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Comment répondre aux exigences de France Compétences concernant le suivi de l’insertion ? Quel taux de réponse viser ? Comment mettre en place un suivi de l’insertion efficace ?

Telles sont des questions que beaucoup d’organismes détenteurs de certifications professionnelles enregistrées au RNCP / RS se posent.

À ce titre, Fabrice LARATTE, Responsable du pôle d'ingénierie de certification, VAE et Alternance, et sa collaboratrice Mélody CARETTE, Ingénieure Responsable Pédagogiquede formation chez AFTRAL reviennent sur l’impact positif de l’automatisation du suivi de l’insertion professionnelle grâce à son partenariat avec Edko.

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Quel était le contexte de départ ?

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Mélody : “AFTRAL possède une dizaine de certifications professionnelles enregistrées auprès de France Compétences. À ce titre, nous devons mener des enquêtes à 6 mois et à 18 mois. Nous réalisons ces enquêtes pour avoir le maximum de retours à formuler auprès de France Compétences. Dans le cadre des exigences de France Compétences concernant le suivi de l’insertion, nous devons obtenir des taux de réponse “suffisants” afin de calculer le taux d’insertion global et le taux d’insertion dans le métier visé. Nous visons un taux de réponse de 80% sur nos enquêtes d’insertion dans le but de sécuriser nos titres.”

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Comment gériez-vous le suivi de l'insertion avant le partenariat avec Edko ? Quelles étaient les difficultés rencontrées ?

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Mélody : “Historiquement, le Pôle Ingénierie de Certification, VAE, Alternance d’AFTRAL n’existait pas. Il a été créé en janvier 2023. Avant, ce n’était pas nous qui étions chargés du suivi de l’insertion. Ce suivi était géré, mais pas centralisé ni harmonisé. Les personnes en charge collaboraient avec un prestataire qui travaillait à base de fichiers Excel. Il réalisait le suivi et les relances via du phoning et il complétait, si nécessaire, avec des informations issues des réseaux sociaux. Sans outil dédié ni de centralisation, nous avions de gros doutes sur la fiabilité des données et sur les taux de réponse. Nous étions obligés de reprendre ligne par ligne les informations pour vérifier la qualité des données, supprimer les doublons, corriger les fautes. Nous perdions un temps fou. Avec une dizaine de certifications, nous avions énormément d’enquêtes et de relances à faire et une grande quantité de données à traiter. Face à ce grand volume de données, il a fallu vraiment opter pour une solution plus optimisée.”

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Pourquoi avoir choisi la solution Edko pour gérer le suivi de l’insertion ?

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Fabrice : “En 2024, nous avons décidé d’opérer ce changement de gestion. Pour ce faire, nous avons lancé un appel d’offre et avons commencé à travailler simultanément avec deux prestataires, dont Edko, afin de comparer les deux solutions. Les résultats d’Edko étaient très intéressants et nous les avons retenus comme prestataire. Depuis 2025, nous travaillons uniquement avec Edko. Entre la fiabilité des retours et la qualité des analyses qui sont instantanées : nous sommes vraiment satisfaits du suivi de l’insertion opéré avec Edko. Rayan, cofondateur d’Edko, est ultra-réactif quand nous avons des besoins. Nous savons que nous pouvons être forces de proposition et que nos demandes seront entendues.”

Mélody : “Edko a été une révolution comparée à ce que nous avions connu. Nous sommes vraiment sur une solution professionnelle et spécialisée.”

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Envie d'automatiser le suivi de l'insertion pour répondre aux exigences de France Compétences ?

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Quelle a été la stratégie mise en place en partenariat avec Edko pour suivre l’insertion et répondre aux exigences de France Compétences ?

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Fabrice : “Nous réalisons les premiers contacts par mail, selon les recommandations d’Edko. Cette première sollicitation est suivie de deux relances mail automatisées. Ensuite, Edko se charge des relances téléphoniques, avec 2 à 3 appels si nécessaire. Enfin, et si besoin, Edko optimise / affine les informations en passant par les réseaux sociaux, notamment Linkedin.”

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Quel a été l’impact de cette nouvelle stratégie de suivi de l’insertion ?

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Mélody : “Avec Edko, en deux mois et demi à peine, nos taux de réponse étaient déjà à 80%. Avec les enquêtes Edko, c’est pro, rapide, les données sont qualitatives, centralisées, chose que nous n’avions pas auparavant. De plus, nous avons maintenant des témoignages, de la donnée qualitative intéressante pour améliorer notre qualité et notre légitimité auprès de France Compétences. Nous travaillons main dans la main avec les équipes d’Edko pour verrouiller la qualité de la donnée avec, par exemple, des listes déroulantes, ou encore pour reformuler les questions notamment sur les fourchettes de salaires, pour lesquelles il y avait beaucoup de confusions entre le brut et net, ce qui faussait les résultats et baissait les taux de complétion.”

Fabrice : “Il y a une vraie différence de fonctionnement comparé à notre ancienne gestion. Grâce à la qualité de l’outil Edko, la personnalisation des enquêtes et la qualité des réponses, nous pouvons suivre l’insertion de manière précise, simple et immédiate.”

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Dans le secteur de la formation professionnelle et de l'enseignement supérieur, la gestion de la qualité est un enjeu crucial. Or, elle demande un réel engagement des équipes Qualité, qui doivent mettre en place des processus complexes et chronophages pour piloter la qualité jour après jour et mettre en place une réelle démarche d’amélioration continue.

À ce titre, le développement des technologies d’automatisation est venu bouleverser positivement les processus qualité des organismes de formation / écoles. En effet, l'automatisation de la gestion qualité représente une avancée majeure, permettant d'optimiser les processus chronophages, de gagner du temps et d'améliorer l'efficacité globale.

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L’automatisation, qu'est-ce que c'est ?

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Les techniques d'automatisation consistent à utiliser des machines, des logiciels ou des systèmes informatiques pour accomplir des tâches qui sont habituellement réalisées par des humains. L'objectif principal est d'améliorer l'efficacité, la précision et la rapidité des processus. Elles peuvent parfois être corrélées à de l’IA, pour automatiser des tâches plus complexes, à l’image par exemple d’un chatbot qui répond aux questions des utilisateurs en utilisant du traitement de langage naturel. L’automatisation classique (sans IA) va, quant à elle, permettre d’automatiser des tâches plus chronophages, à l’image de la collecte des données, de la mise en place de visualisations et d’analyses sur-mesure…

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de gestion sur le marché intègrent des techniques d’automatisation, avec ou sans IA. Par exemple pour gérer les inscriptions en automatisant le remplissage des formulaires d’inscription ou encore pour planifier les cours en automatisant la synchronisation des calendriers des formateurs avec les salles de cours. Mais qu’en est-il de son impact sur la gestion de la qualité ? Tel est le sujet de l’article du jour.

Avant de commencer, un petit mot sur Qualiopi pour rassurer les plus douteux ?

L'automatisation des processus qualité est de plus en plus reconnue par les auditeurs accrédités dans les audits Qualiopi. Les technologies d’aujourd’hui permettent de répondre efficacement aux exigences du Référentiel National Qualité, en garantissant, par exemple, une collecte et une analyse rigoureuses des appréciations (critère 7). Edko, par exemple, est une solution de gestion de la qualité créée avec l’aide d’un auditeur Qualiopi Afnor, preuve de l’engagement des auditeurs vers plus d’innovation dans les processus qualité. Cette reconnaissance positive des technologies par les auditeurs souligne leur impact bénéfique sur la gestion qualité. En adoptant l'automatisation, vous pouvez non seulement améliorer la qualité de vos programmes, mais aussi démontrer votre engagement envers les normes Qualiopi.

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L’automatisation de la gestion qualité, pourquoi ?

