Améliorez vos formations grâce à nos ressources

En cette fin d’année 2023, l’équipe d’Edko est allée rencontrer son partenaire AP Formation, dont le Directeur s’est prêté au jeu de l’interview vidéo. L’objectif de ces rencontres ? Laisser les utilisateurs de l’outil répondre à toutes vos questions sur la solution Edko.

Quel est son impact ? Comment s’intègre-t-elle au quotidien des responsables qualité/directeurs d’école ? Personne n’est mieux placé pour en parler et rendre compte d’une réalité opérationnelle.

Rappelons-le, Edko est né d’une volonté d’accompagner les organismes de formation / école / académies de formation à améliorer la qualité de leurs offres grâce à la puissance des feedbacks, tout en les aidant à répondre le mieux possible aux exigences légales et réglementaires.

Découvrez l’interview Alexandre Ballet, alors encore Directeur d’AP Formation en novembre 2023, qui fait un retour d’expérience sur la solution Edko 👇

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*propos recueillis en novembre 2023.

Qui êtes-vous ?

Je suis Alexandre Ballet, directeur d'AP Formation, un centre de formation installé à Toulouse depuis presque 20 ans. On commercialise des formations orientées sur le numérique et le digital, en présentiel et en e-learning. On a à la fois des personnes qui sont en formation continue qui viennent chez nous pour se former et apprendre un nouveau métier dans le cadre d’une reconversion par exemple et on a des personnes un peu plus jeunes qui viennent chez nous en apprentissage.

Avant Edko, comment gériez-vous la gestion qualité de vos formations ?

Avant Edko, tous les questionnaires étaient gérés manuellement, en mode papier, comme tout le monde à cette époque-là, et après, on est passé sur des formulaires Google Form mais avec toujours cette difficulté d’une gestion qui n’était pas automatisée et parfois source d’erreurs.

Quels étaient les principaux freins de cette ancienne gestion qualité ?

Le principal frein était cette notion possible d’erreurs, parce que tout était ressaisi après quand c’était à la main et tout devait être intégralement relu quand c'étaient des Google Forms. Ce n’était pas toujours hyperfiable. Selon le temps qu’on y consacrait et le niveau des réponses qu’on pouvait recevoir, on n'était pas hypersatisfait des rendus. Puis, les nouvelles normes qualité font qu’aujourd’hui, on a besoin d’une remontée plus fiable des informations.

Pourquoi avez-vous choisi Edko pour vous accompagner ?

On a connu la solution grâce à notre Responsable Qualité Groupe, qui a été la première à nous susurrer l’idée de tester la solution. Puis, une fois testée, évidemment, on a vu qu’on pouvait automatiser les tâches, qu’on avait plus grand-chose, voire plus rien du tout, à faire à la main. On a rapidement été convaincu pour une phase de test et puis pour l’adopter très rapidement après.

Vous vous reconnaissez dans ce témoignage ?

Comment Edko change la vie de vos équipes au quotidien ?

Très concrètement, dans la formation, on a beaucoup de tâches administratives qui sont extrêmement chronophages. Clairement, Edko nous fait gagner du temps, nous fait gagner en efficacité et puis nous permet d’avoir un suivi qualité et d’amélioration continue au quotidien à la fois plus efficace et quasiment instantané. Aujourd’hui, quand j’ai une remontée qui est négative ou une petite réclamation du quotidien, j’ai la capacité d’interagir avec le stagiaire ou avec la problématique tout de suite.

Quel est l’impact d’Edko sur la qualité de vos formations ?

Le réel impact est d’avoir une capacité très fine d’évaluation des modules à l’issue de chaque thématique. Globalement, une formation se découpe en une trentenaire de modules. À chaque fois qu’un module est terminé, on peut l’évaluer et le formateur et l’équipe pédagogique sont instantanément au courant de la satisfaction des stagiaires. (…) Ça nous permet d’ajuster avec le formateur : imaginons qu’on a une remontée un peu en deçà sur un support de cours, le formateur le sait quasiment instantanément et a la capacité de compléter/modifier son support. On a aussi une vraie facilité d’utilisation d’Edko dans les enquêtes d’insertion, les enquêtes à 3 mois, à 6 mois, qui sont aujourd’hui un impératif pour Qualiopi. On le faisait avant, or aujourd’hui, tout est automatisé et surtout, on a des relances automatiques qui sont faites, ce qui nous évite de perdre du temps à relancer systématiquement les stagiaires.

Et concernant Qualiopi ?

Qualiopi, on a déjà passé deux fois les audits : le premier et celui de renouvellement. Là, on a le prochain qui est programmé en mars 2024. Évidemment, on est forcément plus confiant sur le critère 7 (…) parce que finalement tout est automatisé, parce qu’on a des rapports concrets, efficaces et fiables qui nous permettent d’arriver pour l’audit avec des extractions fines à soumettre comme preuves à l’auditrice.

Que pensez-vous de la team Edko ?

À partir du moment où il y a un toulousain dans l’équipe, on partait déjà avec un petit à-priori positif. On est ravi d’avoir tester la solution, d’avoir rencontré des équipes jeunes, dynamiques, qui comprennent nos problématiques terrain, qui affinent au fur et à mesure et qui nous proposent des évolutions dans la solution qui collent à nos besoins.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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L’évaluation de la formation est une exigence légale et stratégique, dont les prestataires concourant au développement des compétences doivent s’assurer. L’évaluation d’une formation est une démarche permettant d’apprécier la qualité, de juger de la pertinence de la formation professionnelle dans un enjeu d’amélioration continue. Seule une évaluation peut révéler les points forts, les failles et la réussite d’une prestation.

L’évaluation d’une formation fait intervenir plusieurs acteurs, notamment les formateurs. Dans cet article, nous faisons un focus sur l’évaluation d’une formation dans laquelle le formateur est partie-prenante.

Du point de vue du formateur, l’évaluation permet de :

• Mesurer l’écart entre les objectifs de départ et les résultats obtenus ; et donc d’évaluer l’efficacité d’une prestation de formation.
• Comprendre les raisons des difficultées éventuelles
• Interpréter les résultats et émettre un jugement de valeur pour améliorer son offre
• Construire des formations sur mesure qui répondent aux besoins des bénéficiaires et aux objectifs de l’organisme de formation.

Elle permet donc l’amélioration continue du programme, des cours, des ateliers, des méthodes pédagogiques. C’est un outil d’adaptation plus qu’efficace, obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences et souhaitant bénéficier de fonds publics ou d’aides mutualisés (CPF, OPCO…). Dans ce cadre, certaines des évaluations exigées impactent les formateurs internes ou externes et ce que nous allons examiner aujourd’hui.

Dans cet article, nous faisons un focus sur les différentes obligations d’évaluation d’une formation, exigée dans le cadre de la certification Qualiopi, dont les formateurs sont parties-prenantes👇 : Quelles sont ces évaluations ? À quoi servent-elles ?

Responsables formation, formateurs, directeurs qualité, cet article est fait pour vous !

Focus sur l’obligation légale d’évaluation d’une formation

L’évaluation d’une formation par le donneur d’ordre (prestataire d’actions concourant au développement des compétences) est une obligation légale qui ne date pas d’hier : loi du 5 mars 2014 (L.6362-5 CT) et décret relatif à la qualité des actions de formation professionnelle continue du 30 juin 2015 (applicable à compter du 1ᵉʳ janvier 2017).

Depuis, la loi Avenir du 5 septembre 2018 est venue une nouvelle fois réformer le processus qualité des organismes de formations et formateurs indépendants. Pour obtenir des financements publics, les prestataires doivent répondre aux exigences d’un Référentiel National Unique, en obtenant une certification qualité nommée Qualiopi.

Le Référentiel National Qualité, qui encadre la qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences, impose aux prestataires de respecter 7 critères et 32 indicateurs, dont certains sont dédiés à l’évaluation des formations et impactent les formateurs.

