Comment diffuser efficacement mon questionnaire de satisfaction ? Le guide Edko.

Les questionnaires de satisfaction sont l'un des moyens les plus efficaces pour recueillir l'avis de vos apprenants et améliorer la qualité de vos formations.

Toutefois, diffuser ces questionnaires peut s'avérer plus difficile qu'il n'y paraît.

• Comment être sûr que vos apprenants prendront le temps de répondre aux questions ?
• Quels canaux de diffusion choisir pour toucher le plus grand nombre de personnes ?
• Comment éviter que les questionnaires ne finissent dans la corbeille électronique sans avoir été remplis ?

Ces questions sont essentielles pour garantir le succès de votre enquête.

Dans ce guide pratique, nous vous présentons les étapes clés pour une diffusion réussie de vos questionnaires de satisfaction.

ÉTAPE #1 : LES DIFFÉRENTS CANAUX DE DIFFUSION

Le choix du canal de diffusion est essentiel pour maximiser le taux de réponse de vos apprenants. Celui-ci dépendra en grande partie du profil de votre public et de leur comportement en matière de communication.

Voici un aperçu des différents canaux de diffusion que vous pouvez utiliser pour votre enquête de satisfaction :

⇒ L’e-mail

C’est le canal le plus utilisé pour les enquêtes, il permet de grouper et d’automatiser vos envois. Il est aussi très utile pour programmer des relances.

⇒ Le SMS

Il est généralement utilisé de façon à faire remonter les informations chaudes. À l’ère de l’instantanéité, le SMS est l’outil parfait pour faire parvenir une enquête de satisfaction.

⇒ Les réseaux sociaux

Si votre public est composé de jeunes apprenants, il est probable qu'ils soient plus enclins à répondre à un questionnaire envoyé par les réseaux sociaux plutôt que par courrier électronique.

Diffuser vos enquêtes directement à l’aide de groupes sur les réseaux sociaux est un moyen engageant qui permet de créer du lien avec votre audience.

⇒ Le QR code

Canal original qui peut être projeté sur un tableau dans une salle de classe permettant de faire remonter des données à chaud tout en vous assurant un certain taux de participation.

💡 Cet article vous présente en détails chacun des ces canaux ⇒ https://www.edko.io/post/4-canaux-de-diffusion-pour-atteindre-efficacement-vos-apprenants

ÉTAPE #2 : LE BON TIMING DE DIFFUSION

Le moment de la diffusion de votre questionnaire est un élément clé pour garantir un taux de réponse optimal. Vous devez choisir le moment où vos apprenants sont les plus susceptibles de répondre et de donner leur avis de manière objective.

⇒ À quel moment envoyer vos questionnaires ?

• Selon les statistiques, le taux de réponse est plus élevé en milieu de semaine, entre mardi et jeudi. Évitez les week-ends et les jours fériés où les apprenants sont généralement moins disponibles pour répondre à des enquêtes de satisfaction.
• En ce qui concerne l’heure de diffusion, on remarque que le taux de réponse arrive à un pic entre 10h et 14h, le mieux est donc de les envoyer en début de matinée pour toucher le plus grand nombre de personnes.

⇒ Faire une diffusion à chaud ou à froid ?

• Un questionnaire envoyé à chaud vous permettra de détecter rapidement des problèmes qui nécessiteront des actions correctrices immédiates. Les apprenants sont aussi généralement plus objectifs vu que la formation est encore très fraîche dans leur tête.
• Un questionnaire diffusé à froid, lui, vous permettra de récolter l’expérience vécue par vos apprenants en leur laissant plus de temps pour intégrer la formation qu’ils ont suivie. Cela leur permettra également d’observer les bénéfices obtenus suite à cette dernière.

💡 Suivez le lien de cet article pour en savoir plus sur le bon timing à avoir ⇒ https://www.edko.io/post/enquete-de-satisfaction-tout-est-une-question-de-timing

ÉTAPE #3 : UN TAUX DE COMPLÉTION OPTIMISÉ

Pour obtenir un taux de réponse élevé, il est important de rendre le questionnaire facile et rapide à remplir. Limitez le nombre de questions et utilisez des formulaires simples et intuitifs. De plus, il est important d'expliquer clairement l'objectif du questionnaire et son utilité pour l'organisme de formation.

