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Je suis certifié Qualiopi, pourquoi dois-je encore faire l’objet de contrôles de la part des financeurs ?

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Cette question, de nombreux organismes de formation se la pose. Alors que l’on pourrait penser qu’une fois certifié, les contrôles sont derrière nous, qu’en est-il vraiment ? La certification Qualiopi est-elle une réelle garantie pour éviter d’autres contrôles ? Dans cet article, nous répondons à ces fameuses questions.

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La certification Qualiopi est-elle une assurance contre les contrôles des financeurs ?

Pas vraiment… La certification Qualiopi est une reconnaissance officielle qui atteste de la qualité des processus d’un prestataire concourant au développement des compétences. Elle permet d’établir que l’organisme respecte les critères de qualité du Référentiel National Qualité à l’instant T. Cette vérification est d'ailleurs renouvelée lors de l'audit de surveillance et de renouvellement.

Or, cela n’empêche pas les financeurs de contrôler les actions qu’ils financent. En effet, ils ont la mission de garantir que les fonds publics et aides mutualisées soient utilisés légitimement et financent des formations réellement qualitatives. Ils s’assurent donc que les prestataires certifiés et financés mettent véritablement en place des actions qualitatives.

Pour résumer, la certification Qualiopi est un premier “contrôle” des prestataires de la formation professionnelle, permettant de donner accès à des fonds publics et aides mutualisées, qui n’empêche pas une surveillance et un contrôle a postériori de l’existence et de la qualité des actions financées. Ces contrôles à postériori permettent de garantir la qualité de l’écosystème de la formation professionnelle sur le long terme.

Maintenant que c’est dit, faisons un zoom sur ces fameux contrôles des financeurs de la formation professionnelle.

À qui s’adresse les contrôles des financeurs de la formation professionnelle ?

Les contrôles s’adressent aux prestataires concourant au développement des compétences qui bénéficient de fonds publics ou mutualisés de la part des financeurs de la formation professionnelle. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022 (date d’entrée en vigueur de la loi Avenir de 2018), les acteurs de la formation bénéficiant de fonds publics et d’aides mutualisées doivent être certifiés Qualiopi.

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Sur quelles actions se basent les contrôles des financeurs ?

Les contrôles des financeurs se basent sur toutes les actions concourant au développement des compétences mentionnées à l’article L6313-1 du Code du Travail :

• Les actions de formation ;
• Les bilans de compétences ;
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience
• Les actions de formation par apprentissage.

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Quels sont les différents contrôles des financeurs ?

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Les financeurs de la formation professionnelle peuvent réaliser deux types de contrôles :

- Le contrôle qualité

- Le contrôle de service fait

PS : nous ne rentrerons pas dans les détails, notamment concernant les actions de formation par apprentissage. L'objectif de cet article étant de vous expliquer les contrôles existant.

Découvrons de quoi il s’agit 👇

1. Le contrôle qualité

Par qui est réalisé le contrôle qualité ?

Selon l’article L. 6316-3 du Code du travail, les organismes financeurs cités à l’article L. 6316-1 du Code du travail (OPCO, Commission Paritaire Interprofessionnelle, la Caisse des dépôts et consignations, l’État, les régions, France Travail et AGEFIPH), procèdent à des contrôles afin de s’assurer de la qualité des formations effectuées.

Quel est l’objet de ce contrôle ?

Selon l’article L. 6316-3 du Code du Travail, les financeurs doivent s’assurer de la qualité des formations dispensées par les prestataires de la formation. Ces contrôles de la qualité permettent aux financeurs de s'assurer de la qualité des actions financées et de leur conformité aux obligations légales et réglementaires (R 613-6 du Code du Travail). Selon l'article R6316-6 du Code du Travail, ces contrôles qualité doivent permettre de vérifier :

• L’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation,
• L’ingénierie pédagogique déployée par le prestataire,
• L’innovation des moyens mobilisés,
• Les tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues.

L’objectif de ce contrôle de la qualité est de contribuer à l’amélioration de la qualité des actions de la formation professionnelle en permettant aux financeurs de vérifier la qualité des actions mises en œuvre par le prestataire. Comme le rappelle la Charte Contrôle Qualité Ocapiat, "ces contrôles qualité doivent être distingués des audits qualité réalisés par les organismes certificateurs habilités à délivrer la certification Qualiopi" . Les audits qualité ne se "substituent pas" aux contrôles qualité des financeurs. Ça a le mérite d'être clair et de répondre à la question principale de l'article : la certitication Qualiopi n'exempt pas les prestataires des contrôles de la qualité réalisés par les financeurs de la formation professionnelle.

Mise en situation :

Vous êtes prestataire au développement des compétences. À ce titre, vous obtenez la certification Qualiopi (pour une ou plusieurs catégories d’actions) qui vous ouvre le droit de bénéficier de fonds publics et d’aides mutualisées. Une fois votre certification attribuée, ce n’est pas fini. Vous pouvez encore vous faire contrôler par les financeurs, qui vont vérifier la qualité effective des actions qu’ils financent ainsi que le respect des engagements pris dans le cadre de la certification Qualiopi pour la mise en œuvre des actions financées.

Comment est réalisé le contrôle qualité des financeurs ?

Le contrôle qualité peuvent se dérouler sur pièce ou sur place. Les financeurs peuvent solliciter tout document et pièce leur permettant de vérifier la qualité des formations dispensés et faisant l’objet d’une prise en charge.

Mutualisation des contrôles qualité :

Le décret du 28 décembre 2023 est venu renforcer les pouvoirs de contrôle des organismes financeurs. De ce fait, le contrôle qualité peut être réalisé conjointement à un contrôle de service fait (nous vous expliquons plus bas de quoi il s'agit). Les contrôles peuvent être coordonnés et mutualisés entre organismes financeurs. De plus, les contrôles peuvent être exercés pour le compte d’un ou plusieurs financeurs par une structure qu’ils mandatent à cet effet (R6316-7 du Code du Travail).

Les sanctions des financeurs suite à un contrôle qualité :

Le décret du 28 décembre 2023 mentionne que les financeurs qui constatent la méconnaissance, par un prestataire, de ses obligations relatives à la qualité des actions le signalent directement, de manière étayée, à l'organisme certificateur ou à l'instance de labellisation qui lui a délivré la certification Qualiopi (Art. R. 6316-7-1), ce qui peut remettre en cause la certification. Selon l'article Art. R. 6332-26. du Code du Travail, les opérateurs de compétences n'ont pas à prendre en charge les dépenses liées aux actions d’un prestataire de formation ou d’un employeur qui s'opposent au contrôle de la qualité des actions qu'ils financent.

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2. Le contrôle de service fait

Par qui est réalisé le contrôle de service fait ?

Les financeurs de la formation professionnelle vérifient que les sommes (fonds publics ou aides mutualisées) engagées correspondent bien aux actions financées. Pour les opérateurs de compétences, il s’agit d’une obligation explicite prévue par l’article R. 6332-26 du Code du travail.

Le contrôle de service fait, qu’est-ce que c’est ?

En pratique, le réglement des formations se fait généralement après la réalisation des prestations de formation, sauf en cas d’échalonnement des paiements. De ce fait, les financeurs s’assurent, par un contrôle de service fait, que les actions de formation qu’ils financent sont bien exécutées. Le contrôle de service fait est donc la vérification, par les financeurs de la formation professionnelle et notamment les OPCO, de l'existence complète et de la bonne exécution des prestations qu’ils financent et de leur cadre.

Selon l’article R. 6332-26 du Code du travail, le contrôle de service fait s’effectue au regard de pièces justificatives. La liste des pièces est mentionnée dans un arrêté du 21 décembre 2018. Elles sont les suivantes :

• Les factures relatives à la prestation réalisée lorsque l’action est dispensée par un organime dont les actions concourrent au développement des compétences
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• Les relevés de dépenses supportés par l’employeur. Les précisions suivantes doivent être mentionnées : le montant des frais pédagogiques, les rémunérations, les frais annexes dont la prise en charge, pour tout ou partie, a été demandée et accordée, accompagnés des pièces comptables permettant d'établir ces montants.
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• Un certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action

Sont aussi prises en compte les informations relatives à la réalisation de l’action qui ont été transmises par l’employeur et par la personne qui suit cette action. En cas d’anomalie ou de plainte relative à l'exécution d'une action, les financeurs peuvent demander tout document complementaire permettant de s’assurer de la réalité de l’action qu’ils financent et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Mandat du contrôle :

Le contrôle de service fait peuvent être réalisé par les financeurs eux-mêmes ou via un mandataire.