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Dans cet article, Edko explore les avantages de l'automatisation dans le cadre de la gestion qualité, en se concentrant sur 3 aspects clés :

• La collecte de données et les analyses instantanées
• La priorisation des appréciations et leur traitement
• L’implication de l’IA générative dans les processus qualité

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1. L’automatisation des analyses, un gain de temps précieux

En tant que Responsable Qualité / Formation, vous le savez mieux que personne. De la création des questionnaires jusqu’au traitement des réclamations / recherche de solutions, un grand nombre de tâches n’ont pas de réelle valeur ajoutée. Par exemple, nous pouvons citer les suivantes :

• La collecte des données : envoi, relance…
• Le stockage des données : récupération & compilation des données, intégration dans un logiciel / Excel
• L’analyse des données : vérification des données, suppression des doublons, correction des fautes, création de graphiques ou de visualisations sur-mesure, analyse manuelle, paramétrage des visualisations, calcul des indicateurs de suivi, exportation des données…

“En moyenne, les Responsables Qualité perdent environ 8h/semaine à gérer des tâches chronophages, pourtant essentielles dans le cadre d’une bonne démarche qualité. Cela leur laisse moins de temps pour se concentrer sur l’essence même de leur métier : la gestion des réclamations / l’amélioration en continu des formations qu’ils pilotent.” explique Rayan, cofondateur d’Edko

C’est là que l’automatisation devient intéressante !

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⇒ L’automatisation de la collecte des données permet de centraliser les informations de manière rapide et précise. Cela permet de stocker simultanément des données venant de plusieurs sources comme les enquêtes de satisfaction, les évaluations, les feedbacks des apprenants, en évitant des pertes. Mais ce n’est pas tout.

⇒ Cette centralisation des données facilite l’analyse en temps réel. Par exemple, la solution Edko produit des analyses instantanées et sur-mesure, qui se mettent à jour automatiquement, offrant ainsi une vue d'ensemble immédiate de la performance des actions de formation.

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Le gain de temps est considérable, et la fiabilité des données est renforcée grâce à l'élimination des erreurs humaines. De plus, cette immédiateté permet d’améliorer la réactivité des départements qualité, qui peuvent gérer les réclamations en temps réel & améliorer en continu les prestations.

À bât les fichiers Excels qui regorgent de coquilles et de doublons ! À bât la multiplication d’outils et la perte de données ! À bas les analyses et visualisations qui "plantent" et ne se mettent pas à jour automatiquement !

L'automatisation de la collecte de données vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en ayant la certitude que les informations sur lesquelles vous basez vos décisions sont fiables et actualisées.

Selon Stéphane DIEBOLD, il s’agit d’ailleurs d’une tendance e-learning de l’année 2025. L’utilisation des fonctionnalités “data” des outils numériques (intégrant des fonctionnalités d’automatisation) permettrait aux responsables formation / qualité d’avoir un coup d’avance.

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2. Pilotage des actions qualité

Analyser en un clic votre qualité, c’est bien. Accélérer la prise de décision, c’est mieux !

Vous sélectionnez encore tous les commentaires de vos parties prenantes à la main ? Vous ne suivez pas le traitement des réclamations au jour le jour ?

En effet, les techniques d’automatisation peuvent améliorer considérablement la facilité de pilotage des projets / actions liés à la qualité.

⇒ Un tableau de suivi automatisé permet de prioriser les appréciations de manière objective et efficace. D’abord, les appréciations sont automatiquement remontées dans un tableau, ce qui évite des allers-retours et facilite le suivi des actions qualité. Les appréciations des apprenants / stagiaires et des formateurs peuvent aussi être classées en fonction de leur pertinence et de leur impact potentiel.

Cette priorisation aide les responsables de la qualité à se concentrer sur les aspects les plus critiques, améliorant ainsi la qualité globale de la formation.

Dans ce cas, l’IA générative peut être un allié de taille :

• Par exemple, en résumant les appréciations de vos parties prenantes suite à une campagne, pour identifier une tendance générale de satisfaction
• Par exemple, en faisant ressortir les 3 points positifs et les 3 points négatifs les plus soulevées, pour faciliter la priorisation des actions

Comme l’affirmait Jonathan Pottiez dans son podcast “Retour sur les Attentes” et dans son épisode sur l’IA, “je trouve que l’IA peut avoir de l’intérêt sur de l’analyse de données” contrairement à son avis très tranché et négatif sur l’utilisation de l’IA générative en tant que conceptrice des évaluations.Dans sa dernière étude “comment l’intelligence artificielle va-t-elle impacter la vie des organismes de formation”, Digiforma met en évidence les chiffres suivants :

• Le principal bénéfice des outils d’IA est le gain de temps (89% des répondants) suivi par la réduction des tâches chronophages (74%)
• Parmi les répondants, 59% utilisent des outils d’IA / automatisation pour automatiser leurs processus
• Or, 45% affirment ne pas avoir les compétences techniques pour mettre en place ces technologies

C’est pourquoi les outils d’automatisation sont devenus le béa-ba des organismes de formation. Ils permettent de déléguer la mise en place des processus d’automatisation à des spécialistes, qui proposent des outils efficaces et automatisent des tâches chronophages. Certains, à l’image d’Edko, sont spécialisés sur toute la partie gestion de la qualité et démarche d’amélioration continue pour proposer un accompagnement expert et sur-mesure sur ce sujet.

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En fonction du prompt et de vos propres critères, l’IA est un copilote de taille et accélère la prise d’actions. Ce n’est pas tout : elle peut enrichir vos réflexions et peut vous aider à répondre aux réclamations / suggestions d’amélioration. Pour aller plus loin, nous avons écrit un article à ce sujet.

Conclusion

Pour conclure, l’automatisation de la gestion qualité doit réellement être considérée par les équipes Qualité. Pour rester dans l’air du temps et ne pas se faire dépasser par la concurrence (très rude dans ce secteur d’activité), il faut percevoir les avantages d’une automatisation des processus qualité. Gain de temps, fiabilité des données, accélération de la prise de décision : les acteurs du développement des compétences peuvent améliorer significativement la qualité de leurs programmes et répondre aux exigences des normes Qualiopi. Il est donc essentiel de considérer l'automatisation comme un levier stratégique pour l'amélioration continue de la qualité éducative.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Nous évoluons dans une société où les interactions fusent. Nos boîtes mail sont pleines à craquer. Les notifications WhatsApp retentissent sans arrêt. Les appels téléphoniques rythment nos quotidiens. À cela se rajoute les réseaux sociaux et autres plateformes sociales. En bref, nous sommes tous submergés d’informations et il est facile de se déconcentrer, d’oublier de répondre à un mail, de décider que le dernier questionnaire qualité ne mérite pas un petit coup d’œil… Ou pire… Commencer à y répondre et se déconcentrer à une question de la fin (la pire hantise des professionnels de la Qualité).

Pourtant, vous en avez besoin de ces réponses…

Une solution assez classique fonctionne toujours autant : il s’agit de la relance, quand elle est bien orchestrée… D’après nos statistiques, la relance peut augmenter vos taux de réponse de 38%. Pas mal, non ?

En effet, l’amélioration continue de vos formations repose sur les feedbacks de vos parties prenantes et un bon taux de réponse. Sans assez de retours, impossible de répondre aux réclamations ni de mettre en place des actions d’amélioration pertinentes…

C’est dans ce contexte que la relance devient un enjeu crucial pour votre démarche d’amélioration continue.