Découvrons les méthodes d’évaluation à la lumière des exigences légales et réglementaires 👇

Méthodes d'Évaluation

Les formateurs indépendants ou les organismes de formation, en tant que prestataires concourant au développement des compétences souhaitant bénéficier de fonds publics, sont soumis à différentes obligations légales, formalisées dans le guide de lecture QUALIOPI.

En dehors de l’aspect légal, l’évaluation d’une formation est primordiale pour prouver ses capacités d’adaptation, pour mettre en place des techniques d’amélioration de cours, booster ses recommandations et attirer de nouveaux talents.

Découvrons les différentes évaluations “imposées” aux organismes de formation et qui intéressent les formateurs 😎

• En amont de la formation
• Pendant la formation
• Après la formation

Analyse du besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concernés (critère 2 - indicateur 4 du Référentiel National Qualité)

En amont de la formation, le stagiaire est testé par le formateur/organisme de formation pour analyser ses besoins.

Il s’agit d’un impératif de l’indicateur 4 (critère 2) du Référentiel National Qualité qui impose au prestataire d’analyser le besoin du bénéficiaire et de "démontrer comment le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation."

Or, pour ce faire, il faut collecter les besoins et attentes des bénéficiaires, via une évaluation. Cette évaluation concerne nécessairement le formateur, qui va adapter sa prestation aux besoins des bénéficiaires.

Exemples de preuves et de méthodes d’évaluation : tout support synthétisant les besoins identifiés du bénéficiaire ou d’un groupe de bénéficiaire :

• grilles d’analyse
• diagnostics préalables
• dossiers d’admission
• comptes rendus d’entretiens
• critère de détermination de l’opportunité et de la faisabilité de la prestation

Dans ce cas, une grande partie des prestataires et formateurs utilisent des questionnaires d’évaluation des attentes et besoins des bénéficiaires, une méthode efficace pour sonder en amont un grand nombre de personnes.

Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation (indicateur 8, critère 2 RNQ)

En amont, le stagiaire est évalué par le formateur/organisme de formation pour évaluer ses acquis à l'entrée de la prestation.

Il s’agit de l’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation (indicateur 8 du RNQ) qui concerne spécifiquement les organismes de formation et les CFA. Cette évaluation touche de très près les formateurs, qui doivent construire des formations permettant aux bénéficiaires de développer leurs acquis. Or, déterminer si l’objectif est atteint ne peut se faire qu’en comparant les acquis avant la formation avec les acquis post-formation.

Niveau attendu pour Qualiopi : “Démontrer l’existence de procédure de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation”. L’objectif est de permettre au formateur de s’adapter, de mettre en place des modules sur-mesure et de constater la progression des stagiaires.

Exemples de preuves et de méthodes d’évaluation :

• diagnostic préalable
• entretien
• évaluation des acquis à l’entrée
• outils de mesure des écarts en termes de compétences à acquérir ou à faire valider
• auto-positionnement
• procédures de positionnement et/ou conditions d’accès.

Dans ce cas, la plupart des organismes de formation optent pour l’envoi de questionnaire d’évaluation des acquis avant la formation.‍

Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation (critère 3 indicateur 11 RNQ)

Pendant la formation (et à l’issue de celle-ci), le stagiaire est évalué pour permettre une appréciation de la pertinence d’une formation par rapport aux objectifs fixés.

Il s’agit de l’évaluation de l’atteinte des objectifs (indicateur 11) : “Démontrer qu’un processus d’évaluation existe, est formalisé et mis en œuvre. Il permet d’apprécier l’atteinte des objectifs”. Cette évaluation concerne nécessairement les formateurs, qui doivent vérifier que les objectifs pédagogiques visés par la formation délivrée sont acquis par les bénéficiaires.

Pour ce faire, le guide de lecture liste des exemples de preuves et de méthodes d’évaluation :

• outils d’évaluation des acquis en cours et en fin de prestation (à chaud et à froid)
• outils d’auto-évaluation à disposition des bénéficiaires
• compte rendu
• taux de réussite à la certification professionnelle…

Non-conformité : le non-respect (même partiel) de cet indicateur entraîne une non-conformité majeure.

Dans ce cas, la plupart des organismes de formation optent pour l’envoi de questionnaires de validation des acquis & le bilan pédagogique formateur (auto-évaluation).

Vous l’aurez compris, une formation est évaluée à plusieurs moments stratégiques…

Pour résumer, il existe plusieurs méthodes d’évaluation interne d’une formation :

• quizz
• grille d’évaluation individuelle
• auto-évaluation
• entretien direct
• grilles d'observation
• fiche d’évaluation…

La méthode la plus utilisée et qu’on vous recommande est le questionnaire d’évaluation en ligne 👇

Outil d'Évaluation d’une formation Efficace : le questionnaire d’évaluation en ligne

De notre côté, nous vous conseillons l’utilisation des questionnaires/enquêtes d’évaluation en ligne, la meilleure méthode pour sonder un grand échantillon de personnes, sur les mêmes items, de manière simple et rapide.

Les questionnaires en ligne vous permettent de répondre à tous les indicateurs ci-dessus. On vous explique 👇

Étapes pour réaliser un questionnaire en ligne performant

• Etape 1 : Envoyez des questionnaires qui répondent à un objectif cible : objectifs pédagogiques, sur le contenu…
• Etape 2 : Connaître les typologies de questions : questions quantitatives, question qualitative, échelle de Likert, note ou classement, question ouverte, question fermée, QCM
• Etape 3 : Connaître les principaux types de questionnaires formation : Le questionnaire d’évaluation des acquis des stagiaires avant la prestation, le questionnaire de validation des acquis pendant et à la fin de la prestation, le bilan pédagogique formateur….
• Etape 4 : Construire des questionnaires simples et intuitifs, en utilisant des outils en ligne
• Etape 5 : Diffuser les questionnaires sur des canaux de communication qui génèrent un fort taux de réponses

Retrouvez nos questions types par typologies de questionnaires  👇

Exemples de questions par typologie d’évaluation par le formateur ou OF (acquis, attentes, BPF)

Questions types d’évaluation des attentes des stagiaires :

• Qu’attendez-vous de cette formation ?
• En quoi cette formation s’intègre-t-elle dans votre projet professionnel ?

Questions types d’évaluation des acquis (avant, après) et de positionnement :

Questions types Bilan pédagogique formateur

Retrouvez ici l’exemple de bilan pédagogique formateur à télécharger.

Edko vous accompagne dans la création d’enquêtes formation sur-mesure, répondant aux impératifs Qualiopi. Envie de tester gratuitement notre outil ? Cliquez ici !

Analyse des Résultats d'Évaluation

L’analyse des évaluations est un processus chronophage. L’analyse diffère en fonction des données qualitatives et quantitatives. En effet, pour maximiser leurs performances, vos questionnaires doivent comporter des questions quantitatives et qualitatives pour creuser certaines questions. L’analyse permet de vérifier si votre formation a permis à l’ensemble des stagiaires d’acquérir les acquis, d'atteindre les objectifs fixés et de repartir avec des bases solides.

De notre côté, nous conseillons de réaliser 2 analyses distinctes :

• L’analyse des réponses qualitatives
• L’analyses des réponses quantitatives

Retrouvez tous les détails d’une bonne analyse de vos questionnaires dans notre article “Modèles et typologies de questionnaire formation”  !

Ces analyses permettent l’intégration des feedbacks des apprenants dans votre processus qualité, pour améliorer la satisfaction, tester et innover au jour le jour.

Edko vous accompagne dans l’analyse de vos enquêtes et sur tout votre processus de gestion qualité.

FAQ (Foire aux Questions) sur l’évaluation d’une formation par le formateur

Comment les formateurs utilisent-ils les commentaires des participants pour améliorer leur prestation ?

Les formateurs ou organismes de formation récoltent les réponses des stagiaires pour améliorer leurs prestations. Les feedbacks des participants permettent au formateur de connaître leurs avis, leurs niveau de connaissance, l'atteinte des objectifs d'une formation donnée. De cette manière, le formateur peut identifier certaines difficultés et s’assurer que les objectifs ont bien été atteints. Après une fine analyse des réponses des participants, le formateur connaîtra les points sensibles et pourra améliorer son offre en circonstances.