Les sanctions des financeurs suite à un contrôle de service fait :

Selon l'article Art. R. 6332-26. du Code du Travail, l'opérateur de compétences ne prend pas en charge les dépenses liées aux actions d’un prestataire de formation ou d’un employeur qui ne fournissent pas l'ensemble des pièces prévues ou demandées lors d'un contrôle de service fait ou n'exécutent pas une ou plusieurs actions (concourant au développement des compétences).

Si un manquement de l’entreprise ou de l’organisme prestataire au respect de ses obligations réglementaires, légales ou conventionnelles est relevé, il s’expose donc à une ou plusieurs sanctions. Voici des exemples de sanctions : remboursement des financements accordées, refus de paiement ou de financement suite à une anomalie ou encore la suspension des versements des financements accordés dans l’attente d’une régularisation. Pour découvrir les types de sanctions existantes, nous vous conseillons de vous référer à la Charte d’Ocapiat (un des opco existants), qui liste les sanctions possiblement encourues et donne une bonne vision des conséquences d'un contrôle par un opérateur de compétences.

Quoiqu'il advienne, tout manquement par un prestataire de formation ou un employeur dans l'exécution des actions sera remonté aux services de l'Etat compétents et pourra faire l'objet de sanctions.

Pour conclure, ne vous étonnez pas si vous faites l’objet d’un contrôle des financeurs suite à une certification Qualiopi. Il faut simplement que vous gardiez bien précieusement les pièces justificatives, toutes les preuves qui vous ont permis d’obtenir la certification Qualiopi et les différents documents mentionnés dans cet article.

Sources :

• La charte Contrôle Qualité d’Ocapiat
• Décret du 28 décembre 2023
• La mutualisation des contrôles

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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L’évaluation des acquis après une formation est une mesure indispensable pour évaluer vos formations. Tout le long d’une formation, vos bénéficiaires stagiaires emmagasinent une grande quantité d’informations théoriques et pratiques. Ont-ils bien assimilé toutes les connaissances ? Votre formation a-t-elle atteint les objectifs fixés ?

C’est tout l’objectif de l’évaluation des acquis en fin de formation. Cette évaluation permet de “tester” les bénéficiaires sur les compétences acquises afin de voir si vos objectifs sont atteints (et réadapter vos cursus si nécessaire). Dans cet article, nous vous livrons toutes nos bonnes pratiques pour créer la meilleure évaluation des acquis à la fin d’une formation.

L’évaluation des acquis avant la formation vs après la formation, quelles différences ?

Avant de commencer et pour éviter une confusion de terminologie, il est important d’insister sur la différence entre l’évaluation des acquis à l’entrée d’une formation et à la fin d’une formation.

• Dans le cas de l’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation, il s’agit d’une terminologie utilisée par le guide de lecture du Référentiel National Qualité, qui impose aux prestataires concernés d’évaluer les acquis à l’entrée de la prestation. L’évaluation des acquis fait partie de ce que nous appelons la “procédure de positionnement”. L’évaluation des acquis à l’entrée de la formation est une exigence de l’indicateur 8 (critère 2). Il s’agit d’un indicateur spécifique qui s’applique seulement aux CFA et OF. Concrètement, de quoi s’agit-il ? D’une évaluation qui permet d’identifier les compétences et connaissances de l’apprenant avant de commencer la formation. L’évaluation des acquis permet aussi la vérification des pré-requis, qui conditionnent parfois l’accès à une formation. L’idée est de faire un état des lieux et de vous assurer que votre formation réponde bien aux besoins du candidat. Elle vous donne des clés et vous aide à personnaliser le plus possible le parcours de formation de chaque bénéficiaire.

• L’évaluation des acquis après une formation n’a pas la même utilité. Cette évaluation permet de vérifier que les objectifs d’une formation sont atteints et de s’assurer que les stagiaires bénéficiaires ont bien développé toutes les compétences que vous vous êtes engagées à transmettre. L’évaluation des acquis après une formation est une mesure qui permet de répondre à l’indicateur 11 (indicateur commun) du Référentiel National Qualité, qui impose aux prestataires d’évaluer l’atteinte par les bénéficiaires des objectifs de la prestation. Parmi les preuves demandées par le guide de lecture, sont citées “les outils d’évaluation des acquis en cours en fin de prestation” dans lequel nous pouvons inclure cette fameuse évaluation des acquis à la fin d’une formation.

Nous allons aujourd’hui nous concentrer sur l’évaluation des acquis à la fin d’une formation, et non de l’évaluation des acquis en début de formation.

Chez Edko, nous accompagnons nos partenaires à intégrer l’évaluation des acquis comme un élément central de leur gestion qualité. Si vous tenez véritablement à améliorer votre qualité, nous vous recommandons de pratiquer l’évaluation des acquis avant, pendant et après la formation. Cette mesure régulière vous permettra de comparer les résultats dans le temps, de constater la progression (ou non) de vos stagiaires, d’adapter régulièrement vos modules pour in fine atteindre vos objectifs.

Envie d'en savoir plus sur notre accompagnement ?

Pourquoi choisir la méthode du questionnaire pour évaluer les acquis en fin de formation ?

Le questionnaire d’évaluation des acquis après une formation est une méthode d’évaluation des acquis. En effet, les outils d’évaluation des acquis sont multiples : tests de connaissances, quizz, QCM, études de cas, entretien, examen professionnel, fiche d’auto-évaluation. Le questionnaire en ligne est une méthode simple et efficace pour évaluer un large échantillon de personnes. De plus, le questionnaire en ligne s’adapte à plusieurs supports  (téléphone, tablette, ordinateur) et se diffusent via tous les canaux possibles et immaginables (réseaux sociaux, mail, QR Code), ce qui a l’avantage de décupler le taux de réponse. La plupart des organismes de formation et écoles optent donc pour cette méthode.

Conception d'un questionnaire d’évaluation des acquis en fin de formation efficace :

Pour créer le meilleur questionnaire d’évaluation des acquis, voici la marche que nous vous recommandons de suivre :

• Définissez clairement les objectifs de vos formations. Pour cela, posez-vous les bonnes questions : quels sont les objectifs de votre formation ? Pour atteindre ces objectifs, quelles sont les compétences à développer ? Quels sont les moyens pédagogiques existants ? Sont-ils performants ? Quels sont les moyens à ma disposition ? Cela vous permettra de savoir sur quels éléments vous allez sonder vos stagiaires et quels sont les acquis à évaluer (à la sortie).

• Identifiez et listez les compétences indispensables. Vous devez connaître et lister les compétences et connaissances que vos stagiaires doivent détenir ou développer pour “réussir“ votre formation.

• Connaissez votre cible. Qui sont-ils ? Quelles sont leurs attentes / besoins ? Quels canaux utilisent-ils au quotidien ? Quelles ont été les réclamations faites durant la formation ? Rassemblez toutes les informations que vous possédez à l’instant T. En fin de formation, vous êtes censé bien mieux connaître vos stagiaires qu’au moment de l’évaluation des acquis pré-formation. C’est une chance.

• Sélectionnez le meilleur outil d’évaluation. Dans notre cas, nous recommandons le questionnaire en ligne, la méthode privilégiée des organismes de formation et écoles. Chez Edko, nous accompagnons plus de 250 partenaires à envoyer les meilleurs questionnaires, 100% sur-mesure (un critère essentiel de performance). En un clic, ils peuvent programmer et automatiser l’envoi des questionnaires, suivre les résultats en temps réel, télécharger des rapports détaillés et monitorer leurs actions d’amélioration dans un seul et même outil. Envie de tester gratuitement Edko, c’est par ici 👇

• Définissez un process d’évaluation des acquis. En fonction de vos enjeux qualité, établissez un process clair et précis qui formalise les différentes phases d’évaluations des acquis (avant, pendant et après) et leurs divers objectifs. Chez Edko, nous accompagnons nos partenaires à mettre en place ce processus (qui est chronophage), qu’ils automatisent ensuite grâce à notre outil spécialisé dans le secteur de la formation. Résultat ? Nos partenaires peuvent se concentrer la mise en place d’actions innovantes et multiplier leur impact qualité.

