Améliorez vos formations grâce à nos ressources

L’EMPREINTE DU LEARNING est notre nouvelle série dédiée à l’IMPACT des formations. Dans une série d’interviews, Edko interroge Cécile Robert, pour vous aider à comprendre et mesurer l’impact de vos formations. 

Cécile Robert est consultante spécialisée dans l'évaluation de la formation et des compétences. Elle a accompagné plusieurs organismes de formation et académies d'entreprises dans la mise en place de leurs dispositifs d'évaluation.

Différence entre qualité & impact, learning analytics, la complémentarité des évaluations, budgets de formation… Tous les deux mois, Edko donne la parole à Cécile pour décrypter un sujet lié à l’impact…

“Qualité, transfert, impact : démêler les clés de l’efficacité des formations” : aujourd’hui, place au 1er épisode dédié à la distinction entre des notions très importantes lorsque l’on s’intéresse à l’impact d’une formation. 

Bonne lecture !

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1 - De quoi parle-t-on au juste ? Peux-tu nous présenter le thème d’aujourd'hui ?

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On parle très souvent de la qualité de la formation, en présentant à tort la qualité comme l’objectif ultime de la formation. C’est aussi une confusion entretenue par la démarche Qualiopi : Qualiopi est une preuve que l’organisme de formation met en œuvre un ensemble de règles et de moyens qui concourent à la qualité des formations dispensées. Mais ça s’arrête là ! La qualité répond à un ensemble de critères décrits dans le Référentiel National Qualité que tout client est en droit d’attendre, concernant le niveau de maîtrise du sujet du formateur, la pertinence des modalités pédagogiques, etc. Et cette qualité est plus ou moins élevée (ce que Qualiopi ne mesure pas, au passage).  

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La qualité du processus de formation est une notion très différente de celle de l’impact de cette formation. La qualité est une condition nécessaire, mais non suffisante pour qu’une formation ait un impact.  

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L’impact est aujourd’hui un terme très galvaudé. Quand on parle de l’impact d’une action de formation, on évoque les effets positifs de ce processus d’apprentissage sur une activité. La conséquence attendue d’une formation pour les participants, c’est l’acquisition de compétences, et la conséquence attendue d’une formation pour l’organisation, c’est de générer le changement pour lequel elle a été programmée. Or, ce changement dans l’activité de l’entreprise ne dépend jamais uniquement de la formation, raison pour laquelle j’aime aussi parler de contribution. Le terme de contribution montre bien que l’objectif final ne peut être atteint que par la mise en œuvre de plusieurs actions, et que la formation n’est que l’une d’entre elles. 

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Prenons l’exemple d’une formation commerciale qui s’adresse à une population de responsables grands comptes. Les participants vont acquérir diverses compétences, correspondant aux objectifs pédagogiques : être capables d’identifier les rôles des différents interlocuteurs, savoir répondre à leurs différents besoins, etc. Pour leur entreprise, il s’agit certainement de développer l’activité auprès d’une clientèle de grands comptes, ou de raccourcir le processus commercial lorsqu’on s’adresse au CAC40, etc. Or, la réussite de ces objectifs business ne dépend pas seulement de la formation intrinsèquement, mais aussi de l’accompagnement du directeur commercial, des autres ressources dont vont disposer les commerciaux dans leur management de la relation clients, etc. 

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Se poser la question de l’impact de la formation, c’est vérifier que celle-ci contribue réellement à l’atteinte des objectifs business.

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Donc, nous avons la qualité du process de formation, puis nous avons parfois plusieurs mois plus tard un impact de la formation. Entre les deux se situe le transfert de la formation en situation de travail. Plus précisément, le transfert des acquis de la formation. La formation marque le début du processus de transfert, qui va permettre la mise en application de la formation. En d’autres termes, pour que la formation se traduise en montée en compétences, il faut qu’il y ait transfert. En formation, on nous explique et/ou on nous montre quelque chose. Cela reste théorique tant que ces éléments n’ont pas été appliqués en situation de travail, tant qu’il n’y a pas eu de transfert. Une compétence n’est acquise que si elle est mise en application, sinon cela reste une connaissance théorique. Et pour un transfert effectif en situation de travail, il faut encore réunir un certain nombre de conditions, disons pour simplifier un environnement de travail et de management propice à cette mise en application. C’est aussi la raison pour laquelle la formation en situation de travail est si efficace : il y a toujours une mise en application. 

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On peut donc schématiser ces notions par l’équation simplifiée suivante : Qualité + environnement favorable ⇒ transfert ⇒  impact positif.

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2 - En quoi est-ce important de différencier ces notions ?

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Les entreprises et les collaborateurs ont un énorme besoin de montée en compétences, sur plein de sujets, aujourd’hui et encore plus demain. L’enjeu en comprenant bien ces différentes notions et en étant capable de décortiquer la création de valeur d’une action de formation, c’est d’arrêter de dépenser du temps et de l’argent sans être certain d’arriver à créer de l’impact. 

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Si on s’en tient à la qualité, on se donne une obligation de moyens, et non pas de résultats. 

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L’enjeu, c’est aussi de mesurer et de reconnaître la contribution effective de la formation aux objectifs de l’entreprise, et ainsi justifier les budgets alloués. 

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Je ne parle volontairement pas du ROI de la formation, car le retour sur investissement financier est rarement calculable dans le contexte de la formation. Par contre, on assiste à une réduction des budgets accordés à la formation - réaction que l’on observe en période de contraction de l’activité économique - et il me semble, dans ce contexte tendu, particulièrement important d’être en mesure de justifier de la contribution réelle de la formation. Sans cela, ce serait parfaitement rationnel de la supprimer. 

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Cela me semblerait aussi logique d’arrêter de publier dans les rapports extra-financiers le nombre d’heures où le budget alloué à la formation ou encore le pourcentage de salariés formés, mais de publier des résultats - si ce n’est en termes d’impact pour l’entreprise - au moins en termes de montée en compétences pour les collaborateurs.

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3 - Une idée reçue qu’il faut absolument déconstruire ? Une fausse croyance ?

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C’est facile de se laisser porter par l’idée que la qualité suffit pour avoir de l’impact. C’est pourtant faux. La qualité relève d’une exigence de moyens, et non pas de résultats. En gros, on n’a fait qu’une partie du chemin si on s’arrête à la notion de qualité.

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J’ai parlé tout à l’heure du transfert, qui se fait si les conditions de mise en pratique des contenus de la formation sont réunies. Quelles sont ces conditions au juste ? Il y en a plusieurs, cela pourrait même faire l’objet d’un entretien à part entière ! Pour citer les principaux facteurs, on peut indiquer tout d’abord d’avoir l’opportunité de mettre en pratique la formation, qui doit donc s’adresser à la bonne personne au bon moment, le plus rapidement possible après la formation, et, pour certains sujets, à plusieurs reprises. L’apprenant montera plus vite en compétences si son environnement de travail et son manager sont attentifs à cette période d’apprentissage, en lui laissant du temps, un droit à l’erreur, etc. Bref, c’est l’une des caractéristiques de l’organisation apprenante qui sait mettre en place les conditions de développement des compétences de chacun, par définition.

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4 - Une méthode de prédilection ?

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Une bonne pratique est d’intégrer la question de l’impact et des conditions de transfert en amont, au moment de l’ingénierie pédagogique, avec le commanditaire de la formation. 

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De façon simple, il faut être capable de répondre à la question : en quoi pourra-t-on dire que cette formation a eu de l’impact ? On voit bien que la réponse à cette question n’est pas du tout de l’ordre des critères de qualité. La réponse est à chercher du côté du changement de comportement attendu des apprenants, ou du côté de la mise en œuvre de nouvelles pratiques ou actions ou gestes métiers.   

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Ces éléments sont des boussoles qui doivent orienter l’ingénierie pédagogique.

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Cela revient aussi à se poser la question de la mesure de l’impact en amont, alors qu’on y pense souvent qu’une fois la conception terminée. En répondant à la question de comment va se manifester l’impact de la formation, on identifie un critère de performance qui devrait être impacté par la formation. Cet indicateur va bien entendu être utile pour mesurer l’impact.

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Si je prends un exemple avec une formation concernant l’accueil téléphonique des clients, on peut considérer que cette formation a eu de l’impact si les clients sont satisfaits des échanges téléphoniques qu’ils ont eus avec leurs interlocuteurs. Cette satisfaction est mesurée par une invitation en fin de conversation à laisser son avis sur l’appel, et on pourra estimer qu’une satisfaction qui augmente pour les appels gérés par les participants à cette formation est un indicateur de l’impact de la formation.