Qui évaluer lors d’une formation ?

En amont, le stagiaire est testé pour évaluer son niveau de connaissance sur le sujet de la formation. L’objectif est de permettre au formateur de s’adapter et de mettre en place des modules sur-mesure. Pendant la formation (et à l’issue de celle-ci), le formé est évalué pour livrer une appréciation de la formation par rapport aux objectifs de la formation. Le formateur, de son côté, est lui aussi évalué pour juger de la qualité de l’enseignement dispensé, lors du bilan pédagogique formateur.

Quels sont les avantages et les limites de l'évaluation de la formation par le formateur ?

L’avantage pour le formateur est de percevoir les points sensibles/réussites et d'adapter rapidement certains points bloquants. La récolte et l’analyse des commentaires suite à une évaluation lui permet d’adapter positivement la formation et de l’améliorer pour satisfaire les stagiaires en formation et les prochaines promotions. Néanmoins, l’évaluation d’une formation par le formateur comporte certaines limites : biais cognitifs, traitement efficace des questionnaires, manque de temps et de budget pour mettre en place un système d'amélioration efficace… C’est pourquoi des outils d’automatisation existent et accompagnent l’évaluation des prestations (à l’image d’Edko).

Existe-t-il des modèles pour aider les formateurs à évaluer leur formation ?

Des modèles existent pour aider les formateurs à évaluer leur formation. Dans cet article, nous vous lirvrons les questions types d'évaluation à intégrer dans vos questionnaires en ligne.

Comment encourager la participation des participants à l'évaluation de la formation par le formateur ?

Pour encourager la participation des participants, il existe plusieurs méthodes :

• Concevoir des questionnaires en ligne courts et efficaces.
• Expliquer clairement l’objectif de l’évaluation et les engager dans votre processus d’amélioration continue
• Intégrer des relances systématiques.
• Diffuser les questionnaires via des canaux stratégiques : QR Code, mails, réseaux sociaux, sms.

Quelles sont les conséquences de l'absence d'évaluation de la formation par le formateur dans un programme de formation ?

Les conséquences sont nombreuses :

• Mauvaise adaptation du module de formation aux publics visés
• Manque de cohérence avec les attendus des stagiaires
• Manque de clarté sur l’atteinte des objectifs par les publics bénéficiaires
• Non-identification d’une faille
• Mauvaise application du RNQ

Ressources Supplémentaires pour l’évaluation pédagogique par le formateur

Voici quelques ressources supplémentaires pour approfondir le sujet de l’évaluation d’une formation par le formateur :

• Guide de lecture Qualiopi
• Bilan pédagogique formateur
• Accompagnement pour répondre aux objectifs

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Avez-vous les moyens/compétences pour préparer comme il se doit la certification ? Devez-vous vous faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi ? Qui sont les potentiels accompagnateurs ? Comment vous faire accompagner pour le passage de la certification ?

La plupart des organismes de formation qui s’engagent dans une démarche qualité Qualiopi se posent ces questions. Logique : le processus qualité Qualiopi est coûteux en temps et en argent. Pour s’y conformer, il est nécessaire d’opérer des changements internes, de prévoir un plan d’action, un budget.

Responsables qualité et directeurs d’école, cet article est là pour vous aider à mettre en place votre stratégie… Et obtenir le sacro-saint label QUALIOPI.

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La certification Qualiopi, qu'est-ce que c'est ? Quel est l'intérêt de Qualiopi ?

La loi du 5 septembre 2018 “Avenir professionnel” a permis aux organismes de formation concourant au développement des compétences de bénéficier de fonds publics ou mutualisés (État, les régions, Pôle emploi, OPCO, CPF, FAF, AFTpro…) . L’obtention de ces aides publiques est conditionnée au respect du Référentiel National Qualité (RNQ). Pour prouver son respect, les organismes concernés doivent obtenir la certification Qualiopi. La certification Qualiopi est donc un enjeu majeur pour les organismes de formation souhaitant développer leurs offres, améliorer leur qualité et attirer in fine de nouveaux clients/stagiaires.

La certification Qualiopi est délivrée après un audit initial, durant lequel un organisme certificateur accrédité (voir liste sur le site du Ministère du Travail) contrôlera le respect des indicateurs du RNQ pour les actions qui vous concernent (VAE, OF, AFC, CBC, CFA).

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Faut-il se faire accompagner pour obtenir la certification Qualiopi RNQ ?

Le passage de l’audit Qualiopi nécessite une certaine préparation :

• Compréhension du Référentiel National Qualité et de son guide de lecture
• Élaboration d’une stratégie de conformité
• Mise en conformité des process qualité de votre organisme
• Centralisation des preuves
• Entraînement avant le passage de l’audit
• Passage de l’audit

La mise en conformité de votre organisme de formation ne passe pas nécessairement par un accompagnement externe, bien qu’il soit le bienvenu. Certains organismes optent pour une préparation autonome de l’audit (en suivant pas-à-pas les indications du guide de lecture) quand d’autres investissent dans un accompagnement externe.

Votre choix dépend de plusieurs critères, qui diffèrent d’un organisme à l’autre :

• Votre budget qualité
• La taille de votre équipe
• Les compétences internes
• Les autres priorités
• Votre délai de conformité avant le passage de l’audit

Gardez en tête que la démarche Qualiopi est exigeante. La mise en conformité au RNQ est chronophage. Beaucoup d’organismes de formation peinent à prendre du recul sur leurs process internes, à prendre des décisions éclairées et à appliquer le guide de lecture Qualiopi avec toutes les subtilités qu’il comporte dans les temps. L’accompagnement devient alors une réponse pertinente en sécurisant votre passage de l’audit et en accélérant la mise en conformité du processus qualité.

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Quels sont les types d’accompagnement ?

Il existe plusieurs formes d’accompagnement. Ci-dessous, nous faisons un focus sur 3 types d'accompagnements (la liste n’est pas exhaustive).

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1. Faire appel à un consultant Qualiopi externe

La plupart des organismes de formation se font conseiller en amont sur la mise en conformité de leurs process internes. Pour ce faire, ils font appel à des experts qualité, généralement spécialisés dans le domaine de la formation professionnelle. Leur prestation de conseil diffère en fonction des besoins des organismes concernés.

💡 Certifopac (auditeur accrédité faisant passer l’audit initial et délivrant le label Qualiopi) a mis en ligne une liste non-exhaustive d’accompagnateurs à la certification Qualiopi. Les experts de cette liste ont été sélectionnés selon plusieurs critères :

• La posture professionnelle
• Les avis positifs d’organismes de formation déjà accompagnés
• Le maillage territorial

Attention, cette liste n’est pas exhaustive. De nombreux autres consultants qualité qui n’apparaissant pas dans cette liste font du très bon boulot.

Comment savoir si mon accompagnateur est sérieux ?

Vérifiez surtout que le consultant qualité choisi soit issu du secteur de la formation professionnelle/formation continue/secteur éducatif pour que son accompagnement soit adapté à vos problématiques spécifiques. En plus : examinez leurs recommandations, formations et cursus universitaires, leur réputation…

Quel est le prix d’un expert qualité ?

L’accompagnement d’un expert qualité a un certain coût, qui diverge en fonction de vos besoins. N’hésitez pas à demander quelques devis pour vous faire une idée du prix moyen.

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2. Audit blanc

Certains organismes de formation n’ont pas les moyens financiers (ou ont simplement les compétences nécéssaires en interne) de se faire accompagner dans leur processus de certification sur la durée : ils préparent le passage de la certification Qualiopi en autonomie, en suivant les indications du Guide de Lecture.

Or, pour s’assurer que leur préparation est suffisante, ils investissent dans ce qu’on appelle des “audits blancs” : il s’agit d’une ou plusieurs journée(s) “test” qui les place dans les mêmes conditions que l’audit initial. La personne qui réalise l’audit blanc (généralement un consultant expert Qualiopi) passe en revue les indicateurs du Référentiel National Qualité dans les mêmes conditions qu’un audit classique. À l’issue, il leur donne des conseils utiles, des recommandations, signale les éventuelles non-conformités, aiguille sur les priorités et le pourcentage de chance de réussite de l’audit initial… En bref, cette journée permet de tester votre préparation en conditions réelles !

