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Qui sont les organismes autorisés à délivrer la certification Qualiopi ? Comment choisir un organisme certificateur Qualiopi pour ma formation ?

Les organismes de formation souhaitant obtenir la certification Qualiopi se posent nécessairement ces questions. Part sa nature payante, l’obtention du label Qualiopi se prépare et se réfléchit en amont.

Dans cet article, on vous présente les différents organismes certificateurs habilités à délivrer la certification Qualiopi et la marche à suivre pour choisir l’organisme qui répond le mieux à vos besoins !

Quel est le rôle d'un organisme certificateur ? Quelle différence avec un organisme certificateur accrédité ?

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Une clarification s’impose concernant le rôle des organismes certificateurs et leur importance dans la labellisation Qualiopi.

Un organisme certificateur est une entité qui se charge de délivrer des certifications. Habituellement, les organismes certificateurs décident du contenu, des critères de certification et des modalités de contrôle. Or, ce n’est pas le cas pour la certification Qualiopi.

Pour délivrer ce label, les organismes certificateurs doivent :

• Être accrédités par le COFRAC ou habilités par France Compétences
• Se baser sur le Référentiel National Unique (RNQ) et vérifier que les indicateurs concernés sont bien remplis - pour cela, ils s’appuient sur le guide de lecture Qualiopi publié par le Ministère du Travail et de l’Emploi.

Au temps de Datadock (avant le 1ᵉʳ janvier 2022), les financeurs eux-mêmes contrôlaient les déclarations qualité des organismes de formation. Aujourd’hui, l’accréditation ou l’habilitation des organismes certificateurs relève de la compétence du COFRAC ou de France Compétences, ce qui permet d’encadrer la qualité des organismes délivrant le label Qualiopi tout en assurant l’indépendance des contrôles.

Qui délivre la certification qualité Qualoipi ?

La loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a encadré la qualité des organismes de formation souhaitant bénéficier des aides mutualisées et des fonds publics grâce à la délivrance du seul label Qualiopi. Cette même loi donne le droit à deux instances d’autoriser les organismes certificateurs à contrôler la qualité selon le Référentiel National Qualité (RNQ) et délivrer le label Qualiopi.

Qui sont ces deux instances ?

• Le COFRAC est habilité à accréditer les organismes certificateurs (L. 6316-1 du code du travail)
• France Compétences a la possibilité d’habiliter des instances de labellisation à délivrer la certification Qualiopi selon les bases du Référentiel National Qualité (L. 6316-2 du code du travail). Cela a été rendu possible pour répondre à certaines situations particulières.

Focus sur les instances habilitées par France Compétences à délivrer le label Qualiopi :

Cette habilitation par France Compétences répond à la spécificité des instances portant déjà un label qualité. Il concerne toutes les instances portant un label, un cahier des charges, une charte, une norme ou toute autre démarche impliquant un processus qualité en lien avec la formation professionnelle.

Pour être habilitées par France Compétences, les instances de labellisation doivent prouver leur capacité à délivrer une certification qualité sur la base du RNQ (le référentiel Qualiopi). Les critères et indicateurs du RNQ sont généralement inscrits dans la charte ou le référentiel sur lequel le label de l’instance se base.

À partir de la reconnaissance de l’instance de labellisation par France Compétences, le label que délivre l’instance vaudra certification Qualiopi.

Qui sont les organismes certificateurs accrédités ?

La liste des organismes certificateurs accrédités ou habilités se trouve sur le site Internet du ministère chargé de la formation professionnelle, sur le site du COFRAC et celui de France Compétences. Elle est mise à jour régulièrement.

Comment choisir un organisme certificateur ?

Ce n’est pas parce qu’une liste dresse les organismes certificateurs accrédités que vous devez foncer tête baissée et choisir le premier venu. Aucun des organismes certificateurs ne se ressemble : différences de prix, de légitimité dans l’écosystème, de méthodologie de contrôle. Prenez le temps de bien vous renseigner avant de signer un contrat avec un organisme de contrôle.

Voici quelques étapes à suivre pour vous aider dans votre choix :

• Évaluez vos besoins et identifiez les critères et les exigences spécifiques de votre formation en matière de certification qualité.
• Renseignez-vous seulement auprès des organismes accrédités par le COFRAC ou habilités par France compétences. Les autres n’ont pas compétence à délivrer le label Qualiopi.
• Vérifiez l’expertise et la réputation des organismes accrédités : expérience, compétences de l'organisme certificateur dans votre domaine d'activité, références, témoignages, avis clients, etc.
• Comparez les tarifs proposés par différents organismes certificateurs et assurez-vous de comprendre tous les coûts associés : frais de renouvellement de la certification, d’audit de surveillance, le coût de correction des non-conformités, etc. Le prix dépend de votre statut de centre de formation, de votre chiffre d’affaires ou encore du nombre de jours d’audit.
• Déterminez les critères de certification qui vous concernent (voir nos tableaux des indicateurs Qualiopi) et demandez à l'organisme certificateur de vous fournir les critères de certification spécifiques de votre formation avant de signer un contrat.

Finalement, n’hésitez pas à contacter plusieurs organismes certificateurs, à poser vos questions, à tester leur capacité de réaction et surtout à faire confiance à votre instinct.

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À propos d’Edko

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Vous avez reçu un mail venant du Groupement d'Intérêt Économique D²OF vous prévenant d’un prochain contrôle alors que vous êtes certifiés Qualiopi ? Quelles différences entre Datadock & Qualiopi ? À quoi sert Datadock au temps de Qualiopi ? Est-ce que Datadock est toujours utile en 2025 ?

Pas de panique. Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions et faisons un panorama de ce qu’il faut savoir sur Datadock et Qualiopi en 2025.

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Qu'est-ce que Datadock ?

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Datadock est une base de données d’organismes de formation remplissant les exigences du décret du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue, créée à l’initiative du Groupement d'Intérêt Économique D²OF, composé d’une grande partie des financeurs de la formation professionnelle (OPCO, ATP...)

Jusqu’au 31 décembre 2021, le référencement Datadock était la règle pour obtenir des fonds publics et des aides mutualisées provenant des financeurs du groupe. Pour ce faire, les organismes de formation devaient déclarer être conformes aux 21 indicateurs des 6 critères Datadock. Datadock n’a jamais été un label ni une certification, mais bien un référencement déclaratif. Au temps de Datadock, les pièces administratives étaient déposées sur une plateforme en ligne. Après quelques questions et l’analyse du dossier, les financeurs ou des mandataires décidaient ou non de référencer les prestataires de formation. Cette déclaration était gratuite.

Bien qu’il y eût presque 40 000 formations référencées, le système Datadock comportait certaines limites, notamment celle d’avoir une procédure uniquement déclarative. En effet, beaucoup de modèles Datadock circulaient, ce qui rendait le processus qualité Datadock moins fiable, malgré des contrôles aléatoires opérés par les financeurs sur un échantillon de formations référencées.

La loi du 5 septembre 2018 sur “la liberté de choisir son avenir professionnel” a imposé l’obligation d’une certification par un organisme tiers de tous les organismes concourant au développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou aides mutualisées. C’est la naissance de la certification Qualiopi qui est venue progressivement remplacer le référencement Datadock.

Basée sur un Référentiel National Qualité, la certification Qualiopi est applicable depuis le 1ᵉʳ janvier 2022. Le passage de l’audit Qualiopi étant plus long et strict que le référencement Datadock, le décret n° 2021-1851 du 28 décembre 2021 a permis de faire cohabiter le référencement Datadock avec le nouveau Référentiel National Qualité (RNQ) et sa certification Qualiopi, évitant aux organismes de formation de se voir couper leurs financements en attendant le passage de l’audit Qualiopi. Ce décret a permis aux organismes de formation étant dans une démarche Qualiopi avant le 31 décembre 2021 d’être finançables jusqu'au 31 mars 2022.

Depuis cette dernière date, le référencement Datadock est une histoire ancienne. La suite continue avec Qualiopi comme seule certification de référence permettant d’obtenir des fonds publics et des aides mutualisées par tous les financeurs.

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Qu'est-ce qui remplace Datadock ? L’avènement de Qualiopi !

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Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, c’est désormais l’obtention de la certification Qualiopi qui permet d’accéder à des aides et fonds mutualisés ou publics. Contrairement à Datadock, qui référençait les organismes après une simple déclaration en ligne et mettait en place des contrôles aléatoires sur échantillon, la certification Qualiopi s’obtient après un audit durant lequel l’organisme certificateur se déplace dans les locaux et vérifie que le RNQ est bien rempli.

On passe du déclaratif avec Datadock au démonstratif avec Qualiopi, preuve d’une volonté ferme du gouvernement de durcir l’encadrement de la qualité des organismes de formation.