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Ce qui ne doit pas être confondu avec les objectifs pédagogiques de la formation, qui doivent correspondre au développement de compétences des opérateurs. On pourrait, toujours pour cette formation, avoir pour objectifs pédagogiques “être en mesure de répondre aux objectifs du client” ou “savoir identifier les situations pour lesquelles il est nécessaire d’ouvrir une demande”, etc. On voit ici que les objectifs pédagogiques visent la montée en compétences des apprenants. 

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Par contre, on forme bien les apprenants pour que la formation se traduise par une contribution positive à l’activité de la société. Ici, on recherche in fine la satisfaction du client lorsqu’il est en contact avec l’assistance téléphonique qui est intégrée dans son contrat.

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Si on résume, il ne faut pas se limiter aux objectifs pédagogiques, mais également prendre en compte l’objectif business qui justifie la formation. 

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Pour les formations visant à l’emploi (formation initiale ou de reskilling), l’impact se traduit généralement par l’insertion professionnelle des participants, en la comparant à l’insertion des candidats qui n’ont pas suivi cette formation.

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5 - Un quick win qui change tout ?

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Un “quick win” efficace est de communiquer les objectifs d’impact, quels qu’ils soient, avant la formation, aux parties prenantes (commanditaire, que ce soit les managers ou non, et bien sûr les apprenants). Cela revient à créer une pression vertueuse, car les études montrent que si on prévient les apprenants que l’on va  mesurer l’impact, on montre ainsi qu’on attend d’eux un réel changement suite à cette formation, et on favorise ainsi le transfert. On induit un biais qui va avoir une incidence positive. Il faut donc communiquer sur ce que l’on attend de cette formation, au niveau individuel (montée en compétences des participants, qui est une résultante des objectifs pédagogiques), et au niveau organisationnel, en insistant sur les bénéfices. De façon plus générale, prendre le temps de bien “vendre” la formation.

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6 - Une belle histoire ?

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Je vais prendre l’exemple d’une formation dispensée auprès d’exploitants agricoles sur la méthanisation. Concernant cette formation, les évaluations de satisfaction montraient à quel point les participants avaient été contents d’apprendre une nouvelle technologie, et que la formation s’était bien déroulée. Pourtant, la formation n’avait pas eu l’impact escompté : aucun agriculteur n’avait appliqué la formation, alors même qu’ils avaient été volontaires pour se former. La raison : le processus de conversion vers la méthanisation est complexe et coûteux, savoir comment s’y prendre ne suffit pas pour prendre ce virage. Donc la formation a eu un impact réel : celui de la sensibilisation de la cible à une nouvelle technologie. Mais elle n’a pas eu l’impact escompté au moment où elle a été conçue.  

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On retient de cette anecdote que les objectifs d’impact, situés au niveau du business et pas uniquement au niveau des apprenants la plupart du temps, ne dépendent pas uniquement de la formation le plus souvent. Il est donc essentiel de les choisir avec soin, pour que ceux-ci soient directement liés au suivi de la formation. Enfin, pour qu’il y ait impact, il faut toujours que les conditions de mise en application soient réunies, et on observe bien souvent des formations ambitieuses qui ont recueilli un très haut niveau de satisfaction, mais qui ont eu peu d’impact, faute d’opportunité réelle de les mettre en œuvre. 

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7 - Comment ça se mesure / Comment ça se traduit concrètement ?

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De plusieurs façons. Pour répondre à cette question, il faut d’abord se demander ce qu’on veut mesurer, et pour quoi faire ? En effet, on ne va pas mesurer de la même manière la qualité du processus de formation, le transfert en situation de travail, et l’impact final sur l’activité, pour aller du plus courant au plus délicat. 

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On va aussi se demander si on cherche à réaliser cette analyse de manière ponctuelle (dans le cadre d’un pilote par exemple), ou si l’on souhaite mettre en place un dispositif d’évaluation dans la durée (pour mesurer une évolution notamment, ou pour répondre à des obligations réglementaires). 

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Selon les cas, on mettra en place des enquêtes quantitatives ou qualitatives, en s’intéressant aux changements induits pour les participants (toujours), voire à des indicateurs de performance opérationnels (plus rarement). Par souci d’efficacité, cela se traduit le plus souvent par la mise en place auprès des participants de questionnaires “à froid” quelques semaines après la fin de la période nécessaire pour mettre en place les acquis de la formation. 

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8 - Le mot de la fin

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S’il y avait une seule chose à retenir : pour qu’il y ait impact, il faut forcément une formation de qualité. Par contre, une formation de qualité n’est pas forcément suivie d’impact… Et c’est ce qui rend les choses difficiles, mais passionnantes !

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

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Depuis le 1er janvier 2025, la réforme du revenu de solidarité active, expérimentée depuis plus d'un an, est généralisée à tous les bénéficiaires du RSA, qui sont automatiquement inscrits à France Travail et doivent effectuer entre 15 et 20 heures d’activité hebdomadaire.

Les activités peuvent inclure la recherche d’emploi, la formation, l’immersion professionnelle, ou encore l’obtention du permis de conduire.

Pour les prestataires de la formation professionnelle, l'ensemble des bénéficiaires du RSA sont un nouveau public à prendre en compte dans le cadre des nouvelles exigences.

Quels sont les impacts de cette nouvelle exigence pour les organismes de formation ? Comment se positionner sur l’accompagnement des bénéficiaires du RSA dans le cadre de cette nouvelle réglementation ?

Dans cet article, Edko décrypte les nouvelles exigences et livre des pistes de réflexion à destination des OFs désireux de tirer parti de ces nouvelles exigences.

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L'instauration d'un minimum d’activité obligatoire (RSA) : contexte et exigences

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La réforme du Revenu de Solidarité Active (RSA), testée depuis le printemps 2023 dans environ cinquante départements, est étendue à l'ensemble des bénéficiaires à partir du 1er janvier 2025. Selon France Info, seuls 40% des allocataires du RSA étaient inscrits à France Travail.

Dans un rapport publié en janvier 2022, la Cour des comptes révélait plusieurs dysfonctionnements concernant le RSA, malgré une réelle protection des allocataires contre la grande pauvreté.

• Une atteinte insuffisante du public cible et une fraude trop élevée : d'après un dossier de la Drees paru en février 2022, "un tiers des foyers éligibles ne recourent pas au RSA".

• Un accompagnement défaillant avec 60% des bénéficiaires ne disposant pas de contrat d’accompagnement.

• Un accès encore difficile à l’emploi. Pour reprendre les chiffres de Vie Publique : “parmi les allocataires, seul un tiers a trouvé un emploi et a donc quitté le dispositif, et 65% vivent sous le seuil de pauvreté monétaire”.

Dans un rapport du 19 avril 2023 réalisé par le Haut-Commissaire à l’emploi et à l’engagement des entreprises, il préconisait alors “pour les plus éloignés du marché du travail, dont la plupart des allocataires du RSA, un parcours d’accompagnement intensif comportant 15 à 20 heures hebdomadaires d’activité et la contractualisation systématique des engagements de chacun”. Entre le printemps 2023 et fin 2024, 47 départements ont testé cet accompagnement renforcé.

En bref, cette réforme découle d’une volonté du gouvernement de mieux encadrer le RSA.

Depuis le 1ᵉʳ janvier, les bénéficiaires du RSA doivent réaliser entre 15 et 20 heures d’activités par semaine, comme des formations, des immersions en entreprise, ou encore des entretiens…

Plus précisément, cette réforme prévoit pour tous les demandeurs du RSA :

• "l’inscription automatique à France Travail dès le dépôt de leur demande" ;

• "une orientation vers un organisme référent (conseil départemental, collectivité, mission locale, France Travail) et un diagnostic global suivant un référentiel partagé : un accompagnement personnalisé est mis en place pour aider les bénéficiaires à atteindre les 15 heures d’activité hebdomadaire. Cet accompagnement peut inclure des formations, des entretiens, des stages, ou des ateliers pour améliorer l’employabilité des allocataires. "

• "la signature obligatoire d’un contrat d’engagement avec l'organisme référent incluant un plan d’action et au moins 15 heures d’activité par semaine. Cette durée peut être ajustée selon la situation de chacun. En cas de refus de signer ou de non-respect du contrat, des sanctions peuvent être appliquées, allant de la suspension à l'arrêt du versement de l'allocation."