Attention, le taux de participation et le taux de complétion sont souvent confondus. Les deux apportent pourtant des informations bien différentes :

⇒ Le taux de participation

Le taux de participation fournit des informations exploitables sur la précision des données collectées. Il équivaut au nombre d’apprenants qui ont commencé votre sondage divisé par le nombre total d’apprenants inclus dans l'échantillon de groupe. Ici, on ne différencie pas les enquêtes commencées des enquêtes terminées.

⇒ Le taux de complétion

Le taux de complétion fait référence au nombre de questionnaires remplis jusqu’au bout, divisé par le nombre de sondages commencés par les apprenants. Autrement dit, les apprenants qui n’ont pas ouvert votre questionnaire ne seront pas pris en compte pour calculer le taux de complétion.

⇒ Comment améliorer vos questionnaires ?

• Comprendre le point de rupture : Vous devez analyser le moment où les apprenants ont tendance à quitter le questionnaire.
• Améliorer les visuels de vos questionnaires : Sachez que le design de vos questionnaires a une très grande influence sur le taux de complétion. Dépendant des apprenants que vous ciblez, il est nécessaire d’adapter le visuel pour le rendre dynamique, en incluant des images ou des logos mais aussi en aérant vos questions et en laissant des espaces entre ces dernières.
• Trouver le bon nombre de questions à poser : Vous devez faire très attention au nombre de questions que vous posez. Trop long ? Vos apprenants se lasseront et partiront avant d’avoir fini le questionnaire. Trop court ? Vous n’aurez pas assez d’informations pour tirer des conclusions pertinentes. En général, un questionnaire d’environ 10 questions sera celui qui obtiendra le taux de participation et de complétion le plus élevé.
• Connaître vos apprenants et parler la même langue qu’eux : Pour atteindre les apprenants et vous assurer qu’ils ouvrent et répondent aux questionnaires jusqu’au bout, vous devez faire vos recherches en amont afin de mieux les cerner et ainsi, adapter le questionnaire en fonction.

💡 Pour plus d’informations sur cette étape ⇒ https://www.edko.io/post/taux-de-participation-de-vos-enquetes-a-b-testing

💡 Ici, vous trouverez des astuces pour un meilleur taux de participation ⇒ https://www.edko.io/post/3-astuces-pour-augmenter-le-taux-de-completion-de-vos-questionnaires-post-formation

ÉTAPE #4 : L’ART DE LA RELANCE

Il est fréquent que certains apprenants ne répondent pas au questionnaire du premier coup. Pour maximiser le taux de réponse, il est conseillé de relancer les apprenants qui n'ont pas encore répondu. Envoyez-leur un rappel par e-mail ou par SMS, en expliquant l'importance de leur feedback pour améliorer la qualité de la formation.

⇒ Éveillez la curiosité dans vos relances

Vos apprenants doivent avoir l’impression d’être le seul et unique destinataire de votre relance.

⇒ Faites des relances courtes

Elles ne doivent pas faire plus de 2 ou 3 phrases et doivent comprendre un appel à action simple et clair.

⇒ Personnalisez vos relances

Cela augmentera le taux de réponse.

⇒ Automatisez vos relances

Épargnez vous du temps et automatisez vos relances à des moments précis.

⇒ Diluez vos relances dans le temps

N’envoyez pas vos relances les unes après les autres dans un délai trop court.

💡 Cet article reprend la relance plus en profondeur ⇒https://www.edko.io/post/questionnaire-de-satisfaction-avez-vous-pense-a-la-relance

En conclusion, la diffusion de questionnaires de satisfaction peut sembler simple, mais elle demande une réelle réflexion pour maximiser le taux de réponse et ainsi garantir une récolte et analyse de données fiables et pertinentes.

En suivant ces étapes clés, vous pourrez obtenir un retour précieux de vos apprenants et ainsi garantir une amélioration continue de vos formations.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

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