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Introduction : rappel de l'objectif des enquêtes qualité pour les formations

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Les enquêtes qualité dans le secteur de l’enseignement supérieur / formation professionnelle visent à recueillir des retours précieux sur l’expérience des étudiants, des formateurs, ainsi que sur la qualité des programmes éducatifs, l’administration des cours…

Les données collectées sont primordiales aux Responsables “Qualité / Formation” afin :

• De répondre au plus vite aux réclamations des parties prenantes et de prouver leur réactivité face aux divers incidents et mécontentements…

• D’améliorer en continu la satisfaction des étudiants et des parties prenantes en ajustant les programmes / pédagogie / logistique / équipe pédagogique en fonction des retours pour mieux répondre à leurs attentes et besoins. C’est aussi une réelle manière d’impliquer vos parties prenantes et de leur prouver votre dévotion.

• De respecter les exigences de certifications comme Qualiopi afin de continuer de bénéficier des aides mutualisées et des fonds publics. En effet, l’indicateur 30 du Référentiel National Qualité, qui formalise la 1ʳᵉ étape du critère 7 (recueil et prise en compte des appréciations des parties prenantes), impose aux prestataires de “démontrer la sollicitation des appréciations à une fréquence pertinente, incluant des dispositifs de relance et permettant la libre expression”. Dans certains cas, notamment pour le suivi de l’insertion, exigé lors de la détention d’un titre enregistré au RNCP / RS, un taux de réponse “suffisant” est demandé pour tout résultat d’insertion (taux d’insertion global, taux d’insertion dans l’emploi visé). Par expérience, pour que vos dossiers soient validés, nous conseillons à nos partenaires de viser un taux d’au moins 80%. Dans ce cas, la relance est une réelle opportunité d’approcher ce taux suffisamment représentatif.

Pour résumer, ces résultats sont essentiels, non seulement pour satisfaire les normes qualité, mais aussi pour créer un environnement d’apprentissage optimisé et toujours plus innovant.

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Le taux de réponse : le défi de taille des campagnes de feedback dans le secteur

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Plusieurs méthodes de collecte des appréciations existent. Entretiens individuels, sondages papiers, enquêtes téléphoniques… La plupart des acteurs du développement des compétences optent pour des questionnaires / enquêtes en ligne. En effet, via des outils de plus en plus efficaces, ces enquêtes permettent de cibler un grand nombre de parties prenantes avec efficacité.

Malgré la pertinence de cette méthode de diffusion, la plupart des Responsables Qualité et Responsables Formation se heurtent à un défi majeur : obtenir des taux de réponse représentatifs.

Ce taux de réponse parfois trop bas peut s’expliquer par plusieurs facteurs :

• Un engagement assez limité des répondants

• Un manque de temps pour répondre aux enquêtes : “enquêtes trop longues” est un des retours souvent exprimé par les apprenants / stagiaires

• La clarté des explications et instructions : parfois, l’objectif de l’enquête n’est pas clair, les questions trop vagues, ce qui empêche d’obtenir un taux de complétion correct et ce qiu a pour conséquence d'impacter le taux de réponse de la campagne de feedbacks.

• Le choix d’un mauvais canal de diffusion : mail, QR Code, SMS… Les enquêtes administrées par email enregistrent souvent des taux de réponse plus faibles, autour de 15 % à 25 % (sans relance) quand le taux de réponse des enquêtes de satisfaction à chaud administrées via un QR Code frôle les 100% (public technophile / en présentiel).

• Une difficulté à atteindre certaines cibles : étudiants en période d’examen, formateurs occupés...

• Une démotivation des répondants qui perçoivent que leurs feedbacks ne sont “jamais pris en considération” ou encore “inutiles”

• Un intérêt modéré du répondant pour le sujet

• Une relation de défiance entre le répondant et l’hôte de l’enquête

• Autres facteurs socio-économiques : mode de vie, temps disponible…

En bref, beaucoup de raisons peuvent expliquer un taux de réponse de temps en temps trop bas et difficilement exploitable. Pour approcher des taux de réponse corrects, de nombreuses solutions existent, à l’image des panels de participants, de la personnalisation des enquêtes, de la réactivité, du choix de canaux de diffusion pertinents, de l’honnêteté, de la durée de l’enquête, de l’humour, de la réactivité de traitement des dernières appréciations, de l’UX et du design des enquêtes… Toutes ces solutions sont évidemment pertinentes à mettre en place.

Or, nous n’avons pas encore cité la plus connue. Une simple action augmente significativement ce fameux taux de réponse : il s’agit de la relance. En effet, la relance est une réelle opportunité de faire bondir votre taux de réponse.

L'enjeu de la relance consiste donc à maintenir l’intérêt et l'engagement des répondants tout au long du processus qualité. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle le Référentiel National Qualité impose de mettre en place des processus de relance dans le cadre de l’indicateur 30.

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Mécanismes de relance efficaces : stratégies et pratiques

Pour maximiser les taux de réponse de vos enquêtes qualité, une stratégie de relance bien conçue est indispensable.

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La relance multicanale :

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L’une des clés de la réussite des relances est d'user de plusieurs canaux pour maximiser la portée de vos campagnes.

Cela peut inclure :

• Emails de relance personnalisés : Les relances mails doivent être personnalisées et pertinentes. Elles doivent différer de la 1ʳᵉ sollicitation. Il est nécessaire d’expliquer l'importance de cette relance aux répondants et comment les réponses peuvent impacter positivement leur expérience d’apprentissage.

• SMS  / WhatsApp : Une relance par SMS peut être très efficace, surtout pour capter l'attention rapidement. Ces messages doivent être courts et directs.

• Plateformes en ligne ou applications mobiles : Si l’école ou l’organisme de formation utilise une plateforme dédiée, intégrer des relances sous forme de “notification” via cette plateforme peut être un bon moyen d’augmenter les taux de réponse, notamment sur les horaires classiques de connexion.

• Appels téléphoniques ou messagerie instantanée (chatbot) : pour certaines populations cibles (par exemple, des formateurs ou des étudiants en difficulté, des alumni moins accessibles), un appel personnalisé peut être efficace.

• Les QR Code personnalisés pour des formations en présentiel

“ Pour évaluer des prestations en présentiel, qui sont destinées à un public technophile, utilisez un QR Code. En 2 min, le taux de participation frise les 100% ! Pour des publics moins adeptes de technologies, mettez à disposition des tablettes ! C’est d’ailleurs suite à ce constat que nous avons intégré à la solution Edko un générateur de QR Code sur-mesure. De plus, pour reprendre une des tendances e-learning, les agents conversationnels seront une méthode innovante de relance à tester en 2025. Les dispositifs de relance sont multiples. Il est primordial d’en connaître la diversité, de tester, d’innover pour rendre la qualité toujours plus effective” - Gaspard, cofondateur d’Edko.

Pour chaque campagne de feedback, nous recommandons de programmer des relances, qui cibleront uniquement les non-répondants.

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Le timing de la relance

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Le timing de la relance joue un rôle clé dans le taux de réponse. Quelques conseils :

• Relances échelonnées : Il est important de ne pas attendre trop longtemps avant de relancer, tout en évitant d’ ”harceler” votre cible. Un premier rappel peut être effectué après 3-7 jours après la 1ʳᵉ sollicitation, puis un autre 7-10 jours plus tard.

• Relances programmées après une période clé : Il est nécessaire de vous adapter à l’emploi du temps des parties prenantes sondées. Par exemple, une relance va être plus efficace après des évaluations ou des examens, lorsque les stagiaires / apprenants sont plus réceptifs, plutôt qu’en plein milieu. Pensez à prendre en compte les impératifs de vos cibles !

• Relances d'urgence : pour les enquêtes critiques, comme l’enquête d’insertion dans le cadre d’un titre RNCP / RS (conditionnée à des délais de transmission des taux à France Compétences), des relances de dernière minute peuvent être nécessaires afin d’obtenir un taux de réponse suffisant. Dans ce cas, misez sur des canaux instantanés (téléphone, SMS, notifications…).