Contrairement à Datadock, Qualiopi est plus impartial, les certificateurs privés sont accrédités par France Compétences et le COFRAC et n’ont aucun lien avec les financeurs et disposent d’un champ d’action plus étendu (organisme de formation, VAE, bilan de compétences et CFA).

Pour plus d’info sur le passage de l’audit Qualiopi, rdv ici.

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Quel rôle exerce le Groupement d'Intérêt Économique D²OF en 2025 ?

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Le remplacement du référentiel Datadock par le Référentiel National Unique Qualiopi au 1ᵉʳ janvier 2022 n’empêche pas le Groupement d'Intérêt Économique D²OF d’exercer depuis cette date encore un certain rôle dans le contrôle des organismes de formation qu’ils financent (article L6216-3 du Code du Travail), à l'image de tous les financeurs concernés (article L. 6316-1 du Code du travail)

Le Groupement d'Intérêt Économique D²OF va donc intervenir comme un contrôle complémentaire au Référentiel National Qualité. La certification Qualiopi, attribuée suite à un audit réalisé par des organismes certificateurs accrédités, n’exempte pas le contrôle aléatoire par ses financeurs sur les actions qu’ils financent.

Deux types de contrôles font partie des missions du Groupement d'Intérêt Économique D²OF :

• Le contrôle qualité : les financeurs du groupe Groupement d'Intérêt Économique D²OF contrôlent la qualité effective et le respect des engagements pris dans le cadre de Qualiopi pour les actions qu’ils financent.

• Le contrôle du service fait : Les financeurs, outre de la qualité, s'assurent de l'exécution des formations dans le cadre d'un contrôle de service fait. Dans ce cas, ils vérifient que les prestations de formation réalisées correspondent bien à ce qui a été commandé et financé.

Retrouvez les conditions de contrôle des financeurs du groupe Groupement d'Intérêt Économique D²OF dans son nouveau Manuel d'interprétation du Référentiel de contrôle qualité 2025.

Faut-il encore se référencer sur Datadock en 2025 ?

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En 2025, seule l’obtention de la certification Qualiopi permet d’obtenir des fonds publics et des aides mutualisés de la part de tous les financeurs, même ceux du Groupement d'Intérêt Économique D²OF. Si vous êtes certifiés Qualiopi, vous n’avez donc pas besoin d’être référencés sur Datadock.

Désormais, toutes les formations qui ont déclaré leur activité de formation (et possèdent un NDA, numéro de déclaration d’activité en tant qu’organisme de formation), et certifiées Qualiopi sont référencées automatiquement sur la Liste Publique des Organismes de Formation (L.6351-7-1 du Code du Travail).

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Est-ce que la certification Qualiopi est obligatoire ?

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La certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour exercer une activité de formation. Mais elle le devient si l'organisme de formation en question souhaite être financé par des fonds publics ou des aides mutualisées.

Le passage du référentiel Datadock au référentiel National Unique Qualiopi a été un bouleversement dans le domaine de la formation professionnelle. De nouveaux acteurs ont émergé. Les conditions d’obtention ne sont pas les mêmes. La politique actuelle continue d’avancer vers un durcissement de l’encadrement de la qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

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Vous préparez l’audit Qualiopi et ne savez pas quels indicateurs remplir ?

Le Rérérentiel National Qualité (RNQ) vient encadrer la qualité des organismes de formation souhaitant bénéficier de fonds publics et d’aides mutualisées et son label Qualiopi attester de son respect. Le Référentiel Qualiopi est composé de 7 critères et de 32 indicateurs. En fonction des types de formations dispensées, vous ne serez pas contraints de respecter les mêmes critères.

OF, bilans de compétences, VAE, CFA ou encore nouveaux entrants, quels sont les indicateurs qui vous concernent ?

Retrouvez nos tableaux des indicateurs !

Le périmètre de la certification Qualiopi

Il existe 4 catégories d’actions de formation visées par la certification Qualiopi  :

• Actions de Formation (avec des spécificités concernant les formations en alternance ou encore les formations délivrant des certifications professionnelles reconnues)
• Validation des Acquis de l’Expérience
• Bilan de compétences
• Actions de Formation par Apprentissage

Pour bénéficier d’aides mutualisées ou de fonds publics, les organismes de formation devront répondre aux 7 critères du Référentiel National Qualité (chaque critère contient un certain nombre d’indicateurs). Par contre, ils n’auront pas tous les mêmes indicateurs à respecter.

Les 7 critères Qualiopi et leurs indicateurs

D’abord, un focus sur les 7 critères Qualiopi. Les 7 critères sont composés de 32 indicateurs en tout. Notez qu’il y a 22 indicateurs communs à toutes les actions éligibles. 10 indicateurs s’ajoutent aux 22 indicateurs communs et concernent seulement certaines typologies d’actions.

Voici les 22 indicateurs communs : 1, 2, 4, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 17, 18, 19, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 30, 31, 32. On fera un point plus bas dans l’article sur les indicateurs spécifiques à suivre pour chaque action de formation.

Critère 1 :  Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

Ce critère est composé de trois indicateurs, dont deux communs (1 et 2).

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

Ce critère est composé de cinq indicateurs, dont 3 communs (4, 5 et 6).

Critère 3 : L’ajustement des prestations et conditions de réception, d’accompagnement et de contrôle aux besoins des apprenants ;

Ce critère est composé de 8 indicateurs, dont 4 communs (9, 10, 11 et 12)

Critère 4 : L’adaptation des modalités pédagogiques, techniques et d’encadrement aux activités d’apprentissage proposées

Ce critère est composé de 4 indicateurs, dont 4 indicateurs communs (17, 18 et 20).

Critère 5 : La dénomination et l’accroissement des compétences et connaissances des responsables des actions de formation ;

Ce critère est composé de 2 indicateurs, dont 2 communs (21 et 22).

Critère 6 : L’implication de l’organisme de formation au sein de son milieu professionnel ;

Ce critère est composé de 7 indicateurs, dont 5 communs (23, 24, 25, 26 et 27)

Critère 7 : La collecte et la considération des avis du public ayant participé aux formations proposées, les réclamations autant que les appréciations. Edko vous assure de passer l’évaluation de ce dernier critère.

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Ce critère est composé de 3 indicateurs, dont 3 indicateurs communs (30, 31 et 32).

Quels indicateurs spécifiques en fonction des organismes éligibles Qualiopi  ?

Durant l’audit Qualiopi, l’auditeur certifié va analyser les indicateurs qui concernent seulement les actions de formation que vous visez. Vous délivrez des actions de bilans de compétences ? Une formation certifiante ? Découvrez vos indicateurs Qualiopi !

Les différentes actions de formation et leurs indicateurs :

• Action de formation en continu, non certifiante et sans alternance :

Certaines actions de formation labellisées Qualiopi ne délivrent pas de certification professionnelle reconnue au titre des deux répertoires nationaux (RNCP et RS). Or, cela n’empêche pas ces formations d’être “qualitatives” au titre de Qualiopi.

Ces actions de formation doivent respecter les 22 indicateurs communs, mais aussi l’indicateur spécifique 8.

• Action de formation certifiante au titre du RNCP et RS

Si votre formation conduit à une certification professionnelle enregistrée au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou Répertoire Spécifique (RS) ou délivrant un diplôme de l’Education Nationale, vous devrez respecter les 22 indicateurs communs + les indicateurs spécifiques d’appréciation 3, 7, 8 et 16.

• Action de formation avec des apprenants en contrat d’apprentissage (alternance)

En ce qui concerne spécifiquement l’alternance, vous devrez répondre aux 22 indicateurs communs + aux indicateurs spécifiques d’appréciation 13, 28 et 8.

Pour les actions de formation qui comprennent des périodes de formation en situation de travail (AFEST), qui juridiquement sont différentes de l’apprentissage, vous devrez répondre aux 22 indicateurs communs + aux indicateurs spécifiques d’appréciation 13, 28 et 8.

Les autres actions :

• Action de bilan de compétences

Un bilan de compétences est un accompagnement permettant d’analyser les compétences professionnelles et personnelles d’une personne et permettant de l’aider à recentrer ses motivations pour mieux évoluer professionnellement. Les bilans de compétences orientent souvent vers certaines formations.

Si vous êtes un centre de bilan de compétences, vous devrez répondre seulement au 22 indicateurs communs. Parmi les indicateurs communs, les indicateurs 4, 5, 9, 10 et 17 mentionnent des obligations spécifiques aux bilans de compétences, à consulter avec attention.

• Action de Validation des Acquis par l’Expérience

La Validation des Acquis par l’Expérience (VAE) est une mesure qui permet à toute personne de faire valider les acquis de son expérience en obtenant une certification professionnelle reconnue par l’Etat, qu’elle pourra faire valoir auprès de ses futurs employeurs.