• Communiquez votre process d’évaluation des acquis à vos stagiaires et expliquez-leur son importance pour la qualité de votre formation. C’est une réelle matière de les intégrer dans votre processus et de les rendre acteurs de la qualité de vos formations. C’est aussi une excellente manière de booster vos taux de réponse / complétion !

• Enfin, analysez les réponses collectées et mettez en place des actions d’amélioration afin de répondre à vos objectifs.

PS : centralisez tout votre processus dans un outil dédié pour valoriser vos actions, notamment dans le cadre de Qualiopi.

On vous aide ?

Quelles actions post-évaluation mener ?

L’objectif de cette évaluation est simple : vous améliorer. En fonction des résultats collectées, vous allez pouvoir prendre des mesures de traitement ou d’amélioration pour vos formations. Plusieurs actions post-évaluation peuvent être menées suite à l’envoi d’un questionnaire d’évaluation des acquis après une formation.

Voici quelques exemples :

• Réadaptation de l’équilibre entre pratique et théorie pour permettre la meilleure assimilation d’une compétence technique
• Adaptation de la pédagogique
• Augmentation du volume horaire d’un module

Foire aux questions évaluation des acquis :

Quelles questions poser pour évaluer une formation ?

Cette question est relativement large. Il existe une multitude de questions à poser pour évaluer une formation et un grand nombre de questionnaires différents. En fonction des éléments d’une formation que vous souhaitez évaluer (pédagogie, logistique, équipe, etc), les questionnaires et les questions utilisées ne seront pas les mêmes. De plus, vos questionnaires seront différents en fonction de votre cible : stagiaire, entreprise, financeur, équipe pédagogique.

Pour en savoir plus sur l’évaluation d’une formation et les différentes questions à poser, rendez-vous sur notre article dédié “évaluation formation : modèles et typologies de questionnaire”.

Comment valider les acquis d'une formation ?

Il est important de ne pas confondre deux notions essentielles :

• L’évaluation des acquis, en tant qu’évaluation qualité, qui s’inscrit dans un contexte d’amélioration de la qualité : dans ce type d’évaluation, le prestataire va s’assurer que les objectifs d’une formation sont bien remplis et que les bénéficiaires ont bien assimilé les compétences promises.
• La validation des acquis du point de vue des bénéficiaires, en tant que diplôme / certificat qui permet d’attester la validation de certaines compétences. Dans ce cas, la validation des acquis d’une formation diffère en fonction des formations / écoles et surtout en fonction de leur reconnaissance par l’état (RNCP/RS).

Comment vérifier la qualité d'une formation ?

La vérification de la qualité d’une formation est un vaste sujet. L’état encadre les formations grâce à une certification, nommée Qualiopi. Les prestataires concernés doivent respecter un référentiel national unique pour obtenir des aides publics et des fonds mutualisés. Cette certification est un premiers gage de qualité dans le vaste univers de la formation professionnelle.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

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Nous avons ce qu’il vous faut pour bien commencer l’année…

Un top des newsletters à suivre pour rester à jour de l’actualité du secteur !

Vous le savez, dans le secteur de la formation, l’actualité est vive. Les news s’enchaînent. Faire une veille régulière est donc un béaba. Et puis… Quelques conseils d’experts ne sont jamais de refus.

Pour nous, la newsletter est un canal privilégié pour rester à jour des dernières actualités et faire régulièrement le plein de bonnes pratiques. Ce format inverse la tendance : nous n’allons plus à la pêche aux infos, c’est elles qui toquent à notre porte !

Qui dit rentrée, dit bonnes résolutions. C’est pour cette raison que nous vous partageons nos 8 newsletters coups de coeur <3

Bonne lecture !

#1 Impact Formation, par Jonathan Pottiez

Bien que récente, cette newsletter s’est vite imposée comme une référence dans le secteur de la formation. Si elle s’est faite rapidement une place dans le milieu, c’est qu’elle est la création d’une personnalité déjà bien connue dans le secteur : Jonathan Pottiez, l’expert de l’évaluation des formations. Très présent sur Linkedin, il conseille et forme des entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs, et accompagne surtout des centaines de personnes à évaluer leurs formations.

Plusieurs thématiques sont abordées. Évaluation d’une formation, amélioration continue, qualité, structuration : Jonathan passe à la loupe une multitude de sujets pour maximiser la qualité de vos formations grâce à un contenu court et activable. La lecture de chaque édition ne vous prendra pas plus de 5 min (promis !).

Envoyée toutes les semaines, la newsletter de Jonathan Pottiez répond chaque fois à un défi lié à l’évaluation et à l’amélioration des formations.

Elle cible principalement les professionnels de la formation et toutes celles et ceux qui travaillent dans le développement des compétences.

Bref, nous recommandons à 100% cette pépite !

Pour la suivre, c’est par ici et c’est GRATUIT !

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#2 Veille formation, un outil fondé par Alexa Rousseau

C’est la plateforme de veille fondée par l’experte en formation et de l’accompagnement RNS et QSE, Alexa Rousseau, qu’on se devait de citer !

Cette fois, ce n’est pas vous qui recevez la newsletter, mais bien vous qui l’envoyez !

Parmi Les fonctionnalités phares de la plateforme Veille Formation, vous pouvez programmer la génération automatique d’une newsletter 100% personnalisée avec les contenus sélectionnés par vos soins pour entretenir les compétences de votre équipe (et c’est loin la seule fonctionnalité de cette plateforme plébiscitée par les auditeurs et auditrices Qualiopi).

Cette newsletter intégrée permet de diffuser en un clic les ressources sélectionnées dans l’agrégateur de contenus Veille Formation à vos équipes.  C’est aussi un outil pratique et efficace pour répondre aux impératifs du Référentiel National Qualité lorsque vous êtes concernés.

La boucle est bouclée : c’est à votre tour de diffuser votre veille !

Pour retrouver toutes les informations sur Veille Formation, rdv ici !

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#3 Superformateur, de Quentin Declercq

La newsletter “Superformateur” existe pour vous permettre de devenir des… superformateurs. Un beau challenge, non ?

Cette newsletter est rédigée par les soins de Quentin Declercq, consultant-formateur et passionné de pédagogie et d’éducation. Il partage des conseils pour professionnaliser vos pratiques de formateurs. Assez populaire sur les réseaux sociaux grâce à ses posts Linkedin, nous ne pouvions que recommander la newsletter de Quentin, qui s’adresse aux formateurs audacieux que vous êtes.

Tous les 15 jours, recevez des hacks pratiques et des conseils activables pour vous aider à structurer, améliorer et dynamiser vos formations. Chaque édition cible et décrypte un sujet.

Voici quelques exemples des précédentes éditions :

• “Concevoir une formation qui donne envie de participer”
• “Définir les objectifs d’une formation”
• “Utiliser l’IA générative pour concevoir une formation”

Nous recommandons cette newsletter à tous les formateurs et formatrices de ce monde !

PS : n’hésitez pas à suivre Quentin sur Linkedin, il partage des contenus à forte valeur ajoutée comme des check-lists, des anti-sèches et infographies vous permettant de révéler vos compétences de superformateurs.

Pour retrouver cette newsletter GRATUITE, rdv ici !

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#4 LudiLundi, par Sonia Mangin

En voilà une newsletter originale ! La newsletter de la ludopédagogie est à découvrir sans plus attendre. Elle a été créée par Sonia Magin, ingénieure pédagogique, qui accompagne les formatrices et formateurs à conçevoir et animer des formations captivantes et efficaces. En gros, c’est l’experte de la ludopédagogique !