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3. Automatisation de vos processus qualité grâce à des outils dédiés :

Avec les avancées technologiques, les organismes de formation ont l’opportunité de simplifier la mise en conformité de leur processus qualité interne grâce à l’utilisation d’outils spécialisés. L’utilisation quotidienne de certains outils qualité spécialisés dans le secteur de l’éducation permet de simplifier la mise en conformité de votre organisme à certains indicateurs Qualiopi.

Voici quelques exemples :

• Veille formation, un outil de centralisation de l’actualité du monde de la formation professionnelle, réalisés par des experts, permettant de répondre au critère 6 Qualiopi.
• Edko, un outil d’automatisation de la gestion qualité. Sa bonne utilisation vous permet de répondre plus simplement au critère 7 (indicateur 30, 31, 32). Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires formation et sur tout votre processus de gestion qualité. Envie de tester gratuitement notre outil ? Cliquez ici !
• Qiwy, un outil de centralisation de tous les documents de preuves facilitant l’audit de votre organisme de formation par l’auditeur.

"La mise en place d'Edko nous a permis de bénéficier de nombreux avantages significatifs. En plus de nous faire gagner du temps et de simplifier les tâches administratives, ce logiciel nous a également permis d'optimiser nos processus internes et d'améliorer notre productivité. (…) Premièrement, nous sommes en complète conformité avec QUALIOPI sur ses critères de qualité. Ensuite, l'efficacité que nous avons gagnée, nous a permis d’économiser du temps et donc, de nous permettre de nous concentrer sur les résultats des enquêtes plutôt que de la gestion de ces dernières.” explique Julien Philipponneau, directeur de l’organisme Le Socle.

PS : Il faut voir les outils d’automatisation comme des accompagnateurs dans la durée, même après le passage de l’audit Qualiopi.

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4. Être votre propre accompagnateur 👊

Le Ministère du Travail met à disposition un guide de lecture (aujourd’hui dans sa version 8, version 9 applicable à partir du 8 mars 2024 et intégrant des exigences pour les sous-traitants). Ce guide explicite les obligations qualité du Référentiel National Qualité :

• Niveau attendu
• Exemples de preuve
• Non-conformités encourues
• Définitions

C’est votre allié numéro 1.

Si vous optez pour une préparation de l’audit en interne, voici quelques conseils :

• Prenez le temps de bien analyser et comprendre le guide de lecture Qualiopi : c’est la seule et unique référence pour passer l’audit initial avec brio.
• Suivez des experts en qualité sur les réseaux sociaux : auditeurs accrédités, consultant qualité…
• Renseignez-vous auprès d’autres prestataires ayant passé la certification Qualiopi en autonomie : quels sont leurs conseils ? Comment se sont-ils préparés ?
• Faites une veille régulière sur les nouveautés Qualiopi : dernières versions du guide de lecture Qualiopi, blog des auditeurs certifiés, les non-conformités les plus répandues…

PS : Pour multiplier vos chances de réussite, optez pour un accompagnement 360° : consulting + audit blanc + outils.

Envie de tester gratuitement notre outil ?

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Quel est le coût de l’accompagnement à la certification ?

Le coût de la démarche de certification Qualiopi dépend de vos choix d’accompagnement.

Le prix dépend donc :

• Du type d’accompagnement : formation, consulting, audit blanc, outils, …
• De la durée de l’accompagnement
• De la taille de votre organisme de formation
• De la date de passage de l’audit Qualiopi

À cela, il faut ajouter le prix de la certification Qualiopi sur 3 ans, qui implique :

• Le prix de l’audit initial
• Le prix de l’audit de surveillance
• Le prix de l’audit de renouvellement

Nos conseils pour prendre une décision éclairée :

• Faites un panorama de vos ressources internes : équipe, compétences, budget
• Identifiez vos potentielles faiblesses à la lumière du guide de lecture Qualiopi : quels indicateurs semblent difficiles à mettre en œuvre ? Quel est votre délai de mise en conformité ?
• Réalisez un benchmark des différentes offres d’accompagnements : comparez les différents prix, commandez des devis, demandez conseil à d’autres organismes de formation…

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Les avantages d’un accompagnement Qualiopi

Un accompagnement Qualiopi a de nombreux avantages, voici les principaux :

• Apporter des conseils/stratégies pour répondre à tous les indicateurs
• Mettre en place des processus chronophages
• Former à la gestion qualité
• Sécuriser le passage de l’audit Qualiopi en multipliant vos chances de succès
• Économiser du temps, et donc de l’argent
• Être serein pour l’audit Qualiopi

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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Il existe plusieurs manières d’administrer un questionnaire et de toucher vos parties prenantes : téléphone, en ligne, en face-à-face…

Quelles sont les différentes manières d’administrer une enquête ? Quels sont leurs avantages et inconvénients ? Quelle méthode privilégier ?

Choisir le meilleur mode d’administration d’un questionnaire, c’est maximiser le taux de retours de vos enquêtes. Résultat : les actions qui en découleront seront véritablement frappantes et utiles. C’est pourquoi une bonne administration de vos enquêtes formation est primordiale pour mettre en place des processus d’amélioration continue pérennes.

D’autant plus que la sollicitation des appréciations des parties prenantes d’organismes concourant au développement des compétences et souhaitant bénéficier de fonds publics est obligatoire (RNQ).

Responsables qualité et directeurs formation, cet article est fait pour vous 👇

Élaboration d’une stratégie de diffusion :

La méthode d’administration des questionnaires choisie dépend de plusieurs critères :

• La cible/population à étudier
• La typologie d’enquête : à chaud, à froid…
• La taille de l’audience
• Les informations relevées
• Les délais de réalisation
• Budget en temps et en argent

Pour ce faire, on vous conseille de bien connaître en amont :

• Votre cible : qui est-elle ? Sur quels canaux de diffusion passe-t-elle le plus de temps ? Quels sont ses usages ?
• L’objectif de vos enquêtes : souhaitez-vous collecter du feedback à chaud/à froid ?
• Les différentes méthodes d’administration : on vous les présente plus bas dans l’article 👇
• Les méthodes d’administration des concurrents de votre secteur : dans le domaine de la formation professionnelle, la plupart des prestataires utilisent des questionnaires en ligne, simples d’utilisation et permettant de sonder un large échantillon de répondants.

Une fois que vous avez tous ces éléments en tête, vous allez pouvoir choisir la méthode d’administration la plus appropriée pour vos enquêtes. L’objectif de cet article est de vous donner les avantages et les inconvénients de chaque mode d’administration pour vous permettre de faire le meilleur choix possible pour vos formations !

Les 4 modes d’administration les plus utilisés

Les méthodes d’administration les plus connues sont les suivantes :

• L’administration par téléphone
• l’administration en face-à-face
• L’administration d’un questionnaire en ligne
• L’administration d’un questionnaire par courriel

Dans cet article, nous nous focaliserons sur l’administration en ligne et en face-à-face. En effet, les deux autres modes d’administration ne sont absolument pas adaptés au secteur de la formation professionnelle et aux exigences du Référentiel National Qualité (critère 7) :

• Administrer un questionnaire par téléphone : vous passez suffisamment de temps avec vos parties prenantes durant la journée pour éviter de les questionner en dehors du cadre de la formation… Avec cette méthode, vos taux de retours seront très faibles et les réponses bâclées.
• Administrer un questionnaire par courrier : cette méthode a le mérite de donner un caractère officiel à vos enquêtes. Or, elle n’aura que très peu d’effet quand vos apprenants se rendront compte qu’il s’agit d’une simple sollicitation d’avis facultative… À éviter.