Vous devrez répondre au 22 indicateurs communs, mais aussi aux indicateurs spécifiques : 3 et 16.

• Les actions d’un Centre de Formation d’Apprentis (CFA)

Un Centre de Formation d’Apprentis (CFA) est un établissement qui délivre des enseignements en alternance à des jeunes entre 16 ans et 25 ans. Il s’agit d’une formation spécifique, axée sur l’apprentissage.

Vous devrez répondre à TOUS LES INDICATEURS, soit aux 22 indicateurs communs, mais aussi aux 10 indicateurs spécifiques : 3, 7, 8, 13, 14, 15, 16, 20, 28 et 29.

• Action des nouveaux entrants

Qu'est-ce que les nouveaux entrants ? Il s’agit d’organismes éligibles Qualiopi qui sont dans leur première année d'activité. Dans ce cas, vous allez devoir prouver votre statut de “nouveau entrant” en délivrant une déclaration d'activité de moins de 12 mois.

Ils devront respecter les 22 indicateurs communs, sauf les indicateurs 22 et 32 (qui seront audités pendant l’audit de surveillance, 18 mois après le premier audit), mais également les indicateurs spécifiques : 3 et 13.

Exemples d’application :

• Exemple 1 : Si vous êtes une formation certifiante qui propose des formations en alternance, vous allez devoir répondre aux 22 indicateurs communs + aux indicateurs spécifiques qui concernent les certifications professionnelles + aux indicateurs spécifiques qui concernent l’alternance.
• Exemple 2 : si vous êtes une formation certifiante et nouveau entrant, vous allez devoir répondre aux 22 indicateurs communs + aux indicateurs spécifiques qui concernent les certifications professionnelles + aux indicateurs spécifiques qui concernent les nouveaux entrants.

Nota bene : ces informations sont générales et indicatives. Elles ne s’appliquent pas à la pluralité des situations existantes. Adressez-vous à votre organisme certificateur pour avoir la liste précise des indicateurs qui vous concernent.

Focus sur le critère 7, domaine d’expertise d’Edko, dont les indicateurs concernent toutes les actions éligibles Qualiopi

Le critère numéro 7 impose à tous les organismes délivrant des actions éligibles de recueillir et prendre en compte les appréciations et réclamations de toutes les parties prenantes (bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques, entreprises, partenaires, intervenants extérieurs…)

Mais ce n’est pas tout. Après avoir récupéré les feedbacks des parties prenantes, vous devez les traiter, les analyser, répondre aux difficultés relevées, puis mettre en œuvre des mesures d’amélioration continue sur la durée.

Lorsque ces étapes sont bien réalisées, le système éducatif en ressort toujours gagnant. Or, le recueil et le traitement des feedbacks sont chronophages et couteux (en temps et en ressources humaines).

Edko a donc mis en place un outil de gestion qualité, qui automatise la création, la diffusion, l’analyse et le traitement des feedbacks, spécialisé dans l’éducation. Gain de temps, conformité Qualiopi, personnalisation, cet outil vous accompagne pour piloter votre management interne.

Comment se déroule l’audit Qualiopi et comment obtenir la marque Qualiopi ?

Voici les différentes étapes :

• Effectuer une demande de certification auprès d’un organisme certificateur accrédité : l’organisme certificateur vous demandera des précisions sur l’action de formation que vous délivrez et évaluera seulement les indicateurs qui vous concernent.
• Finaliser un contrat avec l’organisme choisi
• Passer un audit initial, puis un audit de surveillance à 18 mois et enfin un audit de renouvellement au bout de 3 ans.

Une fois le label obtenu, vous pouvez légalement utiliser la marque Qualiopi. Seuls les organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation (Cofrac) peuvent vous autoriser à utiliser la marque Qualiopi, car c’est eux qui font passer les audits et délivrent la certification. Une fois l’audit initial passé avec brio, vous pouvez utiliser la marque Qualiopi dans vos communications, sur vos plaquettes, site web.

Nous avons écrit un article détaillé là-dessus, que vous pouvez consulter ici : Guide de lecture Qualiopi 2023.

Qu’est-ce qu’une non-conformité au sens de Qualiopi ?

Vous voilà le jour J, jour de l’audit Qualiopi. Ce moment tant attendu. Malgré une bonne préparation, il se peut que l’audit révèle des non-conformités, c'est-à-dire un écart entre la qualité que requiert le référentiel Qualiopi et ce que vous délivrez réellement.

• Une non-conformité majeure = l’organisme audité ne répond pas du tout à un indicateur.

Selon Certifopac, les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 ne peuvent faire l’objet que de non-conformités majeures, même s’ils sont partiellement remplis.

• Une non conformité mineure = l’organisme audité répond partiellement à un indicateur.

L’impact sur l’audit est différent en fonction d’une non-conformité majeure ou mineure :

• Si vous faites l’objet d’une non-conformité majeure, le label Qualiopi ne pourra pas vous être délivré le jour J. Néanmoins, vous avez 3 mois pour mettre en place des actions correctives et les transmettre à votre auditeur Qualiopi, qui aura ensuite un mois pour donner sa décision finale et vous délivrer (ou non) le label Qualiopi.
• Si vous faites l’objet d’une non-conformité mineure, le label Qualiopi pourra vous être délivré lors de l’audit. Néanmoins, il le sera seulement si vous avez moins de 4 non-conformités mineures. De plus, bien que vous ayez obtenu le label Qualiopi, vous devez mettre en place des actions correctives sous 6 mois concernant les non-conformités relevées et le prouver lors de l’audit de surveillance. Si une non-conformité mineure détectée durant l’audit initial n’est pas levée lors de l’audit de surveillance, elle se transforme en non-conformité majeure.

Notre conseil : faites-vous accompagner pour le passage de l’audit Qualiopi. Munissez-vous d’outils certifiés Qualiopi. Investissez sur la préparation de l’audit.

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À propos d’Edko

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Vous cherchez un modèle de questionnaire de satisfaction pour évaluer votre formation ?

Vous êtes au bon endroit.

Aujourd’hui, Edko a décidé de vous partager GRATUITEMENT des modèles types d’enquêtes de satisfaction formation pour sonder vos stagiaires (à chaud et à froid) après une session de formation.

Télécharger un modèle, c’est bien ! Mais encore faut-il savoir comment construire un questionnaire de satisfaction parfait.

‍Comment créer une enquête de satisfaction pour vos formations ? Cet article vous donne, en plus d’exemples de questionnaires de satisfaction parfaits pour vos formations, toutes les clés pour construire les vôtres !

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Qu’est ce qu'un questionnaire de satisfaction en formation ?

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Un questionnaire de satisfaction dans le secteur de la formation est un instrument d’évaluation de la satisfaction des stagiaires / apprenants (à chaud ou à froid). Il permet de prendre le pouls de vos parties prenantes et de sonder leur satisfaction après une action de formation.

Le questionnaire de satisfaction permet généralement de mettre à jour des indicateurs clés dans le secteur comme le NPS (taux de recommandation) ou encore le CSAT (un indicateur de satisfaction) et de collecter des données qualitatives pour évaluer la satisfaction des répondants vis-à-vis d’une action d’un organime de formation / école. Ces indicateurs représentent la santé de vos groupes / bénéficiaires sur la durée et vous permettent d'initier des actions. Il est donc important d’évaluer la satisfaction de manière régulière.

Vos formations ne sont sûrement pas parfaites… Connaître la satisfaction de vos apprenants permet d’adapter vos formations en cas de dysfonctionnements, de les améliorer ou de les personnaliser au fur et à mesure du temps.

L’objectif de ce questionnaire est donc d’identifier de potentiels points d’insatisfaction ou encore de comprendre où sont les points positifs afin de mettre en place des actions d’amélioration durables pour augmenter la satisfaction / la qualité d’un établissement ou d’une prestation.

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Pourquoi faire un questionnaire de satisfaction suite à une formation ?

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Si vous cherchez un exemple de questionnaire de satisfaction pour vos formations, c’est que vous connaissez l’intérêt des questionnaires de satisfaction dans le secteur de la formation professionnelle.

Les objectifs d’un questionnaire de satisfaction formation sont multiples :

• Détecter d’éventuelles sources d’insatisfaction et mettre en place des actions pour rectifier le tir

• Collecter des suggestions d’amélioration / pistes d’optimisation pour améliorer vos prestations

• Récupérer de la data fiable et positive pour démontrer sa plus-value, communiquer et attirer de nouveaux stagiaires

• Collecter les besoins et attentes de vos parties prenantes pour personnaliser l’apprentissage ou développer de nouveaux parcours.

