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En tant qu’organisme de formation ou école, une gestion efficace est primordiale. Les logiciels de gestion pour organismes de formation sont des outils qui accompagnent la gestion courante d’un établissement et font gagner du temps aux équipes. En fonction de leurs spécificités, ils peuvent optimiser les tâches administratives ou redondantes comme les mails, la gestion des réclamations, BPF… Mais ce n'est pas tout !

En effet, le champ des logiciels de gestion dans le secteur de la formation professionnelle est vaste. Il est difficile de s’y retrouver… Dans cet article, Edko fait un récapitulatif des principaux logiciels de gestion qui existent sur le marché et vous offre un panorama des outils indispensables à avoir pour gérer un centre de formation.

Quels logiciels de gestion sont conformes aux exigences Qualiopi ? Quelle est la distinction entre un ERP / LMS / TMS et autres outils de gestion spécialisés ? Comment choisir le meilleur outil pour mon organisme de formation ? Quelles sont les fonctionnalités de base ?

Réponse dans ce guide exclusif sur les logiciels de gestion pour organismes de formation et écoles.

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Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion pour organisme de formation ?

Un logiciel de gestion pour organisme de formation est tout simplement un outil dont l’objectif est d’accompagner les organismes de formation et écoles dans le pilotage efficace de leurs formations, qu'il s'agisse de l'administratif, de la création de modules pédagogiques ou autres fonctionnalités facilitant la gestion quotidienne. Chaque outil dispose de ses propres fonctionnalités : quand certaines permettent une gestion 360° (planification, gestion des inscriptions et des formateurs, facturation, organisation, génération de documents, exécution, évaluation), d’autres logiciels de gestion sont spécialisés sur un pan d’une formation et accompagnent les prestataires à aller plus loin dans la gestion de cet élément. Un bon logiciel de gestion est un logiciel qui permet de répondre à vos propres objectifs.

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Pourquoi c'est important ?

La gestion d’un organisme de formation est complexe et chronophage, c’est pourquoi la plupart des organismes de formation et écoles optent pour des outils numériques qui automatisent et simplifient certaines tâches. Grâce à des technologies de pointe et un accompagnement sectoriel, ces logiciels optimisent le temps, automatisent certaines tâches chronophages et permettent aux acteurs de se concentrer sur le cœur de leur métier : la formation. Qualiopi, contrat, convention, évaluation de l’impact, satisfaction, financements, campagnes mail, comptabilité, création de modules pédagogiques : voici en bref tout ce que peut faire un logiciel de gestion.

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Un point sur les différents types de logiciels de gestion formation :

Avant de rentrer plus en détails sur les fonctionnalités essentielles d’un bon logiciel de gestion, il est nécessaire de faire un point sur les types de logiciels existant sur le marché et d’en comprendre les terminologies. En cherchant des informations ou des solutions pour améliorer la gestion de votre centre de formation, vous êtes sûrement déjà tombés sur ces différentes notions :

• LMS (Learning Management System)
• ERP (Enterprise Resource Planning) de gestion.
• TMS (Training Management System)

Bien que ceslogiciels ne sont pas les seuls existant sur le marché, ils sont les plus courants lorsque l'on parle de logiciels de gestion. Il est donc primordial de bien définir ces trois notions avant d’entrer dans les détails des logiciels de gestion.

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1/ TMS (Training Management System)

Un TMS est un système qui accompagne la stratégie de gestion des talents d’une entreprise ou d’un centre de formation. En gros, ce type de logiciel va englober le recrutement, la performance, la rémunération, l’engagement et l’évolution professionnelle des employés. Un TMS est une plateforme capable de gérer et piloter un plan de formation de A à Z.

C’est un outil qui centralise toutes les informations relatives aux employés d’une entreprise, avec une vue globale sur les compétences, le potentiel de développement, les différentes évolutions, les bugets, la gestion des plannings... Ces logiciels sont indispensables pour identifier une stagnation dans l’évolution professionnelle et aide les responsables pédagogiques / RH à développer des plans de formations sur-mesure. Il s’agit d’un outil au service de la gestion d’une formation, en permettant de gérer et de piloter efficacement les processus de développement des compétences.

Voici quelques fonctionnalités hébergées dans la plupart des TMS :

• Planification et organisation des sessions de formation
• Gestions des ressources, formateurs, salles, matériel…
• Gestion budgétaire
• Gestion du cadre légal de la formation
• Gestion de l’offre de formation
• Arbitrage plan de développement des compétences et alignement des objectifs de formation avec les plans de carrière
• Analytics et résultats des sessions de formation

Exemples de TMS :

• Skillup, une solution de digitalisation de la gestion de formation
• Placedelaformation, un TMS simplifiant la vie du Responsable Formation et facilitant l’accès à la formation des salariés
• Training Orchestra, le logiciel TMS de gestion de la formation

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2/ LMS (Learning Management System)

Les logiciels de LMS se focalisent sur la création, la gestion et la diffusion des formations digitales. Ces plateformes permettent de concevoir des cours interactifs, des modules digitaux et de les partager avec les apprenants. Elles sont particulièrement adaptées au digital learning et aux prestataires souhaitant développer des modules d’e-learning ou des formats immersifs digitaux.

Généralement, ces plateformes permettent de piloter également la gestion de l’apprentissage. En effet, elles permettent aux apprenants d'échanger et d'appartenir à une communauté en ligne, aux équipes pédagogiques / administratives d’héberger et de créer des contenus pédagogiques ainsi que des outils d’évalution et enfin aux formateurs d’animer les modules.

Via cet outil, les prestataires peuvent facilement créer des contenus pédagogiques adaptés au format digital, à l’image de quizzs, QCMs, modules immersifs, mais aussi suivre et évaluer la progression des apprenants, grâce à des analyses de données en temps réel. En bref, les LMS ont une utilité pédagogique.

Voici quelques fonctionnalités de LMS :

• Conception des cours et évaluation des modules
• Suivi des apprenants / stagiaires : visualisation des progrès, évaluation des compétences, analyse et reporting de la perfomance des cours
• Gamification des formations : badges, étoiles, titres, classements…
• La création de parcours de formation personnalisés

Exemples de LMS :

• iSpring Suite est un outil de création de cours en ligne avec des vidéos, des évaluations intéractives ou encore des quizz. Les
• 360Learning, une solution d’apprentissage collaborative experte pour les formations en entreprise
• SC Training, une plateforme pour créer des formations sur-mesure
• Moodle, une plateforme généraliste d’apprentissage en ligne
• Dokeos, une plateforme d’apprentissage, avec des évauations sur-mesure
• Digiforma, une plateforme pour créer des formations d’e-learning

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3/ ERP (Enterprise Resource Planning)

L’ERP est un logiciel de gestion qui centralise généralement l’ensemble des tâches et process d’un établissement de formation. Gestion des plannings des formateurs et intervenants, CRM, comptabilité, facturation, gestion documentaire : un ERP est un outil de gestion administrative. Ils peuvent être spécialisés dans la gestion des organismes de formation et écoles et c’est d’ailleurs vers eux qu’il faudra vous orienter en priorité. Qualiopi, BPF, contrats de sous-traitance : ces logiciels vous accompagnent surtout à être à la page de vos obligations réglementaires, de vos déclarations fiscales, de vos tâches administratives et organisationnelles…

En bref, ces logiciels permettent de fluidifier la communication entre services, de favoriser le travail collaboratif, de gagner du temps sur des tâches fastidieuses, d’automatiser les processus, de centraliser les données…

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion type ERP :

• Gestion administrative : gestion des contrats et des inscriptions, facturation, agendas, suivi des dossiers, signatures et émargements, financement… Un bon ERP est un ERP qui couvre l’ensemble des tâches administratives quotidiennes d’un centre de formation.
• Gestion financière : suivi des marges, des budgets de formation et des paiements, gestion des financements, exports comptables et bilan pédagogique et financier…
• Gestion des communications : emailing, extranets, partage de documents, édition du catalogue de formation en ligne…
• E-learning : outils de classe virtuelle, création de modules digitaux, un bon logiciel de gestion peut proposer ce type de fonctionnalités ou offrir l’opportunité de connecter (via API) des LMS ou autres logiciels spécialisés dans la création de modules e-learning.
• Gestion documentaire : signature électronique, personnalisation des documents, gestion électronique des documents…

Exemples d’ERP spécialisés :

• Dendréo, une solution de gestion pour centres de formation
• Argalis, un logiciel généraliste pour les organismes de formation
• GesCOF, logiciel de gestion pour centre de formation en phase avec la réglementation
• OF360, logiciel de gestion pour organismes de formation

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PS : certains outils de gestion peuvent autant être caractérisés de LMS que de ERP, ou autant de TMS que de LMS. Cela dépend tout simplement des fonctionnalités qu'ils proposent.

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4/ Les autres logiciels de gestion spécialisés :

D’autres logiciels de gestion existent et concentrent leur accompagnement sur un pan ou un élément précis d’un organisme de formation. Démarche qualité, veille sectorielle, centralisation des preuves pour Qualiopi… De nombreux logiciels viennent apporter une expertise ciblée aux organismes de formation pour les aider à aller plus loin dans la gestion courante de leurs formations.

