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Vous sollicitez régulièrement les appréciations de vos financeurs et vous n’avez jamais de retours de leur part ? Vos méthodes de collecte ne sont pas efficaces ?

Dans le cadre du Référentiel National Qualité et de la certification Qualiopi, les prestataires de la formation professionnelle doivent collecter les appréciations des parties prenantes, parmi lesquelles figurent les financeurs. Or, nombre d’organismes prennent ce qu’on appelle dans le langage courant… des gros vents.

Au regard de l’indicateur 30 du Référentiel National Qualité, quelles sont vos obligations vis-à-vis des financeurs ? Comment collecter leurs appréciations efficacement ?

Au programme de cet article :

• Un point sur les obligations liées à la sollicitation des appréciations des financeurs
• Des méthodes et conseils pratiques pour répondre aux exigences et atteindre vos objectifs qualité.
• Des exemples à mettre en place pour sonder efficacement les financeurs de la formation professionnelle

Retour sur un impératif qualité mouvant qui mérite un petit focus !

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La collecte des appréciations des financeurs, un impératif Qualiopi mouvant

Le critère 7 du Référentiel National Qualité concerne le “recueil et la prise en compte des appréciations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.” . Ce critère est composé de trois indicateurs, qui concernent toutes les catégories d’actions.

Parmi eux, l’indicateur 30 concerne la collecte des appréciations et leur analyse. Il impose aux prestataires de recueillir les appréciations des parties prenantes qui sont les suivantes :

• Bénéficiaires
• Financeurs
• Équipes pédagogiques
• Entreprises concernées

Cet indicateur exige de prouver la sollicitation à fréquence pertinente des appréciations des quatre parties prenantes citées, incluant des dispositifs de relance.

Concernant les financeurs, la version 8 du guide de lecture (aujourd’hui V9) est venue amoindrir les exigences de l’indicateur 30.

La plupart des organismes de formation et écoles répondaient à cet indicateur en envoyant régulièrement (et sûrement excessivement) des questionnaires de satisfaction (entre-autres). Or, les financeurs de la formation professionnelle étaient submergés par les sollicitations, auxquelles ils ne pouvaient pas répondre dans la pratique. Cette situation terrain retirait donc toute la substance de l’indicateur 30 concernant cette partie-prenante.

La version 8 du guide de lecture a donc explicité les exigences de sollicitation des financeurs.

Le guide de lecture mentionne aujourd’hui explicitement les attentes du Référentiel National Qualité au sujet des financeurs : “la sollicitation des appréciations des financeurs n’est pas exigée à la fin de chaque prestation, mais doit être effectuée au moins une fois par an ou selon les modalités précisées par le financeur pour lui permettre de faire part au prestataire, s’il le souhaite, de ses observations sur son activité. La sollicitation du financeur peut être remplacée par la participation du prestataire à des webinaires thématiques ou des réunions relatives aux bonnes pratiques organisés par le financeur”.

Le guide de lecture ne peut pas être plus clair. Les exigences sont donc désormais les suivantes :

• Concernant les financeurs, une fréquence pertinente de sollicitation est de “une fois par an” dans le cas où le financeur n’a pas émis d’autres modalités.
• La participation a un webinaire thématique ou une réunion relative aux bonnes pratiques organisés par le financeur vaut “sollicitation” du financeur.
• Le financeur a le choix de définir lui-même les modalités de sollicitations afin de faire des observations sur l’activité d’un prestataire

Maintenant que vous avez en tête les exigences, passons à la pratique.

Grâce à son outil de gestion de la qualité et un accompagnement sur-mesure, Edko vous accompagne dans la mise en confirmité de vos processus qualité avec le critère 7 Qualiopi. Envie de tester gratuitement la solution ?

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Les différents modes de collecte des appréciations des financeurs

Dans le cas où le financeur n’a pas explicité ses modalités de sollicitation, vous allez devoir à minima solliciter leurs observations une fois par an. Quelles sont les méthodes préconisées pour sonder efficacement les financeurs ?

• L’exemple du guide de lecture concernant les financeurs : la participation à des webinaires thématiques ou des réunions sur les bonnes pratiques organisés par le financeur. Cette méthode vaut “sollicitation” des appréciations des financeurs lorsqu’ils sont à l’initiative de ces temps forts. Si vous avez l’occasion de participer à ces échanges thématiques, nous vous conseillons d’en garder bien précieusement la preuve.

• Autres méthodes mentionnées dans le guide de lecture Qualiopi : enquête de satisfaction, questionnaire, compte rendus d’entretiens, évaluation à chaud et/ou à froid, comité de pilotage, webinaires, entretiens, échanges avec le financeur sur une ou plusieurs prestations, recommandations issus d’un contrôle mené par le financeur…

Vous avez l’embarras du choix. Sachant que l’objectif est de réduire les sollicitations inutiles, ces méthodes doivent être retravaillées pour qu’elles soient les plus efficaces possible.

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Focus sur l’enquête de satisfaction des financeurs : est-elle encore au goût du jour ?

L’enquête de satisfaction / ou les évaluations à chaud / froid restent une méthode de sollicitation des financeurs. Or, pour que cette méthode soit efficace, il faut en revoir un peu les modalités. En effet, il faut savoir redoubler d’ingéniosité pour que votre sollicitation ne reste pas lettre morte (et soit une simple justification pour Qualiopi). N’oublions pas que l’objectif derrière ces sollicitations est la mise en place d'un processus qualité performant, qui a un réel impact sur la qualité de vos formations.

Avant la publication de la version 8 du guide de lecture, une grande partie des prestataires sollicitaient par mail les financeurs de la formation professionnelle. Cette méthode, simple et efficace, permet de prouver facilement la sollicitation de cette partie prenante. Or, laissée sans réponse, une enquête "financeur" envoyée par mail devient une simple formalité et n'a pas de réelle valeur ajoutée pour la qualité des prestations des prestataires. Gardons en tête que l’objectif d’une sollicitation (dans le cadre de Qualiopi) est avant tout de vous permettre de collecter des retours construits des parties prenantes pour corriger les problèmes, augmenter la satisfaction et améliorer durablement la qualité de vos formations.

La question est donc la suivante : comment collecter efficacement les appréciations des financeurs grâce à une enquête ? Pour répondre à cette question, deux aspects du processus de collecte par questionnaire peuvent être optimisés :

• La partie création des enquêtes
• Les méthodes de diffusion de ces fameuses enquêtes "financeur"

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1/ Créer des enquêtes courtes et sur-mesure

Nous ne le répétons jamais assez : qu’il s’agisse des financeurs ou des autres parties prenantes, vos enquêtes de satisfaction (et qualité) doivent être les plus courtes possibles. Nous sommes tous submergés d’informations et notre attention se maintient difficilement dans le temps. Une enquête trop longue risque de faire chuter vos taux de complétion.

Voici nos conseils pour créer une enquête financeurs efficace :

• Identifiez maximum 5 questions

• Introduisez l’enquête rapidement en mentionnant les éléments suivants : le nombre de questions, l’objectif de l’enquête, le temps de remplissage de l’enquête…

• Travaillez vos questions pour qu’elles soient simples et directes. Pour ce faire, réfléchissez bien à l’objectif de votre enquête. N’oubliez pas d’intégrer des questions permettant la libre expression des financeurs sur vos prestations et pas uniquement des questions pour calculer vos indicateurs de satisfaction.

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2/ Le plus important : travaillez vos modes de diffusion !

Le problème d’une enquête financeur envoyée par mail est qu’elle reste souvent lettre morte. Il faut alors s’attaquer à faire remonter vos taux de réponse !

Pour vous permettre de collecter la donnée qu’il vous faut, il faut que vous redoubliez d’ingéniosité sur vos méthodes de diffusion. Chez Edko, nous adorons nous creuser les méninges pour identifier des méthodes innovantes et surtout efficaces !

Voici quelques exemples :

• Une visite / contrôle / réunion / échange avec vos financeurs est prévue sur un de vos sites. Affichez un / plusieurs QR Code sur les lieux pour les inciter à répondre rapidement à votre enquête qualité.

• Vous échangez au téléphone avec l’un de vos financeurs. Dans ce cas, transmettez-lui à la fin de l’échange l’enquête par SMS / mail et expliquez-lui de vive-voix l’importance de ses réponses pour la qualité de vos prestations.

• Vous organisez un webinaire / réunion thématique à destination de vos financeurs : dans ce cas, diffusez le lien de votre enquête directement dans le chat ou affichez un QR Code à la fin de votre présentation pour collecter leurs retours à la fin de cet échange.