“Pour les prestataires de la formation délivrant des certifications enregistrées au RNCP / RS, le suivi de l’insertion se différencie des autres enquêtes par son aspect réglementé. Parfois, des relances téléphoniques sont indispensables.” - Gaspard David, cofondateur Edko

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L’intégration des incitations dans les relances

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Des “incitations” peuvent enrichir certaines relances. Elles peuvent être de plusieurs sortes et permettent parfois d’optimiser le taux de réponse :

• Clarté sur l’impact de l’enquête : Expliquer concrètement comment les réponses des stagiaires / répondants seront utilisées permet d’améliorer les taux de réponse.

• Récompenses : proposer un tirage au sort ou offrir une petite récompense peut encourager davantage les répondants. Par exemple, ajouter dans une relance une récompense collective de type "si tout le monde répond à l'enquête, nous vous offrons un pass pour Viva Tech" est une bonne manière d'engager les répondants sur certaines enquêtes. L’incitation via une récompense est rarement utilisée dans le secteur, or elle peut être très intéressante à tester sur certaines enquêtes ponctuelles, dont les réponses représentent un réel enjeu qualité.

• Feedback post-enquête : Informer les répondants des actions qui ont été prises suite à leurs retours encourage la participation à des enquêtes futures

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La personnalisation des messages de relance, une arme redoutable

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Les messages de relance doivent être personnalisés pour éviter la sensation de "spam". Utilisez des éléments comme le prénom du répondant, des détails spécifiques sur leur parcours ou formation, ou encore mentionnez les améliorations apportées grâce à leurs réponses précédentes.

“Des hacks permettent d’accentuer cette sensation de personnalisation. Par exemple, chez Edko, nous préenregistrons les réponses des répondants qui ne sont pas allés jusqu’au bout d’une enquête. Avec la relance, ils reprennent le remplissage de l’enquête à l’endroit où ils se sont arrêtés lors de la première sollicitation, avec une petite introduction personnalisée. Dans ce cas, la relance s’adapte au rythme de remplissage de chacun(e) et prouve votre capacité d’adaptation. Lorsque vous disposez d'informations en amont, comme le nom / prénom / la formation dispensée / le ou la formatrice en charge, utilisez-les comme éléments de personnalisation. Cela vous évitera également de collecter des informations déjà connues.” rappelle Gaspard David, cofondateur d’Edko

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Analyse des réponses et adaptation des relances

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Une fois que les réponses commencent à arriver, il est essentiel de suivre les retours de manière instantanée pour :

• Identifier les tendances dans les réponses et modifier la stratégie de relance si nécessaire.

• Traiter les réclamations avec réactivité, en gardant une réelle transparence avec les parties prenantes sur les mesures prises.

• Clore le processus en partageant les résultats et en remerciant les participants, ce qui peut renforcer leur engagement pour les futures enquêtes ou pousser les non-répondants à répondre et à apporter leur pièce à l’édifice.

“Une bonne pratique est d’intégrer une relance aux non-répondants en partageant les premiers résultats de l’enquête. Parfois, la visualisation des résultats motive les non-répondants à partager un avis (divergeant ou pas).” explique Gaspard.

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Automatisation de la relance avec un outil spécialisé de gestion de la qualité

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Edko, notre solution de gestion de la qualité spécialisée, propose à ses partenaires des fonctionnalités de “relance” avancées :

• Automatisation et programmation des relances à des intervalles définis

• Relances multicales : QR Code, mailing en marque blanche, call center, SMS (à venir), lien de diffusion multicanal

• Personnalisation des messages en fonction des parties prenantes et de leur statut (en cours de remplissage)

• Optimisation de l’analyse des taux de réponse (visualisation instantanée) pour identifier les canaux ou les stratégies les plus efficaces

• Cadrage et préenregistrement des informations dans les enquêtes qualité pour éviter la perte de données : liste déroulante, pré-remplissage des informations de base…

• Personnalisation de l’enquête : design, accroche, UX… Les enquêtes Edko proposent une interface fluide et intuitive en marque blanche.

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L’automatisation de la relance : l’exemple de l’AFTRAL, partenaire d’Edko

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Fabrice LARATTE, Responsable du pôle d'ingénierie, de certification et de VAE et Mélody CARETTE, Ingénieure Responsable Pédagogique de formation chez l’AFTRAL reviennent sur l’impact positif de l’automatisation des relances grâce à Edko dans le cadre du suivi de l’insertion.  

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Fabrice : “Aujourd'hui, nous réalisons les premiers contacts par mail, selon les recommandations d’Edko. Cette première sollicitation est suivie de deux relances mail automatisées. Ensuite, Edko se charge des relances téléphoniques, avec 2 à 3 appels si nécessaire. Enfin, et si besoin, Edko optimise / affine les informations en passant par les réseaux sociaux, notamment Linkedin.

Mélody : “Avec Edko, en deux mois et demi à peine, nos taux de réponse étaient déjà à 80%. Avec les enquêtes Edko, c’est pro, rapide, les données sont qualitatives, centralisées, chose que nous n’avions pas auparavant. De plus, nous avons maintenant des témoignages pour améliorer notre qualité et notre légitimité auprès de France Compétences."

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Conclusion : L'importance de la relance dans l'amélioration continue

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Dans l'optique d’une amélioration continue de la qualité de l’apprentissage, la relance dans les campagnes qualité n’est pas uniquement une question de taux de réponse, mais surtout un moyen de maintenir l’engagement & la transparence avec toutes les parties prenantes. Une relance bien menée permet non seulement de remplir les critères réglementaires, les enjeux de représentativité mais aussi de renforcer la confiance et l’implication des bénéficiaires et parties prenantes dans votre démarche qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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L’intelligence artificielle… Tout le monde en parle, parfois en bien, parfois en mal. Cette euphorie atour de cette technologie existe pour une bonne raison : il s’agit de l’évolution la plus remarquée du moment. Après la grande période de digitalisation qui a suivi la période de la covid-19, c’est désormais l’IA générative qui occupe une place de choix sur le podium des innovations, notamment depuis la sortie grand public de ChatGPT en 2022. Pour ou contre l’intégration de l’IA générative ? Va-t-elle définitivement remettre en question la place des humains et nos métiers ? Comment s’adapter à cette technologie grandissante ? Telles sont les questions qui animent tous les débats.

Un des secteurs les plus touchés par le développement de l’IA, c’est bien celui de la formation professionnelle et de l’éducation. D’abord, parce que ses acteurs se placent en première ligne pour accompagner les talents à s’emparer de cette technologie, qui façonne et façonnera notre avenir professionnel à toutes et à tous.

Puis parce que les organismes de formation, écoles, académies d’entreprise doivent prendre le train en marche et mettre à jour leurs processus, pour plus de rapidité et de performance. Dans une période où les acteurs du développement des compétences se posent encore des questions sur l’impact de l’IA sur le développement de leurs activités, cet article vient faire un focus tout particulier sur l’IA dans le cadre de la gestion qualité. Qualiopi, amélioration continue, gestion qualité courante… L’IA est une réelle solution pour accélérer les processus d’un écosystème réglementé et exigent.

Comment intégrer l’IA dans mes processus qualité ? Quel est son impact pour la qualité de mes formations ? De quelle manière utiliser cette technologie de pointe ?

En tant qu’éditeur d’un logiciel spécialisé dans la gestion qualité des acteurs de la formation et de l'éducation, Edko dévoile quelques bonnes pratiques d’utilisation de l’IA dans le cadre de la gestion qualité. Prêts à admettre qu’un brin d’IA servirait positivement votre qualité ? Responsable qualité et directeur(trice)s d’établissements, découvrez comment l’IA peut apporter de réelles améliorations pour la gestion qualité de vos formations.