Maintenant, cap sur des exemples de fonctionnalités proposées par des outils de gestion spécialisés. Qu’il s’agisse de se conformer aux exigences Qualiopi ou de remplir vos objectifs, ces fonctionnalités répondent parfois mieux qu’un outil classique à vos enjeux du quotidien :

• Veille - Les indicateurs 23, 24 et 25 du Référentiel National Qualité imposent aux prestataires de réaliser une veille sur l’innovation pédagogique et technologie, une veille légale et réglementaire et une veille sur l’évolution des compétences, métiers et emploi. Cette veille doit être exploitée. Certains logiciels spécialisés, à l’image de Veille Formation, proposent une interface unique pour répondre à ces indicateurs. Agrégateur de veille sur-mesure, suivi d’exploitation de la veille, modules d’emailing intégrés pour partager facilement les actualités…
• Centralisation des preuves - Le grand enjeu de Qualiopi est celui de la preuve. En effet, lors des audits de contrôles, les auditeurs vous demandent un grand nombre de preuves permettant de prouver le respect des indicateurs. Certains logiciels proposent donc des plateformes de centralisation des preuves pour Qualiopi, à l’image de Qiwy.
• Démarché Qualité - La démarche qualité est un enjeu du critère 7 de Qualiopi. Création des questionnaires spécialisés (insertion, besoins, positionnement, satisfaction, bilan pédagogique formateur…), automatisation des envois & relances, analyses sur-mesure en temps réel, tableau d’amélioration continue (priorisation automatique des feedbacks, suggestion de piste via IA, …). Généralement, ces logiciels de gestion de la qualité s’implantent directement via API dans vos logiciels de gestion plus généralistes. C’est par exemple ce que propose la solution Edko.

Un point sur les connexions API entre logiciels :

La plupart des outils de gestion spécialisés, à l’image d’Edko, se connectent directement via API à la plupart des logiciels du secteur. Cette connexion permet d’utiliser les fonctionnalités avancées de certains outils directement depuis votre logiciel de gestion et permet aux prestataires de centraliser le management d’un organisme de formation depuis un seul et même outil.

Les meilleurs outils de gestion sont ceux qui permettent de personnaliser l’expérience utilisateur. En effet, un bon logiciel doit offrir une réelle flexbilité et personnalisation de l’interface pour s’adapter à chaque besoin. Champs personnalisés, paramétrage, visualisations sur-mesure, connexion simple et intuitive avec d’autres outils de gestion spécialisés… Il ne s’agit pas nécessairement de trouver l’outil parfait, mais de faire une sélection d’outils adaptés à vos besoins, qui sont connectés entre-eux pour une expérience à 100% personnalisée. En bref, il existe une multitude d’acteurs se positionnant sur la gestion d’un organisme de formation. Il est donc nécessaire de définir les fonctionnalités et les critères de sélection qui pourront orienter votre décision finale.

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Les critères essentiels pour choisir un logiciel de gestion :

Certes, vous choisissez d’abord un logiciel de gestion par rapport aux fonctionnalités proposées, mais ce n’est pas tout.

Pour faire sortir du lot LA ou LES solutions faites pour vous, voici une petite liste de critères susceptibles de vous aider à faire le bon choix.

• Un accompagnement sur-mesure dans le paramètrage et la prise en main de l’outil avec une équipe dédiée
• Un accompagnement et une expertise sectorielle sur le métier et l’objectif auquel répond la solution : démarche qalité, gestion administrative d'un centre de formation, compétences en pédagogique et e-learning...
• La définition de vos besoins en amont pour identifier avec plus de précisions les logiciels faits pour vous
• Une interface agile, facile d’utilisation
• Une solution qui s’adpte à la taille de votre entreprise
• Une solution qui s’implante facilement à vos logiciels existants (API)
• Une solution qui répond précisément à vos besoins

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Logiciels de gestion et Qualiopi

Un logiciel de gestion n’est pas exigé dans le cadre de la certification Qualiopi. Or, dans les faits, l’automatisation de vos processus est parfois indispensable pour gérer efficacement vos formations. Rigueur, organisation, traçabilité : les outils de gestion sont des copilotes de taille pour passer avec brio la certification Qualiopi.

Dans un premier temps, la plupart des outils permettent de centraliser et de sauvegarder toutes les preuves nécessaires et indispensables aux auditeurs Qualiopi. Puis, ils permettent d’accélérer votre développement en permettant à vos équipes de se concentrer sur l’essentiel : la formation, l’amélioration continue des formations, le développement commercial…

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Comment un logiciel accompagne-t-il dans la certification Qualiopi ?

Chaque logiciel comporte ses propres fonctionnalités qui vont répondre à certains impératifs Qualiopi. Voici quelques utilisations qui peuvent vous aider à obtenir / péréniser votre certification Qualiopi :

• Formaliser et mettre en oeuvre une réelle démarche d’amélioration continue
• Faire et exploiter une veille régulière conforme aux exigences Qualiopi
• Centraliser tous les documents et preuves nécessaires pour Qualiopi
• Automatisation de la gestion des signatures de documents et d’assiduité

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Edko est une solution tout-en-un pour mesurer la qualité de vos formations. Sondages, diffusion, analyse et traitements des appréciations de toutes vos parties prenantes, Edko vous accompagne à structurer et automatiser votre processus de gestion qualité. Envie d'en savoir plus ?

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Comment bien choisir son logiciel pour Qualiopi ?

Plusieurs logiciels permettent d’accompagner les prestataires de la formation à répondre aux exigences Qualiopi. Veille réglementaire, adaptation des contenus pédagogique, suivi de la qualité… En fonction de vos objectifs, les différents logiciels répondront à quelques exigences, parfois l’intégralité d’un ou plusieurs critères Qualiopi.

Pour cela, nous vous conseillons de faire un état des lieux de vos tâches, de visualiser les missions chronophages, de formaliser vos objectifs. Puis, nous vous conseillons de faire un benchmark des solutions.

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Nos bonnes pratiques de sélection d’un logiciel de gestion pour vos formations

Vous l’avez compris, il n’exite pas de logiciel de gestion PARFAIT. Chaque outil répond à des enjeux et objectifs différents. De plus, une grande partie des prestataires de la formation professionnelle optent pour plusieurs outils, par exemple pour un ERP, CRM ou une solution de gestion et se font accompagner par des logiciels spécialisés qui répondent à un ou plusieurs de leurs objectifs prioritaires.

Voici nos conseils pour choisir le bon logiciel de gestion pour vos formations :

• Analysez vos process et identifiez les tâches sans valeur ajoutée qui vous prennent du temps

• Questionnez vos équipes : ont-elles besoin d’un logiciel de gestion administrative ? Commerciale ? Souhaitent-elles être accompagnées dans la mise en oeuvre de leur démarche qualité ? Un même logiciel peut-il répondre aux besoins de plusieurs équipes ?

• Listez-vous vos impératifs et exigences : êtes-vous certifié Qualiopi ou en phase de certification ? Quels sont les process à revoir ? Avez-vous besoin d’un accompagnement sur la formalisation et la mise en place des process ?

• Identifiez vos objectifs prioritaires : souhaitez-vous automatiser vos processus de signature qui sont chronophages ? Avez-vous un enjeu de mise en conformité de vos process pour Qualiopi ?

• Faites un benchmark des solutions existantes sur le marché : Quelles sont les fonctionnalités recherchées ? Quels sont les prix pratiqués ? les packages ? Quelles sont les fonctionnalités proposées pour chaque solution ? Avez-vous repéré des solutions de gestion spécialisées ? Peuvent-elles se connecter à votre logiciel (si vous en avez un) ?

• Enfin, prenez rendez-vous avec les éditeurs de solution qui se rapprochent le plus de vos besoins et posez toutes vos questions. Un point important sur lequel être attentif est l’accompagnement de l’éditeur dans la prise en main, le paramètrage de l’outil et l’expertise métier.

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Edko, le logiciel de mesure de la qualité pour formations et écoles

Gérer la qualité d'un organisme de formation est complexe : collecte des feedbacks, analyse et traitement des réclamations / appréciations. Ce processus est souvent marqué par des tâches chronophages. Résultat : les acteurs en charge de la qualité perdent du temps et minimisent leur impact. Cet enchaînement de tâches répétitives les empêche de se concentrer sur l’essence même de leur métier : réfléchir à des solutions innovantes pour améliorer la qualité de leurs formations.

Chez Edko, notre mission est de simplifier la gestion qualité des organismes de formation. Notre équipe d’experts vous accompagne dans la création de campagnes de feedbacks sur-mesure et chouchoute la matière première de votre processus qualité. Notre logiciel tout-en-un de gestion de la qualté vous permet de centraliser votre management de la qualité, de programmer vos envois et relances, d’automatiser des analyses sur-mesure et de monitorer vos actions d’amélioration, en toute conformité avec les exigences Qualiopi.

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Les fonctionnalités coup de coeur d’Edko :

Pour accompagner les acteurs du développement des compétences à formaliser et mettre en oeuvre une démarche qualité conforme aux exigences Qualiopi, voici les fonctionnalités que proposent Edko à ses partenaires :

• Création d’enquête qualité sur-mesure : du questionnaire de satisfaction à l’enquête d’insertion, Edko accompagne les prestataires de la formation à créer des questionnaires efficaces pour mesurer l’impact de leurs formation.

• Module de diffusion 360 : emailing intégré, lien de diffusion multi-plateformes, édition de QR Code : le logiciel Edko multiplie l’impact des enquêtes qualité en proposant des processus d’administration 360°.

• Analyses en temps réel : définition d’indicateurs sur-mesure, paramètrage de visualisations et d'un tableau de bord… Une fois la programmation réalisée, l’analyse est automatique et se réalise en temps réel. Une bonne manière de garder un oeil sur les éventuelles réclamations…

• Résumés des verbatims : pour chaque campagne, IA-Edko fait ressortir les tendances des verbatims des parties prenantes, pour avir une vision rapide des appréciations de vos parties prenantes !

• Gestion des réclamations / définition de solutions d’amélioration : Priorisation des appréciations / réclamations, tableau d’amélioration, IA-Edko… La gestion des réclamations et la recherche de solutions est internalisée dans l’outil Edko, un module partageable à tous les membres de vos équipes et très apprécié des auditeurs Qualiopi.

• API : Edko se connecte via API à n’importe quel logiciel de gestion.