• Vous participez à un salon professionnel et vous savez que certains de vos financeurs seront présents ? Anticipez, prévoyez un QR Code personnalisé et brandissez-le immédiatement après une conversation / un échange avec l’un d’entre eux.

Ces exemples ne sont pas exhaustifs. Ils prouvent qu’en réfléchissant à l’administration de vos enquêtes "financeur", vous multipliez votre impact et rendez l’indicateur 30 fonctionnel, tout en collectant de la donnée facilement exploitable.

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Comment Edko vous accompagne durablement dans la collecte des appréciations des financeurs ?

Edko est une solution tout-en-un de gestion de la qualité dédiée aux acteurs de la formation professionnelle. En misant sur la puissance des feedbacks, son outil centralise et automatique votre processus qualité. Son équipe accompagne les prestataires à créer les meilleures campagnes de feedbacks et à identifier les meilleures méthodes de diffusion, tout cela depuis une seule et même plateforme.

"La problématique principale était liée au suivi de la satisfaction (à chaud et à froid) des stagiaires mais aussi des formateurs et des financeurs.  (…) La simplicité dans les filtres, la visualisation avec ses indicateurs, le tableau des résolutions, la programmation des questionnaires permettent une meilleure gestion, un meilleur contrôle des indicateurs et un meilleur suivi (…) là où Canopéa rencontrait des problèmes avec le suivi des stagiaires, des formateurs et mêmes des financeurs, Edko a permis un gain de temps considérable ainsi que la mise en place d’un meilleur processus de qualité des formations en interne. Lors de l’audit de contrôle Qualiopi de Canopéa, le logiciel Edko a été un point fort pour obtenir zéro non-conformité.” - Yasmine, responsable des formations chez Canopéa

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

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Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022 (date d’entrée en vigueur de la certification Qualiopi pour tous les prestataires de la formation professionnelle), la certification Qualiopi est devenue un incontournable dans le secteur de la formation professionnelle en France et constitue un gage de qualité et de professionnalisme.

Pour s’y conformer et obtenir la certification, les prestataires de formation (au titre des actions de développement des compétences, des bilans de compétences, de la VAE et des actions de formation en apprentissage) doivent répondre aux exigences des 7 critères du Référentiel National Qualité.

Or, le processus d’obtention de la certification, qui impose de mettre en place des processus qualité exigents, peut représenter une lourdeur pour certains organismes de formation. En effet, le processus de certification peut effrayer par sa complexité. Bien que son passage représente un certain investissement matériel et humain, est-ce que la certification Qualiopi en vaut le coup ? Quels sont ses principaux avantages ? Pourquoi obtenir la certification Qualiopi pour son organisme de formation ?

Toutes les réponses (avantageuses 😉) sont à retrouver dans cet article.

En bonus dans cet article : un quizz inédit pour tester vos connaissances sur le certification !

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Rappel du rôle de la certification Qualiopi

Avant de foncer tête baissée et de vous lister les avantages de la certification Qualiopi, un peu de contexte s’impose.

La certification Qualiopi a été mise en place par la loi Avenir pour choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018, une réglementation qui a profondément modifié le paysage de la formation professionnelle. Cette loi a notamment conditionné l’accès aux financements publics et aides mutualisées provenant des organismes financeurs à la mise en place d’une certification reconnue par l’État, nommée Qualiopi.

Celle-ci a pour objectif de :

• Garantir la qualité et le sérieux de l’offre de formation proposée par les prestataires de la formation professionnelle. La certification vient donc les reconnaître officiellement sur le plan national pour la qualité des processus mis en œuvre.
• Offrir une meilleure lisibilité et une plus grande transparence de l’offre de formation auprès des entreprises et des bénéficiaires (stagiaires, apprenants)
• Permettre aux entreprises d’être éligibles aux financements d’organismes publics (la Caisse des Dépôts et Consignations, l’État, les régions, les OPCO, Pôle Emploi, Agefiph…)
• Accorder l’accès à une formation financée grâce au Compte Personnel de Formation (CPF)

Pour ce faire, la certification Qualiopi va garantir la qualité des processus des prestataires de formation en vérifiant qu'ils respectent le Référentiel National Qualité.

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Une certification reconnue par l'État

La certification Qualiopi est une marque de certification qualité des prestataires. Celle-ci est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité Français d’accréditation (COFRAC) ou par des instances de labellisation nommées par France Compétences. Celle liste est mise à jour régulièrement et diffusée sur le site du Ministère du Travail.

Pour information, les 7 critères à respecter sont les suivants :

1. Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
2. Identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
3. Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
5. Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Chaque critère est composé de 32 indicateurs, qui concernent une ou plusieurs catégories d’actions.

Maintenant, revenons à nos moutons : quels sont les fameux avantages de la certification Qualiopi ?

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Les avantages de la certification Qualiopi

Bien que la certification Qualiopi soit venue réglementer la qualité des processus des prestataires de formation, elle rend service les organismes de formation qui la détiennent.

Comment ? Découvrez ci-dessous les avantages de la certification Qualiopi !

1/ Améliorer la qualité de vos processus qualité

Le premier à citer, c’est d’abord celui-ci. La certification Qualiopi est avant tout une opportunité de mettre en place des nouveaux processus qualité pour vos formations et de consolider votre qualité pour pénétrer dans une logique d’amélioration continue. De ce fait, la certification Qualiopi joue un rôle majeur dans l’amélioration de la qualité de vos prestations.

Pendant les audits, les auditeurs Qualiopi vont vérifier le respect des indicateurs, mais au-delà de ce contrôle de conformité, l’exercice de l’audit vous permet d’améliorer en profondeur vos process, de mettre en place des automatismes, de prendre en main des nouvelles méthodologies et d’implémenter des bonnes pratiques pédagogiques qui seront ensuite un acquis pour vos formations.

La démarche d’amélioration continue inhérente au Référentiel National qualité a pour finalité :

• D’optimiser les méthodes d’enseignement
• D’actualiser régulièrement vos contenus pédagogiques
• De personnaliser les programmes de formation pour répondre aux besoins des stagiaires & apprenants (avec un gros focus sur la prise en charge du Handicap)
• De développer des outils pédagogiques efficaces
• De valoriser l’expérience d’apprentissage des stagiaires (et autres parties prenantes) en leur permettant d’évaluer régulièrement les prestations. Ces retours sont précieux pour identifier les axes d’amélioration, les points de vigilance et in fine améliorer quotidiennement l’expérience d’apprentissage des bénéficiaires.

En voyant Qualiopi comme un moyen d’améliorer vos processus et donc vos formations, et non pas comme une simple lourdeur administrative, la certification Qualiopi et son renouvellement devient un let-motiv pour améliorer jour après jour vos formations.

Dans une interview avec Karim Sefiat, auditeur à l’ISQ Certifications, celui-ci affirmait concernant l’audit de renouvellement de la certification Qualiopi: “Si vous voyez Qualiopi comme une fin en soi en vous disant : “mince, c’est dans 2 mois. J’ai l’audit de renouvellement, il faut qu’on se réveille, vite vite vite” là, c’est “problématique”, car ça sous-entend que vous n’avez pas fait le job […] dans votre projet d’entreprise d’intégrer Qualiopi comme quelque chose d’inhérent à l’amélioration continue. C’est ça la principale vérité : on est dans un audit de renouvellement, donc dans un audit qui logiquement, si vous avez fait le job, devrait être seulement une étape.”

Cette phrase résume bien l’enjeu de Qualiopi : donner l’opportunité aux prestataires concernés d’implanter une culture de l’excellence et d’encourager leur perfectionnement en continu.

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Envie de tester vos connaissances sur le Référentiel National Qualité et la certification Qualiopi ? Découvrez notre quizz “Question pour un champion de Qualiopi” !

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2/ L’accès à des fonds publics et aides mutualisées

C’est devenu l’avantage premier de la certification Qualiopi. Depuis la loi Avenir et son application le 1er janvier 2022, les aides mutualisées et fonds publics sont conditionnés à l’obtention de ladite certification.

De ce fait, l’accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle en France représente automatiquement un avantage concurrentiel sans commune mesure pour vos formations.

Concrètement, qu’est-ce que cela vous apporte ?