Dans “LudiLundi”, Sonia vous livre des tips activables et des conseils pour améliorer l’assimilation des connaissances via des techniques innovantes et surtout ludiques. Comme elle le dit si bien “le plaisir est vecteur de mémorisation”, c’est donc grâce à cette vision épanouissante qu’elle accompagne plusieurs organimes de formation à utiliser les techniques de la ludopédagogie.

Cette newsletter s’adresse particulièrement aux formateurs et formatrices, aux ingénieur(e)s pédagogiques ou encore aux concepteur(trice)s de formation qui ont à coeur d’améliorer l’engagement des apprenants, de favoriser leur mémorisation et qui sont soucieux d’expérimenter de nouvelles pratiques pédagogiques innovantes.

Tous les lundis, vous reçevrez donc des éditions sur les sujets de la ludopédagogie, mais aussi des contenus de qualité sur la sobriété numérique, ou encore la neuroéducation.

Prix : LudiLundi est GRATUITE, avec des contenus premium à partir de 5 euros / mois.

Pour retrouver la newsletter, c’est par ici !

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#5 Le Rendez-vous Qualité, de Benoit Kriegel

Nous l’adorons ! A côté de ses posts Linkedin oscilliant entre conseils pratiques et MEMEs hilarants sur le quotidien des responsables qualité, il a plus d’une flèche à son arc. Ce consultant en qualité dispose d’une newsletter “Le Rendez-vous Qualité” que nous recommandons à 10000% !

Bien que le rythme de publication de sa newsletter a été réduit durant l’été, Benoît risque de relancer sa newsletter en ce début d’année alors.. C’est le moment idéal pour s’y inscrire ! Elle s’adresse spécifiquement aux “qualiticiens” et aux responsables QSE.

Le sujet phare de cette newsletter est… la qualité (sans surprise). Benoît n’aborde pas seulement les enjeux qualité du secteur de la formation professionnelle et de l’éducation MAIS justement, son angle multi-sectoriel permet de s’inspirer les uns les autres et de mettre en place des rituels et bonnes pratiques qualité universels !

En moyenne, reçevez entre trois et une newsletters / mois, ce qui fait une bonne dose d’inspiration pour manager votre qualité comme il se doit !

Pour retrouver les derniers épisodes et s’inscrire à sa newsletter qui est entièrement GRATUITE, c’est par ici !

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#6 Les outils du jeudi, par Marie-Hélène COSTES DARCHY

Se positionnant plus comme un agrégateur de contenus qu’une newsletter, nous faisons un pas de côté dans ce top pour citer “Les outils du jeudi” (notre justification : vous pouvez vous abonner à son site et être avertis dès la sortie d’une nouvelle ressource, un peu comme une alterte mail 😉).

Convaincue que Qualiopi ne peut fonctionner durablement que si son usage est connecté à la pratique métier au quotidien, Marie-Hélène, experte Qualiopi, répertorie des ressources utiles pour faciliter vos pratiques formation, toujours en lien avec Qualiopi, son expertise terrain.

Tous les jeudis, cette consultante expérimentée partage une ressource pour faciliter concrètement vos pratiques de formation. Les documents qu’elle partage et centralise sur l’outil “Padlet” sont complets, sourcés, classés, concrets et activables. Que demande le peuple ? En bref, il s’agit d’un rendez-vous immanquable du secteur de la formation professionnelle.

Plusieurs thématiques sont abordées :

• Ingénierie pédagogique
• Concevoir une formation / objectifs pédagogiques
• Concevoir une formation / alignement pédagogique
• Concevoir une formation / technique stratégiques
• Concevoir une formation / formation à distance
• Animer une formation
• Apprenants / apprentissage
• Créer des supports pédagogiques
• Évaluer l’atteinte des objectifs
• Boîte à outils du formateur
• Se former
• Lexiques et glossaires
• Faire sa veille et l’exploiter
• Prospective et innovation
• Autres ressources : BPF, Qualiopi etc

A vous de sélectionner les contenus qui vous intéressent ! Nous vous recommandons grandement d’aller y jeter un œil, ça vaut le détour et c’est entièrement GRATUIT.

Pour retrouver son padlet et vous abonner, rdv ici !

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#7 Newsletter 23, par Rémi Rousseau

C’est LA newsletter légale et réglementaire de ce top. Elle est écrite par Rémi Rousseau, consultant en formation professionnelle et en création d’organismes de formation.

Les thématiques abordées sont toutes en lien avec l’actualité légale et réglementaire du monde de la formation professionnelle. France Compétences, Légifrance, IGAS, Agefiph, Dreets … : Rémi épluche les dernières news en la matière et accompagne les organismes de formation dans leur développement et leur structuration.

Envoyée une fois par mois, elle récapitule les news qui ont marqué le mois !

PS : Elle est 100% gratuite et c’est bon de le rappeler !

Pour retrouver la newsletter, rdv ici !

#8 Le bonus : Formapro, un agrégateur de contenus par des passionnés du secteur de la formation

FormaPro n’est pas à proprement parlé une newsletter, mais un outil de centralisation d’articles, d’actualité, d’événéments et de ressources, aussi réseau social, outil de publication, moteur de recherche et on en passe. Difficile de classer cette pépite dans une seule et même catégorie… Nous avons donc décidé de vous présenter FormaPro en “bonus” de ce top !

FormaPro est une initiative portée par quelques passionnés du secteur de la formation professionnelle,  qui ont souhaité offrir à tous les professionnels de la formation un espace communautaire pour échanger, partager des ressources, s’entraider, évaluer et devenir meilleurs chaque jour. L’auditeur Jean-Pierre Mouchet est d’ailleurs un fidèle ambassadeur et contributeur, c’est justement grâce à lui que nous avons découvert cette pépite.

Sur cette plateforme, vous trouverez :

• Les événements phares du secteur
• Les nouveautés et innovations
• Les dernières réformes
• Des articles d’actualité : Qualiopi, Certification, e-learning, CPF, création d’OF, NDA, BPF, Financeurs…
• Des guides et tutoriels

Le plus : FormaPro est collaboratif ! Vous pouvez publier, commenter, échanger, trier et prendre des actions sur la veille que vous avez sélectionnée.

PS : c’est GRATUIT et super mega PRATIQUE. Nous recommandons à 200%. A retrouver ici.

#9 La newsletter Edko

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Nous ne pouvions pas ne pas la citer. La newsletter Edko est une newsletter mensuelle qui fait un récapitulatif des news qui ont marqué le mois. Envoyée sur Linkedin, il suffit de vous abonner en vous rendant sur la page Edko et vous reçevrez une notification Linkedin au moment de sa sortie.

Au programme :

• Les derniers articles écrits par la team d’expert Edko : modèles de questionnaires qualité, conseils pratiques pour mettre en place une gestion qualité efficace pour vos formations, intervews de responsables qualité et/ou responsables d’école ou d’experts sectoriels…
• Une curation de contenus des acteurs et actrices de l’écosystème de la formation / éducation sélectionnée par nos soins

Pour reçevoir la prochaine édition, abonnez-vous ici.

Nous espérons que ces différentes newsletters vont rythmer vos prochains mois ! Nous sommes conscients que c’est loin d’être les seules références de newsletters dans le secteur. N’hésitez pas à nous envoyer vos références sur Linkedin (Inbox Edko) pour que l’équipe puisse compléter cet article.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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“Mes questionnaires ne sont pas performants”… “Nos analyses sur Excel sont laborieuses”… “Nous mettons plus d’une journée à analyser les retours de nos apprenants…”

La gestion qualité d’un organisme de formation ou d’une école n’est pas une mince affaire. Chaque semaine, il se passe quelque chose. La plupart des tâches sont chronophages, très opérationnelles et sont répétitives.

Dès que Edko rencontre des responsables qualité ou des responsables d'organisme de formation en rendez-vous, ce sont les mêmes problématiques qui reviennent…

Pour vous aider dans votre quotidien, l’équipe Edko a décidé de répondre aux principales difficultés que vous nous remontez dans un article dédié. En plus d’une réponse détaillée, nous vous donnons des conseils pratiques pour résoudre vos problématiques terrain.