Résultats :

• +200 000 sondages remplis en 2024
• +3M de données analysées en 2024
• 100% des audits sont validés sur le critère 7 de Qualiopi dédié à l’amélioration continue
• 250 partenaires engagés pour constuire une solution toujours plus proche de leurs attentes

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Cas pratique - le retour d'expérience de DORANCO

Olivier Ottin est Responsable Pédagogique Adjoint chez Doranco Education, un partenaire d’Edko depuis son démarrage. Grâce à Edko, l’équipe qualité de Doranco a formalisé et mis en oeuvre une réelle démarche qualité, conforme aux exigences Qualiopi.

Contexte de départ :

La gestion qualité de nos apprenants était gérée via un Google Doc tout simple, ce qui était très fastidieux. De plus, le dépouillement était une catastrophe :  il fallait faire ça à la main, fiche par fiche, Google Doc par Google Doc… Ça nous prenait un temps infini tous les lundis matin de regarder les questionnaires de satisfaction des apprenants. Il fallait être très rigoureux : la saisie manuelle chaque semaine prenait un temps infini, ça me prenait une demi-journée, car à une époque, on avait jusqu’à 40 groupes en même temps, ça faisait beaucoup d’apprenants. Le frein essentiel, c'était ça, c’était le côté très fastidieux de la mise en place du dépouillement et même de l’archivage (on archivait sur un serveur donc c’était un peu compliqué).

La prise de décision :

De mémoire, Edko est rentré dans la vie de DORANCO courant de l’année 2022 et on a commencé réellement les sondages via Edko en 2023. Ça fait donc un peu plus d’un an maintenant (…) Je pense qu’on a été des testeurs rigoureux qui ont permis à la plateforme et à Edko de s’améliorer.

La méthodologie Edko :

Le gros chamboulement dans notre gestion qualité a été la rapidité d’exécution de la plateforme. Aujourd’hui, on met en forme un mini-tableau que l’on rentre sur la plateforme et tout est automatisé. Et ce qui est vraiment la plus belle partie d’Edko, c’est le dépouillement des questionnaires qui est ultra-rapide, avec des filtres conséquents, où on peut aller chercher avec minutie certains renseignements sur la semaine que nos apprenants ont passée.

Résultat et impact :

La principale qualité d’Edko est que ça nous permet un suivi hebdomadaire plus rigoureux. Ça nous permet de connaitre les éventuels problèmes de manière immédiate et ça nous aide dans la résolution de certains de nos soucis. Ça nous permet d’être au plus près de nos apprenants, ils le savent, ils sont sensibilisés dès le jour de la rentrée à ce sondage qualité de fin de semaine et du coup, c'est une espèce de routine. C’est vrai que, quand on fait des audits Qualiopi et particulièrement grâce à ce tableau de résolution, on peut montrer ce que l’on fait réellement et rapidement lorsqu’il y a des soucis. On peut aussi sortir des tas de statistiques (par formateur, par groupe, par année).

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A vous de jouer !

Nous sommes conscients que l’offre sur le marché est conséquente. Nous pensons qu’il est nécessaire de bien réfléchir et d’opter pour un outil qui prend réellement en compte vos problématiques terrrain, vos enjeux prioritaires et offre un accompagnement sur-mesure. Chez Edko, nous avons une équipe réactive, qui cherche à comprendre les défis de chaque prestataire et apporte des réponses singulières à chaque nouvel enjeu.

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Foire aux questions :

Comment choisir un logiciel de gestion de formation ?

Choisir un bon logiciel de gestion de formation prend du temps. Cela nécessite d’élaborer une liste de critères qui répondent à vos besoins. Un bon logiciel de gestion est un logiciel qui répondra à des objectifs clairs et définis en intelligence collective avec vos équipes. Voici quelques exemples de critères de sélection souvent pris en compte par les organismes de formation :

• Un accompagnement de l’éditeur dans la prise en main et la paramètrage de l’outil
• Bien définir vos besoins en amont pour ne pas vous laisser berner par les offres alléchantes
• Choisir un logiciel de gestion avec une interface agile et facile d’utilisation
• Choisir un logiciel de gestion adapté à la taille de votre organisme de formation
• Capacité de l’outil à s’adapter et se connecter à vos outils existants
• Opter pour un logiciel spécialisé ou évitez de tomber dans le trop généraliste

Quel est le logiciel de gestion le plus utilisé ?

Beaucoup d’organismes et écoles utilisent ce qu’on appelle un ERP pour centraliser et automatiser la gestion administrative et commerciale. LMS / TMS sont aussi très populaires dans le secteur de la formation professionnelle. A côté, de plus en plus de prestataires optent pour des logiciels spécialisés, moins coûteux, qui répondent à un objectif prioritaire et peuvent se connecter facilement à un logiciel de gestion plus généraliste.

Quels sont les critères Qualiopi ?

Le Référentiel National Qualité se compose de 7 critères et de 32 indicateurs. Les 7 critères Qualiopi sont les suivants :

• Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus ;
• L**’identification précise des objectifs** des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations ;
• L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre ;
• L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre ;
• La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations ;
• L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel ;
• Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Quels sont les logiciels de gestion conformes à Qualiopi ?

Il existe de nombreux logiciels de gestion conformes aux exigences Qualiopi. En fonction des crières / indicateurs, des solutions digitales permettent d’accompagner les prestataires à mettre en conformité leurs processus, à l’image d’Edko pour le critère 7 du Référentiel National Qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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Nous pouvons compter sur une communauté de partenaires fidèles. Grâce à leurs feedbacks, ils nous aident à construire une solution toujours plus performante et qui s'adapte à leurs nouveaux enjeux terrain.

Céline Long, fondatrice d'ONAE Formation et consultante spécialisée, nous livre son retour d'expérience sur la solution Edko. Cette cheffe d'entreprise aux multiples casquettes est une réelle ambassadrice de la solution Edko et l'utilise presque depuis le démarrage. En tant que partenaire historique d'Edko, son regard sur l'évolution de la solution est intéressant. Grâce à cette interview, nous souhaitons également lui rendre hommage, la remercier pour son engagement à nos côtés et valoriser son engagement quotidien pour la qualité.

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Bonjour Céline, est-ce que tu peux te présenter ?

Bonjour et tout d’abord merci pour ce temps d’échange. Je suis Céline, Fondatrice de la société ONAE consulting et ONAE formation.

ONAE Formation est un partenaire historique d’Edko, depuis quand utilises-tu Edko pour mesurer la qualité de tes formations ?

En effet, j’ai commencé à utiliser Edko à l’époque même où la plateforme s’appelait Ekko. Je suis un organisme Qualiopi et j’avais besoin d’un système qui trace la partie réclamation et satisfaction pour mes stagiaires. C’est donc un partenaire de longue date, puisque je l’utilise depuis 2021 pour mon centre. J’utilise Edko pour mesurer la satisfaction à chaud, mais aussi à froid de mes stagiaires.

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Pourquoi as-tu été séduite par l’outil ?

J’ai été satisfaite de l’outil, car il permet de manière claire et précise de répondre aux exigences Qualiopi et de justifier de notre processus qualité.

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Tu connais la solution Edko presque depuis son démarrage. Quel est ton avis sur l'évolution de l'outil ?

La nouvelle interface est beaucoup plus intuitive et permet une navigation plus fluide, qui facilite la prise en main.

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Concrètement, quel impact l'outil Edko a-t-il sur la qualité de tes formations ?

Edko permet, en temps réel, c'est-à-dire formation après formation, de modifier et d’ajuster le service de formation que nous proposons. Tant sur le plan pédagogique, que matériel. Les questionnaires transmis aux stagiaires et le recensement de leurs réponses permettent une amélioration continue de nos formations.

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Via tes multiples activités, la certification Qualiopi n'a plus de secret pour toi. Selon toi, comment Edko accompagne les centres de formation dans leurs processus de certification et les aide à valider le critère 7 ?

Edko est un outil digital, qui permet selon moi un gain de temps d’une part sur l’organisation, dans la gestion de nos stagiaires post-formation et d'autre part sur la partie gestion des réclamations et de la satisfaction.

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Depuis le début, tu es une fervente ambassadrice d’Edko et nous te remercions grandement pour ça. Qu’est-ce qui te donne envie de recommander l’outil Edko ?

Quand on gère un centre de formation, la charge administrative peut vite devenir un calvaire. Quand on est un centre de formation Qualiopi, encore plus ! :D Edko c’est un outil qui permet de se décharger de cette tâche, qui est très importante puisqu’elle permet de mesurer les réclamations et la satisfaction de nos stagiaires.

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Tu es une cheffe d'entreprise aux multiples casquettes. Quels sont tes projets actuels et futurs ?

Pour un futur proche et même lointain, je l’espère, je souhaite pouvoir pérenniser mon centre de formation (ONAE Formation) et continuer mon projet parallèle qui se nomme Hellomodel. Un peu comme Edko, c’est un logiciel qui permet de faciliter les centres de formation esthétiques à recruter et gérer leurs modèles pour leurs stagiaires. Par la même occasion, ce logiciel permet un accès facile et accessible avec des tarifs défiant toute concurrence à des soins beauté !

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Souhaites-tu communiquer un message particulier aux organismes de formation de la communauté Edko ?

Je souhaite leur dire que le meilleur choix qu’ils puissent faire pour gérer de façon optimale leurs organismes est de multiplier les partenaires et d’utiliser des outils qui leur font gagner du temps comme Edko ou Hellomodel. Ainsi, ils pourront se concentrer sur leur réel cœur de métier : FORMER !

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

Pilotez et mesurez l’impact de vos formations simplement avec Edko.

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution et échangez avec nos experts !

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L’écosystème de la formation professionnelle, de l’éducation et de l’enseignement supérieur est en perpétuelle adaptation aux nouveaux enjeux de demain. Et pour cause : ses acteurs développent des cursus, parcours, formations pour favoriser l’employabilité et l’évolution professionnelle des citoyens et citoyennes. Intelligence artificielle, digital learning, gamification de l’apprentissage, adaptation aux réglementations… Pour former les nouveaux talents de demain, les acteurs engagés pour le développement des compétences doivent veiller, s’inspirer, échanger en permanence.