Ces fonds publics et aides mutualisés vous permettent surtout de répondre aux besoins de différents publics et de leur donner accès à vos prestations. Par exemple :

• Les apprenants qui souhaitent financer tout ou une partie d’une formation grâce au CPF (Compte Personnel de Formation) - une aide conditionnée à l’obtention d’une certification RNCP ou RS et depuis la loi de finance 2023 à un reste à charge pour les bénéficiaires (sauf exceptions).
• Les entreprises qui souhaitent délivrer des formations à leurs salariés et sollicitent les OPCO pour financer cette montée en compétences
• Les demandeurs d’emploi ou inscrits à pôle emploi, qui peuvent se voir financer des formations en lien avec leur projet professionnel. Dans ce cas, la certification Qualiopi va jouer en votre faveur et favoriser le déblocage des financements de Pôle emploi au profit du bénéficiaire intéressé.

Ces cas d’usage ne sont pas exhaustifs. Nous les avons cités pour vous démontrer l’impact des aides publiques et mutualisées dans le développement de vos formations.

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3/ Et les financeurs privés ?

En plus d’ouvrir le droit de bénéficier de fonds publics et mutualisés, la certification Qualiopi attire l’attention des financeus privés, soucieux d’investir leur argent dans des parcours qualitatifs, gage d’une certaine prosperité du prestataire.

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4/ La reconnaissance officielle de la qualité de vos processus par une marque d’état

Une fois la certification Qualiopi accordée, les prestataires de formation peuvent utiliser la marque Qualiopi, propriétaire de l’État. De ce fait, la certification Qualiopi est une reconnaissance officielle de la qualité de vos processus par l’État.

Cette reconnaissance a un impact sur votre réputation et représente un avantage concurrentiel significatif. D’abord, elle permet de renforcer la confiance de vos parties prenantes : bénéficiaires, partenaires, entreprises, formateurs et autres financeurs privés.

Puis, elle affiche clairement aux yeux du public votre engagement envers la qualité et l’amélioration continue de vos prestations. De ce fait, elle devient un argument commercial en faveur de vos formations et une réassurance pour les clients qui cherchent des garanties de qualité et de professionnalisme. Une fois obtenue, la certification Qualiopi devient un axe efficace de communication pour prouver la qualité de vos formations.

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5/ L’accès à des nouveaux marchés

Depuis l’entrée en vigueur de la loi Avenir, la certification Qualiopi est devenue un pré-requis pour répondre à certains appels d’offres ou marchés.

Normal, ce tampon de l’État représente un facteur de confiance pour un grand nombre d’entreprises, organismes publics et privés. Cette reconnaissance permet donc de les rassurer et de pénétrer des marchés plus vastes.

Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres avantages plus singuliers existent et poussent de nombreux prestataires à rester dans le cadre de la certification Qualiopi.

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Un point sur le processus de préparation et de passation de la certification

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La certificaiton Qualiopi n’est pas à prendre à la légère. Pour vous conformer aux exigences du Référentiel National Qualité, il faut parfois (re)travailler en profondeur vos méthodes et processus. Cette dynamique implique de mettre en place une stratégie, de développer certaines compétences et d’investir financièrement. La certificaiton Qualiopi est un engagement à prendre sur la durée.

Dans les grandes lignes, voici le processus de préparation de la certification, jusqu’à la passation :

• Etape 1 : appréhender les exigences du guide de lecture du Référentiel National qualité
• Etape 2 : Réféchir à une stratégie pour mettre en conformité vos processus avec les exigences du référentiel. A ce titre, nous avons écrit un article sur les différents accompagnements Qualiopi, que nous vous conseillons de lire.
• Etape 3 : Prendre les actions nécessaires pour répondre aux exigences.
• Etape 4 : prévoir une date d’audit initial avec l’un des organismes certificateurs accrédités.
• Etape 5 : Passer l’audit intial avec brio et obtenir Qualiopi.

La certification Qualiopi a une durée de validatité de 3 ans. Une fois l’audit initiai et l’obtention de la certification acquise, vous devez passer un audit de surveillance entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’audit initial, puis un audit de renouvellement avant la fin de la date de validité de la certification.

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Critère 7 Qualiopi : Edko simplifie votre gestion qualité

Pour répondre au critère 7 Qualiopi, le dernier critère et aussi le critère de référence de l’Amélioration Continue, Edko propose une solution digitale tout-en-un et un accompagnement sur-mesure 100% conforme aux exigences des indicateurs 30, 31 et 32 du Référentiel National Qualité.

La mise en place d'Edko nous a permis de bénéficier de nombreux avantages significatifs. En plus de nous faire gagner du temps et de simplifier les tâches administratives, ce logiciel nous a également permis d'optimiser nos processus internes et d'améliorer notre productivité. (…) Premièrement, nous sommes en complète conformité avec QUALIOPI sur ses critères de qualité. Ensuite, l'efficacité que nous avons gagnée, nous a permis d’économiser du temps et donc, de nous permettre de nous concentrer sur les résultats des enquêtes plutôt que de la gestion de ces dernières.” expliquait Julien Philipponneau, directeur de l’organisme Le Socle.

En effet, mettre en place des processus qualité est chronophage. Collecter les feedbacks des parties prenantes, les traiter et les analyser, répondre aux réclamations et mettre en place des actions d’amélioration continue n’est pas une mince affaire. Edko a confectionné un processus digital 100% conforme au critère 7 et propose un accompagnement sur-mesure pour répondre aux enjeux qualité autant d’un formateur indépendant qu’un groupe d’écoles.

“La principale qualité d’Edko est que ça nous permet un suivi hebdomadaire plus rigoureux. Ça nous permet de connaitre les éventuels problèmes de manière immédiate et ça nous aide dans la résolution de certains de nos soucis. Ça nous permet d’être au plus près de nos apprenants, ils le savent, ils sont sensibilisés dès le jour de la rentrée à ce sondage qualité de fin de semaine et du coup, c'est une espèce de routine. Quand on fait des audits Qualiopi et particulièrement grâce à ce tableau de résolution, on peut montrer ce que l’on fait réellement et rapidement lorsqu’il y a des soucis. On peut aussi sortir des tas de statistiques (par formateur, par groupe, par année).” expliquait dans une interview exclusive Olivier Ottin, Responsable pédagogique adjoint chez Doranco.

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Foire aux questions sur Qualiopi :

Pourquoi avoir une certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi a de nombreux avantages, notamment celui de vous ouvrir l’accès aux fonds publics et mutualisés, permettant de répondre aux besoins des bénéficiaires et de répondre à vos ambitions de croissance. De plus, elle vous permet de vous engager dans une réelle démarche d’amélioration continue, d’augmenter significativement votre réputation et d’étendre votre activité : nouveaux partenaires, financeurs privés, ouverture à certains marchés publics…

Quel est le but de Qualiopi ?

Sur la base d’un Référentiel National Qualité unique mis en place par le gouvernement français, l’objectif de la certification Qualiopi est d’attester de la qualité des processus des prestations de formation délivrées par des prestataires de formation. Elle permet notamment d’accéder à des fonds publics ou des aides mutualisées.

Est-ce que Qualiopi est reconnu par l'état ?

La certification Qualiopi est une marque propriétaire de l’Etat. Pour avoir un droit d’usage de la marque, les prestataires de formation doivent être certifiés Qualiopi et respecter les exigences du Référentiel National Qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Le podcast est un format de plus en plus apprécié par les acteurs de la formation. Pratique et de plus en plus populaire, ce format donne la voix à des experts et expertes, raconte des histoires, fait éclore des visions, cultive les débats, inspire. Au travail, sur vos trajets du quotidien, en vous réveillant avec votre café du matin, il vous aide à devenir meilleurs.

De notre côté, nous apprécions particulièrement ce format. C’est pourquoi nous avons décidé de vous faire une sélection de nos meilleures références (spéciales écosystème de la formation, of course).

Évaluation des formations, conseils en gestion qualité, méthodes et outils pédagogiques, tips entrepreneuriaux pour les acteurs de la formation professionnelle : nous pouvons compter sur des passionnés pour rendre ces thématiques toujours plus funs et intéressantes !

Curieux·se de découvrir notre top 10 des podcasts à écouter pour progresser dans le secteur de la formation ?

Vous êtes au bon endroit 👇

#1 “Learn & Enjoy”, animé par Anne-Marie Cuinier

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Ce super podcast est animé par l’experte Anne-Marie Cuinier, Responsable Digital Learning, mais aussi conférencière et autrice (oui, elle ne plaisante pas). Cette spécialiste de l’apprentissage en ligne invite les experts et professionnels du monde de la formation et de l’éducation à partager leurs bonnes pratiques, outils, méthodes pour transformer positivement l’expérience d’apprentissage.

