Améliorez vos formations grâce à nos ressources

L'évaluation à chaud est l’un des meilleurs moyens d’évaluer rapidement la satisfaction et les retours de vos parties prenantes après une action de formation.

Alors même que la récolte du feedback est un impératif qualité Qualiopi (autant pour une formation en (e)learning qu’en présentiel), le questionnaire d’évaluation à chaud est l’un des meilleurs outils pour récolter du feedbacks à chaud. Le référentiel National Qualité, dans sa dernière version, mentionne clairement le questionnaire d’évaluation à chaud (”questionnaire, compte-rendu d’entretiens, évaluation à chaud et/ou à froid”) comme un exemple de preuve prouvant la bonne mise en place de l’indicateur 30.

Étant donné que les enquêtes à chaud servent aux organismes de formation et écoles à récolter de la donnée nécessaire à l’amélioration de leurs offres et parcours de formation, la création de ces enquêtes mérite une certaine attention.

Responsables formation, directeur qualité ou d’établissement, cet article est fait pour vous ! Nous vous expliquons pas à pas comment créer un questionnaire d’évaluation à chaud parfait pour vos formations (avec des modèles clés en main).

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Qu'est-ce qu'une évaluation de formation à chaud ?

L’évaluation à chaud est une évaluation immédiate après une action de formation (qu’il s’agisse de l’évaluation de la satisfaction des parties prenantes ou de l’évaluation de l’impact d’une formation). Concrètement, l’évaluation à chaud se réalise à la fin d’une action de formation. Elle est mise en oeuvre à l’issue de la formation, d’un module, d’une intervention ou d’un webinaire, pour sonder la satisfaction ou contrôler l’efficacité des dernières actions correctives mises en place. Elle peut porter sur différents aspects d’une formation : la pertinence des contenus, les méthodes d’apprentissage, l’expérience sur le campus, la logistique...  

Cette évaluation post-formation est nécessaire pour recueillir les appréciations des apprenants (ou des autres parties prenantes : formateurs, équipe pédagogique…) après une action de votre part.

Son objectif : vous permettre de mesurer la qualité de votre formation, le socle de vos réflexions qui guideront la mise en place des pistes d’amélioration du programme de formation (ou autre), mais pas que. Voici quelques objectifs de l'évaluation à chaud :

• Mesurer l'efficacité d'une formation : un questionnaire de satisfaction permet d’évaluer si la formation a répondu aux attentes des participants et a atteint les objectifs pédagogiques. Les feedbacks collectés permettent donc d'évaluation l'acquisition de connaissances / compétences mais aussi d'améliorer vos formations en identifiant ses points forts et ses points faibles.

• Valoriser l'expérience des stagiaires / apprenants : en questionnant vos parties prenantes, vous prouvez par cette simple action que leurs avis comptent.

• Prouver et piloter la qualité de vos formations : les résultats des questionnaires à chaud vous permettent de suivre et piloter des indicateurs de satisfaction que vous pouvez utiliser pour servir votre développement commercial. Les retours posififs peuvent être diffusés sur différents canaux de communication pour attirer de nouveaux clients.

• Respecter les exigences Qualiopi : les prestataires souhaitant bénéficier de fonds publics et aides mutualisées doivent démontrer leur engagement pour l'amélioration continue de leurs formations, en pilotant notamment la satisfaction des parties prenantes.

Pour réaliser cette évaluation, les organismes de formation utilisent généralement des sondages ou questionnaires, le moyen le plus simple et efficace pour récolter un grand nombre de réponses. Peu importe la typologie d’enquêtes formation (mesurer le niveau de satisfaction des apprenants lors d'une formation, alumni, de satisfaction client, emploi et réinsertion, financeurs), à partir du moment où elles sont envoyées directement suite à une action de votre part, elles s’apparentent à une évaluation à chaud. L’intérêt d’un questionnaire à chaud est de fournir des retours instantanés, qui vont vous permettre mesurer la satisfaction, d’ajuster rapidement vos formations et d’améliorer la qualité de votre offre de service.

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Explication du concept d'évaluation à chaud : rôle dans l'évaluation de la formation et avantages d’un envoi immédiat après la formation

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L’évaluation à chaud est la manière la plus rapide pour récolter l’avis de vos apprenants (qui sont, rappelons-le, vos clients et meilleurs ambassadeurs) et autres parties prenantes. En identifiant ce qui a bien fonctionné et ce qui doit être amélioré, l’évaluation à chaud vous permet de détecter rapidement des sources d’insatisfaction et de mettre en place des actions correctives immédiates.

En pratiquant régulièrement l’évaluation à chaud, vous prouvez votre capacité d’écoute, d’adaptation, votre détermination à satisfaire vos clients et in fine votre expertise.

"L'évaluation à chaud est un mesure très importante dans le pilotage de la qualité d'un organisme de formation, école de l'enseignement supérieur ou encore académie d'entreprise. En plus d'êtreun indispensable Qualiopi, cette mesure permet d'opérer de véritables améliorations et de favoriser l'emergence d'ambassadeurs" -Gaspard David, cofondateur d'Edko.

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Évaluation à chaud ou à froid : laquelle choisir pour évaluer vos formations ?

Pour réaliser une évalution après une formation, deux méthodes sont couramment utilisées : l'évaluation à chaud et l'évaluation à froid. Ces deux évaluations permettent de collecter des informations sur la perception (satisfaction) des apprenants et sur la performance d'une action de formation.

L'évaluation à chaud se réalise immédiatement après la fin de la formation et fournit des informations instantanées (chaudes). Elle permet d'identifier les forces et faiblesses d'un module et de mettre en place rapidement des actions correctives ou d'amélioration afin d'augmenter la qualité. L'évaluation à chaud permet de collecter des réactions dites émotionnelles, ce qui a l'avantage de faire ressortir les aspects les plus problématiques / chauds.

Or, l'évaluation à chaud ne permet pas, à elle seule, de réaliser une mesure objective. En effet, la perception des apprenants peut être biaisée par l'immédiateté de la mesure. De plus, l'évaluation à chaud ne permet pas d'identifier les changements durables, c'est pourquoi cette mesure doit être renouvelelée dans le temps et complétée par une évaluation à froid.

L'évaluation à froid se réalise quelques semaines ou quelques mois après l'action de formation. Son objectif ? Mesurer l'impact de la formation sur les apprenants/ stagiaies ou autres parties prenantes. Elle permet notamment d'identifier la performance d'une action de formation, le niveau de développement des compétences, les besoins de renforcement... En sachant que le délai entre la formation et l'évaluation est plus longue, les taux de réponse visés peuvent être plus difficiles à atteindre et la perception de la formation moins précise. Il est donc nécessaire de croiser les données collectées à froid avec celles collectées à chaud.

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Qu'est-ce qu'un questionnaire de satisfaction à chaud pour évaluer vos formations ?

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Le questionnaire de satisfaction à chaud est une manière d'évaluer la satisfaction de vos parties prenantes. Il s'agit de la technique la plus utilisée dans le secteur de la formation professionnelle et de l'éducation, tout simplement car les questionnaires en ligne permettent de sonder un grand nombre de répondants et d'optimiser l'analyse et le traitement des données.

Ce questionnaire de satisfaction à chaud est administré directement à la fin d'une formation ou à la suite d'un module à évaluer et permet de recueillir l'avis des participants.

Le questionnaire à chaud explore plusieurs aspects d'une formation : préparation, organisation, pédagogie, contenu, animation, formateurs... Le questionnaire de satisfaction à chaud parfait sera celui qui sera le plus personnalisé et qui répondra à vos attentes spécifiques.

Généralement, il mesure la satisfaction des participants, collecte leurs réclamations et suggestions d'amélioration. Les réponses permettent aux formateurs / administration d'ajuster leurs approches, améliorer leurs prestations et améliorer l'expérience et donc la satisfaction des participants.

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Comment construire un questionnaire d'évaluation de formation à chaud efficace pour vos formations ?

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On a tendance à croire que la création d’un questionnaire d’évaluation à chaud est simple et intuitif. Or, c’est l’inverse. La création d’une enquête d’évaluation à chaud nécessite une véritable implication de votre part.

Voici les différentes étapes à suivre pour construire un questionnaire d’évaluation formation à chaud performant, qui vous apportera du feedback fiable et utile pour mener vos actions qualité :

1. Connaître votre cible : il est important de connaître l’ensemble de vos parties prenantes (personnes formées, intervenants extérieurs, alumnis, formateurs, équipe pédagogique, partenaires) pour augmenter le taux de conversion (taux de retours aux questionnaires ou taux de réponses) de vos enquêtes.

2. Connaitre les différents éléments d’une formation à évaluer pour créer des questionnaires d’évaluation précis et efficaces. Une évaluation à chaud peut permettre d'évaluer la pédagogie, les méthodes d’apprentissage, les formateurs, la logistique, l’ambiance, les attentes, les objectifs pédagogiques ou tout simplement la satisfaction… Une bonne enquête est une enquête qui évalue un seul critère à la fois.

3. Connaître les questions types d’évaluation à chaud : NPS, CSAT, questions ouvertes, scénarios…

4. Connaître les canaux de diffusion et identifier celui sur lequel votre cible est présente : pour un questionnaire évaluation formation à chaud, nous vous recommandons l’utilisation du QR Code, à afficher après une action de formation.

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"Certes, il est très utile de capitaliser sur des modèles de questionnaires sectoriels, comme ceux d'Edko, qui s'adressent spécifiquement aux acteurs de la formation / éducation. Or, un questionnaire de satisfaction a chaud s'avère d'autant plus performant lorsqu'il est construit pour répondre aux objectifs propres de chaque acteur. En effet, c'est le sur-mesure qui permet de construire des questionnaires de satisfaction à chaud plus courts, plus percutants et très activables pour les Directions Qualité" - Gaspard David, cofondateur d'Edko.

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Nos conseils sur la façon de concevoir un questionnaire efficace, incluant les types de questions à poser

Réaliser un questionnaire, c’est comme construire une fiche d’évaluation : chaque question doit vous permettre d’obtenir une information précise, sur laquelle vous avez un impact. Des techniques d’évaluation formation existent et permettent d’optimiser vos taux de réponse.

Un questionnaire d’évaluation à chaud efficace, c’est :

• Un questionnaire qui s’adapte à votre cible

• Une communication claire de l’objectif du sondage

• Un nombre de questions limité : 10 questions est une bonne moyenne.