• Mettre à jour vos indicateurs de satisfaction dans un enjeu d’image de marque

• Répondre aux exigences Qualiopi, qui impose de recueillir et traiter les appréciations des parties prenantes (critère 7).

• Favoriser le dialogue et la transparence avec vos parties prenantes.

• Prouver votre capacité de réaction et booster la satisfaction afin de créer une communauté d’ambassadeurs et d’ambassadrices.

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2 exemples d'enquêtes de satisfaction pour sonder les stagiaires après une session de formation

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Découvrez nos exemples gratuits de questionnaires de satisfaction formation (en world ou pdf). Les exemples ci-dessous sont des trames. Celles-ci sont adaptables à n'importe quel type de formation : assurance, banque, client B2B, animation... Néanmoins, il est nécessaire de les personnaliser en suivant vos propres objectifs.

• Le questionnaire à chaud est envoyé directement après la fin de la formation et se remplit souvent devant le formateur. L'évaluation à chaud est nécessaire pour adapter rapidement vos formations et mettre en place des actions de rectification / d’amélioration rapides. La mesure de la satisfaction à chaud doit être renouvelée.

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Téléchargez votre modèle gratuitement !

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• Un questionnaire à froid est envoyé quelques semaines, voire plusieurs mois après la fin de la formation. Le stagiaire va répondre avec plus de recul. Les informations sont plus pertinentes, mais le taux de réponse est généralement moindre. Dans le cas d’un questionnaire à froid, la mesure est nécessaire pour affiner vos pistes d’actions, remettre en question certains choix, croiser vos données récoltées à chaud. Comme la satisfaction à chaud, la mesure de la satisfaction à froid est régulière et constante.

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Téléchargez votre modèle gratuitement !

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Rappel des étapes pour construire un questionnaire de satisfaction

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La création d’une enquête de satisfaction ne s’invente pas. Il est nécessaire de suivre des étapes bien précises qui vous permettent de structurer vos objectifs et de construire un questionnaire simple et efficace (spoiler alert : cela vous permettra surtout d’éviter les questionnaires à rallonge) :‍

1. Définissez l'objectif de votre enquête : que souhaitez-vous évaluer ? Pourquoi l’avis de vos stagiaires est important après cette formation ? Souhaitez-vous connaître la satisfaction à chaud ? A froid ?

2. Ayez une cible précise : quelle est votre cible ? Elle doit être unique. Quels sont ses centres d’intérêts ? Ses préoccupations ? Ses attentes ? Vous devez connaître vos stagiaires / parties prenantes sur le bout des doigts.

3. Ayez en tête les différents types de questions : QCM, questions ouvertes, questions pour calcul des indicateurs clés (Le net promoter Score NPS, CSAT...)

4. Connaissez les types de questionnaires formation : questionnaire de satisfaction à chaud, à froid, questionnaire de suivi de l'insertion, questionnaire d'évaluation des acquis, enquête financeur, etc. Lequel est le plus adapté et répond le mieux à votre objectif ?

5. Ayez déjà en tête des pistes d’actions d’amélioration qui répondraient à votre objectif. Par exemple ; ajouter plus de pratique, scinder les groupes, etc. Cela vous permettra surtout de sonder vos stagiaires en ayant déjà des idées d’actions et des pistes d'actions.

6. Répertoriez tous les canaux de diffusion utilisés par votre cible : mail, message, réseaux sociaux, QR Code, quel canal répond le mieux à votre objectif ? Sur quel média votre cible est-elle la plus réactive ? Un conseil : faites des A/B tests.

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Quels éléments d’une formation évaluer ?

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Dans le cadre d’une formation, les éléments à évaluer sont nombreux. Pour créer un questionnaire efficace, il faut que vous identifiiez en amont son objectif. Que souhaitez-vous connaître ? Quels aspects de la formation souhaitez-vous évaluer ? Pourquoi est-ce important pour vous ? La structure de votre questionnaire dépend des données que vous souhaitez récolter.

Cet article fait un focus sur une mesure bien particulière : la satisfaction des stagiaires après une action de formation, à chaud ou à froid.

Pour être performant, un questionnaire de satisfaction doit être court et efficace. C'est pourquoi il est nécessaire de se poser la question de l'objectif. Un même questionnaire peut évaluer la satisfaction de vos parties prenantes sur plusieurs critères / activités :

• La pédagogie, soit le contenu pratique et théorique de vos formations.

• Les moyens pédagogiques, c'est-à-dire l’environnement de travail, les supports de cours ou encore le matériel pédagogique.

• Les parties prenantes et acteurs de la formation : les stagiaires, les formateurs, les intervenants, le personnel de l’établissement, les entreprises, les financeurs...

• L’ambiance.

• La logistique : inscription, l’orientation vers des solutions d’hébergement, l’aspect administratif…

• L’impact de votre prestation dans le temps : suivi de l'insertion, ...

• Les attentes et besoins des parties prenantes : leurs attentes ont-elles été remplies ? La formation a-t-elle eu un réel impact sur leur vie ?
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• Les acquis de vos stagiaires et l'atteinte de vos objectifs : avant, pendant et après la prestation

Plus vous souhaiterez vous engager dans une démarche d’amélioration continue, plus vous évaluerez de critères.

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Quelles cibles pour vos questionnaires formation ?

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La cible principale est bien sûr vos stagiaires, ceux qui bénéficient de vos formations et qui les “financent”. Même si nous n’aimons pas ce mot, vos stagiaires sont vos clients. Votre objectif est donc de les satisfaire.

D’autres cibles sont intéressantes à questionner :

• Intervenants extérieurs
• formateurs
• employés administratifs
• Collaborateurs
• Financeurs, commanditaires
• Entreprises partenaires
• Comité de direction de l’établissement

Connaître votre cible vous permettra de construire des questionnaires personnalisés, ce qui augmentera vos taux de réponse.

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Sous quel format envoyer votre questionnaire de satisfaction ?

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Concernant les formats de questionnaires de satisfaction post-formation, plusieurs options sont envisagaebles :

• Format papier, à distribuer notamment à la fin d’un module de formation en présentiel. Cette méthode est un peu désuète : elle demande de la logistique en impression, collecte et saisie des données sur un document Excel, ce qui entraîne une grosse perte de temps.

• Format digital, un format utilsable pour tout type de formation, en présentiel comme en distanciel. En effet, les enquêtes en ligne peuvent être diffusées grâce à des QR Code à la fin d’un module à évaluer (présentiel) ou encore via d’autres canaux : WhatsApp, mails, sms, push notification (distanciel & présentiel)… Ce format d’enquête est le plus utilisé dans le secteur de la formation professionnelle / éducation. Il offre l’opportunité d’automatiser la saisie et la collecte des informations, les analyses et le suivi, un gain de temps considérable pour les professionnels en charge.

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Quand faut-il envoyer le questionnaire de satisfaction de la formation ?

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Le questionnaire de satisfaction (à chaud) est généralement envoyé à la fin d’une formation ou d’une action de votre part. Si l’objectif est d’évaluer la formation qui vient d’avoir lieu, nous conseillons à nos partenaires de transmettre le questionnaire grâce à la méthode du QR code, beaucoup plus efficace que le mail pour une mesure à chaud, notamment pour les formations en présentiel.

Notre astuce : prenez 5min à la fin de la formation pour faire remplir le questionnaire à vos stagiaires. De cette manière, vous vous assurez un taux de réponse et de complétion frôlant les 100%.

Pour les autres formations, la satisfaction à chaud est évaluée généralement dans les 48 heures suivant la fin du module. N’oubliez pas de relancer les non-répondants pour avoir un taux de représentation satisfaisant.

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Le questionnaire de satisfaction à froid est envoyé quelques semaines plus tard, parfois plusieurs mois. Le mail est généralement l’outil privilégié pour envoyer un questionnaire à froid.

Néanmoins, vous êtes les seuls à connaître les habitudes de votre cible : réseaux sociaux, WhatsApp, relances téléphoniques etc… Adaptez-vous un maximum aux usages de votre cible pour améliorer vos taux de réponse.

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Nos conseils pour un questionnaire de satisfaction formation parfait  :

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Nous ne le répèterons jamais assez : vos questionnaires doivent être uniques et sur-mesure. Certes, les exemples de questionnaires (spécialisés dans le secteur de la formation) vous permettent d’avoir une base de travail solide,  mais ce n’est pas une fin en soi.

Pour créer un questionnaire qui vous apportera les réponses à vos questions et vous permettra de mettre en place des actions efficaces, il faut l’adapter à vos objectifs terrain.

Voici quelques conseils pour construire un questionnaire de satisfaction formation PARFAIT :

• Votre questionnaire doit être court : visez une moyenne de 10 questions dans le cas d’un questionnaire de satisfaction..