Design Systems, neurolearning, IA, engagement des apprenants, gamification, ludopédagogie… En bref, ce podcast analyse les usages et technologies de l’apprentissage en ligne pour vous donner un boost d’inspiration et rendre vos formations percutantes !

PS : vous retrouverez sûrement des épisodes avec vos créateurs de contenus Linkedin préférés.

➡️ ”Learn & Enjoy” est à écouter sans modération ici.

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#2 “Retour sur les attentes”, un podcast animé par Jonathan Pottiez et Joss Frimond

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Notre podcast pepitas 😍

“Retour sur les attentes” est un podcast masterclass pour tous les passionnés d’évaluation des formations. Il est animé par Jonathan Pottiez, un expert de l’évaluation des formations et surtout auteur du livre “l’évaluation de la formation” et Joss Frimond, fondateur de Linguaid et partenaire francophone de Kirkpatrick.

Analyses du marché de la formation professionnelle, plateformes et applications, bonnes pratiques d’évaluation de la formation, techniques de management de la qualité… Pour couvrir ces thématiques, nos deux animateurs n’hésitent pas à inviter des experts et expertes à prendre part aux différentes conversations.

Les épisodes durent environ 1h30, une bonne routine qualité à intégrer à vos emplois du temps !

➡️ Pour écouter “Retour sur les attentes”, c’est par ici.

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#3 Learning club, by EdFlex

C’est LE podcast qui aborde tous les enjeux de la formation en entreprise à travers une interview exclusive d’un expert sectoriel !

Juste pour poser le contexte, Edflex est une solution digitale qui anticipe l’obsolescence des compétences et permet aux entreprises de répondre rapidement aux besoins de formation de leurs équipes. Cet outil a été créé par Clément Meslin, aussi hôte du podcast Learning Club.

Une fois toutes les deux semaines, il reçoit une·e invité·e du monde de la formation ou des ressources humaines. Ensemble, ils décryptent les stratégies, process et outils qui ont permis de faire le succès de l’apprentissage dans leurs entreprises.

Ce podcast est une véritable source d’inspiration pour les formateurs, organismes de formations, écoles et encore plus spécifiquement les académies d’entreprise, désireuses de proposer les meilleures formations internes pour faire grandir leurs collaborateurs.

➡️ Pour écouter “Learning Club”, c’est par ici.

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Edko est une solution tout-en-un pour mesurer l’impact de vos formations. Nos experts vous accompagnent à piloter toutes les étapes de votre démarche qualité. Envie d'en savoir plus ?

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#4 Eureka ! Formation de formateurs, par Christophe Peger

Vous êtes en panne d’inspiration pour (re)donner du peps à vos formations et engager davantage vos apprenants tout au long des processus d’apprentissage ? Christophe Peger, consultant formateur international et formateur de formateurs, vous partage des idées, activités et techniques pour ajouter de la diversité dans vos formations, webinars et modules digitaux.

Nous aimons beaucoup les formats courts et très activables de ce podcast ! En 5 minutes chrono, vous repartez avec des tips et conseils faciles à mettre en place pour améliorer vos formations !

➡️ Pour écouter “Eureka, Formateur de formateurs”, c’est par ici !

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#5 “Ils l’ont fait – Le podcast des makers de la formation pro” par Digiformag

À l’initiative de Digiformag, ce podcast est animé par Pascale Lagahe, Head of Community chez Digiforma. Chaque mois, elle interviewe un “maker du monde de la formation professionnelle” (pour reprendre ses mots) afin de vous dévoiler l’une de ses réussites. C’est positif, good vibes et très inspirant !

Les épisodes durent une vingtaine de minutes, le timing parfait pour un petit trajet ou une pause-café studieuse !

➡️ Le podcast de Digiforma est à retrouver ici.

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#6 “Never Stop Learning”, by Callimédia

Animé par Gérard Peccoux, Never Stop Learning est LE podcast dans lequel on parle d’éducation, de formation, de pédagogie, de l’apport des neurosciences et des technologies d’apprentissage pour les entreprises !

Qui est l’hôte de ce podcast ? Gérard Peccoux, le président fondateur de Callimédia, une société innovante dans le domaine des EdTech. Cet entrepreneur reçoit des personnalités inspirantes et précurseuses de la formation digitale, mais aussi des auteurs, autrices et professeur·e·s d’université.

Bref, c’est le podcast idéal pour améliorer vos formations digitales !

➡️ Le podcast de Gérard Peccoux est à écouter ici.

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#7 “L’entreprise apprenante”, produit par NOOUS

Vous cherchez des méthodes et outils pour développer en continu les compétences de vos collaborateurs et collaboratrices ? Dans ce cas, le podcast “l’entreprise apprenante” est fait pour vous. Chaque épisode décrypte comment les entreprises d’aujourd’hui façonnent les capacités d’apprentissage en continu pour innover et accélérer !

Retrouvez des témoignages d’experts et d’expertes (Responsable Formation, DRH, Directrices et Directeur d’université d’entreprise, experts d’Edtech ou de pédagogie) qui ont contribué à la transformation d’entreprises en organisations apprenantes.

Un podcast que nous recommandons à 10000%. ➡️ Écoutez ici le podcast “Entreprise apprenante” !

En plus : le Blog NOOUS répertorie les meilleures ressources pour comprendre les organisations apprenantes.

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#8 “Formation Innovation”, créé et animé par Elliot Boucher

Dans ce podcast, Elliot Boucher, co-fondateur d’Edusign, vous aide à trouver la formule parfaite pour augmenter la satisfaction de vos apprenants.

• Quels sont les outils du moment à utiliser ?
• Quelles seront les méthodes pédagogiques du futur ?
• Quelles sont les formations du moment ?

Chaque épisode plonge dans l’histoire d’une formation et décrypte les bonnes pratiques du moment. Un podcast captivant qui vous fera découvrir l’envers du décor des formations à succès.

➡️ Le podcast “Formation Innovation” est à découvrir ici.

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#9 “La méthode LiveMentor”, par Alexandre Dana

Dans ce podcast “La méthode Livementor”, Alexandre Dana, fondateur de LiveMentor, un organisme de formation, répond à une question simple : “comment développer avec sérénité son entreprise ?” (c’est d’ailleurs cette question qui a été la ligne directrice de LiveMentor, l’organisme de formation fondé par cet entrepreneur à succès).

• Comment se faire connaître sans budget de communication ?
• Comment ne pas brader leurs prix ?
• Quand doivent-ils mettre de l’argent de côté ou investir pour grandir ?

Pourquoi nous vous recommandons ce podcast ? Tout simplement, car derrière un grand nombre d’organismes de formation / écoles / formateurs et formatrices se cachent des entrepreneurs et entrepreneuses parfois seuls et inquiets.

Dans ce podcast, Alexandre accueille des entrepreneurs de tout horizon (freelances, thérapeutes, artistes, créateurs de marque, artisans, coachs, formateurs ou propriétaires de sites e-commerce) qui cherchent des conseils et de l’inspiration pour vivre leur aventure entrepreneuriale plus sereinement. Dans chaque épisode, Alexandre Dana écoute leurs doutes et tente d’y apporter des réponses !

Une belle manière de se sentir unis face aux épreuves de l’entrepreneuriat dans la formation professionnelle !

➡️ Le podcast “La méthode Livementor” est à retrouver ici.

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#10 À venir prochainement : “Dans les coulisses”, le futur podcast de Laure Perinel

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“Dans les coulisses” est un podcast build in public encore en cours de création imaginé par Laure Perinel, facilitatrice en intelligence collective et formatrice. Cette spécialiste va à la rencontre de celles et ceux qui animent les formations, facilitent les temps collectifs et collaboratifs et/ou animent les réunions. Le but de ce nouveau podcast ? Partager des expériences inspirantes et nourrir votre envie de faire mieux !

Actuellement encore en coulisses, ce podcast risque de vous plaire.

➡️ Suivez Laure Perinel pour partager avec elle toutes les étapes de création de son podcast et (surtout) ne pas rater la sortie officielle du 1ᵉʳ épisode ! Son profil Linkedin est à retrouver ici.

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Nous espérons que ces différentes références de podcasts vont vous aider à progresser, grandir, innover !

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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Vous êtes à la recherche de nouveaux modèles de questionnaires pour vos formations ? Nous vous comprenons. La création des questionnaires qualité est chronophage.

Beaucoup d’entre vous misent sur des modèles pour créer les meilleures enquêtes qualité et mesurer l’impact de leurs formations. Or, parier uniquement sur des modèles est rarement suffisant.