Certaines exceptions concernent "les personnes qui souffrent d'un handicap, d'une invalidité ou d'un problème de santé" ainsi que "les parents isolés d'enfant(s) de moins de 12 ans qui n'ont pas de solution de garde", qui ne sont pas soumis à cette obligation. Des aménagements sont également envisageables pour les bénéficiaires du RSA "confrontés à des difficultés dans leur vie personnelle et familiale". Dans ce cas, la durée minimale d'activité pourra être abaissée.

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L'instauration d'un minimum d’activité obligatoire (RSA) : quel impact pour les OFs ?

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Maintenant, vous le savez, cette réforme impose aux bénéficiaires une obligation de 15 à 20 heures d'activité hebdomadaire. Parmi les “activités”, le décret mentionne notamment des “périodes de formation” et c’est ce qui nous intéresse aujourd’hui.

Cette exigence “d’activité obligatoire” risque d'entraîner des conséquences pour les organismes de formation :

• Augmentation de la demande de formations : une grande partie des bénéficiaires du RSA vont désormais consacrer une partie de leurs heures d'activités obligatoires à des formations professionnelles. Cela risque d'engendrer une demande de plus en plus accrue pour les organismes de formation (Qualiopi), notamment concernant les formations les plus professionnalisantes, qui vont devoir adapter certaines de leurs offres pour répondre à ces nouveaux besoins : formations à l'informatique, à l'expression orale, ou des journées d'immersion en entreprise…

• Accompagnement renforcé : les organismes de formation vont devoir collaborer avec France Travail et les autres organismes référents afin d’offrir un accompagnement personnalisé aux bénéficiaires du RSA, qui n’ont pas les mêmes besoins que d’autres publics.

• Défis logistiques et pédagogiques : les organismes de formation devront s’adapter pour accueillir un public potentiellement éloigné de l'emploi, nécessitant des approches pédagogiques spécifiques et un soutien renforcé.

• Suivi et évaluation : les organismes de formation accompagnant des bénéficiaires du RSA dans le cadre d’un contrat d’engagement devront sûrement mettre en place des outils de suivi partagés avec les organismes référents pour évaluer les progrès des bénéficiaires et ajuster les parcours de formation en conséquence.

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En fonction de leurs objectifs, certains OFs peuvent voir cette nouvelle réglementation comme une opportunité de développement.

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‍En tant qu’OFs, comment valoriser votre expertise auprès de ce public et les accompagner vers l’insertion professionnelle ?

Voici nos quelques bonnes pratiques 👇

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Bonnes pratiques pour développer votre OFs auprès des bénéficiaires du RSA

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Les bénéficiaires du RSA seront accompagnés par des conseillers dans le cadre de leurs contrats d’engagement. Pour toucher ce public, les OFs devront donc collaborer et rendre visibles leurs offres auprès de ces conseillers.

Voici donc quelques étapes et conseils à suivre :

• La certification Qualiopi est un pré-requis indispensable : Assurez-vous que votre organisme de formation est certifié Qualiopi. En effet, cette certification est essentielle pour être reconnu comme un organisme de formation de qualité et pour pouvoir bénéficier des financements publics, et donc, logiquement, pour être recommandé par les conseillers de France Travail et autres organismes référents.

• L’adaptation de l'offre de formation aux exigences de la réforme du RSA : proposez des formations adaptées aux besoins des bénéficiaires du RSA, notamment des formations très professionnalisantes, des ateliers de recherche d'emploi, ou des immersions en entreprise. Ces formations doivent répondre aux exigences du contrat d'engagement réciproque signé par les bénéficiaires.

• Une collaboration étroite avec les organismes référents est indispensable : par exemple, participez aux réunions et aux événements organisés par France Travail pour mieux comprendre les besoins des bénéficiaires et adaptez votre offre de formation en conséquence ou encore proposez des sessions de formation pour les conseillers afin qu'ils connaissent bien votre offre de formation et puissent la recommander en toute confiance aux bénéficiaires du RSA.

• Un suivi exigeant et l’évaluation des formations devient plus qu’une nécessité : mettez en place des outils de suivi et d'évaluation pour mesurer les progrès des bénéficiaires et démontrer l’impact de vos formations sur ce public. Partagez régulièrement ces informations avec les conseillers pour démontrer l'efficacité de vos formations.

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• ‍Une bonne communication auprès des bénéficiaires du RSA / conseillers est à mettre en place : communiquez constamment vos succès et les témoignages de bénéficiaires du RSA ayant suivi vos formations. Utilisez les réseaux sociaux, les newsletters, et les événements pour accroître votre visibilité auprès des conseillers et des bénéficiaires eux-mêmes.

En travaillant sur ces étapes, votre organisme de formation pourra se positionner comme un partenaire de choix et bénéficier des recommandations des conseillers dans le cadre de la réforme du RSA.

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Conclusion : une réforme contestée

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Magré les effets positifs relevés dans le rapport final d'évaluation, publié en novembre par le ministère du Travail, notamment le renforcement de la confiance en soi, une levée des freins en matière d'accès aux droits et de santé et des délais d'orientation réduits, cette réforme suscite quelques débats.

En effet, l'objectif de 15 à 20 heures d'activité hebdomadaire serait inégalement atteint et plus accessible pour ceux proches de l'emploi. De plus, la contrainte administrative de traçabilité des heures est difficile à justifier et peut affecter la relation de confiance avec les bénéficiaires, voire les inciter à renoncer au RSA...

Enfin, le rapport d’évaluation note aussi que l'accompagnement renforcé ne convient pas à tous les types de parcours, notamment pour les publics les plus autonomes ou ceux en attente de décisions administratives…

En bref, il risque sûrement d’y avoir du mouvement vis-à-vis de ces nouvelles exigences de conditionnement du RSA à ce “un minimum d’activité obligatoire”.

Edko reste à l’écoute.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

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Sources :

• Décret n° 2024-1242 du 30 décembre 2024 relatif à l'inscription, à l'orientation et au contrat d'engagement des demandeurs d'emploi
• Décret n° 2024-1244 du 30 décembre 2024 relatif aux délais d'orientation et d'accompagnement des demandeurs d'emploi
• France Info : Ce qu'il faut savoir sur la réforme du RSA, généralisée à partir du 1er janvier 2025
• Vie Publique : Le RSA : un dispositif efficace pour favoriser la reprise d'activité ?

Dans n’importe quel secteur d’activité, suivre et améliorer la qualité de ses produits ou services est indispensable. Le secteur de l’éducation et de la formation n’y échappe pas. Le suivi de la qualité et l’évaluation des formations sont des enjeux cruciaux.

Le suivi qualité se formalise par une démarche qui permet de détecter les dysfonctionnements, mais aussi et surtout favoriser des mesures d’amélioration continue. L’amélioration continue est la finalité de toute démarche / tout processus qualité, or, il existe quelques bonnes pratiques à intégrer dans vos processus actuels pour initier davantage d’actions d’amélioration.

Comment construire une démarche qualité qui favorise l’amélioration continue ? Comment initier plus souvent des actions d’amélioration en continu ?

Dans cet article, on ne s’attachera pas à décrire les étapes primordiales d’un processus d’amélioration continue de la qualité (évaluation, traitement des appréciations) performant, mais à vous livrer quelques pratiques testées et approuvées qui vont enrichir vos processus qualité.

Au-delà des étapes classiques d’un processus d’amélioration continue, découvrez 8 astuces concrètes pour favoriser une culture de l’amélioration continue au sein de vos établissements.

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Contexte : amélioration continue & formation professionnelle

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La notion d’amélioration continue est fondamentale à tout secteur d’activité, notamment celui de la formation professionnelle. Elle se formalise généralement par un enchaînement de tâches, permettant de faire ressortir des points d’attention et/ou d’amélioration. Elle consiste à mener des actions permanentes et durables afin d’améliorer l’ensemble des processus d’une organisation, en identifiant et éliminant les dysfonctionnements, mais aussi en renforçant les atouts.

Dans le secteur de la formation professionnelle, la loi du 5 septembre 2028 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a définitivement placé l’amélioration continue au cœur des enjeux qualité des prestataires de la formation, en conditionnant l’accès aux aides mutualisées et aux fonds publics à l’obtention d’une certification qualité, nommée Qualiopi.

Mettre en place un suivi qualité, c’est acter la volonté de s’améliorer en continu. Or, il existe des hacks et bonnes pratiques pour favoriser la prise d’actions d’amélioration, au-delà des processus d’amélioration continue classiques.

Découvrons ensemble notre top 8 (non exhaustif) de bonnes pratiques à tester au sein de vos établissements.