• Personnalisez le design de vos questionnaires : en fonction de vos apprenants, utilisez des smileys, emojis, des références, les couleurs de votre charte graphique. De cette manière, votre cible comprend que votre questionnaire est fait pour elle !

• Utilisez un outil de questionnaire intuitif, qui vous permet de monitorer la création, mais aussi l’analyse et les plans d’actions qui en découlent. Votre questionnaire de satisfaction doit s’adapter aux réponses collectées. Vous n’allez pas poser les mêmes questions à un apprenant insatisfait qu’à un stagiaire satisfait. C’est pourquoi Edko recommande à ses partenaires de créer des scénarios de questions. Avec Edko, vous construisiez et personnalisez vos questionnaires en queques clics avec l’expertise d’une équipe spécialisée dans l’éducation. Puis, le logiciel Edko diffuse automatiquement vos enquêtes sur des canaux pertinents (QR Code, email, lien web…), analyse en temps réel les résultats et centralise les actions dans un tableau d’amélioration (bonus : l’IA vous conseille des pistes d’actions adaptés aux feedbacks reçus). Résultat ? Pilotez efficacement votre satisfaction !

• Intégrez des questions pour calculer vos indicateurs clés de satisfaction : NPS ou CSAT

• Communiquez clairement l’objectif du questionnaire : dès le début, votre cible doit savoir à quoi elle répond et pourquoi elle y répond.

• Choisissez les bons canaux de communication en amont. N’oubliez surtout pas les relances ! Elles sont fondamentales. Vous manquez de réponses à vos enquêtes ? Planifiez des relances automatiques !

• Formulez le plus simplement possible vos questions et allez droit au but. Les questions doivent être faciles à lire, courtes et efficaces.

• Publiez régulièrement vos résultats et les pistes d’actions en cours : cela permettra de prouver votre engagement et votre réactivité vis-à-vis de vos répondants.

On pourrait vous donner 1500 conseils. Mais on doit bien s’arrêter quelque part.

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Analyse et utilisation des résultats

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Les questionnaires de satisfaction post-formation font partie intégrante de votre processus d’évaluation. La mesure de la satisfaction participe à calculer le ROI de vos formations.

La collecte n’est que la première étape de ce processus d’évaluation. Une fois que vous avez obtenu les réponses à vos questions, il est temps de les analyser !

L’analyse de vos questionnaires de satisfaction post formation est double. Deux typologies de réponses sont à prendre en compte et à analyser finement :

• Les réponses qualitatives : il s’agit des verbatims que vous avez collectés grâce à des questions ouvertes. Ces questions sont indispensables à intégrer à vos questionnaires pour laisser s’exprimer librement vos répondants. Ils sont à analyser un par un, en portant une attention particulière aux réclamations.

• Les feedbacks quantitatifs, qui vous permettent de suivre vos kpi de performance comme le NPS, la note de prise en compte handicap ou le CSAT dans le secteur de la formation. Chez Edko, nous privilégions aussi la mesure d’indicateurs personnalisés (grâce à des visualisations) qui permettent de monitorer la qualité de certains éléments propres à chaque établissement.

Pour plus d’informations sur l’analyse des données de satisfaction, consultez notre guide dédié à l’analyse des résultats collectés.

Vos analyses doivent vous permettre de mettre en place des actions concrètes. Il peut s’agir d’une action pour corriger un dysfonctionnement, mais aussi une action d’amélioration, qui va permettre d’améliorer durablement vos prestations et augmenter votre qualité.

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L’automatisation de vos processus d’évaluation de la satisfaction, un enjeu en 2025

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Satisfaction, besoins, attentes, évaluations des acquis… Mettre en place et piloter un processus d’évaluation prend du temps. Résultat ? Beaucoup d’organismes de formation et écoles peinent à transformer leurs analyses en actions concrètes.

La transformation digitale et l’automatisation des processus d'évaluation sont donc des enjeux majeurs pour les acteurs du secteur.

• La collecte et la saisie automatique des données

• L’automatisation des analyses avec la mise à jour automatique des indicateurs de satisfaction et des visualisations

• La centralisation du pilotage et du traitement des appréciations

Toutes ces fonctionnalités permettent aux professionnels de gagner du temps pour répondre aux appréciations / réactions, mettre en place des actions et in fine mesurer et améliorer l’impact de leurs actions.

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Témoignages et études de cas

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La mesure de la satisfaction est indispensable pour optimiser la qualité de vos établissements. Or, celle-ci est chronophage. C'est pourquoi beaucoup d'organismes de formation et écoles utilisent un logiciel d'évaluation, à l'image d'Edko. 

"La problématique principale était liée au suivi de la satisfaction (à chaud et à froid) des stagiaires mais aussi des formateurs et des financeurs. Cela se répercutait sur le suivi et la résolution des problématiques rencontrées dans les sessions de formation. Étant donné que notre centre de formation est de petite taille et qu'il ne dispose que d'une seule personne pour la gestion des formations, cette centralisation des informations permet un gain de temps considérable dans la gestion de la satisfaction des apprenants." explique Yasmine, responsable des formations chez Canopéa et utilisatrice d'Edko.

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"Dans le cadre de notre recherche de l'efficacité opérationnelle, nous cherchions à optimiser le temps et les ressources nécessaires pour gérer les questionnaires et améliorer la qualité de l'analyse des résultats au sein de notre organisme de formations. Nous sommes conscients que ces tâches peuvent être chronophages et fastidieuses, et c'est pourquoi nous étions à la recherche de solutions innovantes pour automatiser une partie de ce processus tout en garantissant des résultats précis et fiables. La fonctionnalité de suivi des retours par formations proposée par Edko, nous permet d'obtenir une vue d'ensemble détaillée de la satisfaction des stagiaires. Aussi, le logiciel nous donne des informations précieuses sur les performances de chaque formation." explique Julien Philipponneau, directeur de l'organisme de formation Le Socle.

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Fini les fiches de satisfaction, simplifiez-vous la vie avec un outil de gestion de la qualité efficace !

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Conclusion

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La mise en place d’un processus d’évaluation de la satisfaction post-formation est un enjeu stratégique majeur pour les organismes de formation et écoles. Son intérêt réside dans leur capacité à transformer les retours de leurs parties prenantes en actions et d’améliorer jour après jour leurs prestations.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

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Pourquoi collecter les feedbacks de vos parties prenantes ? Comment récupérer des feedbacks qualitatifs ? Quels sont les outils les plus adaptés pour collecter des feedbacks ?

Dans cet article, nous dressons un panorama des différentes manières de collecter du feedback et surtout d’en collecter du qualitatif. Si vous êtes un organisme de formation, cet article vous éclaire d’autant plus sur les particularités des feedbacks dans le domaine de l’éducation.

Vous êtes prêts ?

Commençons par une petite introduction.

Quel est le rôle du feedback ?

Le feedback est un moyen de comprendre les attentes de vos parties prenantes et de mettre en lumière les points d’amélioration envisageables. L’objectif : améliorer l’expérience de l’utilisateur ou de vos parties prenantes. C’est un outil stratégique incontournable d’amélioration continue et de gestion qualité.

Collecter du feedback est un moyen de récolter des données quantitatives et qualitatives sur l’expérience de vos parties prenantes. Une fois traitées et analysées, ces données vous permettent d’avoir connaissance de la satisfaction, mais aussi de vos axes d’amélioration. Les feedbacks vous permettent de prioriser vos actions et de connaître les points sensibles à traiter rapidement. De plus en plus d’entreprises comprennent l’intérêt du feedback. Les utilisateurs sont d’ailleurs habitués à recevoir des questionnaires de satisfaction ou des sondages.

Un point sur les feedbacks dans l’écosystème de la formation :

L’évaluation de l’enseignement par les étudiants occupe une place de plus en plus grande au sein des organismes de formation et écoles en France. La collecte de feedbacks est considérée comme l’un des moyens les plus efficaces pour améliorer de façon continue les formations et les programmes.

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, tous les organismes de formation souhaitant accéder aux fonds publics devront attester de la mise en place d’un système de gestion de la qualité, dont la réussite est formalisée par le label Qualiopi. L’un des critères obligatoires de cette certification impose le recueil des appréciations, le traitement des réclamations et enfin l’amélioration continue (critère numéro 7 Qualiopi). Le label Qualiopi, en plus d’être un gage de qualité, permet aux établissements de toucher un plus large public. Après obtention, les établissements peuvent faire profiter leurs apprenants de plans de financement avantageux, comme l’accès au CPF.

