Se faire accompagner pour l’obtention de sa certification Qualiopi

Avez-vous les moyens/compétences pour préparer comme il se doit la certification ? Devez-vous vous faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi ? Qui sont les potentiels accompagnateurs ? Comment vous faire accompagner pour le passage de la certification ?

La plupart des organismes de formation qui s’engagent dans une démarche qualité Qualiopi se posent ces questions. Logique : le processus qualité Qualiopi est coûteux en temps et en argent. Pour s’y conformer, il est nécessaire d’opérer des changements internes, de prévoir un plan d’action, un budget.

Responsables qualité et directeurs d’école, cet article est là pour vous aider à mettre en place votre stratégie… Et obtenir le sacro-saint label QUALIOPI.

‍

La certification Qualiopi, qu'est-ce que c'est ? Quel est l'intérêt de Qualiopi ?

La loi du 5 septembre 2018 “Avenir professionnel” a permis aux organismes de formation concourant au développement des compétences de bénéficier de fonds publics ou mutualisés (État, les régions, Pôle emploi, OPCO, CPF, FAF, AFTpro…) . L’obtention de ces aides publiques est conditionnée au respect du Référentiel National Qualité (RNQ). Pour prouver son respect, les organismes concernés doivent obtenir la certification Qualiopi. La certification Qualiopi est donc un enjeu majeur pour les organismes de formation souhaitant développer leurs offres, améliorer leur qualité et attirer in fine de nouveaux clients/stagiaires.

La certification Qualiopi est délivrée après un audit initial, durant lequel un organisme certificateur accrédité (voir liste sur le site du Ministère du Travail) contrôlera le respect des indicateurs du RNQ pour les actions qui vous concernent (VAE, OF, AFC, CBC, CFA).

‍

Faut-il se faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi RNQ ?

Le passage de l’audit Qualiopi nécessite une certaine préparation :

• Compréhension du Référentiel National Qualité et de son guide de lecture
• Élaboration d’une stratégie de conformité
• Mise en conformité des process qualité de votre organisme
• Centralisation des preuves
• Entraînement avant le passage de l’audit
• Passage de l’audit

La mise en conformité de votre organisme de formation ne passe pas nécessairement par un accompagnement externe, bien qu’il soit le bienvenu. Certains organismes optent pour une préparation autonome de l’audit (en suivant pas-à-pas les indications du guide de lecture) quand d’autres investissent dans un accompagnement externe.

Votre choix dépend de plusieurs critères, qui diffèrent d’un organisme à l’autre :

• Votre budget qualité
• La taille de votre équipe
• Les compétences internes
• Les autres priorités
• Votre délai de conformité avant le passage de l’audit

Gardez en tête que la démarche Qualiopi est exigeante. La mise en conformité au RNQ est chronophage. Beaucoup d’organismes de formation peinent à prendre du recul sur leurs process internes, à prendre des décisions éclairées et à appliquer le guide de lecture Qualiopi avec toutes les subtilités qu’il comporte dans les temps. L’accompagnement devient alors une réponse pertinente en sécurisant votre passage de l’audit et en accélérant la mise en conformité du processus qualité.

‍

Quels sont les types d’accompagnement ?

Il existe plusieurs formes d’accompagnement. Ci-dessous, nous faisons un focus sur 3 types d'accompagnements (la liste n’est pas exhaustive).

‍

1. Faire appel à un consultant Qualiopi externe

La plupart des organismes de formation se font conseiller en amont sur la mise en conformité de leurs process internes. Pour ce faire, ils font appel à des experts qualité, généralement spécialisés dans le domaine de la formation professionnelle. Leur prestation de conseil diffère en fonction des besoins des organismes concernés.

💡 Certifopac (auditeur accrédité faisant passer l’audit initial et délivrant le label Qualiopi) a mis en ligne une liste non-exhaustive d’accompagnateurs à la certification Qualiopi. Les experts de cette liste ont été sélectionnés selon plusieurs critères :

• La posture professionnelle
• Les avis positifs d’organismes de formation déjà accompagnés
• Le maillage territorial

Attention, cette liste n’est pas exhaustive. De nombreux autres consultants qualité qui n’apparaissant pas dans cette liste font du très bon boulot.

Comment savoir si mon accompagnateur est sérieux ?

Vérifiez surtout que le consultant qualité choisi soit issu du secteur de la formation professionnelle/formation continue/secteur éducatif pour que son accompagnement soit adapté à vos problématiques spécifiques. En plus : examinez leurs recommandations, formations et cursus universitaires, leur réputation…

Quel est le prix d’un expert qualité ?

L’accompagnement d’un expert qualité a un certain coût, qui diverge en fonction de vos besoins. N’hésitez pas à demander quelques devis pour vous faire une idée du prix moyen.

‍

2. Audit blanc

Certains organismes de formation n’ont pas les moyens financiers (ou ont simplement les compétences nécéssaires en interne) de se faire accompagner dans leur processus de certification sur la durée : ils préparent le passage de la certification Qualiopi en autonomie, en suivant les indications du Guide de Lecture.