Pour ce faire, les prestataires peuvent compter sur un écosystème riche et stimulant. Chaque année, de grands événements & salons professionnels sont organisés pour les aider à mieux transmettre tout en restant dans l’air du temps. Que dites-vous d’un petit panorama des événements et salons professionnels à ne pas manquer en cette fin 2024 et en 2025 ? Edko vous propose son top 10 !

À vos agendas, il est temps de programmer les prochains temps forts à ne pas manquer !

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Les événements de cette fin d’année 2024 :

L’année 2024 touche bientôt à sa fin, mais elle n’en reste pas moins palpitante. Plusieurs événements et salons professionnels ponctuent la fin d’année. Pourquoi ne pas anticiper la rentrée de janvier pour mettre à jour vos contenus pédagogiques, réfléchir à des solutions d’amélioration continue, outiller vos équipes ? Puisez une dernière dose d’inspiration en participant à ces prochains événements👇

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1/ Educatech - le salon professionnel de l’innovation éducative

Date : 13, 14, 15 novembre 2024

Format : présentiel

Lieu : Porte de Versailles, Paris - Pavillon 7

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Vous le savez, le numérique éducatif est un très gros défi pour les organismes de formation et écoles. Personnalisation de l’apprentissage, ludification, mutualisation des ressources, accessibilité…

Malgré la place grandissante du numérique dans les parcours et cursus de formation et ses divers avantages, il n’en reste pas moins challengeant pour les acteurs de l’écosystème. Confrontés à des défis techniques et de nombreux conflits éthiques, les prestataires de la formation se retrouvent face à des questions majeures : quelles sont les externalités positives et négatives de nos évolutions technologiques ? Comment les pédagogies d’aujourd’hui peuvent surfer sur les avantages d’un numérique raisonné ?

Pour y répondre, les tables rondes de la prochaine édition d’Educatech orienteront les débats autour de la thématique suivante : “Bâtir un numérique éducatif accessible, sécurisé et équitable” pour tous les élèves et enseignants. Beau et vaste programme. Le salon professionnel Educatech est une réelle occasion de favoriser des échanges et synergies entre chercheurs et praticiens et de permettre la construction d’éléments de réponse en intelligence collective.

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2/ Le salon de l’expérience étudiante

Date : 19 & 20 novembre 2024

Format : présentiel

Lieu : Cité internationale universitaire de Paris

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Organisé par HEADway Advisory, le salon de l’expérience étudiante est dédié aux professionnels de l’enseignement supérieur, de la recherche et de la formation. Le temps de deux journées, ce salon a vocation d’apporter des solutions à toutes celles et ceux qui font vibrer les campus et l’expérience apprenante.

Au programme : des conférences et tables rondes sur des sujets variés à l’image de l’engagement des générations Z et Alpha, le campus de demain ou encore le bien-être étudiant…

Mais ce n’est pas tout. Plus de 40 exposants seront répartis en trois villages thématiques :

• Le village tech qui regroupera les dernières innovations digitales dédiées aux professionnels de l’enseignement supérieur
• Le village service qui rassemblera les experts de la santé, de la prévention et de l’insertion professionnelle.
• Le village campus axé sur l’immobilier et l’aménagagement des espaces de vie sur les campus.

Un événement pour les pros de l’expérience apprenante !

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3/ Les masterclass 𝗦𝘁𝗿𝗲𝗮𝗺 & 𝗟𝗲𝗮𝗿𝗻 by E-Learning Boulevard

Date : du 21 novembre au 20 décembre 2024

Format : en ligne

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Stream & Learn est un événement réputé sur le sujet du Digital Learning. Vous cherchez des outils pour accompagner vos projets de Digital Learning ? C’est le rendez-vous idéal pour découvrir les solutions d’experts du sujet et décupler votre développement. Impulsé par E-learning Touch’, la market place E-learning Boulevard vous ouvre ses portes (digitales) pour enrichir vos connaissances des outils digitaux en lien avec le développement des compétences / structures éducatives.

Création de vidéo, transformation d’un powerpoint grâce à l’IA, gestion des problématiques courantes : 17 Masterclass seront animées par des experts sectoriels. Une bonne manière de faire un panorama des solutions existantes sur le marché et d’investir.

Formateur indépendant, responsable RH ou formation, technophile, passionné d’éducation, faites un tour gratuitement pour découvrir les innovations technologiques du secteur.

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4/ Le dernier rendez-vous du club du droit de la formation

Date : 12 décembre 2024

Format : en ligne

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Impulsé par Centre Inffo, le rendez-vous du Club du droit de la formation permet la rencontre des acteurs de la formation avec des juristes experts en droit de la formation (le perfect match) :

• Fouzi Fethi, responsable du Pôle Droit et Politiques formation
• Houda Soltani, juriste-expert Droit et politiques formation
• Valérie Michelet, juriste-experte droit et politiques formation.

Durant un live de 2h, ces experts répondent à vos différentes questions juridiques. Une fois le live terminé, vous avez accès au replay en illimité et d’un dossier documentaire complet (support de la présentation, tous les textes juridiques publiés, une FAQ avec toutes les questions-réponses de l’événement).

Le dernier rendez-vous 2024 du club du droit de la formation analysera l’incidence des changements actuels ou à venir, tout en se penchant sur leur mise en oeuvre en 2025. Un rendez-vous juridique incontournable et utile pour poser toutes vos questions et passer en revue les textes publiés et à venir impactant le marché en 2025.

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Les événements & salons professionnels en 2025 :

Quels sont les grands événements et salons professionnels à ne pas manquer en 2025 ? Déjà plusieurs gros noms sont à l’affiche. C’est le moment idéal pour anticiper ces temps forts de l’année et programmer vos prochaines sorties.

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5/ Learning Technologies France

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Date : 29 et 30 janvier 2025, de 10h à 12h.

Format : présentiel

Lieu : Porte de Versailles à Paris

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Learning Technologies France est le salon de référence dans le secteur de la formation et du digital learning. Son envergure est d’ailleurs beaucoup plus importante que la plupart des salons et événements professionnels cités dans cet article. Grandes entreprises, organismes du secteur public, enseignement supérieur et organismes de formation, technophiles du secteur, acteurs de la formation / éducation ayant une envergure internationale ou un objectif d’expansion… Le Learning Technologies France est le point de convergence incontournable pour plus de 10 000 professionnels de la formation.

En plus de permettre aux acteurs de la formation professionnelle de découvrir une multitude de solutions digitales, le salon organise une centaine de rendez-vous thématiques, des conférences, des tables rondes, des retours d’expérience, des ateliers interactifs ou encore des live sessions. Des thématiques diverses et variées seront abordées : investissement dans la formation, organisation apprenante, intelligence artificielle, avenir de la formation, création de contenus pédagogiques, formation à distance, formation immersive, innovation… Et ce n’est qu’une partie des sujets qui feront vibrer les participants. Ce salon professionnel est aussi une réelle opportunité de découvrir les innovations et solutions en termes de digital learning, un axe fort de développement des compétences.

Que vous soyez Responsable de formation, Chief Learning Officer, Learning & Development manager ou encore CEO, c’est l’événement à ne pas manquer en ce début d’année.

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6/ 19ᵉ Université d’Hiver de la Formation Professionnelle :

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Date : 22, 23 et 24 janvier 2025

Format : présentiel

Lieu : Palais des festivals et des congrès de Cannes

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Organisé par Centre Inffo depuis 1989, cet événement majeur de l’écosystème a vocation de réunir les acteurs de l’accompagnement et du développement des compétences. Il initie et facilite les échanges entre DHR, responsables de formation en entreprise, startups, consultants, coachs, chercheurs, dirigeants d’organismes de formation, élus, financeurs autour d’une grande thématique majeure.

Pour la 19ᵉ édition de l’Université d’Hiver de la Formation Professionnelle, les échanges graviteront autour de la thématique suivante : “La formation, levier d’émancipation et de performance durable”. Ce sujet va aiguiller les acteurs présents sur les transformations de la société, du travail, des organisations et des personnes pour leur permettre de relever 4 défis d’avenir :

• L’émancipation : donner les clés du monde d’aujourd’hui et de demain
• (Re)donner du sens au travail en inscrivant la formation au cœur du travail
• Repenser la question de la performance des individus et des organisations pour viser une performance durable.
• Élargir la diversité des modalités d’apprentissage et d’accompagnement des transitions pour permettre la transformation des métiers et des activités des acteurs de la formation.

Ateliers, plénières, conférences, visite des exposants, accès à des ressources documentaires et pédagogiques exclusives, déjeuners, dîners et soirées privilèges… Ce salon professionnel des experts de la formation vous concocte un séjour aux petits oignons.

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7/ Think Education & Recherche 2025 : les grands thèmes de la journée en présentiel

Date : 4, 5 et 6 février 2025

Format : hybride. 2 demi-journées de webinaires suivies d’une journée en présentiel

Lieu : en ligne / Sorbonne Université (Campus Pierre et Marie Curie).

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Le Think Tank “News tank” ouvre ses portes pour accueillir l’événement incontournable “Think Education & Recherche 2025”.

Cette série de conférences et webinaires est l’opportunité pour les acteurs de l’écosystème de l’éducation, de l’enseignement supérieur et de la recherche d’échanger sur les enjeux, de partager les innovations et d’agrandir leur réseau.

La thématique de ce prochain rendez-vous, qui est la suivante « Enseignement supérieur, recherche et innovation : progresser dans un monde incertain », est à la hauteur des défis qui pèsent sur les acteurs de l’écosystème de l’éducation et permet de questionner leur progression dans un monde incertain. Rythmée par des conférences thématiques, à l’image de “l’ESR français face à une instabilité internationale croissance” ou encore “Innovation : France, Europe à l’heure des choix”, les prestataires présents auront les clés pour affronter l’année 2025 avec sérénité.