Tous les établissements de formation, qu’ils soient soumis ou non à Qualiopi, ont un intérêt à récolter les avis et appréciations de toutes leurs parties prenantes. Elles constituent une véritable mine d’or pour les écoles et organismes de formation. Elles permettent :

• d’améliorer leur offre pédagogique en continu
• de se mettre dans la tête leurs différentes parties prenantes (stagiaires, intervenants, anciens élèves, entreprises...)
• d’améliorer l’expérience de vie au sein de l’école
• de renforcer l’engagement et l’esprit d’appartenance de leurs parties prenantes
• de mettre en lumière ce qui fonctionne
• de corriger ce qui pose problème
• d’utiliser les données récoltées comme un levier marketing grâce à la recommandation

Une fois que l’on sait ça, il est presque indispensable de mettre en place un processus de collecte de feedbacks. Cette collecte doit être qualitative. Pour cela, elle doit être stratégique et répondre à un objectif cible. Il y a plusieurs manières de collecter des feedbacks. On vous présente trois façons différentes d’en collecter.

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3 façons de collecter du feedback de qualité  

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Collecter des feedbacks avant une action

Récolter des feedbacks avant une action (par exemple, avant le démarrage d’une nouvelle formation) vous permet d’appréhender en amont les besoins de vos parties prenantes et d’adapter au mieux l’action qui suivra. C’est une manière de construire votre produit en collaborant avec votre cible, de connaître ses attentes et de faire tout pour ne pas la décevoir.

Collecter des feedbacks à chaud

Récolter des feedbacks à chaud permet de détecter rapidement les problèmes liés à certaines actions. Par exemple, sonder la satisfaction pendant ou dès la fin d’une action de formation permet d’agir vite. Ce feedback à chaud est nécessaire pour mettre en place des actions correctives prioritaires.

Les questions posées à vos parties prenantes doivent viser une action qui nécessite (selon vous) des actions correctives ou amélioratives. Vous avez donc déjà un objectif précis en tête.

Exemple : vous venez de créer un nouveau programme qui s’intègre dans l’une de vos formations. Une fois le premier module délivré, vous allez sonder à chaud vos stagiaires pour connaître leur satisfaction. Dans ce cas, vous allez chercher à savoir si le contenu du programme répond aux attentes des stagiaires.

Lorsque l’on souhaite récupérer des feedbacks à chaud, on va sonder ce qui a été apprécié, moins apprécié ou ce qui pourrait être amélioré. La récolte de feedbacks à chaud permet aussi d’éviter certains biais, en anticipant certains échanges ultérieurs entre vos parties prenantes qui brouilleraient les résultats.

Collecter des feedbacks à froid

Récolter du feedback à froid permet de visualiser l’expérience vécue par les apprenants avec plus de recul. L’objectif est d’avoir une vision globale des ressentis. L’idée est de laisser maturer les points de vue pour avoir des feedbacks qui complètent les feedbacks collectés à chaud. L’idéal est d’attendre quelques jours, voire quelques semaines après la réalisation d’une activité. On utilise souvent les questionnaires NPS pour récolter des feedbacks à froid.

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Les méthodes pour récolter des feedbacks de qualité

ll est intéressant de se questionner sur le processus de collecte des feedbacks. Certes, vous allez choisir de les collecter plutôt à chaud ou à froid, mais comment récupérer cette donnée dont vous avez tant besoin ?

Plusieurs méthodes existent pour collecter des feedbacks qualitatifs.

L’envoi de formulaires, le top pour récolter des feedbacks de manière efficace

La plupart des entreprises et organismes de formation utilisent des questionnaires (ou formulaires) pour récupérer les feedbacks de leurs parties prenantes. Pourquoi ? Car les questionnaires leur permettent de toucher un grand nombre de participants, sont simples à créer et très intuitifs côté utilisateurs. De plus, ils s’intègrent directement sur votre site web ou votre application et sont diffusables sur n’importe quel canal de diffusion. Bref, ils sont incontournables.

Il ne faut pas minimiser le travail derrière la création de ces formulaires. Pour espérer obtenir un taux de réponse satisfaisant, il ne faut pas envoyer n’importe quoi.

Construire un questionnaire qui fonctionne, c’est se questionner sur :

• Son objectif
• Sa cible et ses attentes
• Son temps (pas plus de 10 questions)
• Sa simplicité de compréhension
• Sa diffusion
• Son analyse
• L’utilisation des données collectées

Comment bien préparer un questionnaire ?

• Les questions : réfléchissez vos questions en amont, sinon les donnés collectées seront médiocres. Pour cela, définissez un objectif. Un questionnaire pertinent est court (pas plus de 10 questions).
• Anticiper l’analyse : quels types de données souhaitez-vous collecter ? De la donnée quantitative pour calculer des indicateurs comme le NPS ou CSAT ? De la donnée qualitative pour vous aiguiller sur des pistes d’amélioration ? Ou les deux pour mettre en place une véritable stratégie de gestion qualité ?
• Anticiper la diffusion des questionnaires : QR Code, emails, lien diffusable sur les réseaux sociaux ? Ayant en tête vos moyens de communication pour cibler au mieux vos parties prenantes et avoir un taux de réponse au top pour vos questionnaires.

Pour en savoir plus, rdv sur notre article sur les modèles et typologies de formulaires de satisfaction)

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5 autres moyens de récolter des feedbacks

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Bien que nous vous recommandons grandement l’utilisation de questionnaires, ce n’est pas la seule manière de collecter du feedback. Voici une liste non exhaustive de méthodes de collecte de feedbacks. Elles sont plus ou moins appropriées en fonction de votre domaine d’activité :

• WebinApps Feedbacks : il s’agit d’un formulaire de feedback intégré directement à votre site web et par lequel vous pouvez recueillir des informations sur l’expérience utilisateur.

• Les chats en direct : vous avez déjà parlé à un chatbot ? En plus d'être un support client et générer des leads marketing, un chatbot peut servir à collecter des feedbacks précieux sur l’expérience utilisateur.

• La collecte de feedbacks indirects grâce à l’analyse du parcours utilisateurs : on parle ici de Google Analytics par exemple. Plus vous suivrez le comportement de vos prospects et vous analyserez leurs parcours et interactions, plus vous obtiendrez des réponses à vos questions. Qu’est-ce qui fonctionne et convertit le mieux ? Y’a-t-il des fonctionnalités qui “rament” ?

• Faire des tests utilisateurs ou lancer des versions bêta : c’est la meilleure manière de faire participer votre cible à la création de votre produit et de l’engager. Leurs retours sont précieux dans une phase de lancement (lancement d’une nouvelle plateforme interne sur un campus par exemple).

• Les interviews utilisateurs : quoi de mieux que d’échanger directement avec vos parties prenantes ? N’hésitez surtout pas à poser des questions en face à face à votre cible. Cela vous permettra d’échanger plus en profondeur sur les difficultés et insatisfactions soulevées.

Edko propose un outil de feedbacks spécialisé dans l’éducation. Création de questionnaire, diffusion et analyse, nous accompagnons nos partenaires sur toute leur gestion qualité.

Focus secteur éducation : 5 outils de collecte de feedbacks

On vous disait que la meilleure manière de collecter des feedbacks était d’utiliser des questionnaires. Quels types de questionnaires privilégier ? Quels sont les outils de feedbacks les plus pertinents dans le domaine de l’éducation ?

L’idée ici est de vous présenter des outils qui permettent de récolter des feedbacks de qualité. Dans le domaine de l’éducation, vous avez un certain nombre de choix qui s’offrent à vous. Tous ont leurs avantages et leurs inconvénients. Il est nécessaire de bien les connaître pour faire le choix le plus stratégique pour votre organisme.

• Les outils de questionnaires comme Google Form ou encore des questionnaires réalisés à la main (en version papier). Ils ont l’avantage d’être gratuits (pour certains, la gratuité est plafonnée à un nombre de questionnaires) et de vous laisser la main sur vos actions. Néanmoins, ils ont le désavantage d’être chronophages : certes, ils vous permettent de créer des questionnaires, mais vous n’avez aucun accompagnement sur la création, la diffusion, l’analyse de vos questionnaires, que vous devez réaliser à la main. Aussi, ils ne vous garantissent pas de répondre aux exigences RGPD ni d’obtenir le label Qualiopi.

• Les outils de sondage comme Eval&Go ou SurveyMonkey : ces outils payants vous permettent de créer un nombre infini de questionnaires. Néanmoins, ils n’assurent pas la partie diffusion ni analyse des feedbacks (que vous devrez gérer sur Excel). Si vous envisagez d’obtenir un label comme Qualiopi, il vous faudra donc investir dans des ressources humaines pour piloter l’analyse des feedbacks collectés.