Focus sur les deux modes d’administration utiles pour vos formations 👇

1. Administrer un questionnaire en face-à-face

Cette méthode de collecte s’adresse à une population très ciblée :

• Usagers d’un service
• Promotion de stagiaires après une action de formation

La collecte des appréciations en face-à-face permet notamment d’échanger en direct avec les interlocuteurs, de nuancer certaines réponses, de comprendre leurs commentaires et réclamations. Or, sa mise en place régulière et systématique nécessite la formation d’une large équipe d’enquêteurs…

Pour bénéficier de fonds publics, les formateurs et organismes concourant au développement des compétences doivent recueillir les appréciations de toutes les parties prenantes à une fréquence pertinente. Or, en sachant que la récolte des appréciations est un processus extrêmement chronophage, en plus d’être coûteux en temps et en argent, il semble illusoire d’administrer l’ensemble de vos questionnaires formation de cette manière. Néanmoins, cela ne vous empêche pas d’utiliser cette méthode épisodiquement pour répondre à certaines situations particulières, par exemple :

• Une demande de la part des financeurs eux-mêmes
• Une vérification de l’impact de vos actions correctives suite à une réclamation d’un stagiaire

Les avantages de l’administration en face-à-face :

• Permet d’administrer un long questionnaire
• Très bonne qualité de recueil

Les inconvénients :

• Coûteux
• Nécessité d’une grande équipe d’enquêteurs
• Long

1. Administrer un questionnaire en ligne 💌

Il s’agit sûrement de la meilleure méthode d’administration d’un questionnaire, particulièrement dans le secteur de la formation professionnelle ! Les questionnaires en ligne sont particulièrement plébiscités par les acteurs de l’écosystème pour recueillir l’avis de clients ou d’usagers d’un service. Pourquoi ? Les questionnaires en ligne ont des nombreux avantages 😎

Avantages :

• Peu coûteux.
• Mise en œuvre rapide et efficace.
• Connaissance et contrôle de l’échantillon ciblé.
• Disponibilité de l’enquête : les stagiaires peuvent répondre quand ils le souhaitent.
• Possibilité de centralisation et visualisation automatique des données.
• Traitements et accès des résultats en temps réel.
• Permet la dispersion géographique des apprenants.
• Adapté aux nouveaux usages numériques.

⇒ Les avantages du questionnaire en ligne le rendent particulièrement adapté au secteur de la formation : ils permettent de sonder rapidement, mais SURTOUT de pouvoir centraliser, analyser, trier, prioriser automatiquement vos réponses (avec l’aide d’un outil spécialisé comme Edko ou d’une stack d’outils). En résumé, c’est un gain de temps précieux pour vous concentrer sur l’essentiel : trouver des solutions/actions d’amélioration innovantes pour vos formations.

Inconvénients :

• Nécessite d’identifier et d’obtenir des adresses mail et/ou de maîtriser les codes de certaines plateformes web (réseaux sociaux, génération de QR Code).
• Nécessite de maîtriser des outils spécialisés et puissants.
• Nécessite une expertise pour s’assurer de la compréhension des questions de l’enquête par votre cible.
• Réponses basées sur le volontariat, ce qui biaise les analyses.
• Complexe de s’assurer du sérieux avec lequel le questionnaire est complété.

Pour que vos taux de réponse soient maximisés, il faut réfléchir à une stratégie d’envoi et de relance non agressive, adaptée à votre cible.

Découvrez nos conseils 👇

Top 4 des canaux d’envoi des questionnaires en ligne dans le domaine de la formation professionnelle

Bien que vous ayez l’ambition d’administrer un questionnaire en ligne, il ne suffit pas de l’envoyer n’importe comment sans mettre en place une stratégie d’envoi…

La diffusion des enquêtes formation est un élément fondamental du processus qualité d’une formation. Les méthodes de diffusion de vos enquêtes sont multiples. Or, un mauvais choix de canal de communication peut mettre à néant l’efficacité de votre choix d’administration en ligne.

On vous explique 👀

Communiquer vos enquêtes, c’est prendre le risque :

• de les diffuser au mauvais moment : le taux de réponse est le plus élevé en milieu de semaine, entre mardi et jeudi, entre 10h et 14h.
• de les diffuser via des canaux de communication non adaptés à votre cible : les meilleurs canaux d’envoi dans le secteur de la formation sont Le QR Code, le mail, les réseaux sociaux et les SMS pour les relances.
• de mal gérer vos relances : faites des courtes relances (3 phrases max) et personnalisées, que vous devez diluer dans le temps pour éviter de procurer à vos répondants un sentiment d’oppression.

Pour vous aider, voici un panorama des canaux les plus performants pour chaque type de questionnaire formation :

• L’email : il s’agit du canal de communication le plus utilisé dans le secteur de la formation. Il permet de grouper et d’automatiser les envois et relances. Il s’adapte à toutes les formes de questionnaires : à chaud, à froid,…
• Le QR Code : très plébiscité par les formateurs, le QR code se projette sur un tableau dans une salle de classe et permet de récolter l’avis de vos stagiaires à chaud, en maximisant les taux de participation… Parfait pour les questionnaires de satisfaction ou d’évaluation à chaud.
• Le SMS : généralement utilisé pour faire remonter des informations à chaud ou pour des relances personnalisées, le SMS est une bonne pratique de diffusion pour vos enquêtes formation.
• Les réseaux sociaux de type groupes Whatsapp ou Messenger : très utilisés par les jeunes générations (cibles bénéficiaires stagiaires), ils peuvent maximiser vos taux de retours.

Notre conseil : si vous n’avez pas d’information précise concernant les usages de votre cible, faites des A/B test.

Témoignages et études de cas

Découvrez le témoignage de Maëlle Villaret responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education, qui administre automatiquement ses questionnaires formation en ligne grâce à l’outil Edko :

“Le système d'envoi d'enquêtes automatisé nous a permis de gagner un temps précieux. Nous avons pu planifier et envoyer les enquêtes en quelques clics, sans avoir à nous soucier des détails techniques. De plus, le système de relance automatique nous a aidés à recueillir un nombre plus important de réponses et d'avoir une vision plus représentative de la satisfaction de nos apprenants.”

“L’impact d'Edko sur notre entreprise s'est traduit par une amélioration significative de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction”

L’automatisation de l’envoi pour augmenter vos taux de retours

La diffusion des enquêtes de satisfaction formation englobe une diversité de micro-tâches, invisibles en surface, mais très preneuses en termes de temps :

• Envoi des enquêtes de satisfaction à la main ou via un logiciel : mail, airdrop, excel, Hubspot, erp, etc.
• Gestion des listes de contacts
• Envoi des enquêtes au bon moment
• Pilotage des relances
• Connaissance et choix des meilleurs canaux de diffusion

Ces tâches n’ont pas une grande valeur ajoutée.

L’automatisation apparaît donc comme une réponse pertinente, qui vous fera gagner un temps précieux pour :

• Faire des A/B test et maximiser vos taux de réponses
• Rechercher des méthodes de diffusion innovantes

En plus de vous accompagner sur votre stratégie de diffusion, l’outil d’automatisation Edko vous permet :

• d’intégrer vos contacts à la main ou via le transfert direct de fichiers
• de personnaliser vos listes de contact pour piloter plus efficacement l’envoi de vos enquêtes de satisfaction
• de programmer l’envoi et les relances de vos enquêtes selon votre plan d’action d’action et vos impératifs Qualiopi

Rien que ça 😉

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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Vous avez passé l’audit initial avec brio ? Vous êtes définitivement engagé dans le processus qualité Qualiopi ! Félicitations !

Mais, ce n’est que le début du processus qualité…

Le cycle Qualiopi vous engage dans un processus qualité de 3 ans, jusqu’à son potentiel renouvellement. Or, le processus de contrôle ne s’arrête pas à la délivrance du label Qualiopi (audit initial). Les actions de votre organisme de formation seront contrôlées au plus tôt 14 mois après la délivrance de la certification, lors d’un audit de surveillance.

Qu'est-ce que l'audit de surveillance ? Quand faut-il passer l'audit de surveillance Qualiopi ? Comme s’y préparer ?

Pour tout comprendre à l’audit de surveillance, restez avec nous 👇

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Qu’est-ce que l’audit de suivi Qualiopi ?