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Quelques chiffres sur l'IA en introduction

Malgré son développement récent, l’IA est largement utilisée dans les organisations aujourd’hui. LaborIA, un laboratoire visant à construire et consolider une vision terrain pour mieux cerner l’intelligence artificielle et ses effets sur le travail (initié par le PMIA, le Ministère du Travail et l’INRIA), a publié quelques chiffres démontrant la grande multiplication des utilisations de l’IA dans le secteur professionnel.

• 64% des individus utilisent l’IA dans le cadre de leurs activités professionnelles (étude de 2022 de la MIT Sloan Management Review et du cabinet BCG sur la valeur ajoutée individuelle et organisationnelle de l’IA)

• 60% des individus considèrent l’intelligence artificielle comme un partenaire de travail (étude de 2022 de la MIT Sloan Management Review et du cabinet BCG sur la valeur ajoutée individuelle et organisationnelle de l’IA)

Ne serait-ce pas la marque d’une véritable révolution ? Pourtant, 62% des Français pensent que l’IA au travail est une menace pour les salariés et les entreprises (enquête de 2021 ”Intelligence artificielle au travail” de l’Observatoire de la Tech). Preuve que cette technologie soulève encore des questions.

Ces chiffres prouvent, au contraire, que la machine est en marche. l’IA n’est pas un songe, mais bien une réalité. L’objectif est d’en comprendre les avantages et les limites pour l’intégrer au mieux dans vos différents processus et pour mieux valoriser vos expertises.

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Quelques avantages de l’IA pour améliorer la qualité de ses formations

Chez Edko, nous avons une position assez claire sur l’IA. D’un côté, nous sommes fascinés par la montée en puissance de cette technologie absolument révolutionnaire et nous cherchons jour après jour à l’intégrer de la meilleure manière à notre solution de gestion de la qualité. De l’autre, nous avons à cœur de respecter les règles éthiques et légales en prenant garde à tous les biais que cette technologie comporte tout en surfant sur son pouvoir de valorisation et d’accélération des expertises. En effet, il est avant tout nécessaire d’avoir un regard objectif, critique et admiratif sur les innovations, pour en faire la meilleure utilisation.

“L’IA est très opaque. Même ceux qui l’ont créée ne savent pas comment elle fonctionne précisément. Les gens pensent que c’est un ordinateur qui réfléchit comme un humain, or la base de l’IA, ce sont des statistiques qui lui permettent de prédire les mots qui suivent. Une erreur de prédiction peut complètement fausser tout le message généré par l’IA. De plus, il est faux de croire que l’IA en elle-même est créative. Comme toute technologie, l’IA a ses limites. Les limites de l'IA sont précisément ce qui fait sa valeur - elle excelle dans des tâches spécifiques tout en laissant la réflexion stratégique aux humains." - Vincent Dal Maso, Directeur technique et cofondateur d'Edko.

Chez Edko, nous intégrons des fonctionnalités d’automatisation et d’IA générative à notre solution pour simplifier les processus de gestion de la qualité de nos partenaires, qui peuvent gagner du temps et se focaliser sur le cœur de leur métier : l’amélioration continue des formations et la santé de leurs parties prenantes.

Comment Edko utilise l’IA pour simplifier la vie des responsables qualité tout en leur permettant de valoriser durablement leur expertise ?

Voici quelques exemples :

• Analyse des feedbacks quantitatifs : via des technologies d’automatisation, les indicateurs clés de nos partenaires sont mis à jour en temps réel. Pour chaque campagne de feedbacks, les analyses sur mesure sont automatisées et permettent d’avoir une vision instantanée de la qualité des groupes et formations, de suivre les évolutions, d’identifier les difficultés et d’adapter les contenus et actions en conséquence.

• Analyse des verbatims ou des feedbacks qualitatifs : Le feedback qualitatif est ultra-précieux pour améliorer la qualité d’un établissement. C’est d’ailleurs sur cette base que repose une grande partie des actions d’amélioration/correctives. Généralement, les responsables qualité aiment avoir une vision rapide sur la santé de leurs groupes. Pour ce faire, ils peuvent utiliser l’IA-Edko, une IA générative qui résume les commentaires des parties prenantes et met en évidence en un clic la santé d’un groupe ou d’une formation. Cette fonctionnalité est une réelle opportunité de valoriser les actions du département qualité, de visualiser rapidement la santé d’un groupe, de prendre connaissance en un coup d’œil de certains problèmes… Pour éviter certains biais inhérents a tout résumé, cette fonctionnalité est corrélée à l’analyse brute des verbatims.

• Un copilote de taille pour accélérer la prise de décision : vous êtes en train de traiter les différentes réclamations/appréciations. Or, vous êtes en panne d’inspiration. En un clic et pour chaque verbatim, l’IA-Edko (générative) vous suggère des idées d’actions spécifiques à une appréciation/réclamation. À prendre ou à laisser, cette assistance de l’IA-Edko est parfois précieuse pour initier des actions décisives.

Dans ces trois exemples, l’IA est utilisée comme un copilote. Elle ne prend pas les décisions à votre place, mais simplifie vos comptes rendus, accompagne vos prises de décisions, libère du temps pour innover et valorise votre expertise. Et ce n’est que le début de l’intégration de l’IA dans la solution Edko….

"Aujourd’hui, Edko propose des résumés de tous les commentaires issus des questionnaires. (…) À plus long terme, l’équipe de développement souhaite créer un système qui va carrément permettre de proposer des pistes d’amélioration en croisant notre expertise et la puissance de l’IA” rappelait Vincent cofondateur et directeur technique d’Edko dans un article Digitechnologies.

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Curieux d'en savoir plus sur les fonctionnalités IA Edko ?

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Quelques autres cas d’usages de l’IA pour votre gestion qualité :

Ci-dessous, Edko liste des cas d’usages courants de l’IA permettant d’optimiser la gestion qualité d’un établissement.

• La création d’un questionnaire en ligne grâce à l’IA : grâce à l’IA, les acteurs du développement des compétences peuvent facilement éditer des questionnaires qualité. Chez Edko, nous vous conseillons d’utiliser l’IA uniquement pour l’édition d’une trame de questionnaire, utile comme base de démarrage. En effet, nous sommes persuadés que les questionnaires qualité méritent une réelle attention, notamment lorsqu’ils sont la matière première de votre processus qualité. Dans ce cas, l’IA peut servir la mise en forme, peut suggérer des questions pertinentes, peut améliorer la tournure de vos questions. Or, elle ne peut pas, à elle seule, vous assurer la pertinence d’une enquête sans biais, qui répond à des objectifs bien précis.

• Meilleure lisibilité et compréhension des indicateurs du référentiel national Qualité : le guide de lecture est, pour certains, peu digeste…. L’IA générative a le pouvoir de reformuler ou d'encore de résumer certains des indicateurs pour vous permettre une meilleure compréhension des attendus. Or, méfiez-vous des biais et des sources transmises… Il ne faudrait pas que vous vous reposiez sur de mauvaises bases...

• Création de contenus (pédagogiques ou autres) : quand il s’agit de porter des améliorations sur vos contenus pédagogiques, sonder une IA générative est une option. En effet, l’IA a le pouvoir de structurer vos modules, ou encore d’analyser vos objectifs pédagogiques, d’améliorer vos supports visuels, d’apporter une dimension immersive à vos cours, de suggérer certaines modifications pertinentes… Encore une fois, tout est une question d’équilibre. L’IA sert l’amélioration de vos contenus, mais vous restez le maître à bord.

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L’utilisation de l’IA : limites et contraintes

Son utilisation est encadrée et doit se faire de manière éthique. Ici, Edko vous donne quelques clés pour mieux appréhender les limites de l’IA et vous permettre d’en faire la meilleure utilisation possible.