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Favoriser une culture d’amélioration continue : 8 bonnes pratiques

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Voici quelques bonnes pratiques à découvrir, tester, mettre en place au sein de vos établissements pour favoriser une culture de l’amélioration continue, au profit de votre qualité.

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1. Intégrez une question dédiée à l’amélioration continue à chacune de vos enquêtes qualité

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Dans tout processus qualité qui se respecte, notamment ceux qui concernent les prestataires de la formation assujettis aux exigences de la certification Qualiopi, les responsables en charge de la qualité vont collecter les feedbacks / avis de leurs parties prenantes pour évaluer la qualité de leurs formations et mettre en place des actions.

Satisfaction, évaluation des acquis, attentes & besoins… Chaque questionnaire / évaluation peut vous permettre d’initier des actions d’amélioration continue, et non pas que des actions de réparation / gestion des incidents. Chaque évaluation “qualité” (satisfaction, évaluation des acquis…) est donc une opportunité pour vous d’innover et de sortir de votre zone de confort.

Pour favoriser une culture d’amélioration au sein de vos établissements, voici une bonne pratique simple à tester : ajouter systématiquement une question dédiée à l’amélioration continue.

Prenons l’exemple suivant : Vous envoyez un questionnaire de satisfaction à chaud. Or, vos stagiaires / parties prenantes n’ont pas de réclamations ni de problématiques majeures à soulever, elles sont d’ailleurs plutôt satisfaites. C’est déjà un très bon point. Or, pourquoi s’en tenir à ça. Essayez d’ajouter une question de type “Merci pour ta réponse, as-tu des suggestions d’amélioration à nous partager ?” ou encore “Merci pour tes retours précieux. As-tu des idées ou des innovations à nous partager pour améliorer ton apprentissage / ton expérience ?.

Lorsque vos parties prenantes sont satisfaites, c’est justement l’occasion de les sonder sur des suggestions d’amélioration.

De belles initiatives peuvent être proposées. En ajoutant cette question, vous collectez des suggestions intéressantes à mettre en place et vous créez un terreau fertile pour innover dans le futur. Du point de vue de vos parties prenantes, vous avez la certitude de gagner des points et de voir leur satisfaction augmenter en mettant en place certaines de leurs propositions.

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2. Laissez en libre-service un questionnaire “boîte à idées - aidez-nous à innover”

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Simple & efficace. Il s’agit d’un questionnaire unique et sans date de péremption à destination de vos bénéficiaires ou encore de votre équipe pédagogique.

Il permet simplement de faire remonter des idées, innovations, bonnes pratiques à tester, vous permettre d’innover et de rendre votre organisme de formation meilleur chaque jour. De plus, vous augmenterez significativement la satisfaction si vos répondants constatent une prise en compte de leurs idées et suggestions.

En début d’année ou à chaque rentrée, communiquez sur ce questionnaire, expliquez bien son utilité, sa localisation (site web, QR Code à scanner) et son objectif. L’objectif est de faire comprendre à vos parties prenantes qu’elles participent activement à l’amélioration de votre structure et que cet engagement leur sera bénéfique individuellement.

Les réponses collectées par ce questionnaire peuvent, par exemple, vous aider à répondre à une réclamation collectée lors d’une autre campagne. Elles peuvent aussi venir enrichir vos idées d’amélioration en cours ou encore tout simplement vous aider à initier des actions innovantes (lorsque vous avez davantage de bande passante).

PS : si vous mettez en place ce type de système, assurez-vous d’avoir les moyens (humains / financiers / temps) de prendre en compte les retours exprimés. Sinon, ce questionnaire n’aura que très peu d’impact.

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3. Osez partager vos résultats, surtout “négatifs”

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En partageant régulièrement vos résultats, quels qu'ils soient, vous serez surpris (positivement) des réactions de vos parties prenantes / équipe.

Déjà, cela prouve votre transparence et votre envie de bien faire. Comme le rappelle aussi Jonathan Pottiez, dans sa newsletter “Impact Formation”, notamment dans l’édition du 17 février 2025, le partage des résultats “encourage l’utilisation immédiate des données”.

Ce n'est pas tout : le partage des résultats permet d’insuffler de belles avancées.

• En interne, partagez-les en-dehors de la stricte équipe Qualité, à plus large échelle au sein de votre organisation. D’abord, c’est une excellente manière de valoriser votre travail. Puis, c’est aussi une opportunité de vous inspirer des idées et des réactions des autres (lorsque les résultats ne sont pas à la hauteur des objectifs).

• Concernant vos bénéficiaires, partager les résultats positifs est une pratique nécessaire. Mais ce n’est pas tout. Le partage des résultats moins “valorisants” est aussi une réelle opportunité pour les équipes Qualité de s’améliorer. Vos parties prenantes (notamment les bénéficiaires), peuvent proposer des idées / pistes d'amélioration intéressantes. En effet, il faut simplement trouver la bonne manière de communiquer sur ces résultats. Nous vous conseillons de démarrer par les réussites, puis d’expliquer ce qui “pèche” pour ensuite partager les axes d’amélioration envisagés. N’hésitez pas à laisser une place à vos bénéficiaires pour s'exprimer. C’est une bonne manière de les engager durablement dans votre processus d’amélioration et de faire augmenter vos taux de réponse aux prochaines enquêtes. Cette transparence a le mérite d’augmenter la confiance de vos parties prenantes.

À vous de bien communiquer ces résultats pour qu’ils ne desservent pas vos établissements, au contraire !

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4. Allez plus loin que la simple résolution des réclamations

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Le traitement des réclamations est indispensable dans tout processus de gestion qualité qui se respecte. Or, les réclamations collectées sont parfois une opportunité d’aller plus loin.

Au lieu de résoudre simplement la réclamation, tentez d’innover, de rechercher des solutions plus pérennes dans le temps. Pour cela et dans chacune de vos enquêtes, posez des questions plus précises, creusez le sujet pour avoir un maximum d’éléments. Demandez aux répondants ce qui leur semblerait approprié comme action.

C’est d’ailleurs une pratique largement recommandée par les experts Edko, qui suggèrent d’intégrer des scénarios de questions qui s’activent à partir du moment où un répondant livre une réclamation / un dysfonctionnement. Dans ce cas, un ensemble de questions dédiées viennent creuser le sujet en profondeur, permettant de comprendre les raisons précises du mécontentement et de donner la parole aux répondants pour les engager dans la résolution du problème.

Résultat : au moment du traitement de la réclamation par votre équipe, vous avez du contenu pour aller plus loin.

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5. Mettez en place un programme de reconnaissance & de récompenses en interne

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La reconnaissance est un leitmotiv inhérent à chaque collaborateur. Elle permet d’encourager et de récompenser la prise d’initiative.

En tant que professionnel de la qualité, il est parfois difficile de sortir la tête du traitement quotidien des appréciations. Une culture de l’amélioration / innovation se construit et se formalise. Pour cela, il est intéressant de travailler sur un modèle de récompenses axé sur la prise d'initiatives ou encore sur la mise en place d'améliorations durables, permettant aux équipes Qualité de se challenger jour après jour en voyant leur créativité & leur engagement légitimement être récompensés.

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6. Initiez des focus groupe

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Il s’agit d’un bon moyen pour initier des actions d’amélioration au quotidien.

Prenons un exemple :

Plusieurs stagiaires vous remontent des appréciations qui se recoupent (réclamations ou suggestions). Vous trouvez le sujet intéressant et avez déjà réfléchi à des manières de le traiter. Mais vous avez besoin de creuser davantage le sujet. Dans le cas où l’appréciation soulevée est pertinente, il est intéressant d’organiser un focus groupe pour échanger en profondeur sur la meilleure réponse à lui donner.

Ces “focus groupe” sont composés généralement d’un ou deux bénéficiaires, d’enseignants, d’un représentant du département qualité et de toute autre personne pertinente pouvant apporter une vision intéressante.

Ces moments d’intelligence collective permettent de faire émerger de belles idées, d’acter la mise en place d’une amélioration et de prouver votre envie de bien faire.

Afin de généraliser cette pratique, mettez-vous des objectifs de focus groupe sur l’année. Par exemple, vous pouvez initier 3 focus groupe sur l’année scolaire pour travailler sur des améliorations significatives (qui ont fait l’objet, par exemple, de plusieurs appréciations ou qui répondent à vos objectifs prioritaires).

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7. Exploitez votre veille quotidienne et croisez-la avec les appréciations collectées

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Sans veille, difficile de sortir des sentiers battus et d’innover. Une veille sur les dernières tendances et innovations pédagogiques (ou autre) permet d’avoir l’esprit vif et des idées neuves. De plus, cette veille peut également s’apparenter à un benchmark, en vous inspirant des innovations mises en place par d’autres établissements concurrents, un terreau fertile pour innover.