• Des questions pour calcul des indicateurs de satisfaction : NPS, CSAT, questions de satisfaction

• Des questions ouvertes pour récupérer du feedbak qualitatif

• Des scénarios pour vous adapter aux retours des participants et obtenir le maximum d’informations pertinentes

• Des enquêtes avec un UX/UI simple et intuitif

• Des smileys/émotionnes représentatifs qui aident à la lecture des questions

• Des remerciements à la fin

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Nos propositions de questions types pouvant être incluses dans un questionnaire d'évaluation à chaud

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Voici quelques questions types a intégrer dans vos questionnaires d’évaluation à chaud formation :

• Question CSAT : De manière générale, êtes-vous satisfait(e) par la formation effectuée ? Note de 1 à 5

• Question de satisfaction : La formation a-t-elle répondu à vos attentes initiales ? Oui / Non

• Questions ouverte scénarios (réponse non) : Non ? Pour quelle(s) raison(s) n’a-t-elle pas répondu à vos attentes ?

• Question ouverte : En un mot, qu’avez-vous le plus apprécié dans cette formation ?

• Question ouverte : En un mot, qu’avez-vous le moins apprécié ?

• Question ouverte pour suggestion de pistes d’amélioration : Quelque chose à ajouter ? Un commentaire pour nous améliorer ?

• Question NPS : À quel point seriez-vous prêt(e) à recommander cette formation à une personne exerçant le même métier que vous ? Note de 1 à 10.

Restez avec nous jusqu’à la fin de l’article : on vous partage 3 modèles exclusifs de questionnaires d’évaluation à chaud à réutiliser pour vos formations !

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"Pour simplifier vos analyses, pensez aux datas que vous souhaitez collecter en amont de la création de votre questionnaire. Vous avez besoin d'afficher le taux de satisfaction sur votre site ? Vous cherchez à idenfiter vos ambassadeurs et capitaliser sur leurs feedbacks pour augmenter vos ventes ? Vous cherchez à assurer une conformité avec les exigences Qualiopi ? Vous souhaitez mêler ces divers objectifs ? C'est en réfléchissant à vos indicateurs / résultats en amont que vous allez construire le meilleur des questionnaires de satisfaction à chaud" - Gaspard, cofondateur d'Edko.

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Évaluation à chaud : nos conseils pour analyser les résultats et améliorer en continu vos formations

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Une fois les questionnaires d’évaluation à chaud envoyés et les réponses collectées, place à la partie analyse !

Les questionnaires d’évaluation à chaud n’ont qu’une seule finalité : celle d’obtenir des réponses fiables sur lesquelles vous allez baser vos actions d’amélioration. Une fois que vous avez récolté vos réponses, vous allez devoir les analyser, interpréter les retours des participants, commentaires et résultats pour améliorer continuellement le contenu et la qualité de vos formations. Pour réaliser cette mesure de l’efficacité de vos formations, il vous faut suivre une méthode stricte.

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1. Analysez les données quantitatives :

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D’abord, réalisez un “tri à plat” en vous basant sur vos variables : % des personnes de chaque sexe qui ont répondu à l’enquête, % de répondants insatisfaits par la formation, …. Pour aller plus loin, réalisez un “tri croisé” en observant les relations entre deux variables : par exemple la répartition des personnes insatisfaites par tranche d’âge ou par sexe.

Ensuite, calculez vos indicateurs d’évaluation formation : CSAT, NPS, question de satisfaction. Puis, analysez vos indicateurs à la lumière des référentiels de satisfaction dans l’éducation (êtes-vous en dessous ou au dessus des moyennes de satisfaction recommandées ?). N’hésitez pas à faire un benchmark de vos concurrents pour vous inspirer des bonnes pratiques.

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2. Analysez ensuite vos données qualitatives :

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• Réalisez une première analyse commentaire par commentaire **: cela vous permet de visualiser rapidement des corrélations entre les différentes réponses (attention de ne pas prendre tous les commentaires pour argent comptant).
• Dégagez des tendances : par exemple, 50% des répondants affirment manquer de temps à la fin du module évalué ou encore 30% des répondants trouvent le module satisfaisant.
• Priorisez les feedbacks qualitatifs à traiter en vous aidant d’un tableau de criticité, qui vous permettra d’identifier les points et les axes amélioration.

Une fois l’analyse terminée, vous allez mettre en place des actions correctives ou amélioratives. Voici quelques méthodes d’évaluation formation :

• Une fois vos commentaires priorisés, créez un tableau de résolution dans lequel vous allez mentionner les actions envisagées pour répondre à chaque commentaire d’amélioration. Le tableau de résolution permet de visualiser simplement les actions à mettre en place et leur avancement dans le temps.

• Suivez ensuite vos actions d’amélioration, en vous référant à l’ordre des priorités.
• Contrôlez l’efficacité de vos actions en réévaluant régulièrement vos actions de formation grâce à l’envoi d’un nouveau questionnaire d’évaluation à chaud.

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Quels outils utiliser pour un questionnaire d'évaluation de formation à chaud ?

L’évaluation à chaud d’une formation ne se résume pas à l’envoi d’un questionnaire d’évaluation. Plusieurs étapes succèdent l’envoi d’une enquête :

• La récolte des feedbacks

• L’analyse des feebacks récoltés à chaud

• La recherche de solutions innovantes d’amélioration

• La mise en place des actions

• Le suivi des actions qualité

• L’évaluation des actions menées

Ce processus est très prenant en temps, c’est pourquoi la plupart des acteurs de l’éducation s’arment d’outils d’évaluation formation. Ces outils permettent en premier lieu d’automatiser certaines tâches très opérationnelles et sans valeur ajoutée. Puis, en second lieu, ils soulagent les acteurs de l’éducation, qui sont accompagnés par des experts de la gestion qualité (une compétence rare sur le marché).

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“Auparavant, la diffusion et l'analyse des résultats de nos formations étaient chronophages et traitées en tant que tâche secondaire” explique Julien Philipponneau, directeur de l’organisme de formation Le Socle, qui utilise désormais l’outil Edko pour sa gestion qualité.

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L’automatisation de certaines de ces étapes est un véritable enjeu pour les acteurs de la formation :

• L’automatisation permet la conception de questionnaires formation à chaud user-friendly, qui répondent aux attentes et besoins des acteurs de l’éducation

• L’automatisation fait gagner un temps précieux sur des tâches qui n’ont aucune valeur ajoutée (envoi des enquêtes, récolte des feedbacks, analyse…).

• L’automatisation permet d’éviter des erreurs opérationnelles (mauvaise gestion des données, perte de données, …)

• L’automatisation permet d’aller plus loin dans l’analyse des données (tri croisé, indicateurs mis à jour en temps réel, suivi des indicateurs Qualiopi)

• L’automatisation permet de suivre vos actions qualité au jour le jour (analyse et tableau de résolution mis à jour quotidiennement)

• L’automatisation permet de mettre en place une stratégie sur le long terme et de s’y tenir (programmation de l’envoi des enquêtes et des relances, suivi des actions, reporting, communication des résultats)

Pour ce faire, vous pouvez opter pour des outils spécialisés en gestion qualité.

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Edko automatise toute votre gestion qualité grâce à un outil 100% conforme au référentiel Qualiopi !

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Modèles et exemples de questionnaires d'évaluation de la formation à chaud

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Passons maintenant au concret. Comment évaluer à chaud vos formations ?  Retrouvez 3 exemples de questionnaires d’évaluation à chaud parfait pour vos formations et écoles.

Exemple questionnaire d’évaluation à chaud pour sonder les stagiaires sur la pédagogie

Les questions :

• Sur 5, comment noteriez-vous l’expérience globale du cours “xxxx”  ?
• Comment qualifierez-vous l’équilibre entre apports théoriques et exemples / application ?
• Les supports pédagogiques étaient-ils adaptés et ont-ils aidé à la compréhension ?
• Si non, pourquoi ?
• Les explications données par l’enseignant étaient-elles claires ?
• Si non, pourquoi ?
• L’enseignant était-il disponible pour répondre à vos questions ?
• Si non, pourquoi ?
• Pensez-vous avoir assimilé les principaux enseignements du cours ?
• Si non, pourquoi ?
• D’après vous, quels sont les points forts du cours "xxxx" ?
• D’après-vous, quelles sont les pistes d’amélioration du cours : xxxx ?

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Exemple questionnaire de satisfaction à chaud pour sonder les stagiaires

Les questions :

• De manière générale, êtes)vous satisfait(e) par la formation effectuée ?
• La formation a-t-elle répondu à vos attentes initiales ?
• Non ? Pour quelle(s) raison(s) n’a-t-elle pas répondu à vos attentes ?
• Estimez-vous que la formation était en adéquation avec le métier ou les réalités du secteur ?
• Utilisez-vous les connaissances acquises lors de la formation ?
• Si non, pourquoi ?
• En un mot, qu’avez-vous le plus apprécié dans cette formation ?
• Et le moins apprécié ?
• A quel point seriez-vous prêt(e) à recommander cette formation à une personne exerçant le même métier que vous ?

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Exemple questionnaire à chaud pour sonder les formateurs

Les questions :

• De manière générale, êtes-vous satisfait(e) par la formation que vous avez donnée ?
• Sur 5, comment noteriez-vous l’homogénéité du groupe ?
• Concernant l’organisation de la formation, êtes-vous satisfait(e) des éléments suivants :
• La session s’est-elle déroulée comme prévu (retards, défauts, …) ?
• Non ? Pourquoi ?
• Des insatisfactions ont-elles été exprimées par des stagiaires ?
• Oui ? Lesquelles ?
• Pensez-vous introduire des modifications dans les supports de stage ?
• Lesquelles ?

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Témoignages et Études de Cas

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Rédaction des questions, optimisation des taux de retours, élimination des biais cognitifs, adaptation des questionnaires aux nouveaux usages digitaux : la création des questionnaires d’évaluation à chaud est une étape chronophage, mais surtout fondamentale. Les réponses aux questionnaires guidant l’intégralité des décisions qualité, leur création mérite une expertise sectorielle avancée. Confrontés à la difficulté de créer des questionnaires d’évaluation pertinents qui répondent véritablement à leurs besoins, les organismes de formation et écoles ont opté pour des outils de gestion simples et efficaces.

Nous avons répertorié quelques cas d’usages qui démontrent l’importance d’un accompagnement sur la création des questionnaires d’évaluation formation pour optimiser votre gestion qualité :

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1. Un questionnaire d’évaluation à chaud bien construit =  une augmentation des taux de retours des enquêtes

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“Un de nos axes d'amélioration était l'augmentation de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction afin que nous ayons la vue la plus fidèle possible. Nous avions la conviction qu'une plus grande représentativité nous permettrait d'établir les bons plans d'action afin d'améliorer de manière continue la qualité de nos formations et du parcours de nos apprenants. Notre objectif était de trouver un outil moderne qui réponde aux attentes des nouvelles générations d'apprenants” explique Maëlle Villaret, responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education, un partenaire d’Edko.

“La rédaction de nos enquêtes faite par Rayan, co-fondateur d’Edko nous a permis de formuler des questions pertinentes et précises, qui nous ont donné des informations clés pour évaluer la satisfaction de nos apprenants.” continue-t-elle.