L’audit de suivi, nommé audit de surveillance, fait partie intégrante du processus qualité Qualiopi. Pour bénéficier d’aides publiques et de fonds mutualisés, les prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent s’inscrire dans une démarche qualité permanente et répondre aux exigences du Référentiel National Qualité, dont la certification Qualiopi atteste le respect, tout le long d’un cycle de 3 ans (renouvelable).

La certification Qualiopi, dont l’objectif est de garantir la qualité des actions concourant au développement des compétences, est délivrée après le passage d’un audit initial. Puis, votre processus qualité est de nouveau contrôlé lors d’un audit de surveillance (au milieu de la certification), qu’on vous décrit dans cet article 😉

🎯 Quel est l’objectif de l’audit de surveillance ?

Après l’audit initial et la délivrance de la certification, l’audit de surveillance permet de vérifier que le Référentiel National Qualité en vigueur est toujours appliqué par l’organisme certifié. L’objectif est d’éviter un relâchement après la délivrance de la certification et de pérenniser la démarche qualité Qualiopi dans le temps, notamment, car elle ouvre le droit à des financements publics (OPCO, Etats, Régions, CPF, …). 💸

Découvrons ensemble les modalités de passage de l’audit de surveillance, en décryptant l’article 2 du décret du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au Référentiel National Qualité 👇

📆 Quand passer l’audit de surveillance ?

L’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention de la certification.

📍 Quel est le lieu de l’audit ?

Contrairement à l’audit initial ou l’audit de renouvellement, l’audit de surveillance est réalisé à distance, excepté dans certains cas :

• S'il existe des signalements conformes aux règles de réclamations définies par l'organisme certificateur
• Selon les résultats d'une analyse de risque issue de l'audit précédent
• Concernant les organismes multi-sites : selon l’échantillonnage sur un ou plusieurs sites à l'initiative de l'organisme certificateur et en fonction des deux cas précités ;
• À la demande expresse de l’organisme audité

💰 Quel est le coût de l’audit ?

Le coût de l’audit de surveillance dépend de la durée de l’audit de surveillance, qui est réglementée par l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019.

La durée dépend du Bilan pédagogique et financier de l’organisme certifié (son chiffre d’affaires), du nombre de sites et des catégories d’actions comprises dans le périmètre de la certification Qualiopi.

PS : pour les nouveaux entrants à l’audit initial, la durée de l’audit de surveillance est majorée d’une demi-journée, pour permettre la vérification de certains indicateurs (dont la mise en œuvre n’a pas été contrôlée durant l’audit initial).

Edko accompagne les prestataires à répondre au critère 7 Qualiopi. Envie de tester gratuitement notre outil ?

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Comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance est réalisé par un organisme certificateur, dont vous pouvez retrouver la liste mise à jour sur le site du Ministère du Travail.

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Déroulé de l’audit de surveillance

Avant l’audit, l’organisme certificateur collecte auprès du prestataire concerné :

• Les éléments permettant l’actualisation des données administratives : les coordonnés du dirigeant, organigramme, adresses des sites….
• Une description de l’activité de l’organisme depuis l’obtention de la certification : mention des catégories d’actions mises en œuvre, détails sur les formations (en présentiel ou à distance, en situation de travail, en alternance, certifiante), mention des modalités de sous-traitance…
• Le dernier bilan pédagogique et financier permettant de déterminer la durée de l’audit

L’organisme certificateur vous communiquera ensuite un plan d’audit qui déterminera le périmètre de l’audit, les noms des personnes à entendre en entretien et les indicateurs audités.

Le jour de l’audit, l’organisme certificateur vérifiera :

• Les éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme
• La conformité au RNQ via l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis l’audit initial (échantillonnage). Le prestataire audité doit disposer de toutes les preuves nécessaires permettant d’attester de la conformité au RNQ.
• Des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration

Après l’audit :

L’organisme audité reçoit les conclusions de l’audit datées et signées par l’organisme certificateur selon les délais prévus par ce dernier.

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Listes des indicateurs contrôlés durant l’audit de surveillance :

Selon l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au RNQ (mis à jour le 19 février 2024), l’organisme certificateur procède “à minima” à une revue des indicateurs suivants :

• Les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial. Dans ce cas, il vérifiera l’efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d’action mis en place pour répondre aux non-conformités détectées durant l’audit initial.
• Les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures : 4,5,6,7,10,11,14,15,16,20,21,22,26,27,29, 31 et 32.
• Les indicateurs 1, 17, 19 et l’indicateur 3 pour les OF, CFA et VAE

PS : pour les organismes ayant bénéficié de conditions de durée aménagées à l’audit initial, l’organisme certificateur vérifiera les indicateurs n’ayant pas été contrôlés durant l’audit initial.

PS 2 : pour les nouveaux entrants à l’audit initial, l’organisme certificateur contrôlera l’ensemble des indicateurs qui concernent sa catégorie d’action.

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Les meilleures pratiques pour réussir son audit de surveillance Qualiopi

Quelques bonnes pratiques pour réussir l’audit de surveillance avec brio :

• Mentionner tous les changements survenus depuis l’audit initial à l’organisme certificateur : nouvelle formation, sous-traitance, changements organisationnels, déménagements….
• Relire le dernier rapport d’audit et faire un point sur vos démarches : quel était le plan d’action ? Avez-vous mis en place des actions correctives et préventives ? Quelles sont vos actions d’amélioration ?
• Suivre de près vos anciennes non-conformités : c’est un des contrôles essentiels de l’audit de surveillance. Vérifiez l’efficacité de vos actions correctives et d’amélioration prévues dans votre plan.
• Réaliser régulièrement un audit interne : à fréquence régulière, réalisez un audit en interne sur un échantillon d’action de formation. Sont-elles conformes au référentiel National Qualité ? Les audits internes/audits blancs externes vous permettront d’identifier certaines non-conformités ou/et actions d’amélioration et de maximiser vos chances de réussite de l’audit de surveillance.
• Vérifiez l’usage du logo Qualiopi et l’affichage du certificat. Pour cela, référez-vous à la charte d’usage.

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Témoignages sur l’audit de surveillance Qualiopi

Pour pérenniser leur démarche d’amélioration continue, certains prestataires optent pour des outils d’automatisation, qui permettent de simplifier leur processus qualité et d’être serein pour l’audit de surveillance.

Par exemple, l’outil Edko propose à ses partenaires d’automatiser la sollicitation, le traitement des appréciations et la mise en œuvre d’un système de gestion qualité efficace, afin d’être durablement conforme au critère 7 (indicateur 30 et super-indicateurs 31 et 32).

“L’impact d'Edko sur notre entreprise s'est traduit par une amélioration significative de nos taux de retour aux enquêtes de satisfaction, une reconnaissance positive de notre auditeur lors des audits Qualiopi et une contribution essentielle à notre processus d'amélioration continue. Les données concrètes recueillies grâce à l'utilisation d'Edko ont renforcé notre capacité à évaluer, mesurer et améliorer la qualité de nos formations, en garantissant une expérience d'apprentissage de haut niveau pour nos apprenants” explique Maëlle Villaret,  Responsable qualité satisfaction et employabilité chez Eureka Education, utilisatrice de l’outil Edko.

Edko est un logiciel de feedback spécialisé dans le secteur de la formation. Nos experts vous accompagnent sur la création, la diffusion, la récolte et l’analyse de vos questionnaires formation et sur tout votre processus de gestion qualité pour répondre au critère 7 Qualiopi. Envie de tester gratuitement notre outil ?

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Foire aux Questions sur l’audit de surveillance Qualiopi

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Combien de temps dure l’audit de surveillance ?

La durée de l’audit de surveillance est encadrée juridiquement : elle se calcule en fonction du chiffre d’affaires, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d’actions pour lesquelles vous souhaitez être certifié :

• Pour un chiffre d’affaires inférieur à 750 000 euros, la durée de base est d’une demi-journée, excepté pour les actions de formation par apprentissage, dont la durée légale de l’audit est d’un jour. Une demi-journée est ajoutée pour chaque site échantillonné.
• Pour un chiffre d’affaires supérieur ou égal à 750 000 euros, la durée de l’audit de surveillance est d’une journée, à laquelle s’ajoute une demi-journée pour les actions de formation, les bilans de compétences, les actions de VAE et les actions de formation par apprentissage. Une demi-journée est ajoutée également pour chaque site échantillonné.