• Les ERP sont des solutions digitales qui gèrent et coordonnent toutes les tâches administratives et de gestion d’un établissement de formation. La plupart du temps, ces ERP disposent d’un module de gestion qualité, soit un module d’envoi des questionnaires et de gestion des feedbacks. L’avantage est qu’il s’agit d’outils complets, qui vous permettent de gérer la partie administrative et à minima votre gestion qualité. Mais ils ne sont pas spécialisés dans la collecte de feedbacks. Leur analyse et leur traitement seront donc moins précis. De plus, ces outils sont difficilement personnalisables.

• Les logiciels de gestion d’expérience comme Qualtrics : ils sont assez rares sur le marché. Ces logiciels complexes nécessitent souvent une personne à temps plein pour les gérer (data scientist). Néanmoins, ils sont très puissants et complets, ce qui explique leurs prix élevés.

• Les logiciels de gestion qualité spécialisé dans l’éducation, comme Edko : il s’agit d’outils ultra spécialisés dans la collecte et le traitement des feedbacks dans le secteur de l’éducation. Ils vous permettent d’automatiser et de personnaliser toute votre gestion qualité : création des questionnaires, envois et relances, analyse automatique, priorisation & traitements des réclamations. Ils ont l’avantage de répondre aux exigences des labels qualité.

Vous avez toutes les informations nécessaires pour collecter des feedbacks de qualité ! A vous de vous armer des meilleurs outils et de mettre en place une stratégie en béton.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Vous êtes un centre de formation et vous cherchez des informations sur les conditions d’éligibilité du CPF ?

Vous êtes au bon endroit. Les conditions d’éligibilité du CPF sont nombreuses, ce qui rend leurs lectures difficiles.

Fraude, démarchages abusifs : au fur et à mesure des années, la réglementation s’est durcie. Les conditions d’éligibilité sont de plus en plus strictes. Elles ont d’ailleurs changé depuis le 1ᵉʳ janvier 2019. Mais, le principal est de comprendre comment vous pouvez inscrire vos formations au CPF en 2023.

Quelles sont les conditions à respecter pour être éligible au CPF en 2023 ?

C’est bien tout le sujet de cet article. Pas à pas, nous allons vous guider et vous expliciter toutes les étapes pour rendre votre centre de formation éligible au CPF : délivrez-vous une formation éligible ? Quelles sont les étapes pour financer votre formation par le CPF ?

Découvrez notre guide d’éligibilité CPF 2023 !

L’article est long et dense, mais vous apporte toutes les réponses sur l’éligibilité CPF. Pour vous permettre de vous repérer, voici un petit sommaire avant de démarrer :

🔹 Qu’est-ce que le CPF ?

🔹 Pourquoi rendre vos formations éligibles au CPF ?

🔹 Quelles sont les formations éligibles au CPF ?

🔹 Quelles sont les étapes indispensables à suivre pour être éligible au CPF en tant qu’organisme de formation ?

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D’abord, qu’est-ce que le CPF ?

Un peu de contexte avant de démarrer. Le Compte Personnel de Formation (CPF) est un dispositif essentiel de la formation professionnelle en France. Instauré en 2015 pour remplacer le Droit Individuel à la Formation (DIF), il offre aux travailleurs la possibilité de cumuler des droits à la formation durant tout le long de leur vie active.

Son but ? Faciliter l’accès à la formation, le renforcement des compétences acquises sur le terrain, l’évolution professionnelle et l’employabilité des individus.

Pour maximiser la qualité des formations ouvertes au CPF, l’État a mis en place un cadre, avec des critères stricts, permettant de filtrer les organismes de formation qui y ont droit.

Pourquoi rendre ses formations éligibles au CPF?

Être éligible au CPF est un atout considérable :

🔹 Pour la notoriété : les organismes de formation éligibles obtiennent des gages de qualité reconnus par l’Etat, qu’ils peuvent brandir et sur lesquels ils peuvent communiquer

🔹 Pour l’attractivité de nouveaux publics : le CPF est un moyen de financement qui permet aux organismes de formation de proposer leurs prestations à des publics qui n’auraient pas pu financer leur formation par leurs propres moyens ou via d’autres subventions.

🔹 Pour obtenir d’autres subventions publiques : Pôle Emploi, OPCO, etc.

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Quelles sont les formations éligibles au CPF ?

Avant de commencer une démarche d’éligibilité, il faut que vous vérifiiez que vous dispensiez des formations éligibles au CPF, car toutes ne sont pas éligibles.

Pour clarifier ce point et éviter aux organismes d’engager des actions sans issues, l’article L.6323-6 du Code du travail liste les formations qui sont éligibles au Compte personnel de formation (CPF) :

🔹 Les formations visant une certification inscrite au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS)

🔹 Certaines autres formations (bilans de compétences, actions de formations dispensées aux créateurs ou repreneurs d’entreprise, préparation aux épreuves du permis de conduire, les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience et les actions destinées à permettre aux bénévoles et volontaires de service civique d’acquérir des compétences nécessaires à l’exercice de leurs missions)

Rentrons un peu plus dans les détails 👇

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1. Les formations visant une certification inscrite au RNCP ou au RS

Une formation éligible au CPF doit être certifiante, c’est à dire préparer à une certification ou habilitation inscrite dans l’un des répertoires nationaux : RNCP et RS. Ces répertoires répertorient toutes les certifications professionnelles reconnues par l’Etat.

🔹 Le RNCP classe les compétences par niveau de qualification et domaine d’activité et permet de valider des compétences et des connaissances acquises, nécessaires à l’exercice d’activités professionnelles. Ces certifications sont constituées de blocs de compétences pouvant être évaluées et validées.

🔹 Le RS liste les compétences complémentaires : habilitations sécurité, certification professionnalisante, compétences transversales.

Pour vous assurer d’être une formation certifiante et d’être éligible au CPF, retrouvez ici toutes les formations éligibles visant une certification professionnelle reconnue  :

🔹 Celles enregistrées au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles). Elles sont définies par un référentiel d’activités qui décrit les situations de travail, les activités exercées, les métiers ou emplois visés. On peut citer pour exemple les formations qui préparent à un CAP cuisine, agent de sécurité, coiffeur, couvreur etc.

🔹 Celles délivrant des attestations de validation de blocs de compétences faisant partie d’une certification professionnelle inscrite au RNCP, soit des “parties” de compétences permettant d’atteindre une certification professionnelle reconnue.

🔹 Celles délivrant des certifications et habilitations inscrites au RS (Répertoire Spécifique), qui permettent d’acquérir des compétences complémentaires aux certifications professionnelles inscrites au RNCP, comme une certification cuisine et pâtisserie de santé.

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2. Les autres formations éligibles :

D’autres types de formations peuvent être éligibles au CPF et sont encadrées par la loi. Il s’agit des actions/formations suivants :

🔹 Les actions qui permettent la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience). Ces actions peuvent être finançable par le CPF seulement si elles sont délivrées par des formations délivrant elles-mêmes des certifications reconnues au titre du RNCP.

🔹 Les bilans de compétences, qui doivent répondre aux critères d’éligibilité mentionnés ici.

🔹 Les formations dispensées aux créateurs et repreneurs d’entreprises visant notamment à les aider à pérenniser leur activité, dont les conditions d’éligibilité ont été explicitées par un décret du 22 avril 2022.

🔹 La préparation à l’épreuve théorique du code de la route et à l’épreuve pratique du permis de conduire, pour les véhicules du groupe léger et les véhicules du groupe lourd (à compter de janvier 2024, l'éligibilité concernera la préparation à l'épreuve théorique et pratique de toutes les catégories de permis véhicule à moteur) dont les conditions d’éligibilité sont mentionnées ici.

🔹 Les actions de formation destinées à permettre aux bénévoles et aux volontaires en service civique d'acquérir les compétences nécessaires à l'exercice de leurs missions : sapeurs-pompiers ou volontaires en service civique par exemple. Elles sont éligibles au CPF si et seulement si elles répondent à des certifications inscrites au RNCP.

Pour chacune des formations, vérifiez bien que vous répondez aux critères d’éligibilité avant de vous lancer dans une démarche d’éligibilité CPF.

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3. Formations suivies à l’étranger :

Certaines formations étrangères peuvent être finançables grâce au CPF. Pour cela, elles doivent répondre à des critères d’éligibilité précis.

Peu importe la typologie de formation, le CPF est corrélé à certains critères d’éligibilité.

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Quelles sont les étapes indispensables à suivre pour être éligible au CPF en tant qu’organisme de formation ?

Elles sont toutes cumulatives. En tant qu’organisme de formation, vous devez impérativement suivre toutes ces étapes pour espérer être éligible au CPF et bénéficier de tous ses avantages concurrentiels.