#1 “Mes questionnaires ne préforment pas… Leurs taux de réponses / complétion sont trop faibles pour en tirer quelque chose…”

Rassurez-vous, vous n’êtes pas les seuls à qui ça arrive…

75% des acteurs de la formation peinent à créer des questionnaires efficaces pour suivre la performance de leurs actions de formations.

Nous évoluons dans un monde ultra-connecté… Comme vous, vos parties prenantes sont noyées sous les mails / messages / interactions. Il n’est donc pas surprenant que vos questionnaires passent à la trappe.

Or, ce n’est pas une fatalité. Les questionnaires de nos partenaires sont plus plus performants que la moyenne. Pourquoi ? Car nous prenons le temps d’élaborer des stratégies performantes et sur-mesure pour chaque campagne. En gros, la clé est de chouchouter vos questionnaires.

Avant de vous livrer nos conseils pour créer un top questionnaire, voici deux constats :

• La collecte des appréciations est l’étape sur laquelle repose tout votre système de gestion qualité
• Le questionnaire en ligne est l’outil le plus simple et efficace pour récolter des appréciations

⇒ La création de questionnaires en ligne ultra-performants est donc la réponse la plus stratégique pour améliorer vos formations.

Maintenant, comment créer un top questionnaire ? Voici nos conseils :

• Créez des questionnaires sur-mesure, qui répondent aux objectifs spécifiques de vos formations et s’adaptent à votre cible. Dans le cas où vous utilisez des modèles de questionnaire, faites attention de vous inspirer d’exemples adaptés au secteur de la formation / éducation.
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• La base de la base : créez des questionnaires agréables à remplir ! Pour augmenter votre taux de participation il faut d’abord limiter votre taux d’abandon. Ça parait bête à dire, mais ça passe en premier lieu par des enquêtes engageantes, courtes et intuitives (pas plus de 10 questions).
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• Posez les bonnes questions, qui vont vous donner les réponses à vos questions / objectifs.
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• Diffusez les questionnaires de la bonne manière, au bon moment. Vous formez en présentiel ? Utilisez un QR Code - 2 min pour remplir les sondages et le taux de participation frise les 100% !
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• Faites attention aux biais cognitifs
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• Évaluez la pertinence de chaque campagne de questionnaires : pourquoi envoyez-vous ce questionnaire ? Ne pouvez-vous pas attendre un moment plus propice ?
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• Faites de vos campagnes en ligne une habitude pour vos parties prenantes. Créez un rendez-vous.
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• Prouvez à vos parties prenantes que leurs feedbacks ont un impact. Comment ? En analysant en temps réel leurs appréciations / mettant en place des actions imminentes grâce à un outil d’automatisation dédié, comme Edko.
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• Faites des questionnaires fun, qui attirent l’attention de votre cible.
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• Soignez l’UX-UI de vos questionnaires. En menant une enquête auprès des étudiants d’HEC Paris, nous avons analysé que l’ajout d’une image / un gif en début de questionnaire augmentait de 30% le taux de complétion. Ça vaut le coup, non ?

Bon, il faut bien s’arrêter quelque part. Mais tout cela pour vous montrer que quelques bonnes pratiques permettent réellement de faire la différence.

Pour plus de conseils personnalisés, contactez-nous !

#2 “Je n’ai que des feedbacks négatifs et je n’arrive pas à le gérer…”

Certains feedbacks négatifs peuvent mettre les responsables formation et qualité au pied du mur… C’est normal, un feedback négatif peut être très violent, surtout lorsqu’il se répète dans le temps.

Vous faites de votre mieux et vous recevez quand même des objections parfois peu flatteuses, qui ne font pas toujours fondées... Pourtant, ces retours sont extrêmement précieux pour votre démarche qualité. Pour celles et ceux qui sont dans une démarche Qualiopi, c’est d’ailleurs une des obligations du Référentiel National Qualité de mettre en place un système de traitement des réclamations (indicateur 31).

Voici nos conseils pour mieux appréhender vos feedbacks négatifs (qui sait, vous allez vientôt aimer en recevoir) :

• Prenez le temps de lire le feedback jusqu’au bout en vous replaçant dans le contexte : combien d’apprenants ont répondu à l’enquête ? Avez-vous un taux de participation assez représentatif ? C’est une bonne manière de prendre du recul et de relativiser.
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• Ayez une approche holistique et croisez les données et vos sources de données. En combinant des informations issues de diverses perspectives, vous pourrez identifier des tendances, des points communs et des divergences qui échapperaient à une analyse isolée. Cela permet d'appréhender de manière plus objective les véritables enjeux et nuances liés aux retours d'expérience négatifs.
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• Donnez la parole à vos parties prenantes et ne restez surtout pas dans le flou. Pour cela,  intégrez à vos questionnaires d’évaluation une question ouverte permettant la libre expression notamment pour demander des détails sur la réclamation ou des suggestions d’amélioration. De cette manière, vos parties prenantes se sentiront actrices du changement.
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• N’oubliez pas qu’un retour, même négatif, est la preuve de l’implication de vos parties prenantes.

#3 “Je perds trop de temps à gérer des tâches opérationnelles et je n’arrive pas à répondre effacement aux réclamations ou à réfléchir à des actions d’amélioration innovantes…”

8h/semaine pour piloter des tâches en grande partie opérationnelles comme :

• Gérer les envois et relances des questionnaires
• Centraliser les feedbacks
• Analyser les résultats de chaque enquête et mettre à jour des indicateurs…
• Trier les appréciations et distinguer les réclamations / les difficultés / les aléas / les suggestion d’amélioration

Ce processus est extrêmement chronophage, en plus d’être coûteux en temps et en argent.

Si les technologies se développent, c’est justement pour cette raison. Avec les nouvelles avancées technologiques, les acteurs de l’éducation peuvent répondre à cette problématique terrain. Dans un monde en constante évolution, où la technologie progresse à une vitesse fulgurante, il est essentiel que le secteur de l'éducation suive le rythme.

Programmation des enquêtes, traitement et analyse instantanés des résultats, remontée automatique des incidents, suivi des actions qualité. L’automatisation du processus qualité a un impact positif significatif. C’est d’ailleurs l’essence de notre solution, qui a séduit près de 250 partenaires.

La premier impact, c’est qu’un outil vous fait gagner du temps. Grâce à un logiciel, les responsables qualité pilotent en moyenne l’entièreté de leur gestion qualité en 30min/semaine.

C’est 7h30/semaine de temps et d’argent gagnés pour capitaliser sur l’essentiel :

• Créer des questionnaires performants
• Réfléchir et trouver des solutions d’amélioration innovantes
• Répondre aux exigences qualité Qualiopi
• Se positionner comme un leader de la qualité

Certes, la prise en main par les équipes d’un outil d’automatisation peut représenter un frein au démarrage, mais il est minime comparé à l’impact de son utilisation dans le temps.

#4 “Je n’ai pas assez d’avis Google malgré mes efforts qualité… Résultat : mon activité ne décolle pas…”

Il serait dommage de prendre soin de votre système de gestion qualité si c’est pour que personne n’en profite ! Et si votre gestion qualité servait directement votre développement commercial ?

Dans le secteur de la formation professionnelle, la concurrence est rude et pour se démarquer, les organismes de formation ne peuvent pas négliger leur e-réputation et les contrats additionnels qui en découlent… C’est pourquoi la plupart des organismes de formation et écoles usent de divers stratagèmes pour pousser leurs apprenants à laisser une sacro-saint recommandation Google. Logique : il s’agit d’un des leviers marketing le plus puissant, notamment dans le secteur de l’éducation.

Problème : obtenir une recommandation de la part de vos parties prenantes est loin d’être un jeu d’enfant… Entre vos stratégies de communication interne sans effet et le risque de recevoir un commentaire négatif… Obtenir un avis Google positif est un parcours du combattant.

Chez Edko, nous avons détecté une opportunité. Pourquoi ne pas capitaliser sur vos apprenants satisfaits lors de vos campagnes de gestion qualité ? Action, réaction !

Il vous suffit de créer des questionnaires dynamiques, qui renvoient automatiquement vos parties prenantes satisfaites vers la page Google my Business de votre établissement, vos réseaux sociaux et/ou le catalogue de vos actions de formation !