Source : Legifrance, article 4 arrêté du 6 juin 2019 mis à jour.

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Quelle version du guide de lecture pour préparer l’audit de suivi ?

À compter du 8 mars 2024, il faudra appliquer la dernière version du guide de lecture Qualiopi, soit la version 9, qui s’accompagne des obligations concernant les sous-traitants.

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Que se passe-t-il si l’audit de surveillance n’est pas été réalisé pendant la période réglementaire ?

Le délai de l’audit de surveillance est réglementé. Il doit se dérouler entre le 14ᵉ mois et le 22ᵉ mois suivant la date d’obtention du certificat. Le contrat de certification engage les prestataires concernés à prendre toutes les dispositions nécessaires pour réaliser l’audit de surveillance dans les délais. Si l’audit de surveillance n’est pas réalisé dans les temps, le certificat sera suspendu.

Source : Certifopac.

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Comment s’effectue l’échantillonnage des actions ?

L'échantillonnage des actions par l'auditeur doit être représentatif de l'activité du prestataire sur la période de référence : entre l’audit initial et l’audit de surveillance. Cet échantillonnage est communiqué à l’organisme audité uniquement durant la réunion d’ouverture de l’audit de surveillance.

Source : Legifrance, article 2 arrêté du 6 juin 2019, mis à jour en 2024.

Sources générales :

• Legifrance, article 2 arrêté du 6 juin 2019, mis à jour en 2024.
• Certifopac

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Cet article est ici pour vous expliquer TOUT ce que vous devez savoir sur la sous-traitance d’actions concourant au développement des compétences dans le cadre du CPF !

PS : Lisez attentivement jusqu’à la fin, car 2024 sera une année charnière pour les sous-traitants / donneurs d'ordre 🤯

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Sous-traitance : la publication du nouveau décret

Le nouveau décret d’application du 28 décembre 2023 vient expliciter l’application de la loi du 19 décembre 2022 visant à lutter contre la fraude au CPF, en imposant notamment une obligation de certification Qualiopi aux sous-traitants (sous certaines conditions).

Ce décret vise à préciser les modalités de recours à la sous-traitance. Les dispositions relatives à la mise en œuvre et l’encadrement de la sous-traitance (article 2) entreront en vigueur à compter du 1ᵉʳ avril 2024, pour tous les contrats de sous-traitance conclus à partir de cette date.

Périmètre du décret :

• Décret à destination du donneur d’ordre
• Mesures applicables à compter du 1er avril 2024

Le décret impose notamment :

• Des conditions spécifiques au contrat de sous-traitance.
• Un plafonnement du volume de sous-traitance à un pourcentage du chiffre d’affaires.
• Une interdiction de la sous-traitance en cascade et de la réalisation d’action en cas de déférencement.
• Une obligation de certification Qualiopi des sous-traitants (dispense sous conditions)
• Une obligation de détention des certifications professionnelles sous certaines conditions

Zoom sur les apports du décret et ses applications concrètes en 2024.

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Les pré-requis pour le sous-traitant :

• Détenir un numéro de déclaration d’activité NDA
• Satisfaire aux obligations comptables annuelles, notamment via la transmission d’un Bilan Pédagogique et Financier
• Justifier de ses titres et qualité en lien avec l’exécution de la prestation
• Ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation pénale pour des faits constituant des manquements à la probité, aux bonnes mœurs et à l’honneur
• Respecter les prescriptions de la législation fiscale et de sécurité sociale
• Accepter et respecter les conditions Générales d’Utilisation d’EDOF

Source : webinaire Dendréo / Jean Pierre Mouchet

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Encadrement du contrat de sous-traitance

Ce dernier décret encadre le contrat de sous-traitance et exige qu’il soit conclu par écrit entre le prestataire référencé et le sous-traitant (article R. 6333-6-2). Mais ce n’est pas tout.

Le contrat de sous-traitance doit obligatoirement mentionner :

• Les missions exercées au titre de l’intervention confiée.
• Le contenu et la sanction de la formation.
• les moyens mobilisés.
• Les conditions de réalisation.
• Le suivi de l’action.
• La durée de l’action.
• La période de réalisation de l’action.
• Le montant de la prestation.

Le contrat est nécessaire pour chaque action de sous-traitance à compter du 1ᵉʳ avril 2024.

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Plafonnement du chiffre d’affaires

Le prestataire référencé peut sous-traiter les actions éligibles au CPF dans la limite d’un plafond exprimé en pourcentage de son chiffre d’affaires. L’arrêté du 3 janvier 2024 a fixé ce plafond à 80% du chiffre d’affaires réalisé par le prestataire référencé sur le service dématérialisé.

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Interdiction de la sous-traitance en cascade

Le décret interdit formellement la sous-traitance en cascade. En effet, le sous-traitant d’un prestataire éligible au CPF ne peut plus lui-même sous-traiter l’exécution de l’action éligible qui lui a été confiée.

Le sous-traitant ne peut lui-même sous-traiter l'exécution de l'action qui lui a été confiée. Le sous-traitant ne peut se voir confier l'exécution d'une action au titre du présent chapitre, s'il fait lui-même l'objet d'un déréférencement temporaire en application de l'article R. 6333-6.” rappelle le décret du 28 décembre 2023.

Edko accompagne les organismes de formation et sous-traitants dans leur processus de gestion qualité, pour qu’il soit conforme aux exigences du critère 7 Qualiopi. Envie de tester gratuitement notre outil ?

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La certification Qualiopi des sous-traitants pour des actions éligibles au CPF

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Sous-traitants, êtes-vous concerné(e) par la certification Qualiopi ?

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Tous les sous-traitants contractualisant avec un prestataire référencé pour des actions CPF doivent être certifiés Qualiopi (pour tous les contrats conclus à compter du 1er avril 2024).

Exceptions à la certification Qualiopi :

• sauf ceux relevant du régime micro-social et dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 77 700 € HT.

“Art. R. 6333-6-3.-Le sous-traitant partie à un contrat mentionné à l'article R. 6333-6-2 qui relève du régime micro-social (…) et dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le montant fixé au 2° du 1 de l'article 50-0 du code général des impôts, est dispensé (…) de la détention de la certification de qualité des actions de la formation professionnelle mentionnée à l'article L. 6316-1” - décret du 28 décembre 2023.

Tous les autres sous-traitants d’actions éligibles au CPF devront être certifiés Qualiopi à partir du 1ᵉʳ avril 2024, pour tous les contrats de sous-traitance d’actions CPF conclus à partir de cette date.

Pour ce faire, ils devront répondre aux obligations qui les concernent, formalisées et explicitées dans la dernière version du guide de lecture Qualiopi, dans sa version 9, publié le 8 janvier 2024 et applicable aux audits à compter du 8 mars 2024.

Découvrons ensemble le périmètre de la certification qualiopi pour les sous-traitants 👇

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Les contours de la certification

Pour obtenir la certification Qualiopi, les sous-traitants doivent répondre à certains indicateurs Qualiopi (on vous donne + de détails plus bas dans l’article 👇)

Lors de l’audit, l’organisme certificateur procède à la vérification du respect des indicateurs applicables en fonction des missions confiées aux sous-traitants, qui doivent être mentionnées dans le contrat de sous-traitance. Si elles ne sont pas inscrites dans le contrat de sous-traitance, l’auditeur Qualiopi vérifiera l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie d’action concernée. Mentionnez bien les actions sous-traitées dans le contrat pour éviter une extension du contrôle.

“l’organisme certificateur procède à la vérification du respect des indicateurs applicables en fonction des missions confiées au sous-traitant. En l’absence de contrat permettant d’identifier ces missions, l’organisme certificateur procède à la vérification de l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie d’action concernée.” - guide de lecture V9.

Quels sont donc les indicateurs qui concernent les sous-traitants ?

