Comment créer un questionnaire sur-mesure pour vos formations ?

Vous êtes à la recherche de nouveaux modèles de questionnaires pour vos formations ? Nous vous comprenons. La création des questionnaires qualité est chronophage.

Beaucoup d’entre vous misent sur des modèles pour créer les meilleures enquêtes qualité et mesurer l’impact de leurs formations. Or, parier uniquement sur des modèles est rarement suffisant.

Quelles sont les bonnes questions à vous poser ? Que faut-il personnaliser dans un questionnaire ? Comment faire du sur-mesure ? Dans cet article, Edko vous explique comment créer un questionnaire efficace, sur-mesure, qui répond à vos objectifs qualité.

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Le questionnaire en ligne, l’outil privilégiée des acteurs de la formation

Vous êtes nombreux à utiliser l’outil du questionnaire en ligne pour mesurer l’impact de vos formations. Normal, le principe est formidable. En un clic, l’envoi d’une enquête digitale vous permet de recueillir les appréciations à un instant T d’un nombre illimité de parties prenantes, sur des sujets divers et variés. Or, pour avoir un réel impact sur la qualité de vos formations, la création de vos questionnaires ne doit pas être prise à la légère.

Lorsque vous misez sur l'outil du questionnaire en ligne, c’est l’intégralité de votre système qualité qui repose sur les réponses de vos enquêtes. Il s’agit donc d’une étape à chouchouter. Pour bichonner vos questionnaires qualité, il n’y a qu’un seul remède : le sur-mesure. Certes, les modèles de questionnaires (quand ils sont adaptés au secteur particulier de la formation) sont très utiles. Mais, ils ne sont pas suffisants.

Déjà, parce qu’un groupe d’écoles n’a pas les mêmes enjeux qualité qu’un formateur indépendant. De ce fait, les modèles de questionnaires sont utiles, mais pas adaptés à toutes les typologies d’organisations. Puis, parce que les prestataires de la formation n’ont pas les mêmes objectifs qualité. Un organisme de formation certifié Qualiopi ne cherchera pas à récolter les mêmes informations qu’un établissement qui n’a pas les mêmes contraintes qualité. Au contraire, cela n’empêche pas certains organismes non certifiés d’aller plus loin dans leur qualité et de développer un système de management robuste. Enfin, un questionnaire téléchargé depuis internet ne vous apportera, tel quel, jamais des réponses précises à vos questions du quotidien.

Bref, vous l’aurez compris, le sur-mesure est un élément central d’une bonne gestion qualité. En plus de répondre à vos enjeux spécifiques, une enquête sur-mesure vous permettra d’obtenir des taux de réponse et de complétion dignes de ce nom.

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L’impact de la personnalisation de vos questionnaires

De notre côté, nous aimons voir les questionnaires en ligne comme une méthode et non comme une réponse pré-conçue. Pour réellement mesurer l’impact de vos formations, vous devez personnaliser ces modèles, même quand ils sont sectoriels, ou créer vos propres questionnaires spécifiques.

Pour illustrer notre propos, prenons un exemple : un modèle de questionnaire des besoins trouvé sur internet ne permettra peut-être pas à un formateur indépendant qui dispense des formations en ligne de poser les bonnes questions, ou du moins des questions spécifiques au format de sa prestation. Résultat : il passera sûrement à côté de réponses précieuses.

Le sur-mesure permet aussi et surtout d’obtenir plus de réponses qualitatives. Nous sommes tous submergés d’informations. Répondre à une enquête, c’est déjà une réelle preuve d’engagement de la part de vos parties prenantes. Alors, mettez-vous à la place des répondants ! Ne seriez-vous pas plus déterminé à répondre à une question spécialement conçue pour vous et qui est suivie d’actions concrètes ? L’énergie que vous mettez dans la création de vos questionnaires se ressentira ensuite dans les actions que vous allez mettre en place.

En résumé, chaque organisme de formation ou école a ses propres objectifs, ses propres infrastructures, ses propres moyens, ses propres indicateurs, et donc ses propres mesures d’impact. Créer un questionnaire sur-mesure, c’est vous assurer de collecter les réponses qui permettront réellement d’améliorer la qualité de vos formations et de mettre en place des actions utiles et appréciées de vos parties prenantes.

Pour illustrer ce propos, voici quelques chiffres issus de la communauté de partenaires Edko :

• Entre 15 et 20% d’augmentation du taux de complétion des enquêtes lorsqu'elles sont personnalisées
• Baisse du taux d’abandon de 25% sur un questionnaire moyen de 10 questions

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Passons à l’action ! Comment personnaliser vos questionnaires qualité ?

Rentrons maintenant dans le vif du sujet. C’est bien d’expliquer l’impact de la personnalisation, mais encore faut-il comprendre comment personnaliser vos évaluations qualité et donc vos questionnaires.

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Première étape : définissez vos objectifs

Chaque enquête qualité a son propre objectif.