Quelles sont les bonnes questions à vous poser ? Que faut-il personnaliser dans un questionnaire ? Comment faire du sur-mesure ? Dans cet article, Edko vous explique comment créer un questionnaire efficace, sur-mesure, qui répond à vos objectifs qualité.

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Le questionnaire en ligne, l’outil privilégiée des acteurs de la formation

Vous êtes nombreux à utiliser l’outil du questionnaire en ligne pour mesurer l’impact de vos formations. Normal, le principe est formidable. En un clic, l’envoi d’une enquête digitale vous permet de recueillir les appréciations à un instant T d’un nombre illimité de parties prenantes, sur des sujets divers et variés. Or, pour avoir un réel impact sur la qualité de vos formations, la création de vos questionnaires ne doit pas être prise à la légère.

Lorsque vous misez sur l'outil du questionnaire en ligne, c’est l’intégralité de votre système qualité qui repose sur les réponses de vos enquêtes. Il s’agit donc d’une étape à chouchouter. Pour bichonner vos questionnaires qualité, il n’y a qu’un seul remède : le sur-mesure. Certes, les modèles de questionnaires (quand ils sont adaptés au secteur particulier de la formation) sont très utiles. Mais, ils ne sont pas suffisants.

Déjà, parce qu’un groupe d’écoles n’a pas les mêmes enjeux qualité qu’un formateur indépendant. De ce fait, les modèles de questionnaires sont utiles, mais pas adaptés à toutes les typologies d’organisations. Puis, parce que les prestataires de la formation n’ont pas les mêmes objectifs qualité. Un organisme de formation certifié Qualiopi ne cherchera pas à récolter les mêmes informations qu’un établissement qui n’a pas les mêmes contraintes qualité. Au contraire, cela n’empêche pas certains organismes non certifiés d’aller plus loin dans leur qualité et de développer un système de management robuste. Enfin, un questionnaire téléchargé depuis internet ne vous apportera, tel quel, jamais des réponses précises à vos questions du quotidien.

Bref, vous l’aurez compris, le sur-mesure est un élément central d’une bonne gestion qualité. En plus de répondre à vos enjeux spécifiques, une enquête sur-mesure vous permettra d’obtenir des taux de réponse et de complétion dignes de ce nom.

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L’impact de la personnalisation de vos questionnaires

De notre côté, nous aimons voir les questionnaires en ligne comme une méthode et non comme une réponse pré-conçue. Pour réellement mesurer l’impact de vos formations, vous devez personnaliser ces modèles, même quand ils sont sectoriels, ou créer vos propres questionnaires spécifiques.

Pour illustrer notre propos, prenons un exemple : un modèle de questionnaire des besoins trouvé sur internet ne permettra peut-être pas à un formateur indépendant qui dispense des formations en ligne de poser les bonnes questions, ou du moins des questions spécifiques au format de sa prestation. Résultat : il passera sûrement à côté de réponses précieuses.

Le sur-mesure permet aussi et surtout d’obtenir plus de réponses qualitatives. Nous sommes tous submergés d’informations. Répondre à une enquête, c’est déjà une réelle preuve d’engagement de la part de vos parties prenantes. Alors, mettez-vous à la place des répondants ! Ne seriez-vous pas plus déterminé à répondre à une question spécialement conçue pour vous et qui est suivie d’actions concrètes ? L’énergie que vous mettez dans la création de vos questionnaires se ressentira ensuite dans les actions que vous allez mettre en place.

En résumé, chaque organisme de formation ou école a ses propres objectifs, ses propres infrastructures, ses propres moyens, ses propres indicateurs, et donc ses propres mesures d’impact. Créer un questionnaire sur-mesure, c’est vous assurer de collecter les réponses qui permettront réellement d’améliorer la qualité de vos formations et de mettre en place des actions utiles et appréciées de vos parties prenantes.

Pour illustrer ce propos, voici quelques chiffres issus de la communauté de partenaires Edko :

• Entre 15 et 20% d’augmentation du taux de complétion des enquêtes lorsqu'elles sont personnalisées
• Baisse du taux d’abandon de 25% sur un questionnaire moyen de 10 questions

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Passons à l’action ! Comment personnaliser vos questionnaires qualité ?

Rentrons maintenant dans le vif du sujet. C’est bien d’expliquer l’impact de la personnalisation, mais encore faut-il comprendre comment personnaliser vos évaluations qualité et donc vos questionnaires.

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Première étape : définissez vos objectifs

Chaque enquête qualité a son propre objectif.

Pour l’illustrer, voici quelques exemples :

• L’enquête de satisfaction est censée mesurer le taux de satisfaction de vos parties prenantes. Les réponses doivent logiquement vous permettre de calculer vos indicateurs de satisfaction (NPS / CSAT) grâce à des questions spécifiques et de collecter l’avis libre de vos parties prenantes (feedback qualitatif) permettant de répondre à des réclamations et de mettre en place des actions d'amélioration. C’est d’ailleurs pour vous apporter ces réponses que sont construits les modèles en ligne. Or, est-ce utile pour vous de suivre ces indicateurs à cet instant T ? Que recherchez-vous précisément comme réponses ? Quelle est la partie prenante que vous souhaiter sonder ? En fonction de vos objectifs, un modèle d’enquête de satisfaction classique ne répondra pas à vos besoins.

• L’enquête d’insertion, par exemple, va questionner la situation professionnelle des stagiaires après une formation.

• L’enquête des besoins répond à un objectif de conformité Qualiopi et permet de collecter les besoins des bénéficiaires avant le début d’une formation, notamment dans un enjeu de personnalisation des cursus.

• L’enquête 100% sur mesure : celle-ci est une enquête qui répond à un objectif spécifique. Vous souhaitez améliorer votre pédagogique dans un contexte bien particulier ? La prise en compte du handicap par vos établissements est un axe prioritaire pour améliorer l’impact de formations ? Vous avez besoin de retours approfondis suite à une réclamation ? Dans ce cas, l’objectif précis que vous aurez déterminé guidera la création de vos questions.

En fonction de la direction choisie, vos questions seront fondamentalement différentes. Plus vous préciserez vos objectifs, plus vous aurez de facilité à identifier les bonnes questions pertinentes, qui vous apporteront les réponses à vos questions.

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Étape 2 : connaître sur les bouts des doigts la cible de vos enquêtes

Il n’y a pas que vos stagiaires qui méritent d’être interrogés. Pour maximiser votre impact qualité, vous avez tout intérêt à sonder plusieurs de vos parties prenantes. Dans le cadre de la certification Qualiopi, le guide de lecture et son indicateur 30 vous imposent de recueillir les appréciations de quatre parties prenantes : les bénéficiaires, l’équipe pédagogique, les financeurs et les entreprises.

Pour maximiser la performance de vos enquêtes qualité, il est important d’adapter vos questionnaires à votre cible. De cette manière, elle se sentira concernée par vos questions et ses réponses auront un réel impact sur la qualité de vos formations.

Avant de créer une enquête, posez-vous les questions suivantes :

• Quelle est la tranche d’âge de ma cible ?

• Quel est le sexe de ma cible ?

• Quels sont ses intérêts ?

• Est-elle technophile ?

• Quelles sont ses principales revendications connues ?

• Quelles sont ses attentes ? Besoins exprimés ?

• Quelle est sa situation socio-professionnelle ? Dans quel environnement évolue-t-elle ?

• Quelles sont ses spécificités ?

Pourquoi toutes ces questions ? D’abord, car elles vous permettent d’introduire l’enquête avec subtilité auprès de votre cible. Puis, parce que les questions de votre questionnaire pourront s’adapter au profil de votre cible.

Comment ? Voici quelques exemples :

• L’adaptation de l’introduction : Allez-vous communiquer l’objectif du questionnaire ? De quelle manière ? L’enquête est-elle déjà une action suite à une revendication ?

• L’adaptation du ton et de la tournure des questions : utilisez le langage de votre cible, accrochez son attention avec des tournures de phrase simples, logiques et intuitives !

• L’adaptation du nombre de questions. Certaines de vos parties prenantes peinent à remplir vos enquêtes jusqu’au bout ? Elles sont peut-être trop longes et ennuyantes, pas assez spécifiques, trop compliquées…

• La mise en avant d’une référence pour attirer l’attention de votre cible : GIF, tournure des questions, élaboration d’un fil conducteur autour d’une référence

• L’adaptation de la direction artistique du questionnaire : est-ce pertinent d’intégrer votre logo ? Une image d’introduction ? Un gif ?