Lorsque vous souhaitez mettre en place une formation éligible au CPF, il est important de suivre ces étapes, qui sont obligatoires :

🔹 Créer votre entreprise

🔹 Déclarer votre activité comme organisme de formation

🔹 Obtenir la certification qualité Qualiopi

🔹 Proposer des formations certifiantes au titre du RNCP ou au titre des critères d’éligibilité des autres formations

🔹 Être enregistré sur MonCompteFormation

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Etape 1 : Créer votre entreprise

Pour espérer bénéficier du financement par le CPF, la première étape est d’obtenir un numéro de SIRET. Pour cela, il vous faut créer une entreprise.

Aucun statut n’est imposé aux organismes désirant délivrer des formations éligibles. Vous avez la possibilité de choisir votre statut librement : société individuelle (micro-entreprise, EURL, SASU etc), société permettant de recruter (SARL, SAS, etc) ou encore association à but non lucrative.

Choisissez le bon statut juridique dès le départ. Il vous sera difficile de le changer après avoir déclaré votre activité comme organisme de formation auprès de la DREETS (qui correspond à la deuxième étape).

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Etape 2 : Déclarer son activité comme organisme de formation à la DREETS

Pour espérer être éligible au CPF, vous devez nécessairement déclarer l’activité de votre organisme de formation.

Note bene : attention, cette étape n’est pas à confondre avec le dépôt d’une demande d’immatriculation au RS ou RNCP (4ème étape du processus d’éligibilité).

L’objectif ici est d’obtenir un numéro d’enregistrement, appelé le NDA (Numéro de Déclaration d’Activité). Ce numéro devra figurer sur vos factures, vos bons de commandes ou n’importe quel contrat de formation professionnel. Il est donc indispensable et OBLIGATOIRE.

Il existe deux manières de faire votre déclaration :

🔹 La déclaration de votre activité de formation peut être faite en ligne sur le portail “mesdemarches.emploi.gouv.fr” , dans “Mon activité de formation”

🔹 La déclaration de votre activité de formation peut êtrepeut-être faite par courrier, en écrivant à la DREETS de la région dont dépend votre entreprise : voir liste ici.

Les documents demandés sont les suivants :

🔹 la copie du justificatif d’attribution de votre numéro unique d’identification (SIREN) ;

🔹 le bulletin n°3 du casier judiciaire, du dirigeant de votre entreprise ;

🔹 la première convention de formation professionnelle que vous avez nouée avec un apprenant. Cette étape semble assez contradictoire, vu que vous n’êtes pas encore à ce stade reconnu comme un organisme de formation. Or, vous devez nécessairement conclure une convention de formation avec un premier apprenant pour obtenir votre numéro, même sans avoir été reconnu comme tel.

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Etape 3 : Passer et obtenir la certification Qualiopi

La loi du 5 septembre 2018 sur “la liberté de choisir son avenir professionnel” a imposé l’obligation d’une certification Qualiopi pour tout les organismes concourants au développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics ou mutualisés. Le CPF étant un fond mutualisé, son éligibilité est corrélée à une labellisation Qualiopi.

Pour ce faire, vous devez répondre aux critères du Référenciel National Qualité. En fonction de l’activité de formation (VAE, CFA, organisme de formation), vous devrez répondre à plus ou moins 32 indicateurs (certains critères ne concernent que certains types de formation)

Pour plus d’informations sur le passage de l’audit Qualiopi, rdv sur notre guide de lecture Qualiopi 2023.

Edko propose un outil de gestion qualité 100% validé par les organismes certificateurs Qualiopi. Pour en savoir plus, rdv ici.

Dans certains cas, la seule obtention du label Qualiopi permet de débloquer des financements (OPCO ou encore Pôle Emploi). Or, ce n’est pas le cas pour le CPF. L’obtention du label Qualiopi est obligatoire mais pas suffisant. Les formations souhaitant être éligibles au CPF doivent aussi être certifiantes (conditions cumulatives).

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Etape 4 : Proposer des formations certifiantes

Une formation est certifiante lorsqu’elle prépare à une certification professionnelle reconnue et répertoriée dans un des deux répertoires nationaux tenus par France Compétences (RNCP et RS).

Pour que votre formation soit éligible au CPF, il faudra donc qu’elle prépare à une de ces certifications professionnelles reconnues par l’Etat.

Pour rendre vos formations certifiantes, deux solutions s’offrent à vous :

🔹 Répondre aux exigences d’une certification déjà existante dans les répertoires

🔹 Créer votre propre certification professionnelle et l’inscrire dans l’un des deux répertoires

1. Votre formation répond à une certification professionnelle existante

Il faut vous assurer que votre formation prépare à une certification existante répertoriée dans le RNCP ou le RS.

🔹 Prenez le temps de bien analyser les différentes certifications enregistrées dans les deux répertoires

🔹 Choisissez la certification à laquelle prépare votre formation

🔹 Contactez le détenteur de la certification pour mieux comprendre les modalités de passage de la certification

🔹 Décrochez la certification en négociant avec l’organisme certificateur. Dans le cas d’un passage réussi, vous êtes reconnu comme organisme de formation préparant à la certification (dans certains cas, vous allez devoir modifier le contenu de votre formation pour répondre à la certification)

Une fois que vous obtenez une réponse positive, votre formation est certifiante, dans le cadre du CPF.

PS : pour les autres types de formation éligible, comme le bilan de compétences ou les actions VAE, référez-vous à la première partie de l’article et aux conditions d’éligibilité associées.

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2. Votre formation prépare à sa propre certification professionnelle

C’est le cas d’une formation qui ne répond à aucune certification professionnelle reconnue existante. Le processus est plus long (comptez deux ans pour une certification inscrite au RNCP et un an pour une certification inscrite au RS).

Voici les étapes à suivre :

🔹 Créez-vous un compte sur France Compétences.

🔹 Créez un dossier de création de certification : ce dossier est téléchargeable depuis votre compte France Compétences et liste les différents éléments à fournir (une identification précise de la certification et les référentiels d’activité, de compétences et d’évaluation).

🔹 Déposez une demande d’enregistrement auprès de France Compétences.

🔹 Attendez la réponse de France Compétences, qui doit évaluer votre demande et donner son avis sur l’opportunité d’enregistrer la certification dans un des deux répertoires.

Vous avez en moyenne 40% de taux d’acceptation pour le RNCP et 20% pour le RS. Dans le cas où vous obtiendriez une réponse favorable, votre formation sera considérée comme certifiante.

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Etape 4 : l’enregistrement sur MonCompteFormation

Félicitions, vous avez fait le plus difficile !

La dernière étape pour être éligible au CPF est l’enregistrement de votre formation sur MonCompteFormation, pour que votre formation fasse partie du catalogue CPF.

Cet enregistrement fait l’object d’un dernier contrôle. La loi du 19 décembre 2022, en vigueur depuis le 21 décembre 2022, a instauré une procédure préalable au référencement des organismes de formation par la Caisse des dépôts.

Voici la marche à suivre :

🔹 Effectuez une demande d’accès via un formulaire mis à votre disposition sur l’espace professionnel des organismes de formation (EDOF, accessible sur le site internet www.of.moncompteformation.gouv.fr), et procéder à l'envoi de différentes pièces justificatives. Voici les pièces à fournir :

• Des justificatifs attestant du respect de tous les critères d’éligibilité CPF que nous venons de vous détailler dans cet article (voir articles L6323-9-1 et L6323-9-2 du Code du travail, en vigueur depuis le 21 décembre 2022 / concernant les bilans de compétences, référez-vous au “Guide sur les règles d’éligibilité au CPF du bilan de compétences”).
• Le respect des prescriptions de la législation fiscale et de sécurité sociale
• Le respect des conditions générales d’utilisations (CGU) du service dématérialisé MonCompteFormation.

🔹 La Caisse des Dépôts procède au contrôle des informations et des justificatifs.

🔹 Pendant ce processus de vérification, vous êtes accompagnés via une aide à la saisie, des ressources documentaires et êtes obligés d’assister à des webinaires d’information.

🔹 La Caisse des dépôts vous notifie ensuite sa décision.

Si la réponse est positive, vous êtes enfin officiellement éligible au CPF. Vous pouvez intégrer la plateforme MonCompteFormation et proposer vos offres. Halleluja.

Attention, depuis le 19 janvier 2023, la procédure d'enregistrement sur Mon Compte Formation est étendue à l'ensemble des organismes de formations, même ceux référencés avant le 6 octobre 2022. Si vous êtes concernés, vous allez recevoir un mail de la part de la Caisse des Dépôts qui vous renverra vers le formulaire en ligne.

Vous l’aurez compris, l’éligibilité au CPF est un parcours du combattant. La législation est stricte et continue d’aller dans ce sens. Mais le revers de la médaille est que son obtention vous propulse dans une autre dimension, plus que positive pour votre organisme de formation.

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À propos d’Edko

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La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

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