Chez Edko, la fonctionnalité est inhérente à chaque questionnaire et fait le bonheur de nos partenaires qui voient enfin leurs efforts qualité valorisés.

#5 “Lors des audits Qualiopi, je n’arrive pas à prouver mes actions de gestion qualité, les informations sont éparpillées et ce n’est pas clair pour l’auditeur(trice)”

Nous connaissons bien cette problématique. De nombreuses écoles et organismes pilotent leur gestion qualité à la main, à coup de plusieurs documents Excels / outils, qui rendent l’exercice compliqué.

Le mot d’ordre pour simplifier le passage de l’audit : la centralisation et l’automatisation (pour gagner du temps).

Le plus simple est de vous créer un document UNIQUE de référence dans lequel vous allez formaliser l’intégralité des appréciations collectées (données qualitatives) et vos mesures de traitement / d’amélioration qui leur sont liées dans un tableau que nous appelons chez Edko “le tableau d’amélioration continue”.

Voici les informations que nous vous recommandons d’intégrer pour y voir clair :

• La date de réception de l’appréciation (qu’il s’agisse d’une réclamation, une difficulté, un aléa ou d’une suggestion d’amélioration)
• Le nom de la partie prenante ayant émis l’appréciation
• Le contenu de l’appréciation ou de la réclamation
• L’analyse de l’appréciation / réclamations : notes, relation avec d’autres appréciations / réclamations, pièces jointes si nécessaire
• L’état de traitement de cette appréciation : à traiter, en cours de traitement, clos
• La personne en charge du traitement
• Une dateline de résolution / mise en place
• La solution d’amélioration prise pour y répondre

Cela vous permettra d’avoir un document à jour à montrer à l’auditeur(trice) le jour de l’audit.

Mais ce n’est pas tout.

Ce qui fait réellement la différence pour simplifier votre suivi qualité : l’automatisation. Chez Edko, notre tableau se met à jour automatiquement et remonte les réclamations / suggestions en temps réel.

C’est un gain de temps fondamental pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : trouver des solutions d’amélioration / de traitement innovantes rapidement qui étonneront positivement l’auditeur(trice) le jour de l’audit.

Envie de simplifier votre gestion qualité grâce à un outil dédié ?

#6 “J’ai l’impression que personne ne reçoit mes questionnaires en ligne”

C’est que votre cible n’est peut-être pas là où vous l’attendez. Le problème vient sûrement vos canaux de communication de vos enquêtes en ligne…

Vous avez l’impression que vos apprenants sont tout le temps sur leurs téléphones, pourtant ils ne répondent jamais à vos enquêtes envoyées sur WhatsApp… Bizarre… Dans votre tête (merci les biais cognitifs), qui dit smartphone, dit réseaux sociaux. FAUX. Certains profils ne sont absolument pas technophile…

A bats les idées pré-conçues !

Chez Edko, nous mettons une priorité à connaître la cible de nos partenaires. Avec quelle plateforme interagit-elle ? Quelle est sa tranche d’âge ? Quelles sont ses habitudes ?

Puis à connaître nos partenaires (donc à vous connaître vous-même) : comment interagissent-ils avec leurs cibles ? Forment-ils en présentiel ? En distanciel ? Quels sont les canaux de communication interne mis à disposition des apprenants ?

Enfin et c’est la dernière étape, il est nécessaire de voir plus loin que les canaux de diffussion classiques, où la plupart d’entre-nous sommes spamés. Non, il n’y a pas que le sacro-saint mail… Soyez créatifs ! Listez-vous tous les moyens d’atteindre votre cible (même les plus improbables) :

• QR Code
• Mail / messagerie interne
• Groupe WhatsApp
• Réseaux sociaux
• Papier
• Tablettes
• SMS
• Interface tactile statique
• Relance oral
• Autres...

Une fois que vous connaissez votre cible sur le bout des doigts, faites des tests (car il peut y avoir des surprises) et itérez. Au bout de quelques semaines, vous serez surpris de voir vos taux de réponses bondir.

PS : n’oubliez surtout pas les RELANCES. C’est la base des bases.

On espère que nos conseils auront un impact concret dans votre quotidien.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Comment appréhender le passage du critère 7 et éviter une non-conformité, notamment sur les indicateurs 30 et 32 ?

Au cours de cette deuxième interview exclusive, Karim Sefiat, auditeur qualité Qualiopi à l’ISQ Certification (organisme accrédité pour faire passer les audits Qualiopi) nous livre un éclairage exclusif sur le passage du critère 7 en audit de renouvellement et particulièrement des indicateurs 30 et 32. En effet, ces deux indicateurs font partie des indicateurs faisant l’objet de non-conformités fréquentes en audit de renouvellement, c’est pourquoi une attention particulière y est portée durant cette interview. 

C'est l’opportunité parfaite de faire le point sur le critère 7 et d’appréhender votre prochain audit de renouvellement en toute sérénité.

Karim, quel est l’enjeu et l’objectif du critère 7 du Référentiel National Qualité ?

“Concernant le fameux critère 7, il est la pierre angulaire de ce qu'on appelle la “démarche d'amélioration continue”. Je vais prendre de la hauteur en disant que, généralement, lorsqu'un bénéficiaire s’inscrit dans une formation, la donnée d'entrée est d'évaluer son besoin et la donnée de sortie est sa satisfaction. Et, ce qui amène une valeur ajoutée, c'est la qualité de la diffusion de l'information, de la conception pédagogique, de la réalisation de l'action de formation… Donc, ça sous-entend que Qualiopi attend de plus en plus une forme d'individualisation de parcours et une sécurisation de parcours. Pour permettre d'être dans une sécurisation de parcours et d’apporter une satisfaction au bénéficiaire, il faut avoir une approche de démarche d'amélioration continue. Pour se faire et dans le référentiel, on se base sur le recueil/traitement des appréciations des quatre parties prenantes.”

Comment appréhender l’indicateur 30 en renouvellement ?

“Qu'est-ce que dit l'exigence de l’indicateur 30 ? L'exigence dit que les prestataires doivent démontrer qu’ils sollicitent les quatre parties prenantes à une fréquence pertinente, incluant un dispositif de relance et permettant une libre expression. Donc, les prestataires doivent démontrer qu’ils les sollicitent. Il existe plusieurs méthodes et outils qui permettent de démontrer la sollicitation les parties prenantes. La plupart du temps, les organismes de formation ont une tendance itérative à apporter dans la démonstration du recueil des appréciations seulement un questionnaire de satisfaction ou une enquête de satisfaction. La question, est-ce que c'est suffisant ? Est-ce qu'il n'existerait pas d'autres moyens de solliciter les parties prenantes, en sachant que l'indicateur 30 vient en fin d'audit ? Durant l'audit, l'auditeur, au regard de certains indicateurs, a déjà pratiquement validé l’indicateur 30 (dès l’indicateur 2) parce que durant l'audit des autres indicateurs, il y a eu déjà plusieurs modalités de sollicitation des parties prenantes. Ça veut dire que, dans l'approche “processus”, le prestataire devrait être capable, en plus du questionnaire de satisfaction, de démontrer comment il a déjà sollicité les parties prenantes”

Intégration : Recueil des besoins, attentes, positionnement, insertion, satisfaction.. Grâce à l’outil Edko, nos partenaires peuvent démontrer facilement la sollicitation de leurs parties prenantes à chaque étape du processus qualité. 

Comment être en conformité avec l’indicateur 30 en renouvellement ?

“La première étape pour être en conformité sur cet indicateur 30, c'est de démontrer qu'on sollicite par le biais d’un outil qui va être principalement les questionnaires, la satisfaction des quatre parties prenantes, en sachant qu’il y a une nouveauté, c'est la sollicitation des financeurs : maintenant, il y a une certaine latitude pour pouvoir répondre à cette exigence sur cette partie prenante (participation à des webinaires, des réunions, enquête de satisfaction), en sachant que la problématique, pour les financeurs, c'est le parti pris et c'est pour ça qu'on a souvent des non-retours d’enquête de satisfaction envoyés aux financeurs. Sur cet indicateur, à partir du moment où les prestataires démontrent, par une méthode, par des outils, qu'ils sollicitent les quatre parties prenantes, il ne devrait pas y avoir trop de problématiques sur la conformité.” 