Pour véritablement intégrer cette veille dans votre démarche d’amélioration continue, il est nécessaire de la relier aux différentes appréciations collectées. Cette veille sectorielle inspire vos prises de décisions et vous aide aussi à prioriser vos actions d’amélioration.

Pour mettre en place cette veille en interne, n’hésitez pas à mettre en place des rituels, des moments de partage au sein de l’équipe qualité. En créant des rituels, vous encouragez vos équipes à veiller, innover et être porteuses d’améliorations significatives.

Au sein de notre logiciel de gestion de la qualité Edko, les utilisateurs ont accès à une section Veille, enrichie chaque jour par nos experts et les utilisateurs eux-mêmes. Ils peuvent annoter les dernières actualités et s’enrichir de ces ressources pour répondre aux appréciations collectées.

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Envie de digitaliser votre gestion qualité ? Prenez rendez-vous avec les experts Edko !

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8. Mettez en place des autoévaluations

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L’autoévaluation est une tendance pédagogique de 2025. L’autoévaluation est une manière de remettre l’apprenant au cœur de son apprentissage et le pousse à être un créateur de sa formation.

Du côté des équipes qualité, l’autoévaluation est une réelle opportunité de favoriser une culture d’amélioration continue et de suggérer des nouvelles idées à mettre en place. Les autoévaluations mettent en évidence certains dysfonctionnements structurels / améliorations intéressantes à mener que les équipes Qualité ne perçoivent pas nécessairement en menant leurs évaluations quotidiennes.

En fonction des méthodes utilisées, les autoévaluations viennent enrichir les appréciations collectées et permettent d’initier des actions saluées.

Ces autoévaluations peuvent être intéressantes à tester :

• La mise en place d’un journal de bord collaboratif au sein d’une promotion : les bénéficiaires partagent le positif et le négatif d’une journée, ce qui vous permet d’avoir accès à du feedback différent, plus intime. Cela vous donne une vision approfondie des éléments à améliorer de manière immédiate ou sur le long terme. Ce journal de bord peut prendre plusieurs formes : un canva collaboratif, des questionnaires...

• La mise en place de clôtures, des moments de partage dédiés à des retours d’expérience de vos parties prenantes : en favorisant ce type de rituel, vous enrichissez vos démarches qualité d’un feedback très spontané. Les retours exprimés peuvent être recoupés avec les réponses collectées durant les enquêtes qualité et permettent de faire émerger des pistes d’amélioration intéressantes ou encore de prioriser vos actions d’amélioration. Ces moments sont aussi des opportunités de communiquer vos avancées, vos actions en cours et rassurer vos stagiaires / apprenants

• L’envoi d’un questionnaire d’autoévaluation régulier chaque semaine, afin de collecter des retours précis sur l’expérience d’apprentissage globale de vos bénéficiaires. Il peut s’agir d’un pilier fort de votre gestion qualité.

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Digitalisez le suivi de votre qualité et gagnez du temps pour améliorer vos formations

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Les processus qualité dans le secteur de la formation professionnelle sont chronophages. Créer et envoyer des questionnaires à la main… S’emmêler les pinceaux entre les différents outils de pilotage : Google Form, Excel, Power BI… Éparpiller les données, corriger les doublons, supprimer les fautes de frappe… Tout cela pour continuer de voir chuter les taux de réponse campagne après campagne…

L’enchaînement de tâches fait perdre un temps fou aux professionnels de la qualité, qui peinent à trouver du temps pour innover et mettre en place des actions d’amélioration. Pour répondre à ce problème structurel, Edko a créé le premier logiciel de gestion 100% sur-mesure et exclusivement dédié à la qualité dans l’éducation et la formation professionnelle.

Edko centralise et automatise toute votre gestion qualité pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : la recherche de solutions innovantes pour développer la qualité de vos établissements.

Finalement, une culture d’amélioration continue passe d’abord par des processus qualité bien rodés et une gestion quotidienne efficace.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

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Quel sera l’impact de l’AI Act sur les structures éducatives et organismes de formation utilisant l’IA dans leurs processus ? Quelles seront les futures exigences ? Quels sont les domaines concernés ? Comment vérifier la conformité de ses systèmes d’IA ?

Beaucoup de questions tourmentent l’écosystème de la formation depuis l’entrée en vigueur de l’AI Act. Les acteurs de la formation professionnelle et l’écosystème Edtech doivent commencer à s'approprier ce nouveau cadre juridique.

L’IA Act, la réglementation européenne destinée à encadrer l’utilisation de l’intelligence artificielle dans les États Membres, a été adoptée le 13 mars 2024 et est entrée en vigueur le 1ᵉʳ août 2024. Cette nouvelle réglementation sera mise en place progressivement dans les États membres, dans un délai allant de 6 mois à 36 mois après son entrée en vigueur.

Spoiler alert, les premières réglementations de l’IA Act sont d’ores et déjà entrées en application ce dimanche 2 février 2025 dans les États Membres de l’Union européenne. Il s’agit seulement des premières mesures concernant les systèmes d’IA dits “inacceptables”. Les obligations incombant aux systèmes d’IA, appelés les systèmes d’IA “à haut risque”, seront applicables prochainement… Cette dernière catégorie concernera particulièrement les acteurs de la formation professionnelle & de l’éducation, qui seront soumis à des nouvelles obligations dans le cadre de l'usage de ces systèmes d'IA.

Or, lorsque l’on sait que 86% des organismes de formation utilisent déjà l’IA (étude Digiforma) aujourd’hui, la compréhension de l’IA Act mérite un petit détour.

Edko décrypte l’IA Act et ses implications pour les acteurs de l’éducation et de la formation professionnelle.

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Comprendre l’IA Act en quelques minutes

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Avant de s’intéresser aux impacts dans le secteur, il est nécessaire de comprendre comment cette réglementation européenne s’articule.

L'AI Act définit un système d'IA comme "un système basé sur une machine qui est conçu pour fonctionner avec différents niveaux d'autonomie et qui peut faire preuve d'adaptabilité après son déploiement, et qui, pour des objectifs explicites ou implicites, déduit, à partir des données qu'il reçoit, comment générer des résultats tels que des prédictions, du contenu, des recommandations ou des décisions qui peuvent influencer des environnements physiques ou virtuels".

La majeure partie des obligations de l’AI Act incombent aux fournisseurs (développeurs) des systèmes d’IA. Or, certaines exigences incombent également aux “déployeurs” (définis par l’AI Act comme ceux qui “déploient un système d’IA à titre professionnel”).

Les fournisseurs de systèmes d’IA sont définis de la manière suivante “une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui développe ou fait développer un système d’IA ou un modèle IA à usage général et le met sur le marché ou met le système d’IA en service sous son propre nom ou sa propre marque, que ce soit à titre onéreux ou gratuit”. Il peut s’agir donc des développeurs de logiciels, outils, produits utilisant l’IA.

Or, les utilisateurs des modèles d’IA à titre professionnel (déployeurs) sont aussi concernés par ces exigences. Pour information, l’AI Act désigne comme déployeur toute “personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme utilisant un système d’IA sous son autorité, sauf si le système d’IA est utilisé dans le cadre d’une activité personnelle non professionnelle”. Dans ce cas, le terme “déployeur” peut viser un Responsable qualité ou encore Responsable formation utilisant un système d’IA dans un contexte professionnel.

Selon le site officiel EU Artificial Intelligence Act, l’AI Act réglemente l’IA grâce à une classification bien spécifique :

• Les systèmes d’IA présentant des risques “inacceptables” seront interdits dans tous les Etats Membres. Les premières mesures sont applicables depuis le 2 février 2025 et interdisent depuis ce jour les premiers systèmes dits “inacceptables”, comme les logiciels de “notation sociale” privés ou publics ou encore les systèmes d’évaluation du risque qu’une personne puisse commettre des infractions pénales... Parmi les interdications qui entrent en application, nous retrouvons aussi la "reconnaissance des émotions" d'une personnes physique sur le lieu de travail ou dans les établissements d'enseignement. Certaines exceptions sont prévues pour les forces de l'ordre. Pour en savoir plus, vous pouvez vous référer au réglement (Chapter II, Art. 5)

• Les systèmes d’IA présentant des “hauts risques” seront prochainement “réglementés”  (2026 - 2027), c’est-à-dire soumis à de nouvelles obligations. La majeure partie de l’AI Act porte sur cette catégorie de systèmes d’IA à “haut risque”. Globalement, il s’agit de tous les systèmes d’IA qui constituent ou font partie d’un composant de sécurité (ou qui est lui-même un produit couvert par la législation d'harmonisation de l'Union) ou ceux qui font peser un risque significatif d’atteinte à la santé, à la sécurité ou aux droits fondamentaux de personnes physiques (8 catégories dites à “haut risque”, dans laquelle nous retrouvons celle de l’“Éducation & Formation professionnelle). C’est précisément cette catégorie qui bouleversera prochainement l’écosystème de la formation professionnelle & de l’éducation, Edko vous explique précisément les impacts un peu plus bas dans l’article.