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Les limites de l’IA (générative)

Les technologies de l’IA, notamment générative, reposent sur une grande quantité de données. De ce fait, les principaux risques de l’IA générative concernent l’utilisation de données erronées, fausses, non-respectueuses des droits d’auteur. Cela peut entraîner de nombreux biais, des violations des droits de propriété, des cas de non-conformités et des erreurs. C’est pourquoi l’IA générative doit être utilisée avec éthique, responsabilité et transparence.

Voici quelques enjeux éthiques que pose l’IA :

• La transparence, nécessaire pour permettre aux utilisateurs de comprendre les décisions qui sont prises grâce à l’IA. La transparence est fondamentale pour renforcer la confiance et réduire les biais.

• Les biais algorithmiques, l’enjeu majeur de l’IA. Il s’agit ici de construire et d’utiliser des technologies qui ne reproduisent pas les biais discriminants qui existent dans les données d’entraînement.

• La confidentialité des données : l’utilisation de l’IA doit permettre une sécurisation robuste des données personnelles.

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Chez Edko, nous faisons attention à ce que l’IA générative intégrée soit seulement une source d’inspiration et non l’unique réponse à vos enjeux qualité et que vos données personnelles soient sécurisées. Envie d'en savoir plus ?

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Quelques règles d’intégration de l’IA générative pour améliorer vos formations :

Pour utiliser positivement l’intelligence artificielle, il est nécessaire de connaître quelques règles d’utilisation. En effet, parce que les modèles de cette technologie s’entraînent sur des milliers de données, l’utilisation de l’IA générative dans vos processus doit être encadrée, éthique et légale.

D’abord, il est nécessaire de s’intéresser à l‘AI Act, la première réglementation européenne sur l’IA (loi adoptée le 2 février 2024) qui a formalisé des normes de sécurité, d’éthique, de transparence et de consentement éclairé des apprenants. Sa connaissance est fondamentale notamment sur la mise en place de dispositifs d’évaluation (qualité ou des compétences) afin que les processus appuyés par l’IA soient clairs, justes et dénués de biais.

Cette loi vient finalement répondre aux différents enjeux de l’IA en imposant par exemple de :

• Préciser les sources de données d’entraînement
• Rendre obligatoire la mention “produit par l’IA” sur les contenus

Des règles basiques, mais qui sont primordiales pour faire un usage de l’IA éclairé et juste.

“La confidentialité des données doit être au cœur de notre réflexion lors de l'utilisation d'IA générative, car les informations partagées peuvent être intégrées aux futurs entraînements des modèles et utilisées par les sociétés d’IA générative. Pour ce faire, il est nécessaire d’être attentif aux conditions d’utilisation. A ce titre, je recommande le générateur d’IA Mistral (entreprise française soumise aux règlementations européennes)” - Vincent Dal Maso, co-fondateur et directeur technique d’Edko.

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Quelques ressources intéressantes pour vous faire une opinion éclairée sur l’IA pour vos formations

Chaque jour, de nombreux auteurs / autrices prennent la parole pour émettre un avis, partager des cas d’usages, des témoignages sur l’utilisation de l’IA. Voici quelques contenus qui vous permettront d'approfondir vos connaissances sur l'IA et de vous faire un avis éclairé.

• “Acteurs de la formation : maitrisez l’IA”, un format signé Communotic. Dans le premier volume téléchargeable gratuitement, Communotic revient sur les concepts de l'intelligence artificielle, son fonctionnement, son impact dans le secteur de la formation et ses enjeux éthiques. Il sera suivi par un deuxième volume (à sortir prochainement) qui vise à accompagner les professionnels du secteur à pratiquer et intégrer l'IA. Ce 2ᵉ chapitre partagera des exemples concrets et des outils pratiques pour intégrer l'IA dans vos formations. En attendant sa sortie, nous vous conseillons de télécharger ce premier chapitre, indispensable pour comprendre les apports, les enjeux et les limites de cette révolution technologique.

• Un replay sur les impacts de l’IA pour les acteurs de la formation, intéressant pour découvrir les opinions des acteurs du secteur. Cette table ronde a permis notamment d’échanger sur les questions des nouvelles compétences relatives au développement de l’IA. Au fur et à mesure, un consensus s’est dessiné : l’IA offre un véritable gain de temps à condition de cultiver un esprit critique.

• Le prochain Sommet pour l’action sur l’IA (février 2025) portera une attention particulière sur l'IA dans le secteur de l'édudcation et de la formation. A ce titre, EdTech France s'engage avec ses partenaires à porter 3 initiatives qui seront intéressantes à suivre de près : "le prototypage d’un RAG pour les établissements d’enseignement supérieur ; l’élaboration d’une charte (optimiste) des usages des IA dans l’enseignement et d’une méthodologie de mesure d’impact des outils d’IA dans l’éducation ; l’organisation d’une table ronde pour échanger sur l’efficacité des IA dans l’apprentissage."

Évidemment, ces ressources ne sont pas exhaustives. Nous vous conseillons de vous renseigner en profondeur sur l’IA et de vous faire votre propre avis en questionnant les acteurs qui l’ont intégrée dans leurs processus (qualité ou autres). De notre côté, nous restons disponibles pour échanger avec vous sur notre solution et l’impact de l’IA sur votre gestion qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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Edko continue sa série d’articles et sa veille sur les contenus et les ressources pertinentes pour accompagner les acteurs de la formation professionnelle à progresser, apprendre, innover. Cette semaine, nous vous proposons une sélection (non exhaustive) de chaînes Youtube pour les acteurs du développement des compétences. Responsables de formation, coordinateurs pédagogiques, directeurs d’école et tous les autres, découvrez notre panorama de chaînes Youtube à connaître !

Formation de formateurs

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Une chaîne Youtube pour accompagner les formateurs à répondre à leurs défis quotidiens… Pour ce faire, Nathalie Mollier, formatrice pour adultes depuis plus de 20 ans auprès d’entreprises, partage ses meilleures pratiques sur Youtube. Cette chaîne Youtube s’adresse autant aux formateurs débutants à la recherche de méthodes pour prendre confiance en eux ou souhaitant développer de nouvelles compétences qu’aux formateurs expérimentés soucieux de dynamiser leurs sessions de formation grâce à des nouvelles méthodes innovantes. En bref, Nathalie, armée de ses skills de formatrice expérimentée, vous livre des méthodes, astuces, conseils pour vous améliorer en continu. Construction de supports de formation, les 10 qualités pour devenir formateur, comment obtenir son NDA… Au programme, des sujets aussi variés qu’intéressants.

La chaîne Youtube formation de formateurs est à découvrir sans plus attendre !

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Léandro Lozahic Formateur

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Léandro Lozahic est consultant, formateur, conférencier et créateur de Formateur Pro. Son objectif ? Accompagner les acteurs de la formation professionnelle dans la création et la gestion de leurs organismes de formation. NDA, Qualiopi, RS, RNCP, CPF : Léandro maîtrise l’art et les codes de la transmission de la plateforme Youtube avec brio. Il explique simplement des notions complexes, il livre des bonnes pratiques et transforme la création et la gestion d’un organisme de formation en partie de plaisir ! Ce n’est pas tout : sa chaîne Youtube regorge de tips sur l’intégration de l’IA... et plein d'autres sujets passionnants ! Nos vidéos préférées sont celles sur Qualiopi. En 20 minutes à peine, vous repartez en ayant une réelle compréhension du sujet. Bref, nous recommandons 🙂

Rendez-vous sur la chaîne Youtube de Léandro Lozahic !