N'oubliez pas ce chiffre : la personnalisation augmente de 15 et 20% vos taux de complétion des enquêtes.

Au-delà de la simple création des enquêtes, connaître votre cible vous permettra également d’adapter les conditions d’envoi, qui ont un impact dans l’augmentation de vos taux de réponse :

• L’adaptation de la fréquence d’envoi : par son profil et ses habitudes, votre cible est-elle plus active le matin (parce qu’elle consulte ses mails dans les transports par exemple), le midi, le soir ? Quand est-elle la plus connectée ?

• Le choix des bons canaux de communication de vos enquêtes : QR Code ? Réseaux sociaux ? Groupe WhatsApp ? Mail perso ? Mail pro ? Vous êtes les seuls à savoir où votre cible est la plus active.

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Étape 3 : choisissez un outil de questionnaire en ligne intuitif et personnalisable

Peu importe la cible, il vous faut un outil intuitif pour conçevoir vos enquêtes. Optez pour des outils qui proposent des questionnaires simples et surtout… personnalisables.

Voici les features indispensables que doit contenir un outil de questionnaire en ligne :

• Ajout d’un logo

• Personnalisation des questionnaires avec les couleurs de votre charte graphique / les couleurs d’une référence

• Ajout d’images / vidéos

• Ajout de liens externes

• Ajout d’émojis

Les questionnaires Edko en ligne sont 100% personnalisables. Envie de les découvrir ?

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Nos conseils et bonnes pratiques pour personnaliser vos questionnaires formation

Certes, la personnalisation des questionnaires est nécessaire pour augmenter votre impact qualité, mais elle n’en reste pas moins chronophage. Mesurer la qualité d’une formation, ce n’est pas envoyer un simple questionnaire de satisfaction et le brandir fièrement aux organismes certificateurs le jour de l’audit Qualiopi. Pour une réelle amélioration de votre qualité, les mesures doivent être régulières. Elles rythment la vie des responsables qualité ou des directeurs d’école. Le quotidien devient vite ingérable, source de stress tandis que la qualité baisse, par manque de temps et d’actions immédiates.

Voici quelques conseils pour que la personnalisation de vos enquêtes ne vous rajoutent pas trop de charge.

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1. Faites-vous accompagner par des experts :

La rédaction des question est une expertise à part entière, surtout dans le secteur très particulier de la formation professionnelle. Un petit détail peut réellement faire la différence. En une tournure de phrase, les réponses peuvent totalement changer. Et ne parlons pas des biais cognitifs qui biaisent vos enquêtes…

Si la méthode du questionnaire est LA méthode que vous avez choisie pour mesurer l'impact de vos formations, nous vous conseillons de vous faire accompagner dans le processus de création de vos enquêtes.

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Chez Edko, nous accompagnons près de 250 partenaires à créer les meilleurs questionnaires (sur-mesure évidemment) pour leurs formations. Envie d’en discuter ?

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2. Centralisez votre gestion qualité dans un outil de gestion qualité dédié

La création de vos questionnaires n’est que la première étape. Leur objectif est avant tout de vous donner des réponses afin que vous puissiez mettre en place des actions concrètes et efficaces !

Or, il est difficile d’y voir clair sans un outil de centralisation. Où se trouve les réponses du questionnaire de la semaine dernière ? Quelles sont les actions en cours ? Qui en est en charge ? Existe-t-il des actions en cours qui peuvent répondre aux dernières réclamations ? Bref, sans outil de suivi dédié, il est difficile de s’y retrouver.

Heureusement, les progrès technologiques permettent aux acteurs de la formation de s’appuyer sur des outils performants. Sur la partie gestion de la qualité, Edko en est l’exemple. Pour répondre à vos enjeux qualité, tout en améliorant l’expérience utilisateurs de vos parties prenantes, l’équipe Edko a créé une solution tout-en-un de management de la qualité basé sur la méthode du questionnaire en ligne. En plus d’être un outil de centralisation, Edko automatise toutes les micro-tâches ingrates qui vous empêchent de vous concentrer sur l’essentiel : la recherche de solutions d’amélioration innovantes.

• Création des questionnaires directement depuis l’outil et accompagnement par des experts pour la rédaction de questions sur-mesure

• Diffusion des enquêtes via un système de mail et un générateur de QR Code intégrés ou d’un lien diffusable sur n’importe quel support : réseaux sociaux, sms…

• Centralisation des feedbacks qualitatifs dans un tableau d’amélioration : état d’avancement, solutions d’amélioration / rectification, identification de la personne responsable de l’action, dateline…

• Mise à jour des indicateurs (que vous choisissez !)

• En plus : l’IA-Edko vous aide à trouver des pistes de solutions innovantes, en lien avec le secteur de la formation professionnelle

Nous sommes conscients que ces tâches peuvent être chronophages et fastidieuses, et c'est pourquoi nous étions à la recherche de solutions innovantes pour automatiser une partie de ce processus tout en garantissant des résultats précis et fiables.” affirmait notre partenaire Julien Philipponneau, directeur de l’organisme Le Socle.

Témoignages et retours d’expériences sur les questionnaires sur-mesure

“Lorsque nous avons analysé la situation, un axe d'amélioration fut l'augmentation de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction afin que nous ayons la vue la plus fidèle possible. La rédaction de nos enquêtes faite par Rayan, co-fondateur d’Edko, nous a permis de formuler des questions pertinentes et précises, qui nous ont donné des informations clés pour évaluer la satisfaction de nos apprenants. (…) L’impact d'Edko sur notre entreprise s'est traduit par une amélioration significative de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction.” affirmait Maëlle Villaret, la responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education.

Nous espérons que cet article vous donnera l’envie de personnaliser vos prochaines enquêtes qualité et d’implanter une réelle logique du sur-mesure à vos process qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Je suis certifié Qualiopi, pourquoi dois-je encore faire l’objet de contrôles de la part des financeurs ?

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Cette question, de nombreux organismes de formation se la pose. Alors que l’on pourrait penser qu’une fois certifié, les contrôles sont derrière nous, qu’en est-il vraiment ? La certification Qualiopi est-elle une réelle garantie pour éviter d’autres contrôles ? Dans cet article, nous répondons à ces fameuses questions.

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La certification Qualiopi est-elle une assurance contre les contrôles des financeurs ?

Pas vraiment… La certification Qualiopi est une reconnaissance officielle qui atteste de la qualité des processus d’un prestataire concourant au développement des compétences. Elle permet d’établir que l’organisme respecte les critères de qualité du Référentiel National Qualité à l’instant T. Cette vérification est d'ailleurs renouvelée lors de l'audit de surveillance et de renouvellement.

Or, cela n’empêche pas les financeurs de contrôler les actions qu’ils financent. En effet, ils ont la mission de garantir que les fonds publics et aides mutualisées soient utilisés légitimement et financent des formations réellement qualitatives. Ils s’assurent donc que les prestataires certifiés et financés mettent véritablement en place des actions qualitatives.

Pour résumer, la certification Qualiopi est un premier “contrôle” des prestataires de la formation professionnelle, permettant de donner accès à des fonds publics et aides mutualisées, qui n’empêche pas une surveillance et un contrôle a postériori de l’existence et de la qualité des actions financées. Ces contrôles à postériori permettent de garantir la qualité de l’écosystème de la formation professionnelle sur le long terme.

Maintenant que c’est dit, faisons un zoom sur ces fameux contrôles des financeurs de la formation professionnelle.

À qui s’adresse les contrôles des financeurs de la formation professionnelle ?

Les contrôles s’adressent aux prestataires concourant au développement des compétences qui bénéficient de fonds publics ou mutualisés de la part des financeurs de la formation professionnelle. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022 (date d’entrée en vigueur de la loi Avenir de 2018), les acteurs de la formation bénéficiant de fonds publics et d’aides mutualisées doivent être certifiés Qualiopi.

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Sur quelles actions se basent les contrôles des financeurs ?

Les contrôles des financeurs se basent sur toutes les actions concourant au développement des compétences mentionnées à l’article L6313-1 du Code du Travail :

• Les actions de formation ;
• Les bilans de compétences ;
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience
• Les actions de formation par apprentissage.

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Quels sont les différents contrôles des financeurs ?

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Les financeurs de la formation professionnelle peuvent réaliser deux types de contrôles :

- Le contrôle qualité

- Le contrôle de service fait

PS : nous ne rentrerons pas dans les détails, notamment concernant les actions de formation par apprentissage. L'objectif de cet article étant de vous expliquer les contrôles existant.