• Les systèmes d'IA « à risque limité » : il s’agit ici notamment des technologies telles que les chatbots ou encore les deepfakes. Les exigences sont principalement des obligations de transparence. Par exemple, les “déployeurs” (c'est-à-dire ceux qui déploient un système d’IA à titre professionnel et non les utilisateurs concernés) devront être conscients qu’ils interagissent avec une IA lorsqu’ils utilisent ce type de logiciels.

• Les systèmes d'IA « à risque minimal » ne seront ni réglementé ni prescrit. Il s’agit par exemple des applications d’IA actuellement disponibles sur le marché de l’UE, comme les jeux vidéo ou encore les filtres anti-spams.

• Enfin, les modèles à usage général (GPAI) sont définis de la manière suivante “modèle entraîné sur un grand volume de données en utilisant de l’auto-supervision à l’échelle, est un modèle qui fait preuve d’une grande généralité d’usage et qui est capable de réaliser des tâches diverses indépendamment de la manière dont il est mis sur le marché. Il peut être intégré dans divers systèmes ou applications en aval. Ne sont pas concernés les modèles utilisés pour la recherche, le développement ou le prototypage d’activités avant leur placement sur le marché”. Ils seront réglementés uniquement du point de vue des fournisseurs. Nous n’en développerons pas l’impact dans cet article.

Intéressons-nous maintenant aux exigences qui pèseront sur les acteurs de la formation & de l’éducation, soit les systèmes d’IA dits à “haut risque”.

Les futurs impacts de l’AI Act dans le secteur de la formation professionnelle / éducation

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Le 2 février 2025, les interdictions relatives à certains systèmes d'IA dits "inacceptables" commencent à s'appliquer (chapitre 2), ainsi que les exigences en matière de connaissance de l'IA (Chapitre 1). Ces dernières exigences impactent dès à présent l'écosystème de la formation professionnelle & de l'éducation.

En effet, depuis cette date : "les fournisseurs et les déployeurs de systèmes d'IA prennent des mesures pour assurer, dans la mesure du possible, un niveau suffisant de connaissances en matière d'IA à leur personnel et aux autres personnes chargées du fonctionnement et de l'utilisation des systèmes d'IA en leur nom, en tenant compte de leurs connaissances techniques, de leur expérience, de leur éducation et de leur formation, du contexte dans lequel les systèmes d'IA doivent être utilisés et des personnes ou groupes de personnes sur lesquels les systèmes d'IA doivent être utilisés."

Dans ce cas, il s'agit déjà de prendre de mesures pour, par exemple, former le personnel en charge des systèmes d'IA pour assurer un niveau suffisant de connaissances en matière d'IA : utilisation du système, contexte d'utilisation, l'impact et les risques du système déployé.

Ce n'est que le début.

En effet, la réglementation AI Act, première mondiale du genre, place la formation professionnelle / éducation parmi les 8 domaines classés « à haut risque », qui sera prochainement réglementé.

Concernant la formation pro et l’éducation, l’AI Act donne plus de détails sur les systèmes définis comme étant “à haut risque” et qui seront concernés par les futures exigences (Annexe III) :

• Les systèmes d'IA “déterminant l'accès, l'admission ou l'affectation aux établissements d'enseignement et de formation professionnelle à tous les niveaux.”

• Les systèmes d’IA permettant d’évaluer “les résultats de l'apprentissage, y compris ceux utilisés pour orienter le processus d'apprentissage des personnes physiques dans les établissements d'enseignement et de formation professionnelle à tous les niveaux (…)

• Les systèmes d'IA permettant d'évaluer "le niveau d'éducation approprié qu'une personne recevra ou pourra atteindre, dans le cadre ou au sein des établissements d'enseignement et de formation professionnelle, à tous les niveaux”.

• Les systèmes d’IA permettant de “contrôler et détecter les comportements interdits des étudiants pendant les tests.”

Les systèmes d'IA cités ci-dessus ne seront pas considérés comme étant à "haut risque" si et seulement si :

• "Le système d'IA exécute une tâche procédurale restreinte"

• "Améliore le résultat d'une activité humaine déjà réalisée"

• "Détecte des modèles de prise de décision ou des écarts par rapport à des modèles de prise de décision antérieurs et n'est pas destiné à remplacer ou à influencer l'évaluation humaine effectuée précédemment sans un examen humain approprié"

• "Effectue une tâche préparatoire à une évaluation pertinente aux fins des cas d'utilisation énumérés ci-dessus."

De plus, les "systèmes d'IA sont toujours considérés comme présentant un risque élevé s'ils établissent des profils de personnes, c'est-à-dire un traitement automatisé de données personnelles pour évaluer divers aspects de la vie d'une personne, tels que ses performances professionnelles, sa situation économique, sa santé, ses préférences, ses intérêts, sa fiabilité, son comportement, sa localisation ou ses déplacements" rappelle l'AI Act.

Mais alors, quelles seront les exigences concernant l’utilisation de ces systèmes d’IA à "haut risque" ?

Les prochaines obligations incombant aux “déployeurs” de systèmes d’IA à "haut risque" dans la formation pro / éducation

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Concernant les “déployeurs”, dans le cas où ils utilisent des systèmes d’IA à “haut risque” à titre professionnel, ils seront prochainement soumis aux obligations suivantes, dans les grandes lignes :

• Ils devront confier la surveillance humaine du système d’IA à des personnes physiques qui ont les compétences, la formation, l’autorité nécessaire.

• Ils devront déployer les systèmes d’IA à “haut risque” en prenant des mesures techniques et organisationnelles. En effet, ils devront contrôler le fonctionnement du système d’IA sur la base des instructions d’utilisation fournies par le fournisseur. Cela implique plusieurs choses :
  • Si les responsables du déploiement considèrent que le système présente un risque (article 3, point 19 du règlement (UE) 2019/1020 : produit susceptible de nuire à la santé et à la sécurité des personnes en général, à la santé et à la sécurité sur le lieu de travail, à la protection des consommateurs, à l’environnement et à la sécurité publique…), ils en informent le fournisseur ou le distributeur ainsi que l’autorité de surveillance du marché concerné et doivent suspendre l’utilisation du système.
  • Si les déployeurs ont décelé un incident grave, ils en informent le fournisseur, puis l’importateur ou le distributeur ainsi que l’autorité de marché concerné.

• Dans la mesure où les responsables de déploiement exerceront un contrôle sur les données d’entrée (les données fournies à un système d'IA ou directement acquises par celui-ci, sur la base desquelles le système produit une sortie), ils devront veiller à ce que ces données soient pertinentes et suffisamment représentatives au regard de la finalité du système d’IA à haut risque.

• Ils devront conserver les “journaux (logs) générés automatiquement par le système d’IA”, s’ils sont sous leur contrôle, pendant une période adaptée à la finalité du système d’IA (une période d’au moins 6 mois) et, dans le cas des systèmes traitant de données à caractère personnel, ils devront respecter les exigences du RGPD.

• Avant d’utiliser un système d’IA à haut risque sur un lieu de travail, ils devront informer les représentants des travailleurs et les travailleurs concernés qui seront soumis à l’utilisation du système d’IA.

• Dans le cas où les déployeurs des systèmes d’IA prennent des décisions ou aident à prendre des décisions relatives à des personnes physiques, ils devront les informer qu’elles sont soumises à l’utilisation du système d’IA à haut risque.

• Ils devront collaborer avec les autorités compétentes dans leurs efforts d’implémentation du règlement.

Pour plus de détails sur ces obligations, référez-vous à l'article 26 de l'AI Act.

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Les prochaines obligations incombant aux “fournisseurs” de systèmes d’IA à "haut risque" dans la formation pro & l’éducation

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Comme nous le mentionnons plus haut, la majorité des exigences pèsent sur les fournisseurs de système d’IA à haut risque.