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8/ Innovative Learning by E-learning Expo, le salon de la formation et du Digital Learning

Date : 19 et 20 mars 2025

Format : présentiel

Lieu : Porte de Versailles, à Paris

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Depuis plus de 20 ans, le E-learning Expo s’est rapidement imposée comme la première marque dans le monde de salons dédiés à la transformation digitale de la formation. Dédié à tous les acteurs du vaste écosystème de la formation, E-Learning Expo, renommé pour la prochaine édition “Innovative Learning”, est un événement phare à ne pas manquer en 2025.

Comme le rappelle Sylvain Arquié (CEO Infopromotions), ”le nombre des formats de formation a littéralement explosé, chacun cherchant à répondre à des usages et des besoins spécifiques, à s’adapter à l’infinie à la diversité des styles d’apprentissage et des conditions dans lesquelles le « learning » se joue dans l’entreprise.” L’objectif de ce salon est donc d’accompagner les Directions Formations dans ce vaste mouvement de transformation.

Au programme cette année, des thématiques fortes seront abordées pendant différents ateliers / conférences. Par exemple, nous retrouverons le sujet de la rareté des candidats, de l’expérience collaborateur, de l’entreprise responsable, de la location de supports pédagogiques, du futur of work, de la vidéo et de l’IA embarquée… À côté, un village “Edtech” permettra de présenter les dernières innovations du secteur.

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9/ U Spring 2025, le printemps des universités d’entreprise

Date : 2 avril 2025

Format : Présentiel

Lieu : Pavillon d’Armenonville, Paris

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Conférences, networking, prix des meilleures initiatives de formation, échanges informels : U Spring, le printemps des universités d’entreprise, est l’événement phare dédié à la formation professionnelle, notamment en entreprise. Le temps d’une journée, U Spring réunit l’ensemble des acteurs de la formation d’entreprise, des directions RH et de la formation pour échanger sur les enjeux et modalités de transmission des savoirs.

Dans une zone d’exposition, l’événement rassemblera les acteurs de l’innovation, edtech, startups qui pensent et réfléchissent l’avenir de la formation intra-entreprise. Une opportunité de découvrir, d’échanger, d’innover pour créer le futur de vos académies d’entreprise.

Spoiler alert : Edko sera présent pour échanger avec vous sur votre gestion qualité et vous accompagner à maximiser votre impact !

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Qu’est-ce que la gamification ?

La gamification, également appelée ludification, a révolutionné la formation en entreprise en apportant une touche de dynamisme et de motivation là où les méthodes traditionnelles peuvent parfois manquer d'engagement. Ce concept, qui consiste à introduire des éléments de jeu dans des formations, transforme l'apprentissage en une expérience immersive. En intégrant des mécanismes inspirés des jeux vidéo, tels que les points, les badges, les classements ou les défis, cette technique apporte une nouvelle dimension à la formation, captivant les apprenants et renforçant leur motivation. Les parcours de formation deviennent ainsi des parcours d'aventure, où chaque étape représente un défi et chaque succès une récompense, rendant le processus plus agréable et efficace.

La gamification ne se contente pas de divertir les apprenants, elle leur offre une véritable structure d'apprentissage basée sur des principes de psychologie cognitive, comme la motivation, la progression, et le dépassement de soi. La méthode s'appuie sur des principes fondamentaux de la motivation humaine : la quête, le besoin, et la satisfaction.
En capturant l'attention des participants de manière ludique, la gamification a su se faire une place dans la formation moderne, où elle devient un levier pour améliorer l'engagement et l'implication des participants.

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Pourquoi la gamification est-elle si efficace dans les formations ?

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L'intérêt de ce concept est multiple. Elle présente des avantages tant pour les formateurs, qui peuvent ainsi capter et retenir l'attention des apprenants, que pour les apprenants eux-mêmes, qui trouvent dans ces mécanismes ludiques une source d'engagement durable. Voyons les principaux bénéfices de la gamification appliquée à la formation.

1. Augmentation de la motivation : En introduisant des récompenses, telles que les badges et les points, les formations deviennent plus motivantes et incitent les apprenants à s'investir davantage. La progression visible crée un sentiment d'accomplissement et encourage à aller plus loin.
2. Engagement et implication active : Grâce aux activités interactives, les apprenants s'immergent pleinement dans leur parcours d'apprentissage, et deviennent actifs dans leur acquisition de connaissances, au lieu de rester passifs.
3. Mémorisation améliorée : L'engagement favorise une meilleure rétention des connaissances, car les apprenants sont impliqués dans leur apprentissage. Les expériences interactives sont souvent mémorables et facilitent la compréhension à long terme.
4. Collaboration et esprit d'équipe : Les éléments de jeu, tels que les défis de groupe, encouragent les apprenants à collaborer pour atteindre des objectifs communs, créant ainsi des liens et un sentiment de communauté.
5. Développement de soft skills : En plus des connaissances techniques, la gamification permet de travailler des compétences transversales (soft skills) comme la communication, la gestion du stress et la prise de décision.

Ces avantages font de la gamification un choix stratégique pour les écoles/entreprises souhaitant améliorer l'implication de leurs participants. Les utilisateurs s'impliquent plus naturellement dans une formation qui leur offre un environnement stimulant, et l'efficacité en est renforcée.

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Quelques outils de Gamification

Il existe une variété d'outils qui permettent d'intégrer des éléments ludiques de manière efficace. Ces outils sont conçus pour motiver les apprenants, suivre leur progression et rendre l'expérience d'apprentissage à la fois interactive et engageante. Voici quelques exemples d'outils de gamification utilisés dans la formation :

Quiz interactifs : Les quiz sont parfaits pour tester les connaissances de manière ludique. En ajoutant des options de chronométrage et de classement, les quiz créent une compétition amicale entre les participants et renforcent la motivation. Les formateurs peuvent personnaliser les questions pour qu'elles soient adaptées aux objectifs de la formation.

Jeux de rôle éducatif : Les plateformes de jeu de rôle (RPG) permettent aux apprenants d'incarner des personnages et de gagner des points en fonction de leur participation et de leurs réussites. En bénéficiant des récompenses et des "pouvoirs" virtuels, les apprenants sont encouragés à s'engager activement dans la formation tout en renforçant leur compréhension et leur mémoire.

Outils visuels interactifs : Des plateformes de création de contenu visuel permettent de concevoir des infographies, des présentations animées, des jeux et des quiz visuellement attractifs et dynamiques. Cela rend les séances de formation plus captivantes et aide à mieux retenir les informations, en particulier pour les sujets complexes.

Évaluations ludiques avec retours instantanés : Les outils qui proposent des tableaux de classement permettent aux apprenants de mesurer leur progression en temps réel. Les retours instantanés révèlent une compréhension plus approfondie des contenus et créent un apprentissage participatif, où chaque erreur devient une opportunité d'apprentissage.

Systèmes de badges et récompenses : Les systèmes de badges permettent de récompenser les apprenants à chaque étape franchie ou chaque objectif atteint, donnant ainsi une reconnaissance visuelle à leurs progrès. Les badges motivent à poursuivre le parcours et renforcent le sentiment de réussite, ainsi que l’engagement.

Simulateurs pédagogiques : Les simulateurs révèlent un apprentissage actif en créant des environnements où les apprenants prennent des décisions en temps réel. Par exemple, un simulateur de gestion d'entreprise peut mettre les participants dans des situations de gestion de budget, de répartition de ressources ou de résolution de problèmes organisationnels. Cela leur permet d'acquérir des compétences pratiques tout en recevant des retours immédiats sur leurs choix, renforçant ainsi leur compréhension et leur capacité d'adaptation. Les simulateurs sont des outils de gamification par leur aspect immersif mais aussi par la possibilité d’une mise en concurrence des participants

Ces outils de gamification apportent une dimension ludique, en rendant l'apprentissage interactif et stimulant. Cependant, les simulateurs pédagogiques sont perçus comme un socle naturel de la gamification. En effet, ils permettent d'immerger les participants dans un scénario et constituent un terrain de jeu dans lequel il est facile de personnaliser ou d’implanter d’autres outils gamifiés. Parlons plus précisément de la gamification et implanté au simulateur pédagogique.

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La gamification appliqué au simulateur : parlons-en !

Qu'est-ce qu'un simulateur pédagogique ?

Tout d’abord, un simulateur pédagogique est un outil conçu pour placer les participants dans des situations concrètes où ils peuvent prendre des décisions et voir directement les conséquences de leur choix. Contrairement aux outils de gamification qui stimulent la motivation à travers des éléments ludiques, le simulateur place l'apprenant au cœur de l'action, avec une immersion dans des environnements réalistes où il doit faire face à des scénarios semblables à ceux qu'il rencontrera dans le monde professionnel.

Les prises de décision

Dans un simulateur, l'apprenant est confronté à des prises de décision en temps réel. Ce processus de décision est central dans les simulateurs, car il permet à l'apprenant de s'entraîner à évaluer les risques et à anticiper les répercussions de ses choix.

Le feedback et l'amélioration continue

L'un des atouts des simulateurs est la rétroaction immédiate. À chaque décision prise, l’utilisateur reçoit un retour, qu'il soit positif ou négatif, lui permettant de comprendre l'impact de ses actions et de corriger ses erreurs. Ce feedback immédiat est essentiel pour une montée en compétence efficace, car il offre l'opportunité d'ajuster une approche, de tester de nouvelles stratégies et de développer des compétences de manière continue.

L’apprentissage par la pratique

Les simulateurs s'inscrivent pleinement dans le modèle du cône d'apprentissage d'Edgar Dale, qui démontre que l'apprentissage est d'autant plus efficace qu'il est actif et basé sur l'expérience directe. Selon ce modèle, les apprenants retiennent environ 90 % de ce qu'ils « font » par la pratique, contre seulement 10 % de ce qu'ils « lisent ». En offrant un apprentissage basé sur l'expérience, le simulateur permet aux apprenants de passer de la simple compréhension théorique à la mise en pratique active, consolidant ainsi leurs connaissances et compétences de manière durable.