Comment appréhender l’indicateur 32, qui fait lui aussi l’objet de nombreuses non-conformités majeures en renouvellement ?

“L’indicateur 32 ne peut pas être déconnecté du 30 et du 31. Généralement, lorsque l’on est en non-conformité majeure sur le 31, c'est compliqué de valider le 32. Par contre, on peut être sur une non-conformité mineure sur le 30 et valider le 31 et le 32. L’indicateur 32, il te dit : tu analyses les appréciations (ça renvoie à l’indicateur 30) et les réclamations (ça renvoie à l’indicateur 31, où il n’y pas que les réclamations, mais aussi les aléas, les dysfonctionnements et les difficultés rencontrées) exprimées par les quatre parties prenantes. Donc, on se retrouve dans un système de l’entonnoir, où cet indicateur 32 consolide ce qui a été mis en œuvre sur le 30 et sur le 31.

On a souvent le cas de figure de prestataires qui disent : “nous, on a des super appréciations, regardez les notes, on est 4,5/5”. Puis, quand on arrive sur l’indicateur 31, ils disent : “Il n'y a pas eu d’aléas, il n'y a pas eu de dysfonctionnements”… Bon. Au bout de trois ans et quand les prestataires mettent en œuvre des actions de formation, qu’ils arrivent à avoir des données sur les bénéficiaires formés, sur le nombre d'actions mises en œuvre, vous imaginez bien que lorsqu'on entend qu’il n’y a pas eu de difficultés, d’aléas, de dysfonctionnements sur trois parties prenantes (équipe, stagiaires, entreprise), ça ne serait pas très respectueux vis-à-vis de l'audit mené de dire “je n’ai pas de mesures d'amélioration continue” pour démontrer l’indicateur 32. Au bout de trois ans, concrètement, des mesures d'amélioration, les prestataires en ont mis puisque, de fait, s’ils sont encore présents dans le circuit Qualiopi, c’est qu’ils en ont mis forcément en place. Maintenant, la question qu'il faut que les organismes se posent, c’est quels sont les types de mesures d'amélioration qu’ils ont proposées ? Est-ce que ce sont des mesures d'amélioration liées uniquement à l'analyse du 30 et du 31 ? Et/ou à des mesures d'amélioration plutôt systémique, organisationnelle et fonctionnelle ?”

Pouvez-vous clarifier ce que vous entendez par “systémique, organisationnelle et fonctionnelle” ?

“Des fois, c’est intéressant, je fais des audits et certains prestataires me disent : “Pour votre information, j'ai changé mon site internet” Parfait ! Moi, dans ma tête d’auditeur, je me dis : “j'espère que je vais revoir cette mesure d'amélioration dans l'indicateur 32”. Lorsque j’audite l'indicateur 6, sur la conception pédagogique, d’autres me disent : “On a été renouvelé au niveau du RNCP. Donc, on a modifié des choses dans notre conception pédagogique.” Du coup, je me dis “ça a un impact sur leur organisation, est-ce qu'ils l'ont mis dans l’indicateur 32 ?”. Un autre exemple : dans le cadre de l'indicateur 22, un prestataire me dit : “on a mis en place une nouveauté : on a fait monter nos salariés, parce qu'on a constaté que leurs compétences devaient être mises à jour…”. Je me dis donc : “tiens, processus RH, est-ce qu'il va l’intégrer dans l'indicateur 32 ?” Quand l'auditeur fait tout ce cheminement et qu'il arrive à l'indicateur 32, et qu'on lui dit : “moi, j'ai mis en place que 2, 3 mesures d'amélioration au regard de l'analyse des appréciations et des réclamations”, ça interpelle. Ça interpelle parce qu'on se dit qu'il n'a pas maturé également son processus d’amélioration continue et qu’il n'a pas mis le curseur aussi dans sa démarche de système.” 

Ce n’est pas le premier éclairage sur l’audit de renouvellement que livre Karim Sefiat sur le blog d’Edko. Pour cerner ce qu’attendent les auditeurs durant l’audit de renouvellement et découvrir les bonnes pratiques d’un expert sur le sujet, découvrez son autre interview exclusive. 

Pour aller plus loin, retrouvez les webinars exclusifs de l'ISQ Certification ici.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

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Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Qu’est-ce qu’un questionnaire de positionnement ? En quoi est-il utile pour la qualité de vos formations ? Pourquoi faut-il envoyer ce type d’enquête ?

Dans cet article, on vous explique TOUT ce que vous devez savoir sur le questionnaire de positionnement pré-formation, un questionnaire PRIMORDIAL pour la qualité de vos formations.

Spoiler alert : on vous partage un modèle exclusif !

On y va ?

C’est quoi le positionnement en formation ?

Le positionnement en formation est l’évaluation préalable et initiale des compétences de vos stagiaires. Le positionnement est une action qui se réalise avant le début de la formation et qui permet notamment de connaître le niveau de maîtrise de vos bénéficiaires dans le domaine concerné.

Qu’est-ce que le but final du positionnement ? Il permet d’adapter vos contenus, vos cours, vos méthodes d’apprentissage pour délivrer une prestation personnalisée, répondre aux besoins spécifiques de chaque bénéficiaire et répondre à vos objectifs.

Le positionnement : une exigence Qualiopi

L’indicateur spécifique 8 (critère 2) impose aux prestataires (OF et CFA) de déterminer les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la formation.

Pour ce faire, les prestataires concernés, qui souhaitent accéder à des financements publics, doivent démontrer l’existence de procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation adaptée aux publics et modalités de formation.

Pour ce faire, le guide de lecture propose une liste (non exhaustive) de plusieurs exemples de preuves :

• Diagnostic préalable,
• Entretien,
• Évaluation des acquis à l’entrée (quizz, QCM, exercices, mise en situation, tests),
• Outils de mesure des écarts en termes de compétences à acquérir ou à faire valider
• Auto-positionnement
• Procédures de positionnement et/ou condition d’accès

Pour répondre à cet indicateur sur la partie positionnement, il est fréquent d’utiliser un questionnaire de positionnement en ligne, simple d’utilisation.

Un questionnaire de positionnement formation, qu'est-ce que c'est ?

Le questionnaire de positionnement est un outil très populaire dans le secteur de la formation. En effet, il permet d’évaluer les compétences / connaissances de vos apprenants avant le début d’une formation.

Ce questionnaire a plusieurs fonctionnalités / finalités :

• Premièrement, il vous permet d’avoir des informations précieuses sur vos bénéficiaires en début de formation pour personnaliser et adapter vos formations avant leur démarrage. En effet, le questionnaire est un outil d’évaluation des compétences et connaissances préalables de vos stagiaires afin d’adapter vos contenus de formation et méthodes pédagogiques à leurs niveaux. Le questionnaire de positionnement est donc un outil pertinent au service de la conception des formations.
• Il permet de créer des groupes homogènes / de niveaux et sert la qualité de vos formations.
• Il permet d’offrir des outils pédagogiques adaptés et spécifiques aux besoins de vos stagiaires.

C’est pour toutes ces raisons que le questionnaire en ligne de positionnement est un outil très populaire dans le cadre d’un parcours de formation. L’utiliser pour vos formations permettra d’anticiper et de répondre aux besoins de vos apprenants tout en leur garantissant une expérience d’apprentissage personnalisée. Bien que le questionnaire en ligne soit l’outil recommandé, encore faut-il qu’il soit bien construit et s’adapte à vos formations.

Conception d'un questionnaire efficace :

Pour rappel, un questionnaire de positionnement efficace est un questionnaire qui répond à un objectif, qui a un impact et qui vous permet de mettre en place des actions.

En effet, c’est sur la base des feedbacks collectés que vous allez mettre en place des actions, c’est pourquoi les questions doivent être intelligemment et stratégiquement choisies. De plus et parce qu’il est envoyé au début d’une formation, il est important de rappeler que le questionnaire de positionnement fait partie des premiers échanges avec vos stagiaires, c’est pourquoi il nécessite une attention particulière.