Pour l’illustrer, voici quelques exemples :

• L’enquête de satisfaction est censée mesurer le taux de satisfaction de vos parties prenantes. Les réponses doivent logiquement vous permettre de calculer vos indicateurs de satisfaction (NPS / CSAT) grâce à des questions spécifiques et de collecter l’avis libre de vos parties prenantes (feedback qualitatif) permettant de répondre à des réclamations et de mettre en place des actions d'amélioration. C’est d’ailleurs pour vous apporter ces réponses que sont construits les modèles en ligne. Or, est-ce utile pour vous de suivre ces indicateurs à cet instant T ? Que recherchez-vous précisément comme réponses ? Quelle est la partie prenante que vous souhaiter sonder ? En fonction de vos objectifs, un modèle d’enquête de satisfaction classique ne répondra pas à vos besoins.

• L’enquête d’insertion, par exemple, va questionner la situation professionnelle des stagiaires après une formation.

• L’enquête des besoins répond à un objectif de conformité Qualiopi et permet de collecter les besoins des bénéficiaires avant le début d’une formation, notamment dans un enjeu de personnalisation des cursus.

• L’enquête 100% sur mesure : celle-ci est une enquête qui répond à un objectif spécifique. Vous souhaitez améliorer votre pédagogique dans un contexte bien particulier ? La prise en compte du handicap par vos établissements est un axe prioritaire pour améliorer l’impact de formations ? Vous avez besoin de retours approfondis suite à une réclamation ? Dans ce cas, l’objectif précis que vous aurez déterminé guidera la création de vos questions.

En fonction de la direction choisie, vos questions seront fondamentalement différentes. Plus vous préciserez vos objectifs, plus vous aurez de facilité à identifier les bonnes questions pertinentes, qui vous apporteront les réponses à vos questions.

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Étape 2 : connaître sur les bouts des doigts la cible de vos enquêtes

Il n’y a pas que vos stagiaires qui méritent d’être interrogés. Pour maximiser votre impact qualité, vous avez tout intérêt à sonder plusieurs de vos parties prenantes. Dans le cadre de la certification Qualiopi, le guide de lecture et son indicateur 30 vous imposent de recueillir les appréciations de quatre parties prenantes : les bénéficiaires, l’équipe pédagogique, les financeurs et les entreprises.

Pour maximiser la performance de vos enquêtes qualité, il est important d’adapter vos questionnaires à votre cible. De cette manière, elle se sentira concernée par vos questions et ses réponses auront un réel impact sur la qualité de vos formations.

Avant de créer une enquête, posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est la tranche d’âge de ma cible ?

• Quel est le sexe de ma cible ?

• Quels sont ses intérêts ?

• Est-elle technophile ?

• Quelles sont ses principales revendications connues ?

• Quelles sont ses attentes ? Besoins exprimés ?

• Quelle est sa situation socio-professionnelle ? Dans quel environnement évolue-t-elle ?

• Quelles sont ses spécificités ?

Pourquoi toutes ces questions ? D’abord, car elles vous permettent d’introduire l’enquête avec subtilité auprès de votre cible. Puis, parce que les questions de votre questionnaire pourront s’adapter au profil de votre cible.

Comment ? Voici quelques exemples :

• L’adaptation de l’introduction : Allez-vous communiquer l’objectif du questionnaire ? De quelle manière ? L’enquête est-elle déjà une action suite à une revendication ?

• L’adaptation du ton et de la tournure des questions : utilisez le langage de votre cible, accrochez son attention avec des tournures de phrase simples, logiques et intuitives !

• L’adaptation du nombre de questions. Certaines de vos parties prenantes peinent à remplir vos enquêtes jusqu’au bout ? Elles sont peut-être trop longes et ennuyantes, pas assez spécifiques, trop compliquées…

• La mise en avant d’une référence pour attirer l’attention de votre cible : GIF, tournure des questions, élaboration d’un fil conducteur autour d’une référence

• L’adaptation de la direction artistique du questionnaire : est-ce pertinent d’intégrer votre logo ? Une image d’introduction ? Un gif ?

N'oubliez pas ce chiffre : la personnalisation augmente de 15 et 20% vos taux de complétion des enquêtes.

Au-delà de la simple création des enquêtes, connaître votre cible vous permettra également d’adapter les conditions d’envoi, qui ont un impact dans l’augmentation de vos taux de réponse :

• L’adaptation de la fréquence d’envoi : par son profil et ses habitudes, votre cible est-elle plus active le matin (parce qu’elle consulte ses mails dans les transports par exemple), le midi, le soir ? Quand est-elle la plus connectée ?

• Le choix des bons canaux de communication de vos enquêtes : QR Code ? Réseaux sociaux ? Groupe WhatsApp ? Mail perso ? Mail pro ? Vous êtes les seuls à savoir où votre cible est la plus active.