L'impact des simulateurs sur les compétences 

Les simulateurs permettent de développer à la fois des compétences techniques et des compétences transversales. Outre les savoir-faire spécifiques, l'apprenant acquiert des soft skills, comme la prise de décision sous pression, la communication et la gestion du stress. En étant exposé à des situations variées et complexes, il gagne en autonomie et en confiance, prêt à appliquer ces compétences dans son futur métier.

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Cas d’usage d’une simulation intégrant la gamification

Intégrer la gamification à un simulateur offre un puissant cadre pour créer des parcours immersifs permettant le développement de compétences variées. Par exemple, dans un parcours entrepreneurial, les participants pourraient être placés dans un scénario de création d'entreprise, tel que le lancement d’un service ou d'un nouveau produit. Dans ce contexte, ils devraient amener à prendre des décisions stratégiques via le simulateur, à gérer des ressources, et à s'adapter aux défis du marché simulé.

En combinant simulation et gamification, les formateurs peuvent intégrer des éléments de défi et de compétition, tels que des classements ou des badges de réussite, qui maintiennent l'engagement des participants tout au long du parcours. Chaque étape du parcours peut représenter un nouveau défi, où les décisions prises influencent les résultats et engagent les participants dans une expérience proche de la réalité.

Les avantages de cette approche gamifiée

1. Immersion et réalisme : Les participants sont plongés dans des environnements réalistes, similaires aux situations professionnelles, ce qui les aide à comprendre l'impact de leurs décisions dans un cadre sécurisé.
2. Apprentissage par l'expérience et par l'erreur : La simulation offre un espace où les participants peuvent expérimenter, faire des erreurs, et en tirer des leçons sans les risques d'une situation réelle, ce qui consolide leur apprentissage.
3. Engagement continu via la gamification : Des éléments ludiques, comme les points, les récompenses et les classements, ajoutent une dimension de compétition saine, encourageant les participants à s'investir pleinement dans leur progression.
4. Développement de compétences techniques et interpersonnelles : En travaillant dans des environnements simulés, les participants développent non seulement des compétences techniques spécifiques (par exemple, la gestion de budget ou la prise de décision stratégique), mais aussi des compétences relationnelles comme la collaboration, la communication et la résilience face aux défis.

Grâce à l'alliance de la gamification et de la simulation, les parcours de formation deviennent plus interactifs, immersifs et bénéfiques pour le développement des compétences, tout en maintenant un haut niveau d'engagement parmi les participants.

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Comment mesurer l’impact de la gamification et de la simulation ?

Pour maximiser l’impact de la gamification et de la simulation, il est crucial de mesurer leur efficacité. Les indicateurs clés permettent de savoir si la formation gamifiée atteint ses objectifs, et de faire les ajustements nécessaires pour optimiser l'apprentissage. Voici comment évaluer l'impact de la gamification dans une formation :

1. Définir des indicateurs de performance (KPI) : Il est important de fixer des objectifs mesurables, tels que le taux d'engagement, le taux de participation, ou l'amélioration des scores de test, afin de suivre les progrès des apprenants.
2. Suivre l'engagement des apprenants : Utiliser des outils analytiques pour mesurer l'interaction des apprenants avec les mécanismes de gamification permet d'identifier les éléments les plus efficaces.
3. Recueillir les retours des apprenants : Les feedbacks sont essentiels pour comprendre l'expérience des participants et améliorer la formation.
4. Comparer les performances : Cette méthode permet de mesurer l'impact de la gamification sur la mémorisation, l'engagement et les compétences acquises
   
   

Tandis que la gamification motive les apprenants en rendant l'apprentissage plus ludique et attractif, la simulation offre un niveau d'immersion, plongeant les participants dans des situations proches de la réalité professionnelle. Les solutions de Sciado Partenaires , spécialistes de la formation immersive, illustrent parfaitement cette combinaison gagnante en proposant des expériences de formation engageantes et sur-mesure, conçues pour répondre aux besoins spécifiques de chaque apprenant. Grâce à son expertise, Sciado Partenaires crée des parcours personnalisés qui allient l'efficacité de la gamification et le réalisme de la simulation, rendant l'apprentissage captivant et adapté aux défis actuels.

En s'appuyant sur ces outils modernes, les organismes peuvent concevoir des parcours de formation à la fois stimulants et efficaces, garantissant une montée en compétences optimale. La valeur ajoutée principale de la simulation gamifiée réside dans sa capacité d'adaptation : que ce soit pour intégrer de nouveaux collaborateurs, renforcer des compétences métier ou évaluer les performances, Sciado Partenaires ajuste le niveau de spécialisation et de difficulté pour répondre précisément aux objectifs de formation.

La combinaison de la gamification et de la simulation va bien au-delà d'une simple tendance. Elle représente une véritable révolution dans le domaine de la formation, redéfinissant les méthodes d'apprentissage et préparant plus efficacement les participants, en renforçant à la fois leurs compétences techniques et leur soft skills.

Envie de découvrir les solutions pédagogiques immersives de Sciado Partenaires et de transformer vos parcours de formation ?

Vous sollicitez régulièrement les appréciations de vos financeurs et vous n’avez jamais de retours de leur part ? Vos méthodes de collecte ne sont pas efficaces ?

Dans le cadre du Référentiel National Qualité et de la certification Qualiopi, les prestataires de la formation professionnelle doivent collecter les appréciations des parties prenantes, parmi lesquelles figurent les financeurs. Or, nombre d’organismes prennent ce qu’on appelle dans le langage courant… des gros vents.

Au regard de l’indicateur 30 du Référentiel National Qualité, quelles sont vos obligations vis-à-vis des financeurs ? Comment collecter leurs appréciations efficacement ?

Au programme de cet article :

• Un point sur les obligations liées à la sollicitation des appréciations des financeurs
• Des méthodes et conseils pratiques pour répondre aux exigences et atteindre vos objectifs qualité.
• Des exemples à mettre en place pour sonder efficacement les financeurs de la formation professionnelle

Retour sur un impératif qualité mouvant qui mérite un petit focus !

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La collecte des appréciations des financeurs, un impératif Qualiopi mouvant

Le critère 7 du Référentiel National Qualité concerne le “recueil et la prise en compte des appréciations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.” . Ce critère est composé de trois indicateurs, qui concernent toutes les catégories d’actions.

Parmi eux, l’indicateur 30 concerne la collecte des appréciations et leur analyse. Il impose aux prestataires de recueillir les appréciations des parties prenantes qui sont les suivantes :

• Bénéficiaires
• Financeurs
• Équipes pédagogiques
• Entreprises concernées

Cet indicateur exige de prouver la sollicitation à fréquence pertinente des appréciations des quatre parties prenantes citées, incluant des dispositifs de relance.

Concernant les financeurs, la version 8 du guide de lecture (aujourd’hui V9) est venue amoindrir les exigences de l’indicateur 30.

La plupart des organismes de formation et écoles répondaient à cet indicateur en envoyant régulièrement (et sûrement excessivement) des questionnaires de satisfaction (entre-autres). Or, les financeurs de la formation professionnelle étaient submergés par les sollicitations, auxquelles ils ne pouvaient pas répondre dans la pratique. Cette situation terrain retirait donc toute la substance de l’indicateur 30 concernant cette partie-prenante.

La version 8 du guide de lecture a donc explicité les exigences de sollicitation des financeurs.

Le guide de lecture mentionne aujourd’hui explicitement les attentes du Référentiel National Qualité au sujet des financeurs : “la sollicitation des appréciations des financeurs n’est pas exigée à la fin de chaque prestation, mais doit être effectuée au moins une fois par an ou selon les modalités précisées par le financeur pour lui permettre de faire part au prestataire, s’il le souhaite, de ses observations sur son activité. La sollicitation du financeur peut être remplacée par la participation du prestataire à des webinaires thématiques ou des réunions relatives aux bonnes pratiques organisés par le financeur”.

Le guide de lecture ne peut pas être plus clair. Les exigences sont donc désormais les suivantes :

• Concernant les financeurs, une fréquence pertinente de sollicitation est de “une fois par an” dans le cas où le financeur n’a pas émis d’autres modalités.
• La participation a un webinaire thématique ou une réunion relative aux bonnes pratiques organisés par le financeur vaut “sollicitation” du financeur.
• Le financeur a le choix de définir lui-même les modalités de sollicitations afin de faire des observations sur l’activité d’un prestataire

Maintenant que vous avez en tête les exigences, passons à la pratique.

Grâce à son outil de gestion de la qualité et un accompagnement sur-mesure, Edko vous accompagne dans la mise en confirmité de vos processus qualité avec le critère 7 Qualiopi. Envie de tester gratuitement la solution ?

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Les différents modes de collecte des appréciations des financeurs

Dans le cas où le financeur n’a pas explicité ses modalités de sollicitation, vous allez devoir à minima solliciter leurs observations une fois par an. Quelles sont les méthodes préconisées pour sonder efficacement les financeurs ?

• L’exemple du guide de lecture concernant les financeurs : la participation à des webinaires thématiques ou des réunions sur les bonnes pratiques organisés par le financeur. Cette méthode vaut “sollicitation” des appréciations des financeurs lorsqu’ils sont à l’initiative de ces temps forts. Si vous avez l’occasion de participer à ces échanges thématiques, nous vous conseillons d’en garder bien précieusement la preuve.

• Autres méthodes mentionnées dans le guide de lecture Qualiopi : enquête de satisfaction, questionnaire, compte rendus d’entretiens, évaluation à chaud et/ou à froid, comité de pilotage, webinaires, entretiens, échanges avec le financeur sur une ou plusieurs prestations, recommandations issus d’un contrôle mené par le financeur…

Vous avez l’embarras du choix. Sachant que l’objectif est de réduire les sollicitations inutiles, ces méthodes doivent être retravaillées pour qu’elles soient les plus efficaces possible.