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2. L’automatisation de l’envoi des questionnaires d’évaluation à chaud = une donnée plus fiable et des prises de décision data driven

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“la programmation des questionnaires permet une meilleure gestion, un meilleur contrôle des indicateurs et un meilleur suivi” se réjouit Yasmine, responsable des formations chez Canopéa, partenaire d’Edko.

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3. Un questionnaire d’évaluation à chaud construit par des experts = amélioration de la qualité

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“Dans le cadre de notre recherche de l'efficacité opérationnelle, nous cherchions à optimiser le temps et les ressources nécessaires pour gérer les questionnaires et améliorer la qualité de l'analyse des résultats au sein de notre organisme de formations. Nous sommes conscients que ces tâches peuvent être chronophages et fastidieuses, c'est pourquoi nous étions à la recherche de solutions innovantes pour automatiser une partie de ce processus tout en garantissant des résultats précis et fiables” explique Julien Philipponneau, directeur de l’organisme de formation Le Socle, partenaire d’Edko.

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Conscients du rôle fondateur des questionnaires formation pour l’amélioration continue de leurs formations, ils ont décidé de déléguer la création de questionnaires pour se concentrer sur l’essentiel : trouver des solutions d’amélioration innovantes !

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L’équipe Edko construit des questionnaires sur-mesure qui répondent à vos objectifs qualité !

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FAQ (Foire aux Questions)

Pourquoi est-il important de recueillir des commentaires immédiats après une formation ?

L’évaluation à chaud est primordiale pour mettre en place des actions rapides et immédiates. L’évaluation à chaud permet de corriger des erreurs, d’optimiser en temps réel la qualité de vos formations et d’augmenter la satisfaction globale de vos stagiaires. En tant que centre de formation ou école, l’évaluation à chaud prouve votre capacité d’écoute, la qualité de votre service client et la pertinence de vos prestations.

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Quelles questions poser dans un questionnaire d'évaluation de la formation à chaud ?

Dans un questionnaire d’évaluation à chaud d’une formation, certaines questions types sont indispensables à inclure : les questions pour calcul des indicateurs de satisfaction (NPS & CSAT) et des questions ouvertes pour récolter des suggestions d’amélioration. Pour construire une enquête d’évaluation parfaite, il est recommandé de mêler des questions quantitatives et qualitatives.

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À quel moment dois-je faire remplir le questionnaire d'évaluation de la formation ?

Un questionnaire d’évaluation à chaud d’une formation s’envoie suite à toutes actions mises en place par vos soins, des actions sur lesquelles vous avez un impact et un pouvoir d’amélioration. Ils se remplissent à la fin d’un module ou encore après une intervention extérieure.

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Comment garantir que les participants répondront honnêtement au questionnaire ?

Pour que les participants répondent de manière honnête, rassurez-les en communiquant clairement vos intentions.

• Engagez-les positivement dans votre processus d’amélioration continue
• Insistez sur la pertinence et l’importance de leurs réponses pour l’amélioration du service dont ils sont les bénéficiaires
• Rassurez-les sur le respect du RGPD et la confidentialité de leurs données personnelles

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Quelles sont les méthodes les plus courantes pour recueillir les réponses aux questionnaires (papier, électronique, entretiens, etc.) ?

Même si de plus en plus d’acteurs utilisent des outils de recueil en ligne, une grande majorité d’entre-eux envoient encore des enquêtes sous format papier (format Word), un format vieillissant qui n’offre pas un bon taux de réponse.

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Quels sont les avantages de la collecte de données quantitatives et qualitatives dans un tel questionnaire ?

D’un côté, les questions quantitatives vous permettent de calculer des indicateurs et vous offrent une vue générale sur la qualité de vos formation. De l’autre, les réponses aux questions qualitatives constituent la base de vos actions d’amélioration. Les réponses qualitatives viennent argumenter les réponses quantitatives. Récolter les données quantitatives et qualitatives via un seul et même questionnaire a l’avantage de vous offrir des réponses plus détaillées, sur lesquelles vous allez pouvoir prendre des décisions objectives.

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Comment adapter un questionnaire d'évaluation en fonction des besoins spécifiques de ma formation ?

Pour adapter un questionnaire de satisfaction aux besoins de votre formation, il faut connaître les différents éléments d’une formation à évaluer, définir votre objectif, identifier votre cible. Le questionnaire viendra répondre à tous ces éléments définis en amont.

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Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) couramment évalués dans un questionnaire de ce type ?

D’abord, vous allez suivre des KPI liés à l’envoi de vos questionnaires : taux de réponse, taux de clics, taux de retour questionnaires. Puis, les réponses aux questionnaires vous permettront de calculer des KPI qualité propres au secteurs de la formation comme le NPS ou le CSAT.

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Comment partager les conclusions et les améliorations apportées avec les parties prenantes de la formation ?

Il existe plusieurs manières de diffuser les améliorations apportées avec les parties prenantes de la formation :

• Réunion d’information
• Messagerie interne
• Affichage papier
• Diffusion des indicateurs de satisfaction et pistes de résolution (télécharger format PDF depuis un outil de gestion qualité).

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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La dernière version du guide de lecture Qualiopi a été actualisée le 23 novembre 2023. Depuis trois ans, les auditeurs et organismes de formation se basaient sur la version 7, qui nécessitait quelques modifications et éclairages. C’est chose faite avec la version 8. Cette nouvelle version est applicable pour tous les audits réalisés deux mois après sa diffusion, soit à partir du 23 janvier 2024. Avant, les audits se baseront sur le guide de lecture version 7.

Pour rappel, le guide de lecture est une grille d’analyse du Référentiel National Qualité. Il aide les auditeurs et organismes concernés à répondre aux exigences dudit référentiel, à se préparer au passage des audits (niveau d’attendu des indicateurs, exemples de preuves, de non-conformité, etc) et permet d’harmoniser les conditions de passage.

La guide de lecture version 8 ne bouleverse pas l’ancien guide de lecture. Néanmoins, des modifications étaient nécessaires pour mieux appréhender le contrôle du Référentiel National Qualité et la délivrance de son label Qualiopi. Les plus importants changements de ce guide ont été d’expliciter certains éléments de langages et d’ajouter des obligations spécifiques qui découlent du Référentiel National Qualité. Le préambule a été largement étoffé pour donner plus de contexte sur les objectifs du Référentiel et rappeler l’écosystème autour dequel il gravite.

Zoom sur le préambule du Guide de lecture Qualiopi version 8

Les apports sur le contexte de l’audit Qualiopi

D’abord, le préambule de la version 8 rappelle que “l’audit de certification se distingue d’un contrôle des autres obligations réglementaires auxquelles sont assujettis les prestataires d’actions concourant au développement de compétences” .

Concernant la monde de la formation, plusieurs typologies de contrôles existent et cohabitent en 2023 :

• Les audits qualité mené dans le cadre de la labélisation Qualiopi (audit initial, de surveillance ou de renouvellement) ;
• le contrôle de la qualité des actions de formation ;
• le contrôle de "service fait" des Opco ;
• le contrôle administratif et financier diligenté par les SRC (services régionaux de contrôle) ;
• le contrôle pédagogique des formations par apprentissage réalisé par l’Éducation nationale ou les réseaux consulaires ;
• le contrôle de l’habilitation à former à une certification enregistrée au RNCP ou au RS.

La transparence sur l’existence de ces contrôles ne semblait pas suffisante avant la sortie de la version 8 du guide de lecture, d’où la nécessité de rappeler que l’audit Qualiopi est “une attestation délivrée par une tierce partie relative au processus mis en oeuvre par les organismes de formation, prestataires d’actions concourant au développement des compétences” et non pas un contrôle de la qualité des formations, ce qui justifie l’existence d’autres types de contrôles qualité. Cette précision est nécessaire lorsque l’on sait que 83% des organismes certifiés Qualiopi l’ont fait pour attester de la qualité des formations, alors que Qualiopi atteste de la qualité du processus des acteurs de la formation (enquête de la Darès), marque d'une méconnaissance des objectifs qualité du label.

Les apports sur la conduite de l’audit :

Le préambule vient éclairer sur la conduite de l’audit. Il rappelle que “les exemples de preuves ne sont pas exhaustifs” et “qu’un élément de preuve peut être présenté pour attester du respect de plusieurs indicateurs, s’il est pertinent”. Ces annotations témoignent d’une ancienne difficulté des auditeurs et organismes à savoir si les éléments de preuves mentionnés dans l’ancien guide de lecture étaient les seuls à pouvoir témoigner d’un respect du Référentiel National Qualité. Aujourd’hui, le guide de lecture version 8 est formel : les éléments de preuves sont mentionnés à titre d’exemples non exhaustifs. Le changement du terme “éléments de preuves” par “exemple de preuves” vient appuyer ce changement de paradigme.

Le préambule est complété par deux annotations importantes :

• “la conformité repose sur l’appréciation de l’auditeur quant à la mise en œuvre des exigences”
• “L’appréciation par l’auditeur des exigences du référentiel national qualité doit être proportionnée et cohérente avec les caractéristiques de la formation”

ce qui donne définitivement une marge de manœuvre aux auditeurs et répond mieux à la réalité du terrain. Cette nouvelle approche permet une évaluation des exigences qui est plus adaptée au contexte de chaque formation. Comme l’a justement rappelé Jean-Pierre MOUCHET, auditeur Qualiopi, le “bon sens” s’écrit dans cette version 8, ce qui permet de limiter l’interprétation faite par les audités et les auditeurs.

Les apports majeurs du guide de lecture Qualiopi version 8 :

Avant de rentrer dans les détails des indicateurs, examinons les apports généraux de cette version 8 sur l’ensemble des indicateurs.

• Une grande partie des indicateurs font mention d’obligations spécifiques concernant les certifications professionnelles RNCP et RS
• Les obligations spécifiques pour les CFA ont été précisées, ce qui rendra les audits plus fluides
• L’indicateur 12 sur la gestion des abandons concernent aujourd’hui seulement les formations supérieures à 2j.
• Beaucoup d’exemples de preuves ont été ajoutés. On retrouve notamment de précisions sur la prise en charge du handicap, avec des exemples précis.
• Certains indicateurs ont fait l’objet d’une plus grande souplesse d’appréciation (notamment l’indicateur 30, sur la collecte des appréciations des financeurs). Les niveaux attendus de certains indicateurs font l’objet d’une interprétation plus précise, soit dans le sens d’un assouplissement, soit dans le sens d’un durcissement.‍
• Le présent guide impose davantage l’utilisation d’outils‍
• Des Nota Bene (NB) viennent enrichir le guide et encadrer les audits
• Une mention (enfin) de la FOAD
• Enrichissement du glossaire

Edko continue sa mission d’accompagnement des organismes de formation sur le critère 7 (indicateurs 30, 31, 32) grâce à un outil d’automatisation sur-mesure. Envie de tester notre solution de gestion qualité 100% conforme à la nouvelle version du guide de lecture Qualiopi ?