Attention, certains indicateurs du Référentiel National Qualité ne sont pas applicables aux sous-traitants, certains concernant uniquement le donneur d’ordre (prestataire référencé). De plus, il s’agit d’un panorama général des indicateurs concernant les sous-traitants et non d’une application spécifique. Pour plus de détails, référez-vous au guide de lecture Qualiopi et/ou à votre auditeur.

On vous fait un debrief général des spécificités👇

• Les indicateurs non-applicables : les indicateurs 1, 2 et 3 ne sont pas applicables aux sous-traitants, car les obligations qui en découlent concernent uniquement les donneurs d’ordre (prestataire référencé).
• Les indicateurs applicables aux sous-traitants en tenant compte des “missions confiées” : 7, 9, 13, 16, 28.
• Les indicateurs applicables aux sous-traitants selon certaines spécificités : 5 (obligation de tenir compte des objectifs définis par le donneur d’ordre, qui induit une obligation de communication des objectifs du donneur d’ordre), 26 (soit le sous-traitant s’appuie sur son propre réseau d’experts du handicap, soit le donneur d’ordre doit lui communiquer la liste de ses partenaires), 30 (obligation de recueillir l’appréciation des bénéficiaires et de son donneur d’ordre sur les prestations réalisées).

La plupart des autres indicateurs sont applicables de la même manière pour les sous-traitants que les donneurs d'ordre. Pour connaître les indicateurs applicables à votre catégorie d’action, référez-vous au guide de lecture Qualiopi / demandez à votre auditeur.

Edko accompagne les organismes de formation et sous-traitants dans leur processus de gestion qualité, pour qu’il soit conforme aux exigences du critère 7 Qualiopi. Envie de tester gratuitement notre outil ?

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La date d’application de la V9

La V9 s’applique aux audits à partir du 8 mars 2024 (publication le 8 janvier 2024).

“ Le délai pour la mise en application d’une nouvelle version du guide de lecture pour les audits à réaliser est de 2 mois maximum à compter de sa diffusion sur le site du ministère.” - V9

Sous-traitants, si vous êtes concernés, il est temps de prévoir votre audit initial Qualiopi !

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Focus sur la version 9 du guide de lecture

Pour accompagner à la certification les sous-traitants concernés, le Ministère du Travail a publié la version 9 du guide de lecture Qualiopi, qui formalise et explicite les obligations du Référentiel National Qualité en intégrant les obligations spécifiques aux sous-traitants.

À compter du 8 mars 2024, ce guide sera LE guide de référence commun pour l’intégralité des acteurs concernés par la certification Qualiopi : prestataires d’actions concourant au développement des compétences, prestataire référencé et éligible au CPF et sous-traitants.

Les risques encourus pour les sous-traitants/donneurs d'ordre après le 1ᵉʳ avril 2024

Les sous-traitants qui ne sont pas certifiés Qualiopi à compter du 1ᵉʳ avril 2024 (et qui ne respectent pas les exigences du décret) s’exposent à une forte baisse de leur activité. Les prestataires référencés ne risqueront pas de contractualiser avec des sous-traitants non certifiés. Et pour cause : ils risquent gros... En cas de manquement, la caisse des dépôts et consignation peut prononcer :

• Un avertissement
• Refus du paiement des prestations
• demande de remboursement des sommes qu'elle lui a indûment versées
• Suspension temporaire de son référencement sur le service dématérialisé

Source : Art. 6333-6-5 du décret.

Bien que cette certification permette de reconnaître la qualité des actions de sous-traitance, elle expose les sous-traitants concernés à une surcharge administrative et un lourd investissement pour décrocher la certification Qualiopi.

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Les bénéfices de la certification Qualiopi en sous-traitance

En tant que sous-traitant, la labellisation a le pouvoir de vous générer un surcroît d’activité, en vous assurant la pérennisation de tous les contrats de sous-traitance, en vous positionnant comme un leader qualité et en vous démarquant de la lourde concurrence sur le marché de la formation professionnelle. En tant que donneur d'ordre, la certification authentifie la qualité de l'entiereté de vos actions, est un gage de transparence et vous positionne comme un acteur qualifié dans votre secteur.

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Obligation de détention par certains sous-traitants des certifications professionnelleset habilitations

À compter du 1ᵉʳ avril 2024, les sous-traitants doivent détenir les certifications professionnelles ou habilitations délivrées par les ministères ou organismes certificateurs mentionnés à l’article L. 6113-2 pour les actions CPF qui leur sont confiées.

Art. R. 6333-6-3.-Le sous-traitant partie à un contrat mentionné à l'article R. 6333-6-2 qui relève du régime micro-social (…) et dont le chiffre d'affaires ne dépasse pas le montant fixé au 2° du 1 de l'article 50-0 du code général des impôts, est dispensé de la détention des certifications professionnelles ou habilitations délivrées par les ministères ou organismes certificateurs mentionnés à l'article L. 6113-2” - décret du 28 décembre 2023.

Les exceptions à cette obligation :

• Ceux relevant du régime micro-social et dont le chiffre d’affaires annuel ne dépasse pas 77 700 € HT
• Ceux intervenant uniquement sur une partie de l’action de formation éligible au CPF et que la ou les parties d'action de formation mises en œuvre pour le compte du prestataire de formation ne correspondent pas à la réalisation d'un bloc de compétence complet.

Art. R. 6333-6-4.-Le sous-traitant partie à un contrat mentionné à l'article R. 6333-6-2 qui ne bénéficie pas des dispositions mentionnées à l'article R. 6333-6-3 (article mentionné ci-dessus 👆) est dispensé de l'obligation de détention des certifications professionnelles ou habilitations délivrées par les ministères ou organismes certificateurs mentionnés à l'article L. 6113-2 dans le cas où son intervention ne porte que sur une partie de l'action de formation éligible au compte personnel de formation et que la ou les parties d'action de formation mises en œuvre pour le compte du prestataire de formation ne correspondent pas à la réalisation d'un bloc de compétence complet au sens de l'article L. 6113-1.” - décret du 28 décembre 2023.

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Foire aux Questions sur la sous-traitance

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Qu'est-ce que la sous-traitance en formation  ?

La sous-traitance est l’externalisation de l’ensemble ou une partie de l’activité (conception, animation, évaluation du programme de formation) d’un prestataire (CBC, VAE, CFA, école…) à un sous-traitant.

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Quelles sont les actions éligibles au CPF concernés par le décret sur la sous-traitance ?

Les actions éligibles au CPF concernées par le décret sur la sous-traitance sont les suivantes :

• Les actions de formation sanctionnées par les certifications professionnelles enregistrées au répertoire national
• Les actions de formation sanctionnées par les attestations de validation de blocs de compétences
• Les actions de formation sanctionnées par les certifications et habilitations enregistrées dans le répertoire spécifique
• VAE,
• Bilan de compétences,
• La préparation aux épreuves théoriques et pratiques de toutes les catégories de permis de conduire d’un véhicule terrestre à moteur
• Les actions de formation d'accompagnement et de conseil dispensées aux créateurs ou repreneurs d'entreprises ayant pour objet de réaliser leur projet de création ou de reprise d'entreprise et de pérenniser l'activité de celle-ci,
• Les actions de formation destinées à permettre aux bénévoles et aux volontaires en service civique d'acquérir les compétences nécessaires à l'exercice de leurs missions. Seuls les droits acquis au titre du compte d'engagement citoyen peuvent financer ces actions,
• Les actions de formations financées par le fonds du droit individuel à la formation des élus locaux mentionné à l'article L. 1621-3 du code général des collectivités territoriales, dans les conditions prévues à la section 6 du présent chapitre.

Source : article L. 6323-6 du Code du Travail.

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Est-il obligatoire d'avoir un contrat de sous-traitance ?

Le contrat de sous-traitance est obligatoire. Il doit être conclu par écrit et doit mentionner certaines indications explicitées plus haut dans l’article 👆

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Sources :

• Certifopac
• Guide de lecture - version 9
• Legifrance
• CertifICPF
• Jean Michel Mouchet / webinaire Dendréo

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