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Étape 3 : choisissez un outil de questionnaire en ligne intuitif et personnalisable

Peu importe la cible, il vous faut un outil intuitif pour conçevoir vos enquêtes. Optez pour des outils qui proposent des questionnaires simples et surtout… personnalisables.

Voici les features indispensables que doit contenir un outil de questionnaire en ligne :

• Ajout d’un logo

• Personnalisation des questionnaires avec les couleurs de votre charte graphique / les couleurs d’une référence

• Ajout d’images / vidéos

• Ajout de liens externes

• Ajout d’émojis

Les questionnaires Edko en ligne sont 100% personnalisables. Envie de les découvrir ?

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Nos conseils et bonnes pratiques pour personnaliser vos questionnaires formation

Certes, la personnalisation des questionnaires est nécessaire pour augmenter votre impact qualité, mais elle n’en reste pas moins chronophage. Mesurer la qualité d’une formation, ce n’est pas envoyer un simple questionnaire de satisfaction et le brandir fièrement aux organismes certificateurs le jour de l’audit Qualiopi. Pour une réelle amélioration de votre qualité, les mesures doivent être régulières. Elles rythment la vie des responsables qualité ou des directeurs d’école. Le quotidien devient vite ingérable, source de stress tandis que la qualité baisse, par manque de temps et d’actions immédiates.

Voici quelques conseils pour que la personnalisation de vos enquêtes ne vous rajoutent pas trop de charge.

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1. Faites-vous accompagner par des experts :

La rédaction des question est une expertise à part entière, surtout dans le secteur très particulier de la formation professionnelle. Un petit détail peut réellement faire la différence. En une tournure de phrase, les réponses peuvent totalement changer. Et ne parlons pas des biais cognitifs qui biaisent vos enquêtes…

Si la méthode du questionnaire est LA méthode que vous avez choisie pour mesurer l'impact de vos formations, nous vous conseillons de vous faire accompagner dans le processus de création de vos enquêtes.

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Chez Edko, nous accompagnons près de 250 partenaires à créer les meilleurs questionnaires (sur-mesure évidemment) pour leurs formations. Envie d’en discuter ?

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2. Centralisez votre gestion qualité dans un outil de gestion qualité dédié

La création de vos questionnaires n’est que la première étape. Leur objectif est avant tout de vous donner des réponses afin que vous puissiez mettre en place des actions concrètes et efficaces !

Or, il est difficile d’y voir clair sans un outil de centralisation. Où se trouve les réponses du questionnaire de la semaine dernière ? Quelles sont les actions en cours ? Qui en est en charge ? Existe-t-il des actions en cours qui peuvent répondre aux dernières réclamations ? Bref, sans outil de suivi dédié, il est difficile de s’y retrouver.

Heureusement, les progrès technologiques permettent aux acteurs de la formation de s’appuyer sur des outils performants. Sur la partie gestion de la qualité, Edko en est l’exemple. Pour répondre à vos enjeux qualité, tout en améliorant l’expérience utilisateurs de vos parties prenantes, l’équipe Edko a créé une solution tout-en-un de management de la qualité basé sur la méthode du questionnaire en ligne. En plus d’être un outil de centralisation, Edko automatise toutes les micro-tâches ingrates qui vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel : la recherche de solutions d’amélioration innovantes.

• Création des questionnaires directement depuis l’outil et accompagnement par des experts pour la rédaction de questions sur-mesure

• Diffusion des enquêtes via un système de mail et un générateur de QR Code intégrés ou d’un lien diffusable sur n’importe quel support : réseaux sociaux, sms…

• Centralisation des feedbacks qualitatifs dans un tableau d’amélioration : état d’avancement, solutions d’amélioration / rectification, identification de la personne responsable de l’action, dateline…

• Mise à jour des indicateurs (que vous choisissez !)

• En plus : l’IA-Edko vous aide à trouver des pistes de solutions innovantes, en lien avec le secteur de la formation professionnelle

Nous sommes conscients que ces tâches peuvent être chronophages et fastidieuses, et c'est pourquoi nous étions à la recherche de solutions innovantes pour automatiser une partie de ce processus tout en garantissant des résultats précis et fiables.” affirmait notre partenaire Julien Philipponneau, directeur de l’organisme Le Socle.

Témoignages et retours d’expériences sur les questionnaires sur-mesure

“Lorsque nous avons analysé la situation, un axe d'amélioration fut l'augmentation de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction afin que nous ayons la vue la plus fidèle possible. La rédaction de nos enquêtes faite par Rayan, co-fondateur d’Edko, nous a permis de formuler des questions pertinentes et précises, qui nous ont donné des informations clés pour évaluer la satisfaction de nos apprenants. (…) L’impact d'Edko sur notre entreprise s'est traduit par une amélioration significative de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction.” affirmait Maëlle Villaret, la responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education.

Nous espérons que cet article vous donnera l’envie de personnaliser vos prochaines enquêtes qualité et d’implanter une réelle logique du sur-mesure à vos process qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

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