Zoom sur les changements majeurs des indicateurs dans le guide de lecture version 8

La version 8 du guide de lecture a opéré quelques modifications sur les 32 indicateurs. Découvrons les principaux changements sur chacun des indicateurs ! Pour télécharger le nouveau guide de lecture (V8), rdv ici.

Indicateur 1 : le prestataire diffuse une information accessible au public, détailles et vérifiable sur les prestations proposées :

• Le niveau attendu reste le même, avec une précision sur l’obligation d’une information “mise à jour”
• le guide de lecture mentionne en “NB” que l’information est diffusée avant la contractualisation et précise qu’elle peut être diffusée par n’importe quel moyen (site internet, proposition commerciale etc)
• Une obligation a été ajoutée pour les certifications professionnelles : l’obligation de mentionner “le libellé exact de la certification, le code RNCP/RS, le nom du certificateur et la date d’enregistrement de la certification”
• Le glossaire de l’indicteur donne une précision importante sur l’application de l’indicateur pour les personnes handicapées : celle de diffuser “les conditions d’accueil et de sécurisation des parcours de formations”

L’indicateur 2 : Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en oeuvre et des publics accueillis :

• La version 8 a assoupli le niveau attendu de cet indicateur en supprimant la notion “d’indicateur de performance et d’accomplissement” : désormais, les organismes doivent diffuser des indicateurs, peu importe qu’ils soient de performance ou d’accomplissement.
• Une précision a été ajoutée concernant les CFA, mentionnant que “si les données ne sont pas disponibles sur Inserjeunes, le CFA calcule et diffuse des indicateurs de résultats”

Indicateur 3 : lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe que les taux d’obtention des certifications préparées :

• Le niveau attendu a été précisé, avec l’ajout d’une obligation d’information sur “l’intégralité des items mentionnés”
• Un NB a été également ajouté et explicite la notion de taux d’obtention (”l’information sur les débouchés comprend le taux d’insertion global dans l’emploi et le taux d’insertion dans le métier visé”, en obligeant les prestataires à le corréler avec le taux de participation.

Indicateur 4 : le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné :

• Le guide de lecture version 8 mentionne une précision pour les CFA et l’alternance : l’analyse prévue en amont de la contractualisation peut-être “complétée au début du parcours de formation. Elle intègre la vérification des missions proposées par l’entreprise avec le diplôme ou la certification professionnelle visée”

Indicateur 5 : le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation

• Clarification du niveau attendu, qui précise que les objectifs spécifiques qui ont été définis “peuvent faire l’objet d’une évaluation”
• des exemples de preuves ont été ajoutés
• Une obligation spécifique pour les RNCP / RS mentionne que les “objectifs doivent être conformes aux objectifs fixés par la certification inscrite au RNCP/RS”
• Ajout d’un glossaire pour définir “objectifs opérationnels et évaluables” comme étant des “objectifs identifiés de la prestation, à court et/ou moyen-terme, observables et mesurables”

Indicateur 6 : le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en oeuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires :

• Encore une fois, le bon sens est écrit, avec plus d’exemple de preuves
• Une obligation supplémentaire sur les obligations spécifiques des formations certifiantes
• La V8 apporte des précisions sur la mise en place de cet indicateur pour les personnes handicapées, avec la mention d’une obligation d’“accessibilité ou possibilités d’adaptation des modalités proposées aux apprenants en situation de handicap”
• Aussi, le glossaire mentionne clairement la notion de “blended learning”, qui sont des séquences de formations en ligne et en présentiel

Indicateur 7 : Lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

• Ajout d’exemples de preuves
• Ajout d’un NB pour préciser que “la prestation doit être conforme au référentiel d’activité, de compétences et d’évaluation de la certification visée”

Indicateur 8 : le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation

• Modification du niveau attendu : on ne doit plus prouver la “mise en oeuvre” mais ‘l’existence de procédures de positionnement”, ce qui est  différent.
• On retrouve l’ajout d’obligations spécifiques pour les formations certifiantes et les personnes handicapées
• Ajout d’exemples de preuves, notamment celle de l’auto-positionnement, qui n’existait pas dans la version 7
• Le glossaire a été enrichi par une définition des “procédures d’évaluation des acquis”

Indicateur 9 : le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation

• Ajout d’exemples de preuves
• Des exemples de preuves spécifiques concernant les formations à distance
• Ajout d’une obligation spécifique pour les centres de bilans de compétences (CBC) qui renvoie au code du travail.

Indicateur 10 : Le prestataire met en oeuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires

• Le niveau attendu a été assoupli, avec l’ajout de cette phrase “lorsque l’analyse du besoin en établie la nécessité”
• Ajout d’exemples de preuves, notamment pour les personnes en situation de handicap
• Ajout d’une obligation spécifique concernant les CFA : en plus de l’adaptation éventuelle de la prestation “le prestataire met en oeuvre les dispositifs de la loi relatives aux obligations des CFA pour l’accompagnement des apprentis”

Indicateur 11 : Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation

• Ajout d’exemple de preuves (pas que des quizz et des QCM)
• Ajout d’un NB qui explicite ce qu’on attend par une “formalisation du processus” et qui demande qu’elle soit “définie et matérialisée par des outils”

Indicateur 12 : Le prestataire décrit et met en oeuvre des mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les rupture de parcours

• Ajout d’une précision importante : cet indicateur concerne désormais seulement les formations “d’une durée supérieur à 2 jours”
• Obligation spécifique pour les CFA enrichit avec un renvoi vers le code du travail
• Ajout d’exemples de preuves, notamment pour les personnes handicapées
• Ajout d’un NB obligeant “les mesures mises en oeuvre” a être “démontres et matérialisées par des outils”

Indicateur 13 : Pour les formations en alternance, la prestataires, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées

• Précision du niveau attendu, avec ajout d’une phrase qui impose de démontrer que les principes de la pédagogie de l’alternance sont mis en oeuvre “grâce à un processus formalisé d’articulation itératif des apprentissages entre le centre de formation et l’entreprise”
• Un exemple de preuve a été ajouté pour les personnes handicapes

Indicateur 14 : le prestataire met en oeuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté

• Ajout d’un exemple de preuve
• Enrichissement du glossaire avec la définition d’un “accompagnement socio-professionnel et éducatif”, avec des exemples supplémentaires

Indicateur 15 : Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel :

• Un NB a été ajouté pour indiquer que cette information “fait partie des missions des CFA”

Indicateur 16 : lorsque le prestataire met en oeuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

• Des exemples de preuves ont été ajoutés, notamment pour les personnes handicapées
• Un NB clarifie la situation dans laquelle le prestataire n’est pas chargé de l’évaluation ⇒ “il oriente le bénéficiaire vers l’évaluateur”

Indicateur 18 : le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants interne et/ou externes :

• Assouplissement du niveau attendu : le guide ne fait plus référence à une notion de “coordination” ni “d’intervenants externes ou internes” mais simplement d’une obligation “d’identification”
• Ajout d’exemples de preuves
• Ajout d’une définition “mobiliser les intervenants” dans le glossaire

Indicateur 19 : Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier

• Assouplissement du niveau attendu avec la suppression d’une obligation d’actualisation des ressources dans le niveau attendu, il faut désormais qu’elles soient “cohérentes avec les objectifs des prestations”
• Ajout d’exemples de preuves
• Ajout d’une obligation spécifique pour les formations à distance

Indicateur 20 : Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et international, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement

• Le niveau attendu à été étoffé avec, en plus des listes, “des actions mises en oeuvre en faveur de la mobilité”
• Des exemples de preuves concernant les “actions mises en oeuvre” ont été ajoutés
• Un NB a été ajouté concernant les missions CFA

Indicateur 21 : Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations :

• Le niveau attendu a été précisé : la maîtrise des compétences devant être “vérifiée” dans la version 7 alors qu’elle doit “faire l’objet d’une évaluation par le prestataire” dans la version 8.
• Ajout d’exemples de preuves pour les centres de bilans de compétences (CBC)
• Ajout d’un glossaire pour définir “mobiliser les compétences”

Indicateur 22 : Le prestataire entretient et développe les compétence de ses salariés, adaptées aux prestations qu’ils délivrent

• Reformulation du niveau d’attendu, en remplaçant “plan de développement” par la formulation “leviers de formation et de professionnalisation”
• Ajout d’exemples de preuves, notamment la “qualification des personnels”

Indicateur 23 : le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements

• Changement du niveau attendu à deux niveaux : avant, l’attendu faisait référence à une obligation d’”exploitation” de la veille, tandis qu’aujourd’hui, l’attendu requiert “sa prise en compte” en ajoutant une obligation de communication interne de la veille
• Les exemples de preuves sont grandement étoffés
• Changement de la non-conformité : avant, une non-conformité était appliquée lorsqu’il y avait “une exploitation partielle de la veille mise en place”, avec la version 8, la non-conformité se transforme en “l’absence d’exploitation de la veille mise en place”. On peut constater une clarification qui va dans le sens d’un allégement.

Indicateur 24 : Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des empois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements

• Reformulation du niveau attendu, avec l’obligation de la “mise en place d’une veille sur les thèmes de l’indicateur et son impact éventuel sur les prestations” : on ne doit plus prouver l’exploitation, mais l’éventuel impact de la veille sur les prestations, on demande ici la communication interne de la veille.
• La non-conformité est la même que l’indicateur 23

Indicateur 25 : le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologies permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements

• Beaucoup plus d’exemples de preuves.

Indicateur 26 : le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaire pour accueillir, accompagner, former ou orienter les publics en situation de handicap

• Durcissement de l’attendu : obligation de “démontrer l’identification d’un réseau de partenaires/experts/acteurs du champs du handicap mobilisable par les personnels” ⇒ on ne demande plus un simple annuaire de contacts mais un véritable réseau possible à mobiliser
• Ajout d’exemples de preuves avec notamment la mention de Cap Emploi et des MDPH (manquants dans la version 7)

Indicateur 27 : lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité du présent référentiel

• Des exemples de preuves ont été ajoutées, avec notamment “le contrat de sous-traitance” ⇒ on s’adresse ici aux sous-traitants non Qualiopi.
• Un NB précise que cet indicateur “n’impose pas aux sous-traitants l’obligation de certification Qualiopi”, une mention qui fait sens dans le contexte de l’attente du décret (encore en projet) prévu pour janvier 2024 et qui risque d’imposer une certification à certains sous-traitants (dans le cadre du CPF).

Indicateur 28 : lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.

