses résultats pour les comparer en tout temps.

Maintenant que vous avez toutes les clés en main, il est temps de passer à l’action : Comment mener à bien des actions d’amélioration au sein de votre établissement de formation ? - Focus sur la méthode SMART

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

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