Découvrons de quoi il s’agit 👇

1. Le contrôle qualité

Par qui est réalisé le contrôle qualité ?

Selon l’article L. 6316-3 du Code du travail, les organismes financeurs cités à l’article L. 6316-1 du Code du travail (OPCO, Commission Paritaire Interprofessionnelle, la Caisse des dépôts et consignations, l’État, les régions, France Travail et AGEFIPH), procèdent à des contrôles afin de s’assurer de la qualité des formations effectuées.

Quel est l’objet de ce contrôle ?

Selon l’article L. 6316-3 du Code du Travail, les financeurs doivent s’assurer de la qualité des formations dispensées par les prestataires de la formation. Ces contrôles de la qualité permettent aux financeurs de s'assurer de la qualité des actions financées et de leur conformité aux obligations légales et réglementaires (R 613-6 du Code du Travail). Selon l'article R6316-6 du Code du Travail, ces contrôles qualité doivent permettre de vérifier :

• L’adéquation financière des prestations achetées aux besoins de formation,
• L’ingénierie pédagogique déployée par le prestataire,
• L’innovation des moyens mobilisés,
• Les tarifs pratiqués dans des conditions d’exploitation comparables pour des prestations analogues.

L’objectif de ce contrôle de la qualité est de contribuer à l’amélioration de la qualité des actions de la formation professionnelle en permettant aux financeurs de vérifier la qualité des actions mises en œuvre par le prestataire. Comme le rappelle la Charte Contrôle Qualité Ocapiat, "ces contrôles qualité doivent être distingués des audits qualité réalisés par les organismes certificateurs habilités à délivrer la certification Qualiopi" . Les audits qualité ne se "substituent pas" aux contrôles qualité des financeurs. Ça a le mérite d'être clair et de répondre à la question principale de l'article : la certitication Qualiopi n'exempt pas les prestataires des contrôles de la qualité réalisés par les financeurs de la formation professionnelle.

Mise en situation :

Vous êtes prestataire au développement des compétences. À ce titre, vous obtenez la certification Qualiopi (pour une ou plusieurs catégories d’actions) qui vous ouvre le droit de bénéficier de fonds publics et d’aides mutualisées. Une fois votre certification attribuée, ce n’est pas fini. Vous pouvez encore vous faire contrôler par les financeurs, qui vont vérifier la qualité effective des actions qu’ils financent ainsi que le respect des engagements pris dans le cadre de la certification Qualiopi pour la mise en œuvre des actions financées.

Comment est réalisé le contrôle qualité des financeurs ?

Le contrôle qualité peuvent se dérouler sur pièce ou sur place. Les financeurs peuvent solliciter tout document et pièce leur permettant de vérifier la qualité des formations dispensés et faisant l’objet d’une prise en charge.

Mutualisation des contrôles qualité :

Le décret du 28 décembre 2023 est venu renforcer les pouvoirs de contrôle des organismes financeurs. De ce fait, le contrôle qualité peut être réalisé conjointement à un contrôle de service fait (nous vous expliquons plus bas de quoi il s'agit). Les contrôles peuvent être coordonnés et mutualisés entre organismes financeurs. De plus, les contrôles peuvent être exercés pour le compte d’un ou plusieurs financeurs par une structure qu’ils mandatent à cet effet (R6316-7 du Code du Travail).

Les sanctions des financeurs suite à un contrôle qualité :

Le décret du 28 décembre 2023 mentionne que les financeurs qui constatent la méconnaissance, par un prestataire, de ses obligations relatives à la qualité des actions le signalent directement, de manière étayée, à l'organisme certificateur ou à l'instance de labellisation qui lui a délivré la certification Qualiopi (Art. R. 6316-7-1), ce qui peut remettre en cause la certification. Selon l'article Art. R. 6332-26. du Code du Travail, les opérateurs de compétences n'ont pas à prendre en charge les dépenses liées aux actions d’un prestataire de formation ou d’un employeur qui s'opposent au contrôle de la qualité des actions qu'ils financent.

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Edko est un outil tout-en-un pour mesurer l’impact de vos formations, conforme au critère 7 Qualiopi. Envie de maintenir votre qualité sur le long terme ?

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2. Le contrôle de service fait

Par qui est réalisé le contrôle de service fait ?

Les financeurs de la formation professionnelle vérifient que les sommes (fonds publics ou aides mutualisées) engagées correspondent bien aux actions financées. Pour les opérateurs de compétences, il s’agit d’une obligation explicite prévue par l’article R. 6332-26 du Code du travail.

Le contrôle de service fait, qu’est-ce que c’est ?

En pratique, le réglement des formations se fait généralement après la réalisation des prestations de formation, sauf en cas d’échalonnement des paiements. De ce fait, les financeurs s’assurent, par un contrôle de service fait, que les actions de formation qu’ils financent sont bien exécutées. Le contrôle de service fait est donc la vérification, par les financeurs de la formation professionnelle et notamment les OPCO, de l'existence complète et de la bonne exécution des prestations qu’ils financent et de leur cadre.

Selon l’article R. 6332-26 du Code du travail, le contrôle de service fait s’effectue au regard de pièces justificatives. La liste des pièces est mentionnée dans un arrêté du 21 décembre 2018. Elles sont les suivantes :

• Les factures relatives à la prestation réalisée lorsque l’action est dispensée par un organime dont les actions concourrent au développement des compétences
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• Les relevés de dépenses supportés par l’employeur. Les précisions suivantes doivent être mentionnées : le montant des frais pédagogiques, les rémunérations, les frais annexes dont la prise en charge, pour tout ou partie, a été demandée et accordée, accompagnés des pièces comptables permettant d'établir ces montants.
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• Un certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action

Sont aussi prises en compte les informations relatives à la réalisation de l’action qui ont été transmises par l’employeur et par la personne qui suit cette action. En cas d’anomalie ou de plainte relative à l'exécution d'une action, les financeurs peuvent demander tout document complementaire permettant de s’assurer de la réalité de l’action qu’ils financent et de sa conformité aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles.

Mandat du contrôle :

Le contrôle de service fait peuvent être réalisé par les financeurs eux-mêmes ou via un mandataire.

Les sanctions des financeurs suite à un contrôle de service fait :

Selon l'article Art. R. 6332-26. du Code du Travail, l'opérateur de compétences ne prend pas en charge les dépenses liées aux actions d’un prestataire de formation ou d’un employeur qui ne fournissent pas l'ensemble des pièces prévues ou demandées lors d'un contrôle de service fait ou n'exécutent pas une ou plusieurs actions (concourant au développement des compétences).

Si un manquement de l’entreprise ou de l’organisme prestataire au respect de ses obligations réglementaires, légales ou conventionnelles est relevé, il s’expose donc à une ou plusieurs sanctions. Voici des exemples de sanctions : remboursement des financements accordées, refus de paiement ou de financement suite à une anomalie ou encore la suspension des versements des financements accordés dans l’attente d’une régularisation. Pour découvrir les types de sanctions existantes, nous vous conseillons de vous référer à la Charte d’Ocapiat (un des opco existants), qui liste les sanctions possiblement encourues et donne une bonne vision des conséquences d'un contrôle par un opérateur de compétences.

Quoiqu'il advienne, tout manquement par un prestataire de formation ou un employeur dans l'exécution des actions sera remonté aux services de l'Etat compétents et pourra faire l'objet de sanctions.

Pour conclure, ne vous étonnez pas si vous faites l’objet d’un contrôle des financeurs suite à une certification Qualiopi. Il faut simplement que vous gardiez bien précieusement les pièces justificatives, toutes les preuves qui vous ont permis d’obtenir la certification Qualiopi et les différents documents mentionnés dans cet article.

Sources :

• La charte Contrôle Qualité d’Ocapiat
• Décret du 28 décembre 2023
• La mutualisation des contrôles

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

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L’évaluation des acquis après une formation est une mesure indispensable pour évaluer vos formations. Tout le long d’une formation, vos bénéficiaires stagiaires emmagasinent une grande quantité d’informations théoriques et pratiques. Ont-ils bien assimilé toutes les connaissances ? Votre formation a-t-elle atteint les objectifs fixés ?

C’est tout l’objectif de l’évaluation des acquis en fin de formation. Cette évaluation permet de “tester” les bénéficiaires sur les compétences acquises afin de voir si vos objectifs sont atteints (et réadapter vos cursus si nécessaire). Dans cet article, nous vous livrons toutes nos bonnes pratiques pour créer la meilleure évaluation des acquis à la fin d’une formation.