Selon le résumé de l'AI Act, les fournisseurs (développeurs) de ces systèmes d’IA à haut risque ont des obligations plus contraignantes, qui sont les suivantes :

• Fournir des instructions d’utilisation aux déployeurs en amont pour leur permettre de se conformer à la réglementation.

• Concevoir un système d’IA permettant aux déployeurs d’assurer une surveillance humaine

• Concevoir un système d’IA permettant d’atteindre des niveaux appropriés de précision, de robustesse et de cybersécurité

• Mettre en place un système de gestion de la qualité pour garantir la conformité

• Mettre en place d’un système de gestion des risques tout au long du cycle du système d’IA

• Assurer la gouvernance des données

• Établir une documentation technique

• Faire en sorte que le système d’IA à haut risque enregistre automatiquement les événements pertinents pour l’identification des risques  et les modifications nécessaires

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IA Act : quelles sanctions en cas de non-respect du cadre légal ?

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L’AI Act donne des précisions sur les amendes administratives prévues en cas de non-respect des exigences. Voici quelques illustrations à titre d’exemples :

• Dans le cadre des systèmes IA “inacceptables” et interdits par la réglementation, le non-respect est passible d’amendes administratives pouvant aller jusqu’à 35 000 000 euros, ou jusqu’à 7% du chiffre d’affaires annuel mondial total réalisé au cours de l’exercice précédent (montant le plus élevé).

• Concernant les autres catégories de systèmes d’IA mentionnés dans l’AI Act non interdits, mais réglementés, leur non-respect est passible d’amendes administratives pouvant aller jusqu’à 15 000 000 euros ou équivalant à 3 % du chiffre d'affaires annuel mondial total pour l'exercice précédent, le montant le plus élevé étant retenu”.

• Concernant la fourniture d’informations inexactes, incomplètes ou trompeuses, données en réponse à une demande des autorités nationales compétences ou des “organismes notifiés”, cela sera passible d’une amende administrative allant jusqu’à 7500 000 euros ou, “allant jusqu’à 1% du chiffre d’affaires annuel mondiale total pour l’exercice précédant, le montant le plus élevé étant retenu”.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les sanctions encourues, référez-vous à l’article 99 de l’AI Act.

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Comment s’assurer de respecter les exigences ?

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Face à cette nouvelle réglementation, il est nécessaire pour les décideurs dans le secteur de la formation professionnelle et de l’éducation de se pencher dès à présent sur la conformité des systèmes d'intelligence artificielle déployés.

Pour les aider à se préparer au mieux à la mise en conformité de leurs systèmes d’IA, plusieurs outils officiels ont été développés :

• La lecture du résumé mis en ligne par EU Artificial Intelligence Act.

• Le Calendrier d'application de l'AI Act.

• Un vérificateur de conformité à la loi européenne sur l'IA permet à toute organisation utilisant l'intelligence artificielle de s'assurer que ses outils sont conformes.

• La CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) a récemment publié un guide d'auto-évaluation.

• La FAQ de la CNIL pour découvrir les impacts de l'AI Act sur la protection des données personnelles.

La mise en œuvre de la réglementation européenne AI Act est en cours d’application. Pendant les prochains mois, sa mise en œuvre complète sera progressive et surtout, pourrait être contestée… Edko restera à l’écoute des dernières actualités à ce sujet.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Comment répondre aux exigences de France Compétences concernant le suivi de l’insertion ? Quel taux de réponse viser ? Comment mettre en place un suivi de l’insertion efficace ?

Telles sont des questions que beaucoup d’organismes détenteurs de certifications professionnelles enregistrées au RNCP / RS se posent.

À ce titre, Fabrice LARATTE, Responsable du pôle d'ingénierie de certification, VAE et Alternance, et sa collaboratrice Mélody CARETTE, Ingénieure Responsable Pédagogiquede formation chez AFTRAL reviennent sur l’impact positif de l’automatisation du suivi de l’insertion professionnelle grâce à son partenariat avec Edko.

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Quel était le contexte de départ ?

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Mélody : “AFTRAL possède une dizaine de certifications professionnelles enregistrées auprès de France Compétences. À ce titre, nous devons mener des enquêtes à 6 mois et à 18 mois. Nous réalisons ces enquêtes pour avoir le maximum de retours à formuler auprès de France Compétences. Dans le cadre des exigences de France Compétences concernant le suivi de l’insertion, nous devons obtenir des taux de réponse “suffisants” afin de calculer le taux d’insertion global et le taux d’insertion dans le métier visé. Nous visons un taux de réponse de 80% sur nos enquêtes d’insertion dans le but de sécuriser nos titres.”

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Comment gériez-vous le suivi de l'insertion avant le partenariat avec Edko ? Quelles étaient les difficultés rencontrées ?

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Mélody : “Historiquement, le Pôle Ingénierie de Certification, VAE, Alternance d’AFTRAL n’existait pas. Il a été créé en janvier 2023. Avant, ce n’était pas nous qui étions chargés du suivi de l’insertion. Ce suivi était géré, mais pas centralisé ni harmonisé. Les personnes en charge collaboraient avec un prestataire qui travaillait à base de fichiers Excel. Il réalisait le suivi et les relances via du phoning et il complétait, si nécessaire, avec des informations issues des réseaux sociaux. Sans outil dédié ni de centralisation, nous avions de gros doutes sur la fiabilité des données et sur les taux de réponse. Nous étions obligés de reprendre ligne par ligne les informations pour vérifier la qualité des données, supprimer les doublons, corriger les fautes. Nous perdions un temps fou. Avec une dizaine de certifications, nous avions énormément d’enquêtes et de relances à faire et une grande quantité de données à traiter. Face à ce grand volume de données, il a fallu vraiment opter pour une solution plus optimisée.”

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Pourquoi avoir choisi la solution Edko pour gérer le suivi de l’insertion ?

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Fabrice : “En 2024, nous avons décidé d’opérer ce changement de gestion. Pour ce faire, nous avons lancé un appel d’offre et avons commencé à travailler simultanément avec deux prestataires, dont Edko, afin de comparer les deux solutions. Les résultats d’Edko étaient très intéressants et nous les avons retenus comme prestataire. Depuis 2025, nous travaillons uniquement avec Edko. Entre la fiabilité des retours et la qualité des analyses qui sont instantanées : nous sommes vraiment satisfaits du suivi de l’insertion opéré avec Edko. Rayan, cofondateur d’Edko, est ultra-réactif quand nous avons des besoins. Nous savons que nous pouvons être forces de proposition et que nos demandes seront entendues.”

Mélody : “Edko a été une révolution comparée à ce que nous avions connu. Nous sommes vraiment sur une solution professionnelle et spécialisée.”

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Envie d'automatiser le suivi de l'insertion pour répondre aux exigences de France Compétences ?

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Quelle a été la stratégie mise en place en partenariat avec Edko pour suivre l’insertion et répondre aux exigences de France Compétences ?

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Fabrice : “Nous réalisons les premiers contacts par mail, selon les recommandations d’Edko. Cette première sollicitation est suivie de deux relances mail automatisées. Ensuite, Edko se charge des relances téléphoniques, avec 2 à 3 appels si nécessaire. Enfin, et si besoin, Edko optimise / affine les informations en passant par les réseaux sociaux, notamment Linkedin.”

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Quel a été l’impact de cette nouvelle stratégie de suivi de l’insertion ?

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Mélody : “Avec Edko, en deux mois et demi à peine, nos taux de réponse étaient déjà à 80%. Avec les enquêtes Edko, c’est pro, rapide, les données sont qualitatives, centralisées, chose que nous n’avions pas auparavant. De plus, nous avons maintenant des témoignages, de la donnée qualitative intéressante pour améliorer notre qualité et notre légitimité auprès de France Compétences. Nous travaillons main dans la main avec les équipes d’Edko pour verrouiller la qualité de la donnée avec, par exemple, des listes déroulantes, ou encore pour reformuler les questions notamment sur les fourchettes de salaires, pour lesquelles il y avait beaucoup de confusions entre le brut et net, ce qui faussait les résultats et baissait les taux de complétion.”

Fabrice : “Il y a une vraie différence de fonctionnement comparé à notre ancienne gestion. Grâce à la qualité de l’outil Edko, la personnalisation des enquêtes et la qualité des réponses, nous pouvons suivre l’insertion de manière précise, simple et immédiate.”

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Dans le secteur de la formation professionnelle et de l'enseignement supérieur, la gestion de la qualité est un enjeu crucial. Or, elle demande un réel engagement des équipes Qualité, qui doivent mettre en place des processus complexes et chronophages pour piloter la qualité jour après jour et mettre en place une réelle démarche d’amélioration continue.