• Un NB a été ajouté et mentionne que cet indicateur “concerne tous les prestataires de la formation dans leur capacité à mobiliser un réseau de partenaires lorsque la formation prévoit une période en entreprise” (AFEST, stages etc)

Indicateur 29 : Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences

• Ajout d’exemples de preuves

Indicateur 30 : Le prestataire recueille les appréciation des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées

• Changement du niveau attendu : on ne demande plus de démontrer “la mise en place d’un système de collecte des appréciations” mais “la sollicitation des appréciations”.
• Ajout d’une précision importante dans la non-conformité : “S’agissant des financeurs, une nonconformité mineure est caractérisée par l’absence de contact ou de participation à des webinaires ou réunions organisés par le financeur” ⇒ ici, on écrit noir sur blanc qu’une appréciation, pour les financeurs, peut être une simple participation à une réunion, ce qui change la substance de l’indicateur.
• Ajout d’un NB qui allège encore une fois l’obligation de sollicitation des financeurs : les sollicitations doivent être réalisées au moins une fois/an (et pas après chaque prestation)
• Ajout d’une obligation spécifique pour les centres de Bilans de Compétences (CBC)
• Ajout d’une flopée d’exemples de preuves

Indicateur 31 : le prestataire met en oeuvre des modalités de traitements des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimeés par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestations

• Ajout de preuves
• Un glossaire enrichi avec des définitions d’un “aléa”, d’une “difficulté” et d’une “réclamation” (qui ne doit pas être considérée comme une simple appréciation négative, mais l’injonction de faire respecter un droit)

Indicateur 32 : le prestataire met en oeuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations

• Ajout d’éléments de preuves

La version 8 du guide de lecture était très attendue par les acteurs de la formation professionnelle. On espère que ce décryptage vous aidera à préparer vos prochains audits !

Edko est un logiciel de feedback innovant spécialisé dans le secteur de l’éducation. Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires et sur l’ensemble votre processus de gestion qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Qu'est-ce qu'une évaluation à froid dans le secteur de la formation ? Pourquoi est-elle importante ? Comment créer un questionnaire à froid efficace ? Quand l’envoyer ? Pourquoi est-il indispensable pour évaluer vos formations ?

Dans le domaine de l’éducation et de la formation professionnelle, plusieurs types d'évaluations existent. Chacune d’entre elles ont un objectif bien précis. Lorsque l’on s’engage dans une démarche d’amélioration continue, il est nécessaire d'évaluer à froid ses parties prenantes. La collecte de feedback, qu’elle soit à froid ou à chaud, est aussi un impératif Qualiopi.

Aujourd’hui, on vous dévoile tous les secrets de l'évaluation à froid et Edko vous offre gratuitement son modèle de questionnaire de satisfaction à froid pour sonder vos stagiaires, réalisé avec soin par notre équipe d’experts.

Responsables formation, directeur(trice)s d'école, responsables qualité ou coordinateurs pédagogiques, cet article est fait pour vous !

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Qu'est-ce qu'une évaluation à froid ?

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L’évaluation à froid est une mesure de l’efficacité d’une formation, quelques mois après que celle-ci ait eu lieu. Son objectif est d’évaluer des critères d'éfficacité d'une formation (satisfaction, connaissances, compétences, équipe pédagogique…) généralement en laissant un labs de temps après la fin de la formation ou de l’action à évaluer (plusieurs semaines, voir plusieurs mois après la fin de l’action à évaluer). Cette temporalité permet aux répondants de digérer l’action, de mûrrir leurs avis sur une prestation, de constater le transfert des compétences en situation de travail et surtout l'impact de la formation.

Cette évaluation à froid est aussi nécessaire pour identifier des dysfonctionnements ou des axes d’amélioration, afin de croiser les données de satisfaction à chaud et améliorer la satisfaction globale.

Parmi les méthodes les plus utilisées dans le domaine de la formation professionnelle, on retrouve les questionnaires de satisfaction à froid. Le questionnaire à froid est moins connu du grand public que le questionnaire à chaud. Pourtant, il permet le recueil de données précieuses pour votre gestion qualité.

Avant d’explorer en détail l’évaluation à froid, prenons le temps de le différencier avec l’évaluation à chaud. En effet, ces deux évaluations sont généralement pratiquées simultanément. Le croisement des données issues de ces deux évaluations permet d’analyser avec plus de détails / d’objectivité un module, une formation ou encore le personnel.

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Pour les plus intéressés, restez avec nous pour comprendre les tenants et aboutissements d'une évaluation à froid dans le secteur de la formation.

Evaluation à froid : quelle différence avec l'évaluation à chaud ?

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L’évaluation à chaud est une évaluation immédiate après une action de formation (qu’il s’agisse de l’évaluation de la satisfaction des parties prenantes ou de l’évaluation de l’impact d’une formation). Elle se réalise généralement à la fin d’une action de formation et peut porter (comme l’évaluation à froid) sur différents aspects d’une formation : la pertinence des contenus, les méthodes d’apprentissage, l’expérience sur le campus, la logistique, la satisfaction...

L’évaluation à chaud sert à capter le ressenti des parties prenantes juste après une action de formation. Ils permettent de capter un sentiment, une sensation. Ils permettent de sonder la réaction des parties prenantes juste après une action mise en place par vos soins.

Le questionnaire d’évaluation à chaud a deux objectifs principaux :

• Il permet d’évaluer la pertinence de la formation par rapport aux objectifs initiaux

• Il permet de vous assurer que votre formation répond bien aux besoins de vos parties prenantes (sont-elles satisfaites par ce qu’elles viennent de faire ou d’apprendre ?)

L'évaluation à froid peut venir compléter l'évaluation à chaud ou bien s'effectuer en totale indépendance. A la différence de l'évaluation à chaud, l'évaluation à froid permet d'évaluer une action / formation après un certain labs de temps. Cela permet aux apprenants / stagiaires d'appliquer leurs compétences dans des situations pratiques, d'utiliser leurs connaissances et d'identifier le réel impact d'une action de formation.

L'évaluation à froid a une importance majeure notamment parce qu'elle mesure l'éfficacité d'une formation sur le long terme, en prenant en considération le réel transfert dans des contextes de mise en application des connaissances. Elle permet d'évaluer la réelle pertinence d'une action de formation.

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Qu’est ce qu'un questionnaire de formation à froid?

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Dans le secteur de la formation, un questionnaire à froid est un outil d’évaluation utilisé après une formation pour mesurer son efficacité et son impact sur les participants. Il permet de recueillir les retours des apprenants / stagiaires sur les connaissances acquises, la qualité de l’enseignement, la pertinence de la formation, le transfert des compétences.

Grâce au questionnaire à froid, les formateurs et les organisations peuvent évaluer la réussite de la formation, identifier les points forts et les points faibles, apporter des améliorations pour les sessions futures, en se basant sur les retours des répondants.

Le questionnaire à froid est un outil stratégique au service de la qualité d'un organisme de formation, d'une école ou encore d'une académie d'entreprise.

Pourquoi envoyer un questionnaire à froid ?

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Le questionnaire à froid est une manière de mesurer l'efficacité d'une formation et de mettre en place des plans d'action pour améliorer son impact.

Généralement envoyé quelques semaines ou quelques mois après une formation, il permet de mesurer notamment le transfert en situation de traval ou encore l'impact concret d'une formation. Plus précisément, le questionnaire à froid sert à évaluer l’impact de vos formations et les changements de comportements qui en découlent.

• Que pensent vos stagiaires depuis qu’ils ont terminé leur formation ?

• Les nouvelles compétences apprises ont-elles un impact sur leur vie professionnelle ?

Ce n'est pas tout : le questionnaire à froid offre aussi l'opportunité aux Directions Qualité de mesurer la satisfaction à froid, afin de mettre en place des actions pour gérer les réclamations, mettre en place des amélioration et augmenter la satisfaction globale. On évalue ici véritablement la satisfaction de la formation d’un point de vue global. On cherche à savoir si une formation a un intérêt pour la vie du stagiaire, si la formation lui a permis d’obtenir des résultats palpables et s'il est satisfait de l'impact. 

Dans le cas d'un questionnaire à froid et contrairement au questionnaire à chaud, les personnes sondées ont plus de temps pour percevoir l’impact d'une formation sur leur vie professionnelle. Les données récoltées à froid sont donc plus représentatives et sont intéressantes à recouper avec les données récoltées à chaud. Les données récoltées à froid seront parfois plus objectives et relativiseront certains feedbacks négatifs collectés à chaud. Et pour cause : l’évaluation à froid permet de capter la satisfaction de vos parties prenantes à la suite d’une succession d’actions mises en place dans le cadre d'une formation.

En bref, mesurer et analyser l'impact réel et durable d'une formation est primordial pour améliorer vos formations et cela passe aussi par la mesure à froid !

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Pour vous aider, nous avons construit un modèle de questionnaire de satisfaction à froid unique. En bonus : on vous livre plein de questions types à ajouter à vos prochains questionnaires à froid. Vous pouvez le télécharger ci-dessous (en format world ou pdf) :

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Est-ce que l'évaluation à froid est plus importante que l'évaluation à chaud ?

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L’évaluation à froid a une réelle importance dans le sens où elle mesure davantage l’impact d’une formation sur le long terme, contrairement à l’évaluation à chaud. L’évaluation à froid permet de déterminer réellement si les apprentissages sont bien ancrés ou encore si la satisfaction vis-à-vis d’une formation est pérenne.

Ces deux d’évaluations sont aussi importantes l'une que l'autre. Nous vous conseillons de croiser les données collectées à chaud avec celles collectées à froid pour avoir une vision précise et mettre en place les meilleures actions d’amélioration.

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L’évaluation à froid au sein de Qualiopi

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L’évaluation à froid, sous forme de questionnaire ou via une autre méthode, joue un rôle clé dans le cadre de la certification Qualiopi. À plusieurs égards, le Référentiel National Qualité impose aux prestataires concourant au développement des compétences de mener des évaluations et de sonder les parties prenantes (notamment les bénéficiaires).

L’évaluation à froid va jouer un rôle essentiel pour certains indicateurs, par exemple :

• L’indicateur 3 impose aux prestataires de donner au public une information accessible, exhaustive et actualisée. Parmi les exemples cités, on retrouve l’information sur les taux d’insertion, qui sont des informations généralement évaluées à froid.

• Indicateur 11 du Référentiel National Qualité qui impose aux prestataires de démontrer un processus d’évaluation (à chaud et à froid) afin d’apprécier l’atteinte des objectifs.

• Le critère 7 impose aux prestataires de recueillir et de prendre en compte les appréciations des parties. Cela implique la mise en place d’évaluations (à chaud et/ou à froid).

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Les étapes pour créer le questionnaire à froid parfait pour vos formations :

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Les questionnaires à froid vont vous permettre de récolter des données qualitatives et quantitatives pour évaluer la qualité de vos formations.

Plus il sera personnalisé et répondra à vos objectifs, plus sa performance sera décuplée.