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Focus sur l’enquête de satisfaction des financeurs : est-elle encore au goût du jour ?

L’enquête de satisfaction / ou les évaluations à chaud / froid restent une méthode de sollicitation des financeurs. Or, pour que cette méthode soit efficace, il faut en revoir un peu les modalités. En effet, il faut savoir redoubler d’ingéniosité pour que votre sollicitation ne reste pas lettre morte (et soit une simple justification pour Qualiopi). N’oublions pas que l’objectif derrière ces sollicitations est la mise en place d'un processus qualité performant, qui a un réel impact sur la qualité de vos formations.

Avant la publication de la version 8 du guide de lecture, une grande partie des prestataires sollicitaient par mail les financeurs de la formation professionnelle. Cette méthode, simple et efficace, permet de prouver facilement la sollicitation de cette partie prenante. Or, laissée sans réponse, une enquête "financeur" envoyée par mail devient une simple formalité et n'a pas de réelle valeur ajoutée pour la qualité des prestations des prestataires. Gardons en tête que l’objectif d’une sollicitation (dans le cadre de Qualiopi) est avant tout de vous permettre de collecter des retours construits des parties prenantes pour corriger les problèmes, augmenter la satisfaction et améliorer durablement la qualité de vos formations.

La question est donc la suivante : comment collecter efficacement les appréciations des financeurs grâce à une enquête ? Pour répondre à cette question, deux aspects du processus de collecte par questionnaire peuvent être optimisés :

• La partie création des enquêtes
• Les méthodes de diffusion de ces fameuses enquêtes "financeur"

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1/ Créer des enquêtes courtes et sur-mesure

Nous ne le répétons jamais assez : qu’il s’agisse des financeurs ou des autres parties prenantes, vos enquêtes de satisfaction (et qualité) doivent être les plus courtes possibles. Nous sommes tous submergés d’informations et notre attention se maintient difficilement dans le temps. Une enquête trop longue risque de faire chuter vos taux de complétion.

Voici nos conseils pour créer une enquête financeurs efficace :

• Identifiez maximum 5 questions

• Introduisez l’enquête rapidement en mentionnant les éléments suivants : le nombre de questions, l’objectif de l’enquête, le temps de remplissage de l’enquête…

• Travaillez vos questions pour qu’elles soient simples et directes. Pour ce faire, réfléchissez bien à l’objectif de votre enquête. N’oubliez pas d’intégrer des questions permettant la libre expression des financeurs sur vos prestations et pas uniquement des questions pour calculer vos indicateurs de satisfaction.

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2/ Le plus important : travaillez vos modes de diffusion !

Le problème d’une enquête financeur envoyée par mail est qu’elle reste souvent lettre morte. Il faut alors s’attaquer à faire remonter vos taux de réponse !

Pour vous permettre de collecter la donnée qu’il vous faut, il faut que vous redoubliez d’ingéniosité sur vos méthodes de diffusion. Chez Edko, nous adorons nous creuser les méninges pour identifier des méthodes innovantes et surtout efficaces !

Voici quelques exemples :

• Une visite / contrôle / réunion / échange avec vos financeurs est prévue sur un de vos sites. Affichez un / plusieurs QR Code sur les lieux pour les inciter à répondre rapidement à votre enquête qualité.

• Vous échangez au téléphone avec l’un de vos financeurs. Dans ce cas, transmettez-lui à la fin de l’échange l’enquête par SMS / mail et expliquez-lui de vive-voix l’importance de ses réponses pour la qualité de vos prestations.

• Vous organisez un webinaire / réunion thématique à destination de vos financeurs : dans ce cas, diffusez le lien de votre enquête directement dans le chat ou affichez un QR Code à la fin de votre présentation pour collecter leurs retours à la fin de cet échange.

• Vous participez à un salon professionnel et vous savez que certains de vos financeurs seront présents ? Anticipez, prévoyez un QR Code personnalisé et brandissez-le immédiatement après une conversation / un échange avec l’un d’entre eux.

Ces exemples ne sont pas exhaustifs. Ils prouvent qu’en réfléchissant à l’administration de vos enquêtes "financeur", vous multipliez votre impact et rendez l’indicateur 30 fonctionnel, tout en collectant de la donnée facilement exploitable.

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Comment Edko vous accompagne durablement dans la collecte des appréciations des financeurs ?

Edko est une solution tout-en-un de gestion de la qualité dédiée aux acteurs de la formation professionnelle. En misant sur la puissance des feedbacks, son outil centralise et automatique votre processus qualité. Son équipe accompagne les prestataires à créer les meilleures campagnes de feedbacks et à identifier les meilleures méthodes de diffusion, tout cela depuis une seule et même plateforme.

"La problématique principale était liée au suivi de la satisfaction (à chaud et à froid) des stagiaires mais aussi des formateurs et des financeurs.  (…) La simplicité dans les filtres, la visualisation avec ses indicateurs, le tableau des résolutions, la programmation des questionnaires permettent une meilleure gestion, un meilleur contrôle des indicateurs et un meilleur suivi (…) là où Canopéa rencontrait des problèmes avec le suivi des stagiaires, des formateurs et mêmes des financeurs, Edko a permis un gain de temps considérable ainsi que la mise en place d’un meilleur processus de qualité des formations en interne. Lors de l’audit de contrôle Qualiopi de Canopéa, le logiciel Edko a été un point fort pour obtenir zéro non-conformité.” - Yasmine, responsable des formations chez Canopéa

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022 (date d’entrée en vigueur de la certification Qualiopi pour tous les prestataires de la formation professionnelle), la certification Qualiopi est devenue un incontournable dans le secteur de la formation professionnelle en France et constitue un gage de qualité et de professionnalisme.

Pour s’y conformer et obtenir la certification, les prestataires de formation (au titre des actions de développement des compétences, des bilans de compétences, de la VAE et des actions de formation en apprentissage) doivent répondre aux exigences des 7 critères du Référentiel National Qualité.

Or, le processus d’obtention de la certification, qui impose de mettre en place des processus qualité exigents, peut représenter une lourdeur pour certains organismes de formation. En effet, le processus de certification peut effrayer par sa complexité. Bien que son passage représente un certain investissement matériel et humain, est-ce que la certification Qualiopi en vaut le coup ? Quels sont ses principaux avantages ? Pourquoi obtenir la certification Qualiopi pour son organisme de formation ?

Toutes les réponses (avantageuses 😉) sont à retrouver dans cet article.

En bonus dans cet article : un quizz inédit pour tester vos connaissances sur le certification !

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Rappel du rôle de la certification Qualiopi

Avant de foncer tête baissée et de vous lister les avantages de la certification Qualiopi, un peu de contexte s’impose.

La certification Qualiopi a été mise en place par la loi Avenir pour choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018, une réglementation qui a profondément modifié le paysage de la formation professionnelle. Cette loi a notamment conditionné l’accès aux financements publics et aides mutualisées provenant des organismes financeurs à la mise en place d’une certification reconnue par l’État, nommée Qualiopi.

Celle-ci a pour objectif de :

• Garantir la qualité et le sérieux de l’offre de formation proposée par les prestataires de la formation professionnelle. La certification vient donc les reconnaître officiellement sur le plan national pour la qualité des processus mis en œuvre.
• Offrir une meilleure lisibilité et une plus grande transparence de l’offre de formation auprès des entreprises et des bénéficiaires (stagiaires, apprenants)
• Permettre aux entreprises d’être éligibles aux financements d’organismes publics (la Caisse des Dépôts et Consignations, l’État, les régions, les OPCO, Pôle Emploi, Agefiph…)
• Accorder l’accès à une formation financée grâce au Compte Personnel de Formation (CPF)

Pour ce faire, la certification Qualiopi va garantir la qualité des processus des prestataires de formation en vérifiant qu'ils respectent le Référentiel National Qualité.

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Une certification reconnue par l'État

La certification Qualiopi est une marque de certification qualité des prestataires. Celle-ci est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité Français d’accréditation (COFRAC) ou par des instances de labellisation nommées par France Compétences. Celle liste est mise à jour régulièrement et diffusée sur le site du Ministère du Travail.

Pour information, les 7 critères à respecter sont les suivants :

1. Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
2. Identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.
3. Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.
4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.
5. Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Chaque critère est composé de 32 indicateurs, qui concernent une ou plusieurs catégories d’actions.

Maintenant, revenons à nos moutons : quels sont les fameux avantages de la certification Qualiopi ?

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Les avantages de la certification Qualiopi

Bien que la certification Qualiopi soit venue réglementer la qualité des processus des prestataires de formation, elle rend service les organismes de formation qui la détiennent.

Comment ? Découvrez ci-dessous les avantages de la certification Qualiopi !

1/ Améliorer la qualité de vos processus qualité

Le premier à citer, c’est d’abord celui-ci. La certification Qualiopi est avant tout une opportunité de mettre en place des nouveaux processus qualité pour vos formations et de consolider votre qualité pour pénétrer dans une logique d’amélioration continue. De ce fait, la certification Qualiopi joue un rôle majeur dans l’amélioration de la qualité de vos prestations.

Pendant les audits, les auditeurs Qualiopi vont vérifier le respect des indicateurs, mais au-delà de ce contrôle de conformité, l’exercice de l’audit vous permet d’améliorer en profondeur vos process, de mettre en place des automatismes, de prendre en main des nouvelles méthodologies et d’implémenter des bonnes pratiques pédagogiques qui seront ensuite un acquis pour vos formations.

La démarche d’amélioration continue inhérente au Référentiel National qualité a pour finalité :

• D’optimiser les méthodes d’enseignement
• D’actualiser régulièrement vos contenus pédagogiques
• De personnaliser les programmes de formation pour répondre aux besoins des stagiaires & apprenants (avec un gros focus sur la prise en charge du Handicap)
• De développer des outils pédagogiques efficaces
• De valoriser l’expérience d’apprentissage des stagiaires (et autres parties prenantes) en leur permettant d’évaluer régulièrement les prestations. Ces retours sont précieux pour identifier les axes d’amélioration, les points de vigilance et in fine améliorer quotidiennement l’expérience d’apprentissage des bénéficiaires.