Or, pour s’assurer que leur préparation est suffisante, ils investissent dans ce qu’on appelle des “audits blancs” : il s’agit d’une ou plusieurs journée(s) “test” qui les place dans les mêmes conditions que l’audit initial. La personne qui réalise l’audit blanc (généralement un consultant expert Qualiopi) passe en revue les indicateurs du Référentiel National Qualité dans les mêmes conditions qu’un audit classique. À l’issue, il leur donne des conseils utiles, des recommandations, signale les éventuelles non-conformités, aiguille sur les priorités et le pourcentage de chance de réussite de l’audit initial… En bref, cette journée permet de tester votre préparation en conditions réelles !

‍

3. Automatisation de vos processus qualité grâce à des outils dédiés :

Avec les avancées technologiques, les organismes de formation ont l’opportunité de simplifier la mise en conformité de leur processus qualité interne grâce à l’utilisation d’outils spécialisés. L’utilisation quotidienne de certains outils qualité spécialisés dans le secteur de l’éducation permet de simplifier la mise en conformité de votre organisme à certains indicateurs Qualiopi.

Voici quelques exemples :

• Veille formation, un outil de centralisation de l’actualité du monde de la formation professionnelle, réalisés par des experts, permettant de répondre au critère 6 Qualiopi.
• Edko, un outil d’automatisation de la gestion qualité. Sa bonne utilisation vous permet de répondre plus simplement au critère 7 (indicateur 30, 31, 32). Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires formation et sur tout votre processus de gestion qualité. Envie de tester gratuitement notre outil ? Cliquez ici !
• Qiwy, un outil de centralisation de tous les documents de preuves facilitant l’audit de votre organisme de formation par l’auditeur.

"La mise en place d'Edko nous a permis de bénéficier de nombreux avantages significatifs. En plus de nous faire gagner du temps et de simplifier les tâches administratives, ce logiciel nous a également permis d'optimiser nos processus internes et d'améliorer notre productivité. (…) Premièrement, nous sommes en complète conformité avec QUALIOPI sur ses critères de qualité. Ensuite, l'efficacité que nous avons gagnée, nous a permis d’économiser du temps et donc, de nous permettre de nous concentrer sur les résultats des enquêtes plutôt que de la gestion de ces dernières.” explique Julien Philipponneau, directeur de l’organisme Le Socle.

PS : Il faut voir les outils d’automatisation comme des accompagnateurs dans la durée, même après le passage de l’audit Qualiopi.

‍

4. Être votre propre accompagnateur 👊

Le Ministère du Travail met à disposition un guide de lecture (aujourd’hui dans sa version 8, version 9 applicable à partir du 8 mars 2024 et intégrant des exigences pour les sous-traitants). Ce guide explicite les obligations qualité du Référentiel National Qualité :

• Niveau attendu
• Exemples de preuve
• Non-conformités encourues
• Définitions

C’est votre allié numéro 1.

Si vous optez pour une préparation de l’audit en interne, voici quelques conseils :

• Prenez le temps de bien analyser et comprendre le guide de lecture Qualiopi : c’est la seule et unique référence pour passer l’audit initial avec brio.
• Suivez des experts en qualité sur les réseaux sociaux : auditeurs accrédités, consultant qualité…
• Renseignez-vous auprès d’autres prestataires ayant passé la certification Qualiopi en autonomie : quels sont leurs conseils ? Comment se sont-ils préparés ?
• Faites une veille régulière sur les nouveautés Qualiopi : dernières versions du guide de lecture Qualiopi, blog des auditeurs certifiés, les non-conformités les plus répandues…

PS : Pour multiplier vos chances de réussite, optez pour un accompagnement 360° : consulting + audit blanc + outils.

Envie de tester gratuitement notre outil ?

‍

Quel est le coût de l’accompagnement à la certification ?

Le coût de la démarche de certification Qualiopi dépend de vos choix d’accompagnement.

Le prix dépend donc :

• Du type d’accompagnement : formation, consulting, audit blanc, outils, …
• De la durée de l’accompagnement
• De la taille de votre organisme de formation
• De la date de passage de l’audit Qualiopi

À cela, il faut ajouter le prix de la certification Qualiopi sur 3 ans, qui implique :

• Le prix de l’audit initial
• Le prix de l’audit de surveillance
• Le prix de l’audit de renouvellement

Nos conseils pour prendre une décision éclairée :

• Faites un panorama de vos ressources internes : équipe, compétences, budget
• Identifiez vos potentielles faiblesses à la lumière du guide de lecture Qualiopi : quels indicateurs semblent difficiles à mettre en œuvre ? Quel est votre délai de mise en conformité ?
• Réalisez un benchmark des différentes offres d’accompagnements : comparez les différents prix, commandez des devis, demandez conseil à d’autres organismes de formation…

‍

Les avantages d’un accompagnement Qualiopi

Un accompagnement Qualiopi a de nombreux avantages, voici les principaux :

• Apporter des conseils/stratégies pour répondre à tous les indicateurs
• Mettre en place des processus chronophages
• Former à la gestion qualité
• Sécuriser le passage de l’audit Qualiopi en multipliant vos chances de succès
• Économiser du temps, et donc de l’argent
• Être serein pour l’audit Qualiopi

‍

À propos d’Edko

‍

Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

‍

‍