L’évaluation des acquis avant la formation vs après la formation, quelles différences ?

Avant de commencer et pour éviter une confusion de terminologie, il est important d’insister sur la différence entre l’évaluation des acquis à l’entrée d’une formation et à la fin d’une formation.

• Dans le cas de l’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation, il s’agit d’une terminologie utilisée par le guide de lecture du Référentiel National Qualité, qui impose aux prestataires concernés d’évaluer les acquis à l’entrée de la prestation. L’évaluation des acquis fait partie de ce que nous appelons la “procédure de positionnement”. L’évaluation des acquis à l’entrée de la formation est une exigence de l’indicateur 8 (critère 2). Il s’agit d’un indicateur spécifique qui s’applique seulement aux CFA et OF. Concrètement, de quoi s’agit-il ? D’une évaluation qui permet d’identifier les compétences et connaissances de l’apprenant avant de commencer la formation. L’évaluation des acquis permet aussi la vérification des pré-requis, qui conditionnent parfois l’accès à une formation. L’idée est de faire un état des lieux et de vous assurer que votre formation réponde bien aux besoins du candidat. Elle vous donne des clés et vous aide à personnaliser le plus possible le parcours de formation de chaque bénéficiaire.

• L’évaluation des acquis après une formation n’a pas la même utilité. Cette évaluation permet de vérifier que les objectifs d’une formation sont atteints et de s’assurer que les stagiaires bénéficiaires ont bien développé toutes les compétences que vous vous êtes engagées à transmettre. L’évaluation des acquis après une formation est une mesure qui permet de répondre à l’indicateur 11 (indicateur commun) du Référentiel National Qualité, qui impose aux prestataires d’évaluer l’atteinte par les bénéficiaires des objectifs de la prestation. Parmi les preuves demandées par le guide de lecture, sont citées “les outils d’évaluation des acquis en cours en fin de prestation” dans lequel nous pouvons inclure cette fameuse évaluation des acquis à la fin d’une formation.

Nous allons aujourd’hui nous concentrer sur l’évaluation des acquis à la fin d’une formation, et non de l’évaluation des acquis en début de formation.

Chez Edko, nous accompagnons nos partenaires à intégrer l’évaluation des acquis comme un élément central de leur gestion qualité. Si vous tenez véritablement à améliorer votre qualité, nous vous recommandons de pratiquer l’évaluation des acquis avant, pendant et après la formation. Cette mesure régulière vous permettra de comparer les résultats dans le temps, de constater la progression (ou non) de vos stagiaires, d’adapter régulièrement vos modules pour in fine atteindre vos objectifs.

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Pourquoi choisir la méthode du questionnaire pour évaluer les acquis en fin de formation ?

Le questionnaire d’évaluation des acquis après une formation est une méthode d’évaluation des acquis. En effet, les outils d’évaluation des acquis sont multiples : tests de connaissances, quizz, QCM, études de cas, entretien, examen professionnel, fiche d’auto-évaluation. Le questionnaire en ligne est une méthode simple et efficace pour évaluer un large échantillon de personnes. De plus, le questionnaire en ligne s’adapte à plusieurs supports  (téléphone, tablette, ordinateur) et se diffusent via tous les canaux possibles et immaginables (réseaux sociaux, mail, QR Code), ce qui a l’avantage de décupler le taux de réponse. La plupart des organismes de formation et écoles optent donc pour cette méthode.

Conception d'un questionnaire d’évaluation des acquis en fin de formation efficace :

Pour créer le meilleur questionnaire d’évaluation des acquis, voici la marche que nous vous recommandons de suivre :

• Définissez clairement les objectifs de vos formations. Pour cela, posez-vous les bonnes questions : quels sont les objectifs de votre formation ? Pour atteindre ces objectifs, quelles sont les compétences à développer ? Quels sont les moyens pédagogiques existants ? Sont-ils performants ? Quels sont les moyens à ma disposition ? Cela vous permettra de savoir sur quels éléments vous allez sonder vos stagiaires et quels sont les acquis à évaluer (à la sortie).

• Identifiez et listez les compétences indispensables. Vous devez connaître et lister les compétences et connaissances que vos stagiaires doivent détenir ou développer pour “réussir“ votre formation.

• Connaissez votre cible. Qui sont-ils ? Quelles sont leurs attentes / besoins ? Quels canaux utilisent-ils au quotidien ? Quelles ont été les réclamations faites durant la formation ? Rassemblez toutes les informations que vous possédez à l’instant T. En fin de formation, vous êtes censé bien mieux connaître vos stagiaires qu’au moment de l’évaluation des acquis pré-formation. C’est une chance.

• Sélectionnez le meilleur outil d’évaluation. Dans notre cas, nous recommandons le questionnaire en ligne, la méthode privilégiée des organismes de formation et écoles. Chez Edko, nous accompagnons plus de 250 partenaires à envoyer les meilleurs questionnaires, 100% sur-mesure (un critère essentiel de performance). En un clic, ils peuvent programmer et automatiser l’envoi des questionnaires, suivre les résultats en temps réel, télécharger des rapports détaillés et monitorer leurs actions d’amélioration dans un seul et même outil. Envie de tester gratuitement Edko, c’est par ici 👇

• Définissez un process d’évaluation des acquis. En fonction de vos enjeux qualité, établissez un process clair et précis qui formalise les différentes phases d’évaluations des acquis (avant, pendant et après) et leurs divers objectifs. Chez Edko, nous accompagnons nos partenaires à mettre en place ce processus (qui est chronophage), qu’ils automatisent ensuite grâce à notre outil spécialisé dans le secteur de la formation. Résultat ? Nos partenaires peuvent se concentrer la mise en place d’actions innovantes et multiplier leur impact qualité.

• Communiquez votre process d’évaluation des acquis à vos stagiaires et expliquez-leur son importance pour la qualité de votre formation. C’est une réelle matière de les intégrer dans votre processus et de les rendre acteurs de la qualité de vos formations. C’est aussi une excellente manière de booster vos taux de réponse / complétion !

• Enfin, analysez les réponses collectées et mettez en place des actions d’amélioration afin de répondre à vos objectifs.

PS : centralisez tout votre processus dans un outil dédié pour valoriser vos actions, notamment dans le cadre de Qualiopi.

On vous aide ?

Quelles actions post-évaluation mener ?

L’objectif de cette évaluation est simple : vous améliorer. En fonction des résultats collectées, vous allez pouvoir prendre des mesures de traitement ou d’amélioration pour vos formations. Plusieurs actions post-évaluation peuvent être menées suite à l’envoi d’un questionnaire d’évaluation des acquis après une formation.

Voici quelques exemples :

• Réadaptation de l’équilibre entre pratique et théorie pour permettre la meilleure assimilation d’une compétence technique
• Adaptation de la pédagogique
• Augmentation du volume horaire d’un module

Foire aux questions évaluation des acquis :

Quelles questions poser pour évaluer une formation ?

Cette question est relativement large. Il existe une multitude de questions à poser pour évaluer une formation et un grand nombre de questionnaires différents. En fonction des éléments d’une formation que vous souhaitez évaluer (pédagogie, logistique, équipe, etc), les questionnaires et les questions utilisées ne seront pas les mêmes. De plus, vos questionnaires seront différents en fonction de votre cible : stagiaire, entreprise, financeur, équipe pédagogique.

Pour en savoir plus sur l’évaluation d’une formation et les différentes questions à poser, rendez-vous sur notre article dédié “évaluation formation : modèles et typologies de questionnaire”.

Comment valider les acquis d'une formation ?

Il est important de ne pas confondre deux notions essentielles :

• L’évaluation des acquis, en tant qu’évaluation qualité, qui s’inscrit dans un contexte d’amélioration de la qualité : dans ce type d’évaluation, le prestataire va s’assurer que les objectifs d’une formation sont bien remplis et que les bénéficiaires ont bien assimilé les compétences promises.
• La validation des acquis du point de vue des bénéficiaires, en tant que diplôme / certificat qui permet d’attester la validation de certaines compétences. Dans ce cas, la validation des acquis d’une formation diffère en fonction des formations / écoles et surtout en fonction de leur reconnaissance par l’état (RNCP/RS).

Comment vérifier la qualité d'une formation ?

La vérification de la qualité d’une formation est un vaste sujet. L’état encadre les formations grâce à une certification, nommée Qualiopi. Les prestataires concernés doivent respecter un référentiel national unique pour obtenir des aides publics et des fonds mutualisés. Cette certification est un premiers gage de qualité dans le vaste univers de la formation professionnelle.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

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