Verbatims de formation : comment les analyser pour en faire des données actionnables ?

Les apprenants répondent à vos enquêtes de satisfaction. Ils cochent des cases, attribuent des notes,  et parfois, ils écrivent. Un texte libre précieux mais compliqué à classifier ! Personne ne sait vraiment quoi faire avec alors il s'accumule dans un tableau Excel, qu'on parcourt en diagonale avant de refermer l'onglet : c'est ça, un verbatim. Et spoiler alert, c’est là que se cachent vos décisions les plus stratégiques !

Savoir analyser les verbatims de formation, ce n'est pas un exercice de style qualitatif. C'est une compétence de pilotage. Dans un contexte où les directions formation doivent de plus en plus justifier leurs investissements en données, passer à côté de ce que disent vraiment vos apprenants, c'est passer à côté de leviers d'amélioration concrets.. et de preuves d'impact que vous ne pouvez pas vous permettre d'ignorer.

Qu'est-ce qu'un verbatim de formation, exactement ?

Un verbatim, c'est la réponse libre à une question ouverte dans un questionnaire. Contrairement aux notes ou aux échelles de satisfaction, il ne se quantifie pas directement mais il s'interprète.

En cela, c’est une donnée en or car elle vient expliquer un chiffre. Une note de 6/10 donne une vision large certes. Mais le commentaire "le rythme était trop dense, j'aurais eu besoin d'exercices pratiques supplémentaires" vous donne, lui, une information actionnable.

Dans le cadre du modèle Kirkpatrick niveau 1, qui mesure la réaction à chaud des apprenants, les verbatims constituent la couche qualitative indispensable pour comprendre les scores quantitatifs. Sans eux, vous évaluez la satisfaction. Avec eux, vous commencez à piloter l'expérience apprenante.

Étape 1 : On lit avant d’automatiser

La première erreur est de vouloir automatiser avant d'avoir lu. Une lecture commentaire par commentaire, aussi chronophage soit-elle, reste incontournable pour un premier passage.

Elle vous permet d'identifier rapidement deux choses : les cohérences (plusieurs apprenants expriment la même frustration) et les signaux faibles (un commentaire isolé qui sort du lot et qui mérite attention malgré son caractère unique).

Un exemple concret : sur 30 verbatims d'une formation de 5 jours, si 14 mentions font référence au manque de temps, vous tenez une tendance. Inutile d'attendre un rapport trimestriel car cette information appelle une décision sur le contenu ou la durée du programme.

Attention toutefois à ne pas confondre tendance et vérité absolue. Un verbatim isolé et très négatif mérite d'être traité, mais pas nécessairement généralisé. L'analyse qualitative exige de la nuance !

Étape 2 : On catégorise avec une grille de codification

Une fois une première lecture effectuée, il est possible de structurer l'analyse via une post-codification manuelle : chaque verbatim est associé à une ou plusieurs catégories thématiques prédéfinies (contenu pédagogique, rythme, formateur, logistique, outils, ambiance…).

Vous devez fixer cette grille avant l'analyse. La modifier en cours de route = recommencer à zéro.. un piège classique qui coûte un temps considérable.

Avec des outils comme Excel ou Notion vous pouvez mettre en place cette catégorisation simplement. Elle reste toutefois manuelle, donc chronophage au-delà d'une centaine de réponses. L’utilisation d’une IA peut être tout à fait appréciée mais attention à bien vérifier derrière ! Pour des volumes plus importants ou une cadence de collecte régulière, un outils de gestion automatisé devient indispensable.

Étape 3 : On automatise l'analyse sémantique pour passer à l'échelle

Là, la technologie change la donne ! IA et outils d'analyse sémantique sont capables de traiter des centaines de verbatims en quelques secondes, d'identifier les thématiques récurrentes, et de regrouper automatiquement les retours par catégorie.

Edko intègre cette logique directement dans son module Analyse des résultats : les données qualitatives sont traitées en continu, sans ressaisie, et restituées sous forme de tendances lisibles par n'importe quel membre de l'équipe.. Pas seulement le responsable qualité.

Pour les directions formation qui gèrent plusieurs programmes en parallèle, c'est un changement structurel : on ne passe plus du temps à compiler, on passe du temps à décider.

Étape 4 : On active des alertes sur les signaux critiques

Analyser les verbatims, c'est bien. Réagir avant que le problème ne s'aggrave, c'est mieux.

Un système d'alerte conditionnel permet de déclencher une notification automatique dès qu'un apprenant exprime une insatisfaction marquée, par exemple, dès qu'une note inférieure à 5/10 est accompagnée d'un commentaire. Le responsable de formation ou le formateur reçoit alors instantanément le nom, la note et le verbatim de l'apprenant concerné !

Une mécanique qui transforme l'enquête de satisfaction d'un outil de reporting rétrospectif en outil de gestion en temps réel. Elle est également directement utile pour la conformité Qualiopi, notamment sur les indicateurs 30 et 31 qui sont relatifs à la gestion des réclamations et des appréciations.

De la satisfaction à la décision stratégique : le saut que peu osent faire !

La plupart des organisations s'arrêtent à l'analyse de la satisfaction. Elles mesurent le niveau 1 de Kirkpatrick (la réaction) sans aller plus loin.

Pourtant, les verbatims post-formation contiennent souvent des indices sur la pertinence perçue du contenu, les obstacles au transfert des compétences, ou les conditions dans lesquelles les apprenants envisagent d'appliquer ce qu'ils ont appris. Autant d'éléments qui alimentent directement le niveau 3 du modèle Kirkpatrick (changements de comportement terrain) et, in fine, le niveau 4 : les résultats business.

Pour aller plus loin sur l'ensemble de la démarche, notre guide complet de la mesure d'impact formation 2026 détaille les indicateurs à suivre à chaque niveau.

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Ce que ça change concrètement

Quand l'analyse des verbatims est bien structurée, elle produit des données actionnables sur trois plans :

Opérationnel →  ajuster un contenu, reformater un module, changer un formateur sur une session spécifique.

Pédagogique → identifier les contenus les mieux perçus, ceux qui génèrent de la confusion, ceux qui appellent plus de mise en pratique.

Stratégique → démontrer à la direction que les programmes évoluent en continu à partir des retours terrain, et que les investissements formation sont pilotés par la donnée, pas par l'intuition.

C'est bien cela que les directions formation et les CLOs recherchent : des preuves que le L&D est un levier de performance et pas un poste de coût !!

Vous collectez des verbatims mais ne savez pas comment en faire un outil de pilotage ? Edko automatise l'analyse de vos données qualitatives et vous aide à transformer chaque retour apprenant en décision concrète. Découvrez la solution Évaluation de l'Impact ou réservez une démo gratuite.

Et si vous cherchez des questionnaires prêts à l'emploi pour commencer à collecter des verbatims de qualité, retrouvez nos modèles à télécharger gratuitement.

À propos d’Edko

Edko est un logiciel sur-mesure dédié à l’évaluation de la qualité et de l’impact pour les organismes de formation, les écoles et les académies d’entreprise.

Évaluer une formation implique souvent la mise en place de processus longs et chronophages : création et diffusion des enquêtes, collecte, analyse, traitement des données… De nombreux professionnels y consacrent un temps considérable, au détriment de l’essentiel.

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