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ISQ Certification

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Lors d’un échange avec Karim Sefiat, dirigeant d’organisme de formation et auditeur Qualiopi pour l’organisme accrédité de certification ISQ Certification, celui-ci nous a vivement conseillé les replays Youtube des webinaires organisés par l’ISQ Certification. Nous ne pouvions donc pas ne pas intégrer dans ce top cette super suggestion. Pas de chichi, la chaîne Youtube de ISQ Certification parle de ce qu’elle connaît le mieux : la certification Qualiopi. Au programme : des replays sur des sujets comme les multisites ou la mise en pratique de la V9 qualiopi, des retours d’expérience sur l’application de la V8, V9 Qualiopi… Bref, si vous cherchez des informations complètes sur la conformité de vos processus avec les exigences Qualiopi et l’actualité réglementaire, vous êtes au bon endroit.

Nous vous conseillons vivement de vous abonner à la chaîne Youtube de l’ISQ Certification pour ne louper aucune des prochaines vidéos et mises à jour !

La chaîne de Céline et Nico

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La chaîne Youtube de Céline et Nico est l’endroit idéal pour trouver des tips pour développer vos formations digitales. Formateurs aguerris, ils vous accompagnent dans tout le processus de création jusqu’au développement de vos formations en ligne. Création de formations digitales, mise en place d’un tunnel de ventes, intégration, automatisation marketing… Via des interviews, conseils, méthodes, Céline et Nico vous aident à faire connaître vos formations en ligne et à toucher votre public cible.

Nous vous conseillons vivement d’y jeter un coup d’œil ! N’hésitez pas à découvrir la chaîne Youtube de Céline et Nico.

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Centre Inffo

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Nous ne pouvions pas passer à côté de la chaîne Youtube de Centre Inffo, l’acteur médiatique incontournable sur les sujets de la formation professionnelle. Ce que nous trouvons particulièrement intéressant sur cette chaîne, ce sont les rediffusions des conférences de l’événement L’Université d’Hiver de la Formation Professionnelle, avec l’accès à des contenus à forte valeur ajoutée et de talks de personnalités inspirantes, à l’image de Carole GrandJean, Cécile Renouard, Jean-Claude Pats et on en passe… Un terrain fertile pour prendre conscience des prochaines transitions de l’écosystème et innover dans la bonne direction. Ce ne sont pas les seuls contenus pertinents. En effet, Centre Inffo diffuse aussi des analyses, des récapitulatifs d’enquêtes, des actualités… La chaine Youtube de Centre Inffo est à découvrir sans plus attendre.

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Edko est une solution tout-en-un pour mesurer l’impact de vos formations. Nos experts vous accompagnent à piloter toutes les étapes de votre démarche qualité. Envie d'en savoir plus ?

Aurelia Boisanté Formations

Aurélia Boisanté est formatrice professionnelle depuis 2024 à destination des formateurs intéressés par la ludopédagogie. Passionnée, elle partage sur sa chaîne Youtube des jeux de formation pour un public adulte ou encore des techniques ludiques pour animer les formations. À côté, elle part à la rencontre de formateurs, et leur ouvre une tribune pour raconter des expériences hors du commun et inspirantes. Interview de formateurs, décryptage de jeux et d’animations ludiques, tips FPA et développement commercial…

La chaîne Youtube  d’Aurélia Boisanté Formations mérite un petit détour !

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Agefiph, l’acteur incontournable du handicap

L’Agefiph n’est plus à présenter. Pour répondre à sa mission de favoriser l’insertion et le maintien dans l’emploi des personnes handicapées dans le secteur privé, l’Agefiph met à disposition aux acteurs du développement des compétences des ressources variées sur ces sujets majeurs… À l’image d’une chaîne Youtube ! Nous vous conseillons surtout de visionner les replays de la 5ᵉ édition de l’Université du réseau des référents handicaps, dans lesquels vous trouverez des informations très utiles pour privilégier une meilleure inclusion et soutenir la compréhension des personnes en situation de handicap qui composent vos publics de formation.

Envie de mieux vous engager pour l’inclusion des personnes en situation de handicap ? Découvrez la chaîne Youtube de l’Agefiph !

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Edko - tutos et retours d’expérience

Edko vient de lancer officiellement sa chaîne Youtube ! Notre objectif : partager les dernières actualités sur notre solution de gestion de la qualité Edko, mais aussi des retours d’expérience de nos partenaires, des tutos “produit”, des innovations. N’hésitez pas à vous abonner pour découvrir les prochaines vidéos (avec beaucoup de nouveaux projets en cours à venir prochainement).

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À propos d’Edko

Edko est un logiciel sur-mesure de gestion de la qualité pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

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Quels sont les types d’évaluations pertinentes à mener pour améliorer la qualité de vos parcours de formation intra-entreprise ? Comment mesurer l’impact de vos formations sur votre organisation et vos équipes ?

À tort, nous avons l’impression qu’évaluer la qualité réside simplement dans l’évaluation de la satisfaction des bénéficiaires. Évaluer la satisfaction est certes nécessaire, mais loin d’être suffisante.

Tout le long de la vie d’une formation, les parties prenantes vont faire grandir les modules et techniques de formation. Nouvelles méthodes pédagogiques, nouveaux formateurs, nouveaux objectifs pédagogiques : le quotidien d’une organisation apprenante est mouvant et ponctué de multiples évolutions. Ses programmes et objectifs changent. Son équipe pédagogique se renouvelle. Ses bénéficiaires se diversifient.

Comment évaluer véritablement la qualité de vos processus ? Comment identifier clairement les solutions d’amélioration les plus pertinentes ?

Dans cet article, Edko fait un panorama des évaluations de la qualité les plus reconnues dans l’écosystème pour aider les responsables formation / responsables qualité des organisations apprenantes à en comprendre les utilisations.

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Le nouveau modèle de Kirkpatrick, le cadre de référence pour mener vos évaluations

L’évaluation d’une formation est une étape primordiale pour l’amélioration continue des formations et pour favoriser l’évolution professionnelle des équipes de votre entreprise. C’est via l’évaluation que les organisations apprenantes prendront acte de leurs atouts et faiblesses et pourront mettre en œuvre des actions correctives / d’amélioration. Comment mesurer l'impact d'une formation ?

De nombreuses méthodes d’évaluation existent, or un modèle se démarque particulièrement par son efficacité, son fonctionnement simple et intuitif et son adaptation aux organisations apprenantes. Il s’agit du nouveau modèle de Kirkpatrick, qui s’adapte à tous les types de formation (en distanciel, en présentiel, en continu, longue durée, courte durée…).

En tant qu’organisation apprenante, le nouveau modèle de Kirkpatrick permet de formaliser des objectifs clairs et de se reposer sur un cadre pré-défini pour mener vos évaluations. Ce modèle divise l’évaluation en 4 niveaux.

Découvrons ensemble rapidement les différents niveaux d’évaluation :

• Le niveau 4 permet de vérifier que les résultats visés ont été atteints grâce à l’événement d’apprentissage et via les différents renforcements. Ici, l’enjeu est de mesurer l’évolution des performances d’une entreprise dans laquelle le salarié contribue suite à une action de formation. Augmentation du chiffre d'affaires, réduction de la fréquence d’erreur, amélioration des performances de l’équipe, satisfaction client… Il s’agit ici vraiment de constater l’impact d’une formation sur l’activité d’une entreprise grâce à des indicateurs pertinents.

• Le niveau 3 permet d’identifier à quel point les participants mettent en pratique ce qu’ils ont appris lorsqu’ils sont de retour à leur poste de travail. Il s’agit ici d’évaluer l’impact de la formation dans la vie professionnelle de vos différents bénéficiaires, d’identifier les changements de comportement des participants et de la mise en application concrète des enseignements / apprentissages.

• Le niveau 2 (Apprentissage) permet d’identifier à quel point les participants ont acquis les connaissances, compétences et attitudes visées suite à la participation à un événement d’apprentissage. Il s’agit d’évaluer les connaissances et compétences acquises par les bénéficiaires et de les comparer avec les objectifs visés par votre formation.