En voyant Qualiopi comme un moyen d’améliorer vos processus et donc vos formations, et non pas comme une simple lourdeur administrative, la certification Qualiopi et son renouvellement devient un let-motiv pour améliorer jour après jour vos formations.

Dans une interview avec Karim Sefiat, auditeur à l’ISQ Certifications, celui-ci affirmait concernant l’audit de renouvellement de la certification Qualiopi: “Si vous voyez Qualiopi comme une fin en soi en vous disant : “mince, c’est dans 2 mois. J’ai l’audit de renouvellement, il faut qu’on se réveille, vite vite vite” là, c’est “problématique”, car ça sous-entend que vous n’avez pas fait le job […] dans votre projet d’entreprise d’intégrer Qualiopi comme quelque chose d’inhérent à l’amélioration continue. C’est ça la principale vérité : on est dans un audit de renouvellement, donc dans un audit qui logiquement, si vous avez fait le job, devrait être seulement une étape.”

Cette phrase résume bien l’enjeu de Qualiopi : donner l’opportunité aux prestataires concernés d’implanter une culture de l’excellence et d’encourager leur perfectionnement en continu.

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2/ L’accès à des fonds publics et aides mutualisées

C’est devenu l’avantage premier de la certification Qualiopi. Depuis la loi Avenir et son application le 1er janvier 2022, les aides mutualisées et fonds publics sont conditionnés à l’obtention de ladite certification.

De ce fait, l’accès aux fonds publics et mutualisés de la formation professionnelle en France représente automatiquement un avantage concurrentiel sans commune mesure pour vos formations.

Concrètement, qu’est-ce que cela vous apporte ?

Ces fonds publics et aides mutualisés vous permettent surtout de répondre aux besoins de différents publics et de leur donner accès à vos prestations. Par exemple :

• Les apprenants qui souhaitent financer tout ou une partie d’une formation grâce au CPF (Compte Personnel de Formation) - une aide conditionnée à l’obtention d’une certification RNCP ou RS et depuis la loi de finance 2023 à un reste à charge pour les bénéficiaires (sauf exceptions).
• Les entreprises qui souhaitent délivrer des formations à leurs salariés et sollicitent les OPCO pour financer cette montée en compétences
• Les demandeurs d’emploi ou inscrits à pôle emploi, qui peuvent se voir financer des formations en lien avec leur projet professionnel. Dans ce cas, la certification Qualiopi va jouer en votre faveur et favoriser le déblocage des financements de Pôle emploi au profit du bénéficiaire intéressé.

Ces cas d’usage ne sont pas exhaustifs. Nous les avons cités pour vous démontrer l’impact des aides publiques et mutualisées dans le développement de vos formations.

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3/ Et les financeurs privés ?

En plus d’ouvrir le droit de bénéficier de fonds publics et mutualisés, la certification Qualiopi attire l’attention des financeus privés, soucieux d’investir leur argent dans des parcours qualitatifs, gage d’une certaine prosperité du prestataire.

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4/ La reconnaissance officielle de la qualité de vos processus par une marque d’état

Une fois la certification Qualiopi accordée, les prestataires de formation peuvent utiliser la marque Qualiopi, propriétaire de l’État. De ce fait, la certification Qualiopi est une reconnaissance officielle de la qualité de vos processus par l’État.

Cette reconnaissance a un impact sur votre réputation et représente un avantage concurrentiel significatif. D’abord, elle permet de renforcer la confiance de vos parties prenantes : bénéficiaires, partenaires, entreprises, formateurs et autres financeurs privés.

Puis, elle affiche clairement aux yeux du public votre engagement envers la qualité et l’amélioration continue de vos prestations. De ce fait, elle devient un argument commercial en faveur de vos formations et une réassurance pour les clients qui cherchent des garanties de qualité et de professionnalisme. Une fois obtenue, la certification Qualiopi devient un axe efficace de communication pour prouver la qualité de vos formations.

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5/ L’accès à des nouveaux marchés

Depuis l’entrée en vigueur de la loi Avenir, la certification Qualiopi est devenue un pré-requis pour répondre à certains appels d’offres ou marchés.

Normal, ce tampon de l’État représente un facteur de confiance pour un grand nombre d’entreprises, organismes publics et privés. Cette reconnaissance permet donc de les rassurer et de pénétrer des marchés plus vastes.

Cette liste n'est pas exhaustive, d'autres avantages plus singuliers existent et poussent de nombreux prestataires à rester dans le cadre de la certification Qualiopi.

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Un point sur le processus de préparation et de passation de la certification

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La certificaiton Qualiopi n’est pas à prendre à la légère. Pour vous conformer aux exigences du Référentiel National Qualité, il faut parfois (re)travailler en profondeur vos méthodes et processus. Cette dynamique implique de mettre en place une stratégie, de développer certaines compétences et d’investir financièrement. La certificaiton Qualiopi est un engagement à prendre sur la durée.

Dans les grandes lignes, voici le processus de préparation de la certification, jusqu’à la passation :

• Etape 1 : appréhender les exigences du guide de lecture du Référentiel National qualité
• Etape 2 : Réféchir à une stratégie pour mettre en conformité vos processus avec les exigences du référentiel. A ce titre, nous avons écrit un article sur les différents accompagnements Qualiopi, que nous vous conseillons de lire.
• Etape 3 : Prendre les actions nécessaires pour répondre aux exigences.
• Etape 4 : prévoir une date d’audit initial avec l’un des organismes certificateurs accrédités.
• Etape 5 : Passer l’audit intial avec brio et obtenir Qualiopi.

La certification Qualiopi a une durée de validatité de 3 ans. Une fois l’audit initiai et l’obtention de la certification acquise, vous devez passer un audit de surveillance entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’audit initial, puis un audit de renouvellement avant la fin de la date de validité de la certification.

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Critère 7 Qualiopi : Edko simplifie votre gestion qualité

Pour répondre au critère 7 Qualiopi, le dernier critère et aussi le critère de référence de l’Amélioration Continue, Edko propose une solution digitale tout-en-un et un accompagnement sur-mesure 100% conforme aux exigences des indicateurs 30, 31 et 32 du Référentiel National Qualité.

La mise en place d'Edko nous a permis de bénéficier de nombreux avantages significatifs. En plus de nous faire gagner du temps et de simplifier les tâches administratives, ce logiciel nous a également permis d'optimiser nos processus internes et d'améliorer notre productivité. (…) Premièrement, nous sommes en complète conformité avec QUALIOPI sur ses critères de qualité. Ensuite, l'efficacité que nous avons gagnée, nous a permis d’économiser du temps et donc, de nous permettre de nous concentrer sur les résultats des enquêtes plutôt que de la gestion de ces dernières.” expliquait Julien Philipponneau, directeur de l’organisme Le Socle.

En effet, mettre en place des processus qualité est chronophage. Collecter les feedbacks des parties prenantes, les traiter et les analyser, répondre aux réclamations et mettre en place des actions d’amélioration continue n’est pas une mince affaire. Edko a confectionné un processus digital 100% conforme au critère 7 et propose un accompagnement sur-mesure pour répondre aux enjeux qualité autant d’un formateur indépendant qu’un groupe d’écoles.

“La principale qualité d’Edko est que ça nous permet un suivi hebdomadaire plus rigoureux. Ça nous permet de connaitre les éventuels problèmes de manière immédiate et ça nous aide dans la résolution de certains de nos soucis. Ça nous permet d’être au plus près de nos apprenants, ils le savent, ils sont sensibilisés dès le jour de la rentrée à ce sondage qualité de fin de semaine et du coup, c'est une espèce de routine. Quand on fait des audits Qualiopi et particulièrement grâce à ce tableau de résolution, on peut montrer ce que l’on fait réellement et rapidement lorsqu’il y a des soucis. On peut aussi sortir des tas de statistiques (par formateur, par groupe, par année).” expliquait dans une interview exclusive Olivier Ottin, Responsable pédagogique adjoint chez Doranco.

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Foire aux questions sur Qualiopi :

Pourquoi avoir une certification Qualiopi ?

La certification Qualiopi a de nombreux avantages, notamment celui de vous ouvrir l’accès aux fonds publics et mutualisés, permettant de répondre aux besoins des bénéficiaires et de répondre à vos ambitions de croissance. De plus, elle vous permet de vous engager dans une réelle démarche d’amélioration continue, d’augmenter significativement votre réputation et d’étendre votre activité : nouveaux partenaires, financeurs privés, ouverture à certains marchés publics…

Quel est le but de Qualiopi ?

Sur la base d’un Référentiel National Qualité unique mis en place par le gouvernement français, l’objectif de la certification Qualiopi est d’attester de la qualité des processus des prestations de formation délivrées par des prestataires de formation. Elle permet notamment d’accéder à des fonds publics ou des aides mutualisées.

Est-ce que Qualiopi est reconnu par l'état ?

La certification Qualiopi est une marque propriétaire de l’Etat. Pour avoir un droit d’usage de la marque, les prestataires de formation doivent être certifiés Qualiopi et respecter les exigences du Référentiel National Qualité.

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À propos d’Edko

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Edko est un logiciel sur-mesure d'évaluation de la qualité & de l'impact pour organismes de formation, écoles et académies d’entreprise.

La gestion de la qualité (Qualiopi), le suivi de l’insertion pour France Compétences ou encore la mesure d’impact nécessitent de mettre en place des processus d'évaluation chronophages : création et diffusion d’enquêtes, analyse et traitement… La plupart des professionnels perdent un temps fou à compiler, analyser et traiter les données collectées.

Edko est le seul logiciel qui digitalise et automatise vos processus de gestion et vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : le développement et l’amélioration continue et de vos formations.

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