Voici les étapes importantes :

1. Choisir un critère à évaluer : que souhaitez-vous évaluer à froid ? Le niveau de satisfaction globale des stagiaires ? La pédagogie ? La logistique ? Le contenu de vos formations ? Les intervenants ? Le bon déroulement de leur apprentissage ? L'acquisition de nouvelles compétences ? L'atteinte des objectifs pédagogiques ? Déterminez avec précision vos besoins d’évaluation. Généralement, les indicateurs suivant sont évaluer : l'application des compétences, la rétention des compétences, l'impact sur les performances et enfin la satisfaction.
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2. Définir un objectif : Souhaitez-vous suivre la satisfaction dans le temps pour atteinte un certain résultat ? Souhaitez-vous mesurer l’impact d’une mesure mise en place dernièrement ? Avez-vous des impératifs "qualité" liés à la certification Qualiopi ou au CPF ? L’idéal est de collecter des feedbacks quantitatifs (pour calcul d’un indicateur de satisfaction comme le CSAT) ou qualitatifs (quels sont les besoins d’amélioration tangibles de votre formation ?). À cette étape, essayez d’anticiper les actions susceptibles d’améliorer vos formations.
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3. Cibler vos parties prenantes : souhaitez-vous connaître la satisfaction à froid de vos stagiaires (le plus fréquent) ? de vos intervenants ? de vos partenaires entreprises ? En fonction de la cible, la formulation des questions ne sera pas la même.
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4. Création d'un questionnaire de satisfaction à froid formation : à cette étape, réfléchissez à vos questions. Intégrez des questions quantitatives et qualitatives. De notre côté, on vous conseille de miser sur les scénarios : en fonction des réponses de vos parties prenantes, adaptez les questions qui suivent.

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Quand envoyer un questionnaire à froid et via quel canal ?

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On vous recommande d’envoyer un questionnaire à froid quelques semaines / mois après la fin d’une formation ou d’un module de formation, le temps de bien laisser “maturer” votre cible et de lui laisser l’opportunité de se rendre compte des impacts de votre formation dans son quotidien.

Le canal à privilégier pour les questionnaires à froid est l’e-mail personnel (n’envoyez surtout pas vos questionnaires sur les messageries internes de vos formations, car elles ne sont plus consultées à la fin d’une formation).

Relancez-les ensuite par SMS ou par mail, afin de vous rapprocher d'un taux de réponse acceptable qui vous permettra d’avoir une bonne visualisation de la situation.

Gardez en tête que votre taux de réponse sera beaucoup moins élevé qu’avec le questionnaire à chaud. Contrairement aux enquêtes envoyées à chaud, vous avez moins de canaux à votre disposition et votre cible est moins accessible.

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Quels sont les indicateurs à suivre pour un questionnaire à froid ?

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Les indicateurs de suivi dépendent des critères que vous évaluez à froid. Dans le cadre de la satisfaction, il est recommandé de suivre les indicateurs clés de satisfaction tels que le CSAT, le NPS ou encore le taux de satisfaction.

Un même questionnaire à froid peut avoir plusieurs finalités. Par exemple :

• L’application des compétences : il s’agit d’évaluer ici l’impact des compétences dans la vie professionnelle des bénéficiaires.

• La rétention des compétences : dans ce cas, le questionnaire évalue la durabilité des compétences dans le temps.

• L’impact sur les performances : vous évaluez dans ce cas comment la formation a permis de générer des performances dans la vie professionnelle du bénéficiaire d'une formation.
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• La satisfaction : déterminer si vos stagiaires / apprenants sont satisfaits et identifier les potentiels ambassadeurs.

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Méthodes d'évaluation à froid

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Vous le savez, la collecte de feedbacks formation à froid peut se réaliser via différents procédés. Par exemple, le guide de lecture cite différentes méthodes valant "preuve" de la collecte des appréciations lors des audits qualité :

• Les questionnaires d'évaluation en ligne, avec notamment la fameuse enquête de satisfaction à froid ou à chaud, mais aussi tous les autres types évaluations de la qualité. C’est la méthode privilégiée et majoritairement utilisée par les acteurs de la formation.

• Les comptes rendus d’entretiens ou de réunion d’équipe

• Entretiens directs avec les parties prenantes

• Comité de pilotage

Nous pouvons également citer les méthodes suivantes :

• Observations sur le terrain avec prise de notes

• Tests de compétences / Études de cas

Le principal est que vous trouviez la méthode la plus simple pour évaluer la qualité de vos formations.

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Outils pour mener une évaluation à froid

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Une fois que vous avez choisi une méthode d’évaluation, un outil de gestion des évaluations est souvent un prérequis. En effet, la création des questionnaires d’évaluation à froid (et des autres), la collecte des résultats, l’analyse des données qualitatives et quantitatives, la recherche de solution innovantes est un processus chronophage, surtout quand cela se repète pour chaque partie prenante sondée.

C’est ce constat qui pousse les organismes de formation et écoles à s’équiper d’un outil d'évaluation à froid pour leurs formations. La plupart des logiciels viennent automatiser des éléments clés de ce processus. On retrouve par exemple :

• Les logiciels de création d'enquêtes en ligne, qui ont pour seul et unique but de permettre aux utilisateurs de créer des enquêtes en ligne, qui seront ensuite diffusables.
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• Les outils d’analyse de données, qui sont des logiciels qui automatisent et facilitent l’analyse des données collectées depuis les réponses aux enquêtes en ligne / ou collectées via d’autres méthodes.
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• Enfin, les logiciels tout-en-un de gestion de la qualité ou des plateformes dédiées à l'évaluation d'une formation, à l’image d’Edko, qui automatise tout votre processus qualité, de la rédaction des enquêtes à la mise en place de solutions d’amélioration innovantes.

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FAQ (Foire aux Questions) sur l’évaluation à froid :

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Quelle est la différence entre une évaluation de formation à froid et une évaluation à chaud ?

Une évaluation de la formation à chaud est une mesure effectuée directement suite à une action de formation, contrairement à une mesure à froid qui est réalisée quelques semaines ou quelques mois après l’action en question. Les deux mesures se complètent. Généralement, notamment en ce qui concerne l’évaluation de la satisfaction, nous conseillons de réaliser une première mesure à chaud, qui vous permet d’agir immédiatement, puis de réitérer la mesure à froid, pour avoir une vision plus objective des résultats et mettre en place des actions d'amélioration durable.

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Quelles sont les questions types posées lors d'une évaluation à froid de la formation ?

Voici quelques questions types que l'on retrouve généralement dans un questionnaire de satisfaction à froid ou dans une enquête post-formation :

• Comment vous appelez-vous ? 🤔
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• Quelle est votre profession ?
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• Quelle formation avez-vous suivie ? 😃
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• Quand avez-vous terminé la formation ?
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• Cette formation vous a-t-elle permis d’acquérir des outils utiles pour votre activité professionnelle ?
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• Si oui : lesquelles ? Sinon, pourquoi d’après vous ? (scénario)
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• Avez-vous pu pratiquer ou mettre en application les connaissances transmises ?
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• Si oui : lesquelles ? Sinon, pourquoi d’après vous ? (scénario)
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• Quelles remarques ou suggestions pourriez-vous faire pour nous permettre de nous améliorer ?
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• De manière générale, êtes-vous satisfait(e) par la formation que vous avez suivie ?

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Comment interpréter et analyser les résultats d'une évaluation à froid de la formation ?

Les résultats d’une évaluation à froid doivent être analysées en fonction de vos objectifs qualité. Les réponses collectées à froid vous aident à affiner les données collectées à chaud. Généralement, nous conseillons de mettre à jour vos indicateurs qualité, puis de faire une analyse approfondie des feedbacks qualitatifs (il est toujours nécessaire d’intégrer des questions ouvertes à vos questionnaires qui permettent la libre expression de vos parties prenantes). Concernant les indicateurs de satisfaction, comparez vos résultats avec vos concurrents directs. Puis, regroupez et priorisez les feedbacks qualitatifs pour y répondre avec un plan d’actions. Pour vous aider, nous avons écrit un guide exclusif pour analyser les résultats récoltés.

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Comment utiliser les résultats d'une évaluation à froid pour améliorer les futurs programmes de formation ?

Lorsque vous évaluez à froid vos parties prenantes concernant vos programmes de formation, vous devez poser des questions qui répondent à vos objectifs qualité. Idéalement, vous avez déjà réfléchi à des pistes d’actions de réctification ou d’amélioration. De ce fait, les réponses collectées vont vous aider à prioriser vos futures actions d’amélioration ou à faire éclore des solutions pour améliorer la qualité de vos formations.

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Quels sont les indicateurs clés à surveiller lors d'une évaluation à froid de la formation ?

Les indicateurs clés à surveiller lors d’une évaluation à froid dépendent du contenu et de l’objectif de l’évaluation. Pour une évaluation à froid de la satisfaction des participants, les KPI suivis sont généralement le NPS (Net Promoter Score) et le CSAT. De notre côté, nous ajoutons généralement un indicateur concernant la prise en compte du Handicap, très important dans le cadre de Qualiopi. D’autres indicateurs peuvent être ajoutés et créé sur-mesure pour répondre à vos objectifs qualité.

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Comment impliquer les participants dans le processus d'évaluation à froid de la formation ?

Pour impliquer vos participants dans le processus d’évaluation à froid de vos formations, plusieurs méthodes existent. Voici quelques exemples :

• Communiquer vos objectifs qualité à chaque évaluation
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• Prenez des actions clés suite aux réponses collectées à froid pour répondre aux réclamations + améliorer en continu vos formations. Cela augmentera significativement l’implication de vos participants.
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• Communiquez sur les actions prises et les réussites afin de leur démontrer l’impact de leurs feedbacks sur l’amélioration de vos formations.

Pour d’autres techniques sur-mesure pour vos formations, contactez nos experts.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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Qui sont les organismes autorisés à délivrer la certification Qualiopi ? Comment choisir un organisme certificateur Qualiopi pour ma formation ?

Les organismes de formation souhaitant obtenir la certification Qualiopi se posent nécessairement ces questions. Part sa nature payante, l’obtention du label Qualiopi se prépare et se réfléchit en amont.

Dans cet article, on vous présente les différents organismes certificateurs habilités à délivrer la certification Qualiopi et la marche à suivre pour choisir l’organisme qui répond le mieux à vos besoins !

Quel est le rôle d'un organisme certificateur ? Quelle différence avec un organisme certificateur accrédité ?

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Une clarification s’impose concernant le rôle des organismes certificateurs et leur importance dans la labellisation Qualiopi.

Un organisme certificateur est une entité qui se charge de délivrer des certifications. Habituellement, les organismes certificateurs décident du contenu, des critères de certification et des modalités de contrôle. Or, ce n’est pas le cas pour la certification Qualiopi.

Pour délivrer ce label, les organismes certificateurs doivent :

• Être accrédités par le COFRAC ou habilités par France Compétences
• Se baser sur le Référentiel National Unique (RNQ) et vérifier que les indicateurs concernés sont bien remplis - pour cela, ils s’appuient sur le guide de lecture Qualiopi publié par le Ministère du Travail et de l’Emploi.