Pour construire le questionnaire de positionnement parfait pour vos formations, il faut qu’il soit lui-même personnalisé et adapté à vos objectifs.

Voici les étapes que la team Edko vous recommande de suivre :

• Définir un objectif : Quels sont les objectifs de votre formation ? Pour atteindre les objectifs, quelles sont les compétences à développer ? Quels sont les moyens pédagogiques existants ? Les supports pédagogiques ? Avant de créer votre questionnaire, posez-vous les bonnes questions et définissez un objectif précis.
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• Connaître votre cible : qui sont vos bénéficiaires ? Quelles sont leurs particularités / attentes ? Quand préfèrent-ils répondre à un questionnaire ? Sur quels canaux sont-ils le plus actif ?
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• Connaître les typologies de questions spécifiques au questionnaire de positionnement : questions ouvertes, suggestions d’amélioration, scénarios
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• Connaître les canaux de diffusion sur lesquels se trouvent vos stagiaires : Mail ? WhatsApp ? À vous de déterminer quels sont les usages de votre cible.

Quelques conseils utiles pour créer un questionnaire de positionnement performant pour votre organisme de formation :

• Énoncez systématiquement aux stagiaires l’objectif du questionnaire : pourquoi leurs réponses sont-elles indispensables pour la qualité de la formation qu’ils vont suivre ? Démontrez en quelques lignes pourquoi ce questionnaire est surtout bénéfique pour eux, cela aura le mérite de booster vos taux de complétion.
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• Rédigez un questionnaire avec le moins de biais cognitifs possibles
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• Intégrez des questions qui permettent de s’exprimer librement
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• Utilisez un outil de questionnaire en ligne simple et intuitif
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• Nous conseillons à nos partenaires de coupler leurs questionnaires de positionnement à un questionnaire d’évaluation post-formation / mi-formation pour évaluer à nouveaux les compétences des bénéficiaires et vérifier qu’ils atteignent les objectifs de la prestation, l’objectif étant de constater l’évolution et la progression des apprenants grâce à l’adaptation et la personnalisation du parcours de formation.
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• Il n’est pas rare d’intégrer à vos questions de positionnement des questions d’évaluation des acquis ou encore des questions intéressant les besoins et les attentes de vos stagiaires. C’est d’ailleurs parfois ce que nous recommandons à nos partenaires lorsque cela s’adapte à leur contexte.
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• Remerciez toujours vos bénéficiaires pour le temps accordé

Quelles questions poser dans un questionnaire de positionnement ?

Voici quelques questions types à intégrer dans un questionnaire de positionnement avant la formation :

• Pouvez-vous indiquer quelles compétences spécifiques vous aimeriez développer au cours de cette formation ?
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• Comment évaluez-vous votre niveau d’expérience dans le domaine de la formation concernée par ce questionnaire ?
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• Avez-vous suivi des formations similaires dans le passé ? Décrivez-les briévement
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• Si la formation comporte des pré-requis, avez-vous vérifié que vous les remplissiez ?
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• Pouvez-vous évaluer vos compétences professionnelles suivantes : xxxx, xxxx, xxxx
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• Faut-il prévoir une adaptation de la prestation en fonction de votre situation (handicap, régime alimentaire spécifique, etc) ?
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• Avez-vous des questions particulières à poser au formateur ?

Bien qu’il soit toujours pertinent d’avoir un modèle sous les yeux pour créer votre questionnaire, rappelez-vous qu’une enquête parfaite est une enquête qui contient des questions sur-mesure.

Téléchargez votre modèle de questionnaire de positionnement formation (en world ou pdf)

Téléchargez gratuitement notre modèle exclusif de questionnaire de positionnement pour vos formations !

À utiliser sans modération !

Quelles actions post-évaluation mener ?

Les réponses au questionnaire de positionnement permettent de mettre en place des actions spécifiques pour personnaliser les parcours de vos bénéficiaires. En fonction des spécificités de vos formations, les actions ne seront pas les mêmes.

Voici quelques exemples d’actions qui peuvent être prises à l’envoi d’un questionnaire de positionnement et de validation des acquis :

• Suppression d’un module de formation
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• Ajout d’un module de formation pour approfondir une thématique
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• Mise en place d’un accompagnement dédié pour un groupe de bénéficiaire
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• Ajustement du support de formation
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• Ajustement des modalités pour dispenser la formation (logistique, formation de groupe par niveaux…

Témoignages et Retours d'Expérience

Le positionnement en début de formation ne s’arrête pas à l’envoi d’une simple enquête. Les organismes de formation et écoles doivent ensuite analyser les feedbacks et réfléchir à des pistes de solution pour personnaliser la formation et satisfaire les bénéficiaires. Ce processus est chronophage, notamment lorsqu’il se répète pour d’autres aspects de vos formations (besoins et attentes, suivi alumni, satisfaction, validation des acquis…).

C’est pourquoi la plupart des organismes de formation et écoles surfent sur les avancées technologiques et se font accompagner par un outil dédié, à l’image d’Edko.

“Le gros chamboulement dans notre gestion qualité a été la rapidité d’exécution de la plateforme. Aujourd’hui, on met en forme un mini-tableau que l’on rentre sur la plateforme et tout est automatisé. Et ce qui est vraiment la plus belle partie d’Edko, c’est le dépouillement des questionnaires qui est ultra-rapide, avec des filtres conséquents, où on peut aller chercher avec minutie certains renseignements sur la semaine que nos apprenants ont passée.” explique Olivier Ottin, Responsable pédagogique adjoint chez Doranco, notre partenaire historique.

FAQ (Foire aux Questions)

C'est quoi un test de positionnement ?

Le test de positionnement est la première étape de l'accompagnement personnalisé. Il permet d’optimiser le parcours d’apprentissage avant le démarrage d’une formation grâce à l’indentification des connaissances, compétences des bénéficiaires.. Le test de positionnement est un impératif Qualiopi et fait partie intégrante de la démarche d’amélioration continue.

Comment tester le positionnement ?

Un test de positionnement peut prendre plusieurs forme : questionnaire en ligne, QCM, entretien individuel. Bien qu’il n’y ait pas de règles spécifiques pour évaluer le positionnement en début de formation, la plupart des prestataires optent pour des questionnaires en ligne, généralement monitorés grâce à un logiciel qui permet de centraliser les données et faciliter les analyses.

Comment préparer  un test de positionnement ?

Voici les grandes étapes pour mettre en place un test de positionnement :

• Réfléchir au contenu du questionnaire : l’objectif ici est de poser les bonnes questions, qui permettent d’identifier les compétences, connaissances des bénéficiaires en début de formation. Souvent, l’évaluation repose sur les objectifs pédagogiques, le programme de formation et souvent intègre les besoins / attentes des stagiaires.
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• Structuration du test : l’objectif ici est de définir l’ordre des questions mais aussi la durée du test. De notre côté, nous conseillons de limiter le nombre de question (10 est une bonne proportion) pour augmenter le taux de complétion.
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• Ajustement du test en temps réel : l’objectif ici est de vous assurer de la pertinence et performance de votre test (souvent sous forme de questionnaire). Pendant la campagne de feedbacks, pensez à analyser les comportements de vos bénéficiaires, à suivre en temps réel vos taux de réponse / taux de complétion…
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• Analyser les résultats : l’objectif ici est de récolter les verbatims / données recueillies et de les analyser. A cette étape, il est utile de mettre en place des visualisations (diagrammes, tableaux, graphiques, note) pour visualiser la segmentation des stagiaires et de leurs connaissances / acquis. Une fois l’analyse faite, on vous conseille de la partager à vos stagiaires, qui seront ravis de constater que vous prenez en considération leurs retours. Cela prouvera aussi votre capacité à réellement personnaliser vos formations.
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• Mettez en place des actions : c’est l’objectif prioritaire de ce questionnaire. En effet, une fois les réponses collectées et l’analyse réalisée, à vous de mettre en place les meilleures actions pour personnaliser vos formations et augmenter la qualité.

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