• Niveau 1 (réaction) permet d’évaluer les réactions des participants et de comprendre à quel point les bénéficiaires réagissent favorablement à l’événement d’apprentissage. Concrètement, il s’agit d’évaluer la satisfaction des particpants, identifier leurs avis et recommandations… Généralement, le niveau 1 est matérialisé par l’évaluation bien connue de la satisfaction.

En prenant le cadre du modèle de Kirkpatrick, nous constatons déjà que l’évaluation de la satisfaction est en aucun cas suffisante pour mesurer la qualité globale des processus mis en place pour former vos équipes. Or, il peut s’agir d’une première étape, qu’il faudra consolider au fur et à mesure de l’implantation d’une logique d’évaluation au sein de vos organisations.

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Méthodes d’évaluation de la qualité :

Il y a autant de méthodes d’évaluation que de types d’évaluations de la qualité. À chacun sa méthode privilégiée pour évaluer la qualité d’un processus : entretien individuel, auto-évaluation, questionnaire papier, sondage…

Une méthode fait pourtant l’unanimité dans l’écosystème de la formation professionnelle. Il s’agit des enquêtes en ligne, généralement très faciles et intuitives à concevoir. Elles permettent de sonder simplement un grand nombre de parties prenantes, sur différents items. De plus, lorsqu’elles sont intégrées à des outils de gestion de la qualité, les réponses collectés par ces enquêtes en ligne sont analysées en temps réel et les appréciations / réclamations centralisés, un atout pour adapter rapidement et facilement vos processus et améliorer la qualité en continu. C’est ce que propose l’outil Edko, en plus d’autres fonctionnalités plébiscitées (envois et relances automatiques, programmation des enquêtes, suivi sur-mesure, connexion par API à vos logiciels de gestion, IA générative pour accélérer la prise de décision…) et conformes aux exigences Qualiopi. Vous souhaitez évaluer efficacement la qualité de votre organisation ?

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6 exemples d’évaluations pour améliorer la qualité d’une formation intra-entreprise

Plusieurs évaluations sont pertinentes à mener pour évaluer l’impact et la qualité de vos formations. Certaines sont plus au moins connues. Ci-dessous, Edko fait un listing des évaluations les plus reconnues et pertinentes pour assurer une gestion de la qualité efficace et durable.

1/ Le positionnement, l’évaluation des acquis avant la prestation

Le positionnement est un diagnostic préalable qui permet de mesurer les compétences initiales des apprenants / stagiaires et de déterminer les écarts entre les connaissances actuelles et les compétences visées. Il s’agit d’un test permettant d’adapter les parcours pédagogiques en fonction des besoins de chaque bénéficiaire, mais aussi d’une mesure intéressante à effectuer pour disposer d’un comparatif lors de l’évaluation en fin de formation. Dans le cadre de Qualiopi, le positionnement peut se limiter à la prise en compte des diplômes, certificats ou titres exigés, expériences… L’évaluation des acquis à l’entrée permet, quant à elle, d’identifier avec plus de précision le niveau des acquis / connaissances avant le démarrage d’une formation (quizz, QCM, exercices, mises en situation, test ou encore outils de mesure des écarts en termes de compétences à acquérir ou à faire valider). Ces évaluations en amont du démarrage d’une formation est une bonne pratique pour identifier le niveau de départ des participants. Avec cette data, vous pourrez comparer les aquis en amont de la formation avec les acquis en fin de formation et identifier précisément l’impact de votre formation sur les participants.

2/ Évaluation des besoins / attentes

L’évaluation des besoins et attentes est un diagnostic concernant les besoins des participants vis-à-vis d’un futur événement d’apprentissage. Cette évaluation a plusieurs avantages :

• Elle permet de personnaliser et d’adapter les modules / techniques de formation.
• Elle permet d’identifier certaines difficultés, points de vigilance. Elle vous permet de mettre en place des actions en amont (adaptation d’un module, du format, des méthodes pédagogiques) pour répondre le plus précisément possible aux besoins du bénéficiaire et d'augmenter l’impact de votre formation sur son développement professionnel.
• Elle permet de valider le choix de la formation et d’orienter, si nécessaire, vers d’autres options de formation (qui répondent mieux aux objectifs du participant). En effet, c’est une évaluation nécessaire pour identifier si la formation choisie est cohérente et répond aux besoins du bénéficiaire-salarié.

3/ L’évaluation des acquis en cours et en fin de formation

L’évaluation des acquis en fin (et en cours) de formation permet d’identifier si les bénéficiaires ont bien atteint les objectifs visés par la formation et, si ce n’est pas le cas, de comprendre ce qui n’a pas fonctionné. Cette évaluation est primordiale pour améliorer en continu vos processus, faire monter en compétences vos équipes, modifier ou imaginer de nouveaux modules, revoir vos techniques pédagogiques…  En effet, l’évaluation des acquis est généralement une mesure phare, réalisée en fin de formation. Or, chez Edko, nous recommandons à nos partenaires de réaliser cette évaluation également pendant la formation, pour avoir une marge de manoeuvre, tenter de rectifier le tir le plus tôt possible et pour maximiser votre impact.

4/Évaluation de la satisfaction à chaud ou à froid

L’évaluation de la satisfaction est une mesure qualitative très reconnue dans le secteur de la formation professionnelle. Elle permet de d’identifer le degré de satisfaction des parties prenantes et de le comprendre, afin d’agir pour l’augmenter, de fidéliser vos bénéficiaires et d’en faire des ambassadeurs de vos prestations. Réalisée à chaud, cette mesure est efficace pour identifier les potentielles réclamations, sur lequelles il est important d’agir vite, et des pistes d’amélioration intéressantes à explorer pour la suite de la formation. Réalisée à froid et croisée avec les réponses collectées à chaud, elle vous donne une vision globale de la satisfaction, vous aiguille sur les actions prioritaires à mettre en place et peut vous permettre d’évaluer l’impact de la formation dans la vie professionnelle des salariés formés (à la fin d’une formation).

5/ L’évaluation dite “sur-mesure”

L’évaluation sur-mesure est tout simplement une évaluation qui évalue des caractéristiques propres de vos formations, pour lesquelles aucun modèle n’existe. Évaluation spécifique de la prise en charge du handicap, évaluation d’une nouvelle technique d’apprentissage… En fonction de vos objectifs, vous êtes libres de créer des évaluations personnalisées qui apporteront des réponses encore plus précises à vos questions.

Chaque entreprise a ses propres objectifs de formation. Quand une entreprise cherchera à digitaliser ses processus, une autre aura pour objectif de mieux intégrer les personnes en situation de handicap dans les équipes. C’est pourquoi chaque évaluation doit être unique. Chez Edko, nous sommes persuadés que faire du sur-mesure est la clé pour mener des évaluations performantes.

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Évaluez simplement la qualité de vos formations avec Edko

La gestion de la qualité est une mission complexe : collecte des feedbacks, analyse et traitement des réclamations / appréciations, analyse de l’impact… L’enchaînement de ces tâches répétitives empêche les responsables qualité / responsables pédagogiques de se concentrer sur l’essence même de leur métier :  innover et améliorer la qualité.

Chez Edko, notre mission est de simplifier la gestion qualité des académies d’entreprise, écoles et organismes de formation. Notre équipe d’experts vous accompagne dans la création de campagnes de feedbacks sur-mesure et chouchoute la matière première de votre processus qualité. L’outil tout-en-un Edko permet de centraliser votre management de la qualité, de programmer les envois et relances, d’automatiser des analyses sur-mesure et de monitorer en continu vos actions d’amélioration, en toute conformité avec les exigences Qualiopi

Vous souhaitez évaluer efficacement la qualité de vos formations ? De la création des enquêtes à la mise en place d’actions d’amélioration, le logiciel Edko multiplie votre impact qualité.

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