Au temps de Datadock (avant le 1ᵉʳ janvier 2022), les financeurs eux-mêmes contrôlaient les déclarations qualité des organismes de formation. Aujourd’hui, l’accréditation ou l’habilitation des organismes certificateurs relève de la compétence du COFRAC ou de France Compétences, ce qui permet d’encadrer la qualité des organismes délivrant le label Qualiopi tout en assurant l’indépendance des contrôles.

Qui délivre la certification qualité Qualoipi ?

La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a encadré la qualité des organismes de formation souhaitant bénéficier des aides mutualisées et des fonds publics grâce à la délivrance du seul label Qualiopi. Cette même loi donne le droit à deux instances d’autoriser les organismes certificateurs à contrôler la qualité selon le Référentiel National Qualité (RNQ) et délivrer le label Qualiopi.

Qui sont ces deux instances ?

• Le COFRAC est habilité à accréditer les organismes certificateurs (L. 6316-1 du code du travail)
• France Compétences a la possibilité d’habiliter des instances de labellisation à délivrer la certification Qualiopi selon les bases du Référentiel National Qualité (L. 6316-2 du code du travail). Cela a été rendu possible pour répondre à certaines situations particulières.

Focus sur les instances habilitées par France Compétences à délivrer le label Qualiopi :

Cette habilitation par France Compétences répond à la spécificité des instances portant déjà un label qualité. Il concerne toutes les instances portant un label, un cahier des charges, une charte, une norme ou toute autre démarche impliquant un processus qualité en lien avec la formation professionnelle.

Pour être habilitées par France Compétences, les instances de labellisation doivent prouver leur capacité à délivrer une certification qualité sur la base du RNQ (le référentiel Qualiopi). Les critères et indicateurs du RNQ sont généralement inscrits dans la charte ou le référentiel sur lequel le label de l’instance se base.

À partir de la reconnaissance de l’instance de labellisation par France Compétences, le label que délivre l’instance vaudra certification Qualiopi.

Qui sont les organismes certificateurs accrédités ?

La liste des organismes certificateurs accrédités ou habilités se trouve sur le site Internet du ministère chargé de la formation professionnelle, sur le site du COFRAC et celui de France Compétences. Elle est mise à jour régulièrement.

Comment choisir un organisme certificateur ?

Ce n’est pas parce qu’une liste dresse les organismes certificateurs accrédités que vous devez foncer tête baissée et choisir le premier venu. Aucun des organismes certificateurs ne se ressemble : différences de prix, de légitimité dans l’écosystème, de méthodologie de contrôle. Prenez le temps de bien vous renseigner avant de signer un contrat avec un organisme de contrôle.

Voici quelques étapes à suivre pour vous aider dans votre choix :

• Évaluez vos besoins et identifiez les critères et les exigences spécifiques de votre formation en matière de certification qualité.
• Renseignez-vous seulement auprès des organismes accrédités par le COFRAC ou habilités par France compétences. Les autres n’ont pas compétence à délivrer le label Qualiopi.
• Vérifiez l’expertise et la réputation des organismes accrédités : expérience, compétences de l'organisme certificateur dans votre domaine d'activité, références, témoignages, avis clients, etc.
• Comparez les tarifs proposés par différents organismes certificateurs et assurez-vous de comprendre tous les coûts associés : frais de renouvellement de la certification, d’audit de surveillance, le coût de correction des non-conformités, etc. Le prix dépend de votre statut de centre de formation, de votre chiffre d’affaires ou encore du nombre de jours d’audit.
• Déterminez les critères de certification qui vous concernent (voir nos tableaux des indicateurs Qualiopi) et demandez à l'organisme certificateur de vous fournir les critères de certification spécifiques de votre formation avant de signer un contrat.

Finalement, n’hésitez pas à contacter plusieurs organismes certificateurs, à poser vos questions, à tester leur capacité de réaction et surtout à faire confiance à votre instinct.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

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Vous avez reçu un mail venant du Groupement d'Intérêt Économique D²OF vous prévenant d’un prochain contrôle alors que vous êtes certifiés Qualiopi ? Quelles différences entre Datadock & Qualiopi ? À quoi sert Datadock au temps de Qualiopi ? Est-ce que Datadock est toujours utile en 2025 ?

Pas de panique. Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions et faisons un panorama de ce qu’il faut savoir sur Datadock et Qualiopi en 2025.

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Qu'est-ce que Datadock ?

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Datadock est une base de données d’organismes de formation remplissant les exigences du décret du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue, créée à l’initiative du Groupement d'Intérêt Économique D²OF, composé d’une grande partie des financeurs de la formation professionnelle (OPCO, ATP...)

Jusqu’au 31 décembre 2021, le référencement Datadock était la règle pour obtenir des fonds publics et des aides mutualisées provenant des financeurs du groupe. Pour ce faire, les organismes de formation devaient déclarer être conformes aux 21 indicateurs des 6 critères Datadock. Datadock n’a jamais été un label ni une certification, mais bien un référencement déclaratif. Au temps de Datadock, les pièces administratives étaient déposées sur une plateforme en ligne. Après quelques questions et l’analyse du dossier, les financeurs ou des mandataires décidaient ou non de référencer les prestataires de formation. Cette déclaration était gratuite.

Bien qu’il y eût presque 40 000 formations référencées, le système Datadock comportait certaines limites, notamment celle d’avoir une procédure uniquement déclarative. En effet, beaucoup de modèles Datadock circulaient, ce qui rendait le processus qualité Datadock moins fiable, malgré des contrôles aléatoires opérés par les financeurs sur un échantillon de formations référencées.

La loi du 5 septembre 2018 sur “la liberté de choisir son avenir professionnel” a imposé l’obligation d’une certification par un organisme tiers de tous les organismes concourant au développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou aides mutualisées. C’est la naissance de la certification Qualiopi qui est venue progressivement remplacer le référencement Datadock.

Basée sur un Référentiel National Qualité, la certification Qualiopi est applicable depuis le 1ᵉʳ janvier 2022. Le passage de l’audit Qualiopi étant plus long et strict que le référencement Datadock, le décret n° 2021-1851 du 28 décembre 2021 a permis de faire cohabiter le référencement Datadock avec le nouveau Référentiel National Qualité (RNQ) et sa certification Qualiopi, évitant aux organismes de formation de se voir couper leurs financements en attendant le passage de l’audit Qualiopi. Ce décret a permis aux organismes de formation étant dans une démarche Qualiopi avant le 31 décembre 2021 d’être finançables jusqu'au 31 mars 2022.

Depuis cette dernière date, le référencement Datadock est une histoire ancienne. La suite continue avec Qualiopi comme seule certification de référence permettant d’obtenir des fonds publics et des aides mutualisées par tous les financeurs.

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Qu'est-ce qui remplace Datadock ? L’avènement de Qualiopi !

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Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, c’est désormais l’obtention de la certification Qualiopi qui permet d’accéder à des aides et fonds mutualisés ou publics. Contrairement à Datadock, qui référençait les organismes après une simple déclaration en ligne et mettait en place des contrôles aléatoires sur échantillon, la certification Qualiopi s’obtient après un audit durant lequel l’organisme certificateur se déplace dans les locaux et vérifie que le RNQ est bien rempli.

On passe du déclaratif avec Datadock au démonstratif avec Qualiopi, preuve d’une volonté ferme du gouvernement de durcir l’encadrement de la qualité des organismes de formation.

Contrairement à Datadock, Qualiopi est plus impartial, les certificateurs privés sont accrédités par France Compétences et le COFRAC et n’ont aucun lien avec les financeurs et disposent d’un champ d’action plus étendu (organisme de formation, VAE, bilan de compétences et CFA).

Pour plus d’info sur le passage de l’audit Qualiopi, rdv ici.

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Quel rôle exerce le Groupement d'Intérêt Économique D²OF en 2025 ?

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Le remplacement du référentiel Datadock par le Référentiel National Unique Qualiopi au 1ᵉʳ janvier 2022 n’empêche pas le Groupement d'Intérêt Économique D²OF d’exercer depuis cette date encore un certain rôle dans le contrôle des organismes de formation qu’ils financent (article L6216-3 du Code du Travail), à l'image de tous les financeurs concernés (article L. 6316-1 du Code du travail)

Le Groupement d'Intérêt Économique D²OF va donc intervenir comme un contrôle complémentaire au Référentiel National Qualité. La certification Qualiopi, attribuée suite à un audit réalisé par des organismes certificateurs accrédités, n’exempte pas le contrôle aléatoire par ses financeurs sur les actions qu’ils financent.

Deux types de contrôles font partie des missions du Groupement d'Intérêt Économique D²OF :

• Le contrôle qualité : les financeurs du groupe Groupement d'Intérêt Économique D²OF contrôlent la qualité effective et le respect des engagements pris dans le cadre de Qualiopi pour les actions qu’ils financent.

• Le contrôle du service fait : Les financeurs, outre de la qualité, s'assurent de l'exécution des formations dans le cadre d'un contrôle de service fait. Dans ce cas, ils vérifient que les prestations de formation réalisées correspondent bien à ce qui a été commandé et financé.

Retrouvez les conditions de contrôle des financeurs du groupe Groupement d'Intérêt Économique D²OF dans son nouveau Manuel d'interprétation du Référentiel de contrôle qualité 2025.

Faut-il encore se référencer sur Datadock en 2025 ?

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En 2025, seule l’obtention de la certification Qualiopi permet d’obtenir des fonds publics et des aides mutualisés de la part de tous les financeurs, même ceux du Groupement d'Intérêt Économique D²OF. Si vous êtes certifiés Qualiopi, vous n’avez donc pas besoin d’être référencés sur Datadock.

Désormais, toutes les formations qui ont déclaré leur activité de formation (et possèdent un NDA, numéro de déclaration d’activité en tant qu’organisme de formation), et certifiées Qualiopi sont référencées automatiquement sur la Liste Publique des Organismes de Formation (L.6351-7-1 du Code du Travail).

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Est-ce que la certification Qualiopi est obligatoire ?

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La certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour exercer une activité de formation. Mais elle le devient si l'organisme de formation en question souhaite être financé par des fonds publics ou des aides mutualisées.

Le passage du référentiel Datadock au référentiel National Unique Qualiopi a été un bouleversement dans le domaine de la formation professionnelle. De nouveaux acteurs ont émergé. Les conditions d’obtention ne sont pas les mêmes. La politique actuelle continue d’avancer vers un durcissement de l’encadrement de la qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Vous préparez l’audit Qualiopi et ne savez pas quels indicateurs remplir ?

Le Rérérentiel National Qualité (RNQ) vient encadrer la qualité des organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics et d’aides mutualisées et son label Qualiopi attester de son respect. Le Référentiel Qualiopi est composé de 7 critères et de 32 indicateurs. En fonction des types de formations dispensées, vous ne serez pas contraints de respecter les mêmes critères.

OF, bilans de compétences, VAE, CFA ou encore nouveaux entrants, quels sont les indicateurs qui vous concernent ?