À ce titre, le développement des technologies d’automatisation est venu bouleverser positivement les processus qualité des organismes de formation / écoles. En effet, l'automatisation de la gestion qualité représente une avancée majeure, permettant d'optimiser les processus chronophages, de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité globale.

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L’automatisation, qu'est-ce que c'est ?

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Les techniques d'automatisation consistent à utiliser des machines, des logiciels ou des systèmes informatiques pour accomplir des tâches qui sont habituellement réalisées par des humains. L'objectif principal est d'améliorer l'efficacité, la précision et la rapidité des processus. Elles peuvent parfois être corrélées à de l’IA, pour automatiser des tâches plus complexes, à l’image par exemple d’un chatbot qui répond aux questions des utilisateurs en utilisant du traitement de langage naturel. L’automatisation classique (sans IA) va, quant à elle, permettre d’automatiser des tâches plus chronophages, à l’image de la collecte des données, de la mise en place de visualisations et d’analyses sur-mesure…

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de gestion sur le marché intègrent des techniques d’automatisation, avec ou sans IA. Par exemple pour gérer les inscriptions en automatisant le remplissage des formulaires d’inscription ou encore pour planifier les cours en automatisant la synchronisation des calendriers des formateurs avec les salles de cours. Mais qu’en est-il de son impact sur la gestion de la qualité ? Tel est le sujet de l’article du jour.

Avant de commencer, un petit mot sur Qualiopi pour rassurer les plus douteux ?

L'automatisation des processus qualité est de plus en plus reconnue par les auditeurs accrédités dans les audits Qualiopi. Les technologies d’aujourd’hui permettent de répondre efficacement aux exigences du Référentiel National Qualité, en garantissant, par exemple, une collecte et une analyse rigoureuses des appréciations (critère 7). Edko, par exemple, est une solution de gestion de la qualité créée avec l’aide d’un auditeur Qualiopi Afnor, preuve de l’engagement des auditeurs vers plus d’innovation dans les processus qualité. Cette reconnaissance positive des technologies par les auditeurs souligne leur impact bénéfique sur la gestion qualité. En adoptant l'automatisation, vous pouvez non seulement améliorer la qualité de vos programmes, mais aussi démontrer votre engagement envers les normes Qualiopi.

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L’automatisation de la gestion qualité, pourquoi ?

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Dans cet article, Edko explore les avantages de l'automatisation dans le cadre de la gestion qualité, en se concentrant sur 3 aspects clés :

• La collecte de données et les analyses instantanées
• La priorisation des appréciations et leur traitement
• L’implication de l’IA générative dans les processus qualité

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1. L’automatisation des analyses, un gain de temps précieux

En tant que Responsable Qualité / Formation, vous le savez mieux que personne. De la création des questionnaires jusqu’au traitement des réclamations / recherche de solutions, un grand nombre de tâches n’ont pas de réelle valeur ajoutée. Par exemple, nous pouvons citer les suivantes :

• La collecte des données : envoi, relance…
• Le stockage des données : récupération & compilation des données, intégration dans un logiciel / Excel
• L’analyse des données : vérification des données, suppression des doublons, correction des fautes, création de graphiques ou de visualisations sur-mesure, analyse manuelle, paramétrage des visualisations, calcul des indicateurs de suivi, exportation des données…

“En moyenne, les Responsables Qualité perdent environ 8h/semaine à gérer des tâches chronophages, pourtant essentielles dans le cadre d’une bonne démarche qualité. Cela leur laisse moins de temps pour se concentrer sur l’essence même de leur métier : la gestion des réclamations / l’amélioration en continu des formations qu’ils pilotent.” explique Rayan, cofondateur d’Edko

C’est là que l’automatisation devient intéressante !

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⇒ L’automatisation de la collecte des données permet de centraliser les informations de manière rapide et précise. Cela permet de stocker simultanément des données venant de plusieurs sources comme les enquêtes de satisfaction, les évaluations, les feedbacks des apprenants, en évitant des pertes. Mais ce n’est pas tout.

⇒ Cette centralisation des données facilite l’analyse en temps réel. Par exemple, la solution Edko produit des analyses instantanées et sur-mesure, qui se mettent à jour automatiquement, offrant ainsi une vue d'ensemble immédiate de la performance des actions de formation.

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Le gain de temps est considérable, et la fiabilité des données est renforcée grâce à l'élimination des erreurs humaines. De plus, cette immédiateté permet d’améliorer la réactivité des départements qualité, qui peuvent gérer les réclamations en temps réel & améliorer en continu les prestations.

À bât les fichiers Excels qui regorgent de coquilles et de doublons ! À bât la multiplication d’outils et la perte de données ! À bas les analyses et visualisations qui "plantent" et ne se mettent pas à jour automatiquement !

L'automatisation de la collecte de données vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en ayant la certitude que les informations sur lesquelles vous basez vos décisions sont fiables et actualisées.

Selon Stéphane DIEBOLD, il s’agit d’ailleurs d’une tendance e-learning de l’année 2025. L’utilisation des fonctionnalités “data” des outils numériques (intégrant des fonctionnalités d’automatisation) permettrait aux responsables formation / qualité d’avoir un coup d’avance.

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2. Pilotage des actions qualité

Analyser en un clic votre qualité, c’est bien. Accélérer la prise de décision, c’est mieux !

Vous sélectionnez encore tous les commentaires de vos parties prenantes à la main ? Vous ne suivez pas le traitement des réclamations au jour le jour ?

En effet, les techniques d’automatisation peuvent améliorer considérablement la facilité de pilotage des projets / actions liés à la qualité.

⇒ Un tableau de suivi automatisé permet de prioriser les appréciations de manière objective et efficace. D’abord, les appréciations sont automatiquement remontées dans un tableau, ce qui évite des allers-retours et facilite le suivi des actions qualité. Les appréciations des apprenants / stagiaires et des formateurs peuvent aussi être classées en fonction de leur pertinence et de leur impact potentiel.

Cette priorisation aide les responsables de la qualité à se concentrer sur les aspects les plus critiques, améliorant ainsi la qualité globale de la formation.

Dans ce cas, l’IA générative peut être un allié de taille :

• Par exemple, en résumant les appréciations de vos parties prenantes suite à une campagne, pour identifier une tendance générale de satisfaction
• Par exemple, en faisant ressortir les 3 points positifs et les 3 points négatifs les plus soulevées, pour faciliter la priorisation des actions

Comme l’affirmait Jonathan Pottiez dans son podcast “Retour sur les Attentes” et dans son épisode sur l’IA, “je trouve que l’IA peut avoir de l’intérêt sur de l’analyse de données” contrairement à son avis très tranché et négatif sur l’utilisation de l’IA générative en tant que conceptrice des évaluations.Dans sa dernière étude “comment l’intelligence artificielle va-t-elle impacter la vie des organismes de formation”, Digiforma met en évidence les chiffres suivants :

• Le principal bénéfice des outils d’IA est le gain de temps (89% des répondants) suivi par la réduction des tâches chronophages (74%)
• Parmi les répondants, 59% utilisent des outils d’IA / automatisation pour automatiser leurs processus
• Or, 45% affirment ne pas avoir les compétences techniques pour mettre en place ces technologies

C’est pourquoi les outils d’automatisation sont devenus le béa-ba des organismes de formation. Ils permettent de déléguer la mise en place des processus d’automatisation à des spécialistes, qui proposent des outils efficaces et automatisent des tâches chronophages. Certains, à l’image d’Edko, sont spécialisés sur toute la partie gestion de la qualité et démarche d’amélioration continue pour proposer un accompagnement expert et sur-mesure sur ce sujet.

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En fonction du prompt et de vos propres critères, l’IA est un copilote de taille et accélère la prise d’actions. Ce n’est pas tout : elle peut enrichir vos réflexions et peut vous aider à répondre aux réclamations / suggestions d’amélioration. Pour aller plus loin, nous avons écrit un article à ce sujet.

Pour conclure, l’automatisation de la gestion qualité doit réellement être considérée par les équipes Qualité. Pour rester dans l’air du temps et ne pas se faire dépasser par la concurrence (très rude dans ce secteur d’activité), il faut percevoir les avantages d’une automatisation des processus qualité. Gain de temps, fiabilité des données, accélération de la prise de décision : les acteurs du développement des compétences peuvent améliorer significativement la qualité de leurs programmes et répondre aux exigences des normes Qualiopi. Il est donc essentiel de considérer l'automatisation comme un levier stratégique pour l'amélioration continue de la qualité éducative.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

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