Retrouvez nos tableaux des indicateurs !

Le périmètre de la certification Qualiopi

Il existe 4 catégories d’actions de formation visées par la certification Qualiopi  :

• Actions de Formation (avec des spécificités concernant les formations en alternance ou encore les formations délivrant des certifications professionnelles reconnues)
• Validation des Acquis de l’Expérience
• Bilan de compétences
• Actions de Formation par Apprentissage

Pour bénéficier d’aides mutualisées ou de fonds publics, les organismes de formation devront répondre aux 7 critères du Référentiel National Qualité (chaque critère contient un certain nombre d’indicateurs). Par contre, ils n’auront pas tous les mêmes indicateurs à respecter.

Les 7 critères Qualiopi et leurs indicateurs

D’abord, un focus sur les 7 critères Qualiopi. Les 7 critères sont composés de 32 indicateurs en tout. Notez qu’il y a 22 indicateurs communs à toutes les actions éligibles. 10 indicateurs s’ajoutent aux 22 indicateurs communs et concernent seulement certaines typologies d’actions.

Voici les 22 indicateurs communs : 1, 2, 4, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 30, 31, 32. On fera un point plus bas dans l’article sur les indicateurs spécifiques à suivre pour chaque action de formation.

Critère 1 :  Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Ce critère est composé de trois indicateurs, dont deux communs (1 et 2).

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Ce critère est composé de cinq indicateurs, dont 3 communs (4, 5 et 6).

Critère 3 : L’ajustement des prestations et conditions de réception, d’accompagnement et de contrôle aux besoins des apprenants ;

Ce critère est composé de 8 indicateurs, dont 4 communs (9, 10, 11 et 12)

Critère 4 : L’adaptation des modalités pédagogiques, techniques et d’encadrement aux activités d’apprentissage proposées

Ce critère est composé de 4 indicateurs, dont 4 indicateurs communs (17, 18 et 20).

Critère 5 : La dénomination et l’accroissement des compétences et connaissances des responsables des actions de formation ;

Ce critère est composé de 2 indicateurs, dont 2 communs (21 et 22).

Critère 6 : L’implication de l’organisme de formation au sein de son milieu professionnel ;

Ce critère est composé de 7 indicateurs, dont 5 communs (23, 24, 25, 26 et 27)

Critère 7 : La collecte et la considération des avis du public ayant participé aux formations proposées, les réclamations autant que les appréciations. Edko vous assure de passer l’évaluation de ce dernier critère.

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Ce critère est composé de 3 indicateurs, dont 3 indicateurs communs (30, 31 et 32).

Quels indicateurs spécifiques en fonction des organismes éligibles Qualiopi  ?

Durant l’audit Qualiopi, l’auditeur certifié va analyser les indicateurs qui concernent seulement les actions de formation que vous visez. Vous délivrez des actions de bilans de compétences ? Une formation certifiante ? Découvrez vos indicateurs Qualiopi !

Les différentes actions de formation et leurs indicateurs :

• Action de formation en continu, non certifiante et sans alternance :

Certaines actions de formation labellisées Qualiopi ne délivrent pas de certification professionnelle reconnue au titre des deux répertoires nationaux (RNCP et RS). Or, cela n’empêche pas ces formations d’être “qualitatives” au titre de Qualiopi.

Ces actions de formation doivent respecter les 22 indicateurs communs, mais aussi l’indicateur spécifique 8.

• Action de formation certifiante au titre du RNCP et RS

Si votre formation conduit à une certification professionnelle enregistrée au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou Répertoire Spécifique (RS) ou délivrant un diplôme de l’Education Nationale, vous devrez respecter les 22 indicateurs communs + les indicateurs spécifiques d’appréciation 3, 7, 8 et 16.

• Action de formation avec des apprenants en contrat d’apprentissage (alternance)

En ce qui concerne spécifiquement l’alternance, vous devrez répondre aux 22 indicateurs communs + aux indicateurs spécifiques d’appréciation 13, 28 et 8.

Pour les actions de formation qui comprennent des périodes de formation en situation de travail (AFEST), qui juridiquement sont différentes de l’apprentissage, vous devrez répondre aux 22 indicateurs communs + aux indicateurs spécifiques d’appréciation 13, 28 et 8.

Les autres actions :

• Action de bilan de compétences

Un bilan de compétences est un accompagnement permettant d’analyser les compétences professionnelles et personnelles d’une personne et permettant de l’aider à recentrer ses motivations pour mieux évoluer professionnellement. Les bilans de compétences orientent souvent vers certaines formations.

Si vous êtes un centre de bilan de compétences, vous devrez répondre seulement au 22 indicateurs communs. Parmi les indicateurs communs, les indicateurs 4, 5, 9, 10 et 17 mentionnent des obligations spécifiques aux bilans de compétences, à consulter avec attention.

• Action de Validation des Acquis par l’Expérience

La Validation des Acquis par l’Expérience (VAE) est une mesure qui permet à toute personne de faire valider les acquis de son expérience en obtenant une certification professionnelle reconnue par l’Etat, qu’elle pourra faire valoir auprès de ses futurs employeurs.

Vous devrez répondre au 22 indicateurs communs, mais aussi aux indicateurs spécifiques : 3 et 16.

• Les actions d’un Centre de Formation d’Apprentis (CFA)

Un Centre de Formation d’Apprentis (CFA) est un établissement qui délivre des enseignements en alternance à des jeunes entre 16 ans et 25 ans. Il s’agit d’une formation spécifique, axée sur l’apprentissage.

Vous devrez répondre à TOUS LES INDICATEURS, soit aux 22 indicateurs communs, mais aussi aux 10 indicateurs spécifiques : 3, 7, 8, 13, 14, 15, 16, 20, 28 et 29.

• Action des nouveaux entrants

Qu'est-ce que les nouveaux entrants ? Il s’agit d’organismes éligibles Qualiopi qui sont dans leur première année d'activité. Dans ce cas, vous allez devoir prouver votre statut de “nouveau entrant” en délivrant une déclaration d'activité de moins de 12 mois.

Ils devront respecter les 22 indicateurs communs, sauf les indicateurs 22 et 32 (qui seront audités pendant l’audit de surveillance, 18 mois après le premier audit), mais également les indicateurs spécifiques : 3 et 13.

Exemples d’application :

• Exemple 1 : Si vous êtes une formation certifiante qui propose des formations en alternance, vous allez devoir répondre aux 22 indicateurs communs + aux indicateurs spécifiques qui concernent les certifications professionnelles + aux indicateurs spécifiques qui concernent l’alternance.
• Exemple 2 : si vous êtes une formation certifiante et nouveau entrant, vous allez devoir répondre aux 22 indicateurs communs + aux indicateurs spécifiques qui concernent les certifications professionnelles + aux indicateurs spécifiques qui concernent les nouveaux entrants.

Nota bene : ces informations sont générales et indicatives. Elles ne s’appliquent pas à la pluralité des situations existantes. Adressez-vous à votre organisme certificateur pour avoir la liste précise des indicateurs qui vous concernent.

Focus sur le critère 7, domaine d’expertise d’Edko, dont les indicateurs concernent toutes les actions éligibles Qualiopi

Le critère numéro 7 impose à tous les organismes délivrant des actions éligibles de recueillir et prendre en compte les appréciations et réclamations de toutes les parties prenantes (bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques, entreprises, partenaires, intervenants extérieurs…)

Mais ce n’est pas tout. Après avoir récupéré les feedbacks des parties prenantes, vous devez les traiter, les analyser, répondre aux difficultés relevées, puis mettre en œuvre des mesures d’amélioration continue sur la durée.

Lorsque ces étapes sont bien réalisées, le système éducatif en ressort toujours gagnant. Or, le recueil et le traitement des feedbacks sont chronophages et couteux (en temps et en ressources humaines).

Edko a donc mis en place un outil de gestion qualité, qui automatise la création, la diffusion, l’analyse et le traitement des feedbacks, spécialisé dans l’éducation. Gain de temps, conformité Qualiopi, personnalisation, cet outil vous accompagne pour piloter votre management interne.

Comment se déroule l’audit Qualiopi et comment obtenir la marque Qualiopi ?

Voici les différentes étapes :

• Effectuer une demande de certification auprès d’un organisme certificateur accrédité : l’organisme certificateur vous demandera des précisions sur l’action de formation que vous délivrez et évaluera seulement les indicateurs qui vous concernent.
• Finaliser un contrat avec l’organisme choisi
• Passer un audit initial, puis un audit de surveillance à 18 mois et enfin un audit de renouvellement au bout de 3 ans.

Une fois le label obtenu, vous pouvez légalement utiliser la marque Qualiopi. Seuls les organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (Cofrac) peuvent vous autoriser à utiliser la marque Qualiopi, car c’est eux qui font passer les audits et délivrent la certification. Une fois l’audit initial passé avec brio, vous pouvez utiliser la marque Qualiopi dans vos communications, sur vos plaquettes, site web.

Nous avons écrit un article détaillé là-dessus, que vous pouvez consulter ici : Guide de lecture Qualiopi 2023.

Qu’est-ce qu’une non-conformité au sens de Qualiopi ?

Vous voilà le jour J, jour de l’audit Qualiopi. Ce moment tant attendu. Malgré une bonne préparation, il se peut que l’audit révèle des non-conformités, c'est-à-dire un écart entre la qualité que requiert le référentiel Qualiopi et ce que vous délivrez réellement.

• Une non-conformité majeure = l’organisme audité ne répond pas du tout à un indicateur.

Selon Certifopac, les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 ne peuvent faire l’objet que de non-conformités majeures, même s’ils sont partiellement remplis.

• Une non conformité mineure = l’organisme audité répond partiellement à un indicateur.

L’impact sur l’audit est différent en fonction d’une non-conformité majeure ou mineure :

• Si vous faites l’objet d’une non-conformité majeure, le label Qualiopi ne pourra pas vous être délivré le jour J. Néanmoins, vous avez 3 mois pour mettre en place des actions correctives et les transmettre à votre auditeur Qualiopi, qui aura ensuite un mois pour donner sa décision finale et vous délivrer (ou non) le label Qualiopi.
• Si vous faites l’objet d’une non-conformité mineure, le label Qualiopi pourra vous être délivré lors de l’audit. Néanmoins, il le sera seulement si vous avez moins de 4 non-conformités mineures. De plus, bien que vous ayez obtenu le label Qualiopi, vous devez mettre en place des actions correctives sous 6 mois concernant les non-conformités relevées et le prouver lors de l’audit de surveillance. Si une non-conformité mineure détectée durant l’audit initial n’est pas levée lors de l’audit de surveillance, elle se transforme en non-conformité majeure.

Notre conseil : faites-vous accompagner pour le passage de l’audit Qualiopi. Munissez-vous d’outils certifiés Qualiopi. Investissez sur la préparation de l’audit.

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À propos